Procurement process adalah inti setiap kegiatan bisnis yang melibatkan pengadaan barang atau jasa. Memahami dengan baik apa itu proses pengadaan penting karena mencakup langkah kritis dari perencanaan hingga pembayaran. Salah satu pendekatan modern yang semakin populer dan efektif dalam proses ini adalah penerapan sistem  procure to pay.

Dengan mengintegrasikan langkah-langkah dari pengadaan hingga pembayaran dalam satu platform, perusahaan dapat mempercepat siklus pembelian dan meningkatkan kontrol atas pengeluaran. Salah satu solusi digital yang mendukung proses ini adalah software purchase order, yang membantu mencatat, mengelola, dan melacak setiap transaksi pembelian secara real-time. Dengan mengetahui tentang procurement process, Anda dapat mengoptimalkan ketersediaan barang atau jasa. Ingin mengetahui langkah yang ada dalam proses pengadaan? Simak terus artikel berikut!

Jenis-jenis Procurement Process

Procurement process adalah serangkaian langkah yang perusahaan lakukan untuk mendapatkan barang dan jasa.

Tujuan utama dari sistem procurement ini adalah untuk memastikan bahwa organisasi memperoleh barang atau jasa dengan kualitas yang baik, harga kompetitif, dan dalam waktu yang sesuai.

Untuk itu, penting untuk mengetahui proses pengadaan yang ada untuk perusahaan sesuaikan dengan kebutuhan. Berikut merupakan beberapa jenis procurement process:

Direct procurement

Jenis proses pengadaan ini berfokus pada pembelian barang atau bahan baku yang berguna dalam tahapan produksi.

Proses ini mencakup pengadaan barang seperti bahan mentah, komponen, atau produk jadi dalam proses produksi atau penjualan.

Direct procurement berperan penting dalam menjaga kualitas produk akhir serta efisiensi operasional, karena barang yang dapat dari proses ini memiliki dampak langsung pada hasil produksi.

Dalam direct procurement, kolaborasi erat dengan pemasok sangatlah krusial, karena kerjasama dapat memastikan ketersediaan barang dengan waktu dan mutu. 

Proses ini juga melibatkan aspek pengelolaan risiko, terutama dalam menghadapi fluktuasi harga bahan baku dan perubahan dalam rantai pasokan.

Pentingnya direct procurement terletak dalam kemampuannya memberikan dampak langsung pada operasional dan produk akhir perusahaan, sehingga manajemen akan membawa kontribusi positif terhadap keseluruhan kinerja organisasi.

Indirect procurement

Jenis proses pengadaan ini berkaitan dengan pembelian barang dan jasa tidak langsung untuk operasional perusahaan, namun tidak secara langsung terkait dengan produk atau layanan akhir. 

Tujuan dari indirect procurement adalah untuk memastikan kelancaran operasional perusahaan dengan memastikan ketersediaan sumber daya dalam menjalankan kegiatan sehari-hari.

Proses ini biasanya melibatkan persetujuan dan pemilihan vendor berdasarkan kriteria tertentu, serta upaya mengoptimalkan pengeluaran dan efisiensi melalui negosiasi kontrak dan manajemen pengeluaran.

Indirect procurement memiliki peran penting dalam menjaga produktivitas perusahaan. Dengan mengelola pembelian tidak langsung, perusahaan dapat mengontrol anggaran untuk aset dan layanan pendukung. 

Penggunaan teknologi dalam proses ini, seperti sistem manajemen pengadaan, dapat membantu meningkatkan transparansi, pelacakan pengeluaran, dan pemilihan vendor.

Selain itu, dengan mengoptimalkan proses indirect procurement, perusahaan dapat fokus pada aktivitas inti bisnisnya, sehingga meningkatkan daya saing.

Goods procurement

Fokus jenis pengadaan ini ada pada pembelian barang fisik berguna sebagai bahan baku, komponen, atau produk jadi dalam kegiatan produksi atau operasional perusahaan.

