Holy, Author at Koneksi Blog

Procurement

Mengenal Apa Itu Procurement Management, Manfaat dan Cara Meningkatkannya

By Holy Agustus 11, 2023

Dalam menghadapi era bisnis yang semakin kompleks dan dinamis, peran sistem procurement management menjadi semakin penting bagi kelangsungan