Mengenal Apa Itu Procurement Management, Manfaat dan Cara Meningkatkannya

Dalam menghadapi era bisnis yang semakin kompleks dan dinamis, peran sistem procurement management menjadi semakin penting bagi kelangsungan pertumbuhan perusahaan.

Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan secara detail pengertian, manfaat, dan elemen yang terkait dengan sistem procurement management dan apa saja fitur utama dari penggunaan sistem ini.

Daftar Isi

• Apa Itu Procurement Management?
• Manfaat Procurement Management bagi Perusahaan
• Elemen dalam Procurement Management
• Fitur Utama Procurement Management Berbasis Cloud
• Cara Meningkatkan Efisiensi Procurement Management
• Bagaimana Tahapan Proses Procurement Management ?
• Koneksi Sebagai Solusi Management Procurement Lebih Mudah
• Kesimpulan 

Apa Itu Procurement Management?

Procurement management adalah proses mengelola pengadaan barang, jasa, atau bahkan sumber daya lain yang diperlukan oleh suatu organisasi. 

Sistem procurement ini melibatkan perencanaan, pencarian pemasok, pemilihan vendor, negosiasi kontrak, pelaksanaan pengadaan, pemantauan proses, dan juga penilaian hasil akhir. 

Tujuannya adalah memastikan perusahaan mendapatkan barang dan jasa dengan cara yang efisien, ekonomis, dan sesuai dengan kebutuhan serta standar kualitas yang diharapkan.

Manfaat Procurement Management bagi Perusahaan

Procurement management memiliki sejumlah manfaat yang signifikan bagi perusahaan. Beberapa manfaat utamanya meliputi:

Kontrol biaya

Procurement management memungkinkan perusahaan untuk mengontrol biaya pembelian barang dan jasa dengan cara yang efisien.

Dalam pengadaan yang tidak terkelola dengan baik, maka perusahaan mungkin menghadapi risiko membayar lebih mahal daripada yang seharusnya.

Namun, dengan melakukan negosiasi yang baik dengan pemasok dan memilih vendor yang memberikan nilai terbaik, perusahaan dapat mengamankan harga yang lebih menguntungkan, mengurangi biaya produksi atau operasional, dan meningkatkan margin keuntungan.

Efisiensi operasional

Dalam dunia bisnis yang kompetitif, maka kelangkaan bahan atau jasa yang diperlukan dapat memiliki dampak serius pada operasional perusahaan.

Manajemen pengadaan yang baik memastikan pasokan yang tepat waktu dan berkualitas untuk menjaga kelancaran produksi dan juga layanan.

Dengan memiliki rencana pengadaan yang matang, maka perusahaan dapat menghindari situasi yang merugikan seperti kekurangan persediaan atau penundaan dalam pengiriman.

Kualitas yang lebih baik

Sebuah komponen penting dari procurement management adalah pemilihan pemasok yang memiliki rekam jejak kualitas yang baik.

Dengan memilih pemasok yang dapat menyediakan produk atau jasa berkualitas tinggi, maka perusahaan dapat memastikan bahwa produk yang dihasilkan atau layanan yang diberikan memenuhi standar yang diinginkan.

Ini dapat membangun reputasi perusahaan dan juga memenangkan kepercayaan pelanggan.

Inovasi

Dalam mencari pemasok yang kompetitif, perusahaan mungkin menemukan pemasok yang membawa inovasi baru dalam produk atau proses.

Kemampuan pemasok untuk memberikan ide-ide baru atau teknologi canggih dapat memberikan keunggulan kompetitif bagi perusahaan, membedakan produk atau layanan dari pesaing, dan memberikan peluang untuk pertumbuhan dan juga diversifikasi.

Pengurangan risiko

Manajemen pengadaan yang cermat dapat membantu perusahaan mengurangi risiko pasokan yang dapat muncul akibat kelangkaan bahan baku, perubahan harga yang tiba-tiba, atau bahkan masalah lain yang dapat mempengaruhi operasional.

Dengan merencanakan cadangan pemasok atau strategi alternatif, maka perusahaan dapat lebih siap menghadapi situasi tak terduga.

Kepatuhan regulasi

Dalam bisnis yang terus tunduk pada peraturan dan regulasi yang berubah-ubah, manajemen pengadaan membantu perusahaan memastikan bahwa semua transaksi dan proses pengadaan dilakukan sesuai dengan hukum dan juga peraturan yang berlaku.