Proses ini melibatkan pencarian, evaluasi, dan akhirnya pembelian barang untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahaan.

Goods procurement sangat penting dalam menjaga kelancaran rantai pasok dan memastikan ketersediaan bahan, mutu, dan harga yang tepat.

Dalam proses goods procurement, perusahaan akan berinteraksi dengan berbagai pemasok potensial. 

Langkah dalam proses ini meliputi identifikasi kebutuhan, pencarian vendor, evaluasi kualifikasi vendor, negosiasi harga, serta pengiriman barang.

Proses ini sering kali melibatkan analisis risiko, pemilihan pemasok handal, dan negosiasi cermat untuk mencapai harga terbaik.

Dengan mengelola proses goods procurement dengan efektif, perusahaan dapat mengoptimalkan biaya, mengurangi risiko pasokan, dan memastikan kelancaran produksi serta operasional keseluruhan.

Service procurement

Proses pengadaan jasa merupakan suatu metode yang perusahaan gunakan untuk mendapatkan layanan dalam menjalankan operasional mereka.

Proses ini melibatkan sejumlah langkah untuk memastikan bahwa jasa yang ada memenuhi standar kualitas dan sesuai dengan kebutuhan.

Tahapan awal dari proses pengadaan jasa adalah identifikasi kebutuhan, yang mana perusahaan mengidentifikasi jenis layanan dan tujuan pengadaan tersebut.

Setelah itu, proses lanjut dengan penyusunan spesifikasi layanan yang mencakup rincian tentang kriteria kualitas, waktu pengerjaan, dan syarat lainnya.

Selanjutnya, organisasi akan meluncurkan permintaan penawaran kepada berbagai penyedia jasa potensial. Penyedia jasa kemudian akan mengajukan penawaran berdasarkan spesifikasi yang ada. 

Proses evaluasi penawaran terjadi untuk memilih penyedia jasa sesuai dengan kebutuhan dan kriteria perusahaan. 

Setelah penyedia jasa terpilih, kontrak akan perusahaan buat yang mencakup detail mengenai jasa, biaya, tenggat waktu, dan klausul lainnya. 

Proses pengadaan jasa juga melibatkan pengawasan untuk memastikan bahwa penyedia jasa memenuhi kewajibannya sesuai dengan kontrak.

Manfaat Penerapan Procurement Process

Dari sini bisa kita lihat proses pengadaan akan membantu perusahaan untuk mendapatkan barang atau jasa yang sesuai. Dengan demikian, proses produksi hingga penjualan perusahaan bisa berjalan dengan optimal.

Tidak hanya itu, masih terdapat berbagai manfaat dari menerapkan proses pengadaan ini. Untuk memaksimalkan efisiensi dan transparansi dalam pengadaan, penggunaan aplikasi procurement dapat menjadi solusi yang tepat. Berikut merupakan beberapa manfaat dari penggunaan procurement process:

Procurement process membantu mengendalikan biaya secara efisien

Dengan mengikuti langkah yang terstruktur dalam proses ini, perusahaan dapat mengidentifikasi kebutuhan, menghindari pembelian impulsif atau tidak terencana.

Melalui tahap evaluasi penyedia dan perbandingan harga, organisasi dapat memilih penawaran yang paling sesuai dengan kebutuhan dan anggaran yang ada.

Selain itu, dengan adanya mekanisme negosiasi dan penawaran terbuka, organisasi memiliki kesempatan untuk mendapatkan harga yang lebih baik dari para penyedia.

Dengan adanya proses pengadaan terstruktur, perusahaan bisa meminimalkan risiko pemborosan yang dapat menghambat keseimbangan keuangan.

Selain itu, proses ini memungkinkan organisasi untuk memperoleh informasi yang komprehensif tentang pasar, membantu pengambilan keputusan yang bijaksana terkait pembelian.

Dengan mengutamakan transparansi dan akuntabilitas dalam proses pengadaan, organisasi dapat menghindari praktik korupsi atau pelanggaran etika dalam pengeluaran.

Procurement process meminimalisir risiko yang ada

Dalam konteks ini, proses pengadaan terencana membantu organisasi mengidentifikasi, mengukur, dan mengelola risiko.

Dengan mengikuti langkah dalam proses pengadaan, seperti pengumpulan informasi pemasok, penilaian dan evaluasi kinerja, perusahaan dapat mengurangi risiko mendapatkan produk atau layanan berkualitas rendah.

Selain itu, proses ini memungkinkan pengenalan alternatif pemasok, cadangan sumber daya, dan rencana darurat.

Selain itu, melalui proses pengadaan yang terstruktur, organisasi dapat mengevaluasi dan mengelola risiko terkait dengan kepatuhan hukum, peraturan, dan etika bisnis.

Dalam lingkup ini, proses ini memastikan bahwa pemasok dan kontraktor yang terpilih telah memenuhi standar kepatuhan.

Audit dan pemantauan berkala terhadap pemasok terjadi untuk meminimalkan risiko terkait pelanggaran hukum atau praktik bisnis yang tidak etis.

Procurement process meningkatkan transparansi bisnis

Dengan adanya langkah yang terdefinisi, termasuk evaluasi berdasarkan kriteria objektif, perusahaan dapat menghindari praktik diskriminatif yang bisa merusak integritas bisnis.

Proses transparan juga menciptakan pemahaman antara berbagai departemen, serta memberikan pandangan yang jelas kepada pemangku kepentingan eksternal yang menghasilkan kepercayaan terhadap praktik bisnis perusahaan.

Melalui pelaksanaan yang konsisten, proses procurement berkontribusi pada citra positif perusahaan serta menjaga keselamatan integritas bisnis dalam lingkungan yang kompleks.

Dalam hal ini, transparansi dalam proses procurement juga memungkinkan adanya audit dan pengawasan yang lebih efektif.

Data dan informasi yang terdokumentasi dengan baik dapat pengguna akses dengan mudah untuk melakukan verifikasi dan pengecekan.

Selain itu, transparansi juga menciptakan peluang untuk perbaikan berkelanjutan dengan menganalisis kinerja pemasok, perbandingan harga, dan efisiensi proses.

Langkah-langkah Menjalankan Procurement Process

Karena proses pengadaan merupakan proses penting dalam memastikan perusahaan mendapatkan produk dan jasa yang tepat, penting untuk kita ketahui langkah dan tahapan yang ada.

Dengan mengetahui tahapan yang ada, perusahaan bisa mengoptimalkan proses pengadaan bisnisnya. Berikut merupakan tahapan yang ada dalam procurement process:

Procurement process tahap identifikasi kebutuhan

Identifikasi kebutuhan merupakan tahapan awal dalam proses pengadaan yang mana perusahaan mengidentifikasi kebutuhan terhadap barang atau jasa tertentu.

Pada tahap ini, tujuan utama adalah merumuskan dengan jelas apa yang perusahaan butuhkan dan mengapa mereka membutuhkan hal tersebut.

Langkah dalam identifikasi kebutuhan melibatkan komunikasi yang kuat antara berbagai departemen yang memiliki kepentingan terkait kebutuhan tersebut.

Proses ini sering melibatkan analisis mendalam tentang tujuan akhir, pengaruhnya terhadap kinerja organisasi, serta solusi terbaik yang memenuhi kebutuhan tersebut.

Dalam mengidentifikasi kebutuhan, penting untuk menghindari ambiguitas atau ketidakjelasan yang dapat menghambat proses pengadaan selanjutnya.

Pada akhir tahap identifikasi kebutuhan, perusahaan biasanya akan memiliki dokumen berisi rincian tentang kebutuhan, seperti spesifikasi teknis, kriteria kualifikasi, dan batasan anggaran.