Ini membantu mencegah sengketa hukum dan dampak negatif lainnya yang dapat timbul akibat pelanggaran regulasi.

Peningkatan hubungan dengan pemasok

Dalam lingkungan bisnis yang saling terkait, hubungan yang kuat dengan pemasok sangat penting.

Dengan membangun kerja sama yang saling menguntungkan, perusahaan dapat membangun kepercayaan dengan pemasok, mendapatkan dukungan lebih baik dalam situasi sulit, dan bahkan berkolaborasi untuk mengembangkan solusi baru.

Efisiensi waktu

Procurement management yang efektif mempercepat proses pengadaan, mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan transaksi, dan meningkatkan respons terhadap permintaan pelanggan.

Dengan memiliki proses yang lebih terstruktur dan otomatisasi yang tepat, perusahaan dapat menghemat waktu yang berharga.

Peningkatan keuntungan

Keseluruhan manfaat yang dihasilkan dari manajemen pengadaan yang baik, seperti pengurangan biaya, peningkatan kualitas, dan optimasi operasional, berkontribusi pada peningkatan keuntungan perusahaan.

Ini memberikan dampak positif pada kesehatan finansial perusahaan dan membuka peluang untuk investasi dan ekspansi lebih lanjut.

Peningkatan pengambilan keputusan

Data yang baik dan sistem pengukuran kinerja yang efektif dalam manajemen pengadaan membantu perusahaan mengambil keputusan yang lebih baik dan lebih terinformasi.

Informasi yang akurat dan real-time memungkinkan manajemen untuk mengevaluasi kinerja pemasok, menganalisis tren, dan membuat keputusan yang lebih strategis.

Elemen dalam Procurement Management

Elemen-elemen utama dalam procurement management meliputi:

• • 1. Perencanaan pengadaan: Ini melibatkan mengidentifikasi kebutuhan, merencanakan sumber daya yang diperlukan, menentukan strategi pengadaan, dan mengembangkan rencana tindakan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.
    2. Pencarian pemasok: Mencari dan mengidentifikasi pemasok potensial yang dapat menyediakan barang atau jasa yang diperlukan. Proses ini bisa melibatkan riset pasar, pengumpulan informasi pemasok, dan penilaian kemampuan pemasok.
    3. Pemilihan pemasok: Setelah mengidentifikasi pemasok-pemasok potensial, selanjutnya perusahaan harus memilih pemasok yang paling sesuai dengan kriteria seperti harga, kualitas, reputasi, kapasitas produksi, dan layanan.
    4. Negosiasi kontrak: Tahap ini melibatkan negosiasi antara perusahaan dan pemasok untuk menetapkan syarat-syarat kontrak, termasuk harga, jangka waktu, garansi, dan klausul lain yang relevan.
    5. Pelaksanaan pengadaan: Setelah menyepakati kontrak, pemasok akan memulai proses pengadaan sesuai dengan persyaratan yang telah disepakati. Barang atau jasa dipesan, diproduksi, dan disiapkan untuk pengiriman.
    6. Pengawasan dan pengendalian: Selama proses pengadaan berlangsung, perusahaan memantau aktivitas pemasok untuk memastikan bahwa mereka mematuhi kontrak, memenuhi standar kualitas, dan mengikuti jadwal pengiriman.
    7. Evaluasi pemasok: Setelah pengadaan selesai, perusahaan mengevaluasi kinerja pemasok, termasuk kualitas barang atau jasa yang diberikan, waktu pengiriman, layanan purna jual, dan kepatuhan terhadap kontrak.
    8. Manajemen risiko: Ini melibatkan identifikasi dan pengelolaan risiko yang terkait dengan pasokan, seperti risiko kelangkaan, perubahan harga bahan baku, atau ketidakpatuhan pemasok.
    9. Pengembangan hubungan pemasok: Membangun hubungan yang saling menguntungkan dengan pemasok melalui komunikasi terbuka, kerja sama, dan pembahasan strategi jangka panjang.
    10. Kepatuhan regulasi: Memastikan bahwa proses pengadaan sesuai dengan hukum, peraturan, dan standar yang berlaku.
    11. Pemantauan pasar: Melakukan pemantauan berkelanjutan terhadap tren dan perubahan dalam pasar, termasuk harga bahan baku, teknologi baru, dan inovasi dalam pengadaan.

Dengan mengelola semua elemen ini dengan baik, procurement management membantu perusahaan mendapatkan barang dan jasa dengan efisien, meminimalkan risiko, dan mendukung tujuan keseluruhan perusahaan.