Melalui tahapan ini dalam procurement planning, perusahaan dapat memastikan risiko kesalahan berkurang dan solusi yang dihasilkan benar-benar sesuai dengan harapan serta kepentingan.

Permintaan pembelian

Selanjutnya pada tahap ini, departemen yang membutuhkan barang atau jasa tersebut mengajukan permintaan kepada bagian pengadaan atau pihak yang berwenang.

Permintaan pembelian ini berisi informasi rinci tentang barang atau jasa seperti spesifikasi produk, kuantitas, tenggat waktu.

Setelah permintaan pembelian perusahaan setujui, langkah selanjutnya dalam proses pengadaan akan berjalan, seperti penilaian penyedia, negosiasi harga, dan pembuatan kontrak.

Pentingnya tahap permintaan pembelian adalah untuk menjaga transparansi pengelolaan sumber daya, menghindari pembelian yang tidak perlu, serta memastikan barang sesuai dengan standar perusahaan. 

Tahap ini juga memfasilitasi komunikasi efektif antara departemen dan bagian pengadaan, sehingga dapat mengoptimalkan proses pengadaan secara keseluruhan.

Procurement process tahap evaluasi permintaan

Setelah mendapat permintaan dari pelanggan, selanjutnya akan ada analisis mendalam terhadap spesifikasi produk atau jasa yang dibutuhkan, tujuan dari pengadaan, serta memastikan bahwa permintaan tersebut sesuai dengan rencana strategis dan anggaran yang ada. 

Evaluasi permintaan juga melibatkan identifikasi risiko, penentuan tingkat prioritas, dan pengambilan keputusan apakah permintaan tersebut perlu lanjut ke tahap selanjutnya. 

Proses ini mungkin melibatkan tim evaluasi terdiri dari berbagai pemangku kepentingan untuk memastikan permintaan yang ada mereka mengerti secara menyeluruh.

Dalam evaluasi permintaan, aspek penting seperti spesifikasi, kelayakan teknis, kompatibilitas dengan kebijakan, serta potensi dampak terhadap operasional akan perusahaan periksa dengan cermat. 

Selain itu, evaluasi dapat juga melibatkan komunikasi lebih lanjut dengan pihak yang mengajukan permintaan guna klarifikasi dan penyempurnaan informasi. 

Hasil dari tahap evaluasi akan menjadi dasar penentuan langkah selanjutnya, seperti persiapan dokumen pengadaan, pemilihan vendor, atau pengembangan lebih lanjut terhadap permintaan tersebut. 

Dengan melakukan evaluasi permintaan secara teliti, organisasi dapat meminimalkan risiko kesalahan dan meningkatkan efisiensi dalam proses pengadaan, serta memastikan bahwa sumber daya dialokasikan dengan tepat untuk memenuhi kebutuhan yang sebenarnya.

Proses permintaan penawaran

Permintaan penawaran awalnya dari penyusunan dokumen permintaan penawaran yang mencakup persyaratan kontrak, tenggat waktu, dan kriteria penilaian. Dokumen ini kemudian perusahaan kirim langsung kepada pemasok yang memenuhi syarat. 

Selama periode pemberian penawaran, pemasok seharusnya menyusun proposal mengenai harga, kualitas, jadwal pengiriman, serta solusi yang mereka tawarkan. 

Setelah batas waktu pengajuan penawaran berakhir, tim evaluasi akan melakukan analisis menyeluruh terhadap penawaran yang masuk, membandingkan aspek seperti harga dan kualitas. 

Hasil evaluasi akan membantu organisasi memilih pemasok terbaik yang paling cocok untuk memenuhi kebutuhan mereka.

Proses permintaan penawaran sangat penting karena membantu menciptakan persaingan sehat di antara pemasok potensial, yang pada gilirannya dapat meningkatkan kualitas produk atau jasa. 

Langkah ini juga mendorong transparansi dan akuntabilitas dalam pengadaan, karena proses seleksi pemasok didasarkan pada kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya.

Procurement process tahap evaluasi dan kontrak

Pada tahap evaluasi, tim evaluasi akan melakukan penilaian atas penawaran yang masuk dari para calon penyedia. 

Kriteria evaluasi meliputi aspek teknis, komersial, keuangan, serta kepatuhan terhadap persyaratan dan regulasi yang berlaku. 

Hasil evaluasi kemudian berguna untuk mengidentifikasi penyedia yang sesuai dengan kebutuhan, dengan mempertimbangkan kualitas, harga, dan kemampuan memenuhi tenggat waktu.

Proses evaluasi harus berjalan secara transparan, mengikuti pedoman sebelumnya, guna memastikan keputusan akhir berdasarkan pertimbangan objektif.

Setelah selesai melalui tahap evaluasi yang cermat, langkah selanjutnya dalam proses pengadaan adalah pembuatan kontrak. 

Kontrak ini menguraikan semua persyaratan, kewajiban, jangka waktu, harga, pembayaran, dan hal lain yang berkaitan dengan pengadaan. 

Tujuan dari kontrak adalah untuk menjaga keteraturan dan kejelasan dalam pelaksanaan proyek, serta memberikan panduan hukum untuk mengatasi masalah atau sengketa yang mungkin muncul selama pelaksanaan kontrak.

Manajemen pesanan

Pada tahap ini, setelah kontrak atau perjanjian pembelian dibuat, pihak yang bertanggung jawab akan memastikan bahwa pesanan sesuai dengan persyaratan yang ada. 

Langkah pertama adalah mengirimkan pesanan resmi kepada pemasok dengan rincian yang jelas mengenai jumlah, harga, serta instruksi lain yang relevan. 

Kemudian, tim manajemen pesanan akan melakukan pemantauan cermat terhadap status pesanan, termasuk proses pengiriman, pengemasan, dan pengiriman. 

Hal ini penting untuk memastikan bahwa pesanan tiba tepat waktu dan sesuai dengan standar kualitas.

Selain pemantauan status pesanan, manajemen pesanan juga mencakup penanganan perubahan atau perubahan yang mungkin terjadi selama proses pengiriman. 

Untuk mempermudah proses ini, perusahaan juga memanfaatkan software purchasing agar pemantauan dan pembaruan data pesanan dapat dilakukan secara otomatis dan terintegrasi.

Ini bisa termasuk perubahan jumlah pesanan, perubahan spesifikasi, atau perubahan jadwal pengiriman. Tim manajemen pesanan perlu berkoordinasi dengan pemasok untuk memastikan bahwa setiap perubahan terakomodasi oleh kedua belah pihak. 

Jika ada kendala atau permasalahan muncul selama pengiriman, tim manajemen pesanan akan bekerja untuk mengatasi masalah tersebut dengan cepat dan menjaga alur pengiriman tetap lancar.

Procurement process tahap persetujuan faktur

Proses ini bertujuan memastikan barang atau jasa yang diterima sesuai dengan persyaratan sebelumnya, serta untuk memastikan jumlah dan harga yang tertera dalam faktur konsisten dengan perjanjian kontrak yang ada. 

Selama tahapan persetujuan faktur, departemen terkait dalam organisasi akan memeriksa faktur secara teliti, membandingkannya dengan dokumen pendukung seperti pesanan pembelian atau kontrak, serta melakukan pengecekan atas kualitas dan kuantitas barang atau jasa yang diterima. 

Setelah diverifikasi, faktur ini akan diteruskan ke tingkat manajemen atau otoritas yang memiliki wewenang untuk memberikan persetujuan akhir sebelum proses purchasing dilakukan. 

Proses persetujuan faktur yang cermat membantu dalam mencegah kesalahan atau penyelewengan dalam pembayaran kepada pemasok, serta memastikan transparansi dan kepatuhan terhadap prosedur pengadaan yang telah ditetapkan.