Fitur Utama Procurement Management Berbasis Cloud

Procurement management yang berbasis cloud menyediakan sejumlah fitur yang mengoptimalkan proses pengadaan dan memfasilitasi kolaborasi. Beberapa fitur utamanya meliputi:

• • 1. Akses fleksibel: Solusi cloud procurement memungkinkan akses dari mana saja dan kapan saja melalui internet, memungkinkan tim yang terpisah secara geografis untuk bekerja bersama tanpa batasan fisik.
    2. Pemantauan real-time: Dengan data tersedia secara real-time, manajemen dapat memantau status pengadaan, persediaan, dan perkembangan proses dengan lebih akurat dan tepat waktu.
    3. Kolaborasi tim: Platform berbasis cloud memfasilitasi kolaborasi antara anggota tim yang berbeda, memungkinkan mereka untuk berbagi informasi, mengoordinasikan tugas, dan memberikan tanggapan dengan lebih efisien.
    4. Pengelolaan dokumen: Penyimpanan dokumen terpusat memudahkan akses dan berbagi dokumen seperti RFP, kontrak, dan catatan perundingan antara anggota tim dan pemasok.
    5. Automatisasi proses: Banyak platform procurement management cloud menawarkan otomatisasi untuk tugas-tugas seperti pengiriman permintaan penawaran, evaluasi penawaran, serta pembuatan dan pemantauan pesanan.
    6. Pengadaan elektronik (e-Procurement): Solusi cloud sering mendukung pengadaan elektronik lengkap, termasuk pemesanan online, penawaran, dan penilaian pemasok dalam satu platform terintegrasi.
    7. Integrasi mudah: Platform cloud dapat berintegrasi dengan sistem lain yang perusahaan gunakan, seperti sistem akuntansi atau manajemen persediaan, untuk memastikan aliran informasi yang lancar.
    8. Keamanan data: Penyedia layanan cloud umumnya memiliki tindakan keamanan yang kuat, seperti enkripsi data dan perlindungan terhadap ancaman siber.
    9. Pembaruan otomatis: Penyedia layanan cloud akan secara otomatis melakukan pembaruan dan peningkatan, memastikan bahwa platform selalu mendukung teknologi terbaru dan fitur-fitur terbaru.
    10. Skalabilitas: Solusi cloud dapat dengan mudah disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan saat perusahaan tumbuh atau mengalami perubahan.
    11. Biaya yang terkelola: Seringkali, solusi berbasis cloud memungkinkan perusahaan membayar berdasarkan penggunaan atau berlangganan, yang dapat mengurangi biaya investasi awal yang tinggi.

Penggunaan procurement management berbasis cloud membantu perusahaan mengoptimalkan efisiensi, meningkatkan transparansi, dan memfasilitasi kolaborasi dalam seluruh rantai pasok.

Cara Meningkatkan Efisiensi Procurement Management

Meningkatkan efisiensi dalam procurement management dapat membantu perusahaan mengurangi biaya, menghindari kelangkaan bahan atau jasa, dan mengoptimalkan proses pengadaan. Berikut adalah beberapa cara untuk meningkatkan efisiensi dalam manajemen pengadaan:

• • 1. Rencanakan dengan cermat: Mulailah dengan merencanakan kebutuhan pengadaan secara menyeluruh. Identifikasi barang atau jasa, jadwal pengadaan, dan persyaratan kualitas. Perencanaan yang baik menghindari keputusan yang terburu-buru.
    2. Standarisasi: Pertimbangkan untuk memilih pemasok yang sama untuk item yang serupa. Ini dapat membantu dalam bernegosiasi, mengurangi kompleksitas, dan meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan pasokan.
    3. Automatisasi proses: Gunakan solusi perangkat lunak yang mendukung otomatisasi dalam proses pengadaan, seperti pembuatan permintaan penawaran, evaluasi penawaran, dan pembuatan pesanan. Ini mengurangi tugas manual yang memakan waktu.
    4. Pengadaan elektronik (e-Procurement): Manfaatkan sistem e-Procurement untuk memfasilitasi pemesanan dan interaksi dengan pemasok secara online. Ini dapat memangkas waktu, mengurangi biaya administrasi, dan meningkatkan akurasi data.
    5. Pemilihan pemasok yang efisien: Pertimbangkan faktor-faktor seperti kualitas, harga, dan reputasi pemasok. Pilih pemasok yang dapat memberikan barang atau jasa dengan efisien.
    6. Negosiasi yang efektif: Kembangkan keterampilan negosiasi untuk memperoleh kondisi kontrak yang lebih baik. Ini dapat mencakup harga yang lebih baik, jangka waktu pembayaran, atau tambahan layanan.
    7. Pengelolaan persediaan yang bijaksana: Hindari persediaan berlebih yang bisa mengikis laba. Tetapkan metode untuk mengukur dan mengelola persediaan dengan cermat.
    8. Transparansi dan komunikasi: Memastikan bahwa komunikasi dengan pemasok dan anggota tim internal berjalan baik. Informasi yang jelas dan tepat waktu dapat menghindari kebingungan dan gangguan dalam proses pengadaan.
    9. Pelatihan dan pengembangan karyawan: Memberikan pelatihan kepada tim pengadaan untuk meningkatkan keterampilan mereka dalam manajemen pengadaan, negosiasi, dan teknologi terkini.
    10. Evaluasi terus-menerus: Selalu tinjau dan evaluasi proses pengadaan secara teratur. Identifikasi area yang memerlukan perbaikan dan buat rencana aksi untuk meningkatkan efisiensi.

Meningkatkan efisiensi procurement management adalah langkah penting dalam mengoptimalkan operasional perusahaan dan mencapai tujuan bisnis dengan cara yang lebih efektif.

Bagaimana Tahapan Proses Procurement Management ?

Tahapan proses procurement management melibatkan serangkaian langkah untuk mengelola perolehan barang atau jasa dengan efisien. Berikut adalah tahapan-tahapan umum dalam proses procurement management:

Perencanaan Pengadaan

• • • Identifikasi kebutuhan: Tentukan barang atau jasa yang perusahaan butuhkan.
    • Rencanakan sumber daya: Tentukan anggaran, jumlah, dan waktu yang perusahaan perlukan.
    • Strategi pengadaan: Tentukan apakah barang atau jasa akan dibeli atau diproduksi sendiri, serta strategi lain seperti sourcing global atau lokal.
    • Pemilihan pemasok: Identifikasi pemasok potensial yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Pengembangan RFP (Request for Proposal) atau RFQ (Request for Quotation)

• • • Persiapkan dokumen permintaan: Buat dokumen formal yang menguraikan spesifikasi produk atau jasa, persyaratan kontrak, dan juga instruksi kepada pemasok untuk mengajukan penawaran.

Evaluasi penawaran dan pemilihan pemasok

• • • Analisis penawaran: Evaluasi penawaran oleh pemasok berdasarkan kriteria seperti harga, kualitas, pengalaman, dan kapasitas produksi.
    • Pemilihan pemasok: Pilih pemasok yang paling sesuai dengan kriteria dan tujuan perusahaan.

Negosiasi kontrak

• • • Memulai negosiasi: Mulai proses negosiasi dengan pemasok untuk merumuskan syarat-syarat kontrak yang mengatur harga, waktu pengiriman, kualitas, dan klausul lainnya.
    • Penandatanganan kontrak: Setelah mencapai kesepakatan, tanda tangan kontrak antara perusahaan dan pemasok.

Pelaksanaan pengadaan

• • • Pemesanan: Melakukan pemesanan berdasarkan kontrak yang telah dua belah pihak sepakati.
    • Produksi atau penyediaan: Barang atau jasa dipesan, diproduksi, atau disiapkan oleh pemasok.
    • Pemeriksaan dan penerimaan: Periksa kualitas barang atau jasa yang sesuai dengan standar yang telah berlaku.

Pengawasan dan pengendalian

• • • Pemantauan: Pantau pelaksanaan pengadaan untuk memastikan bahwa pemasok memenuhi komitmen mereka.
    • Penanganan masalah: Tangani perubahan, masalah, atau risiko yang mungkin muncul selama proses pengadaan.

Penutupan kontrak

• • • Konfirmasi pemenuhan: Pastikan bahwa semua telah memenuhi persyaratan kontrak.
    • Penyelesaian pembayaran: Lakukan purchasing sesuai dengan kesepakatan dalam kontrak.

Evaluasi pasca-pengadaan

• • • Evaluasi kinerja pemasok: Lakukan evaluasi kinerja pemasok setelah pengadaan selesai untuk memastikan kualitas dan layanan yang sesuai dengan harapan.
    • Pembelajaran: Identifikasi pelajaran dari proses pengadaan untuk meningkatkan proses di masa mendatang.