Pada tahapan persetujuan faktur, kolaborasi antara berbagai departemen seperti pengadaan, keuangan, dan penerimaan barang sangat penting. 

Tim ini bekerja sama untuk memastikan bahwa semua aspek faktur telah diverifikasi dengan cermat sebelum pembayaran dilakukan. 

Proses ini juga dapat melibatkan langkah-langkah seperti memeriksa kualitas barang, mengevaluasi apakah barang atau jasa tersebut sesuai dengan harapan, serta memeriksa kelengkapan dokumentasi terkait. 

Otoritas yang memberikan persetujuan biasanya berdasarkan pada batasan anggaran dan kebijakan perusahaan. 

Persetujuan faktur yang tepat akan memberikan jaminan bahwa pembayaran yang diberikan kepada pemasok telah melewati tahap verifikasi yang memadai, membantu menghindari potensi sengketa atau masalah di kemudian hari, serta memelihara integritas dan transparansi dalam proses pengadaan.

Pencatatan

Dan langkah terakhir terdapat, pencatatan yang melibatkan dokumentasi secara sistematis terkait semua kegiatan yang terjadi selama proses pengadaan. 

Pencatatan yang akurat dan terperinci sangat penting untuk menjaga transparansi, akuntabilitas, serta untuk memastikan kepatuhan terhadap regulasi dan kebijakan yang berlaku. 

Selama tahap pencatatan, informasi seperti deskripsi barang atau jasa, vendor yang berpartisipasi dan negosiasi harga terkait harus sistem arsipkan dengan cermat. 

Pencatatan yang baik memudahkan dalam mengidentifikasi peluang perbaikan dan membuat laporan untuk manajemen dan pengambilan keputusan.

Pencatatan dalam proses pengadaan juga berkontribusi dalam pengendalian risiko. Dengan memiliki catatan yang rinci, pihak terkait dapat lebih mudah melacak perubahan dan keputusan yang ada. 

Selain itu, pencatatan yang tepat juga membantu dalam menghindari kesalahan dan potensi penyimpangan yang mungkin terjadi selama proses pengadaan. 

Informasi yang terdokumentasi dengan baik dapat menjadi alat yang sangat berharga jika terjadi perselisihan atau perbedaan pendapat di kemudian hari.

Software Procurement Koneksi sebagai Solusi untuk Proses Pengadaan Perusahaan Anda

Dengan mengetahui procurement process flow yang benar, perusahaan bisa mengendalikan kualitas dan keandalan produk dan jasa yang ada. 

Untuk mengoptimalkan proses pengadaan yang ada, Anda bisa menggunakan software procurement milik Koneksi.

Dengan menggunakan platform Software Procurement Koneksi, perusahaan dapat memanfaatkan teknologi untuk mengotomatisasi dan menyederhanakan seluruh siklus pengadaan, mulai dari permintaan pembelian hingga pengiriman produk atau layanan. 

Tidak hanya itu, sistem procurement ini memiliki fitur seperti blanket management purchase order, vendor/supplier rating analysis, online purchase request approval. 

Dengan bantuan fitur ini, perusahaan bisa meningkatkan visibilitas, transparansi, dan akuntabilitas dalam pengelolaan anggaran perusahaan.

Kesimpulan

Bila perusahaan menjalankan dengan baik dan teratur, procurement process dapat membantu meningkatkan kualitas barang atau jasa, serta memastikan kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku.

Untuk membantu mengoptimalkan procurement process yang ada, Anda bisa menggunakan sistem procurement milik Koneksi.

Dengan dukungan fitur seperti online purchase approval dan blanket purchase order management, perusahaan bisa mengelola barang dan memilih vendor dengan kualitas terbaik. Jika Anda tertarik untuk menggunakan sistem procurement ini, Anda dapat mencoba demo gratis nya disini!