Tahapan-tahapan ini membentuk kerangka kerja yang komprehensif untuk mengelola perolehan barang atau jasa dengan cara yang efisien, efektif, dan juga sesuai dengan tujuan perusahaan.

Koneksi Sebagai Solusi Management Procurement Lebih Mudah

Koneksi menawarkan berbagai modul yang mencakup berbagai aspek bisnis, termasuk pengadaan atau software procurement. Berikut adalah beberapa cara di mana Koneksi dapat menyederhanakan dan meningkatkan procurement management: 

• • • Modul procurement: Koneksi memiliki desain modul khusus untuk mengelola proses pengadaan. Modul ini mencakup langkah-langkah dari perencanaan pengadaan hingga penutupan kontrak dan evaluasi pemasok.
    • RFP dan RFQ: Koneksi dapat membuat dokumen RFP (Request for Proposal) atau RFQ (Request for Quotation) dengan mudah. Maka dari itu, Anda dapat mengatur spesifikasi, persyaratan, dan instruksi untuk pemasok yang berbeda.
    • Pencarian pemasok: Koneksi memungkinkan Anda menyimpan informasi pemasok, melakukan pencarian pemasok berdasarkan kriteria tertentu, dan juga memilih pemasok yang sesuai dengan kebutuhan Anda.
    • Evaluasi penawaran: Koneksi bahkan memfasilitasi evaluasi penawaran dari pemasok yang berbeda. Degan demikian, maka Anda dapat membandingkan penawaran berdasarkan kriteria yang telah berlaku.
    • Pengajuan pesanan: Setelah memilih pemasok, Anda dapat dengan mudah mengajukan pesanan pembelian langsung dari dalam platform Koneksi .
    • Pemantauan pengiriman: Koneksi memungkinkan Anda memantau status pengiriman dari pemasok dan memberikan pembaruan secara real-time kepada anggota tim.
    • Integrasi dokumen: Anda dapat mengunggah dan mengelola dokumen terkait pengadaan, seperti kontrak atau catatan negosiasi, langsung di dalam platform.
    • Pelacakan persediaan: Koneksi memiliki integrasi yang kuat dengan modul persediaan, memungkinkan Anda melacak barang dan juga memahami persediaan yang tersedia.
    • Analisis dan pelaporan: Software e-procurement menyediakan alat untuk menganalisis data pengadaan dan membuat laporan terkait kinerja pemasok, biaya, dan lain-lain.
    • Automatisasi: Koneksi memiliki fitur otomatisasi yang dapat mengotomatisasi beberapa tahap dalam proses pengadaan, seperti pembuatan pesanan berdasarkan persediaan yang rendah atau bahkan persetujuan manajemen.
    • Integrasi terpadu: Koneksi menyediakan modul lain yang dapat berintegrasi dengan modul pengadaan, seperti akuntansi, manajemen persediaan, dan penjualan, sehingga membentuk sistem yang terpadu.

Kelebihan Koneksi adalah kemudahan penggunaan dan juga fleksibilitasnya. Namun, sebelum mengadopsi solusi seperti Koneksi , penting untuk memahami kebutuhan bisnis Anda secara mendalam dan memastikan kebutuhan perusahaan Anda.

Kesimpulan

Procurement management memiliki peran yang sangat penting dalam menjaga operasional yang lancar dan juga efisien bagi setiap perusahaan.

Melalui perencanaan yang matang, pencarian pemasok yang tepat, negosiasi yang efektif, dan pemantauan yang cermat, perusahaan dapat mengelola pengadaan barang dan juga jasa dengan baik, mengoptimalkan biaya, meningkatkan kualitas produk atau layanan, serta mengurangi risiko.

Manfaat procurement management mencakup kontrol biaya, efisiensi operasional, peningkatan kualitas, kemungkinan inovasi, pengurangan risiko, kepatuhan regulasi, pengembangan hubungan dengan pemasok, efisiensi waktu, dan juga peningkatan keuntungan. 

Dengan fitur-fitur seperti pencarian pemasok, evaluasi penawaran, manajemen kontrak, pelacakan persediaan, dan analisis data, platform procurement seperti Koneksi memberikan alat yang kuat untuk mengelola seluruh rangkaian aktivitas pengadaan dalam satu tempat terpadu.

Solusi berbasis teknologi seperti Koneksi dapat secara signifikan mempermudah dan memperkuat proses procurement management. Untuk mengetahuinya lebih lanjut, Anda dapat mencoba demo gratis software e-procurement Koneksi sekarang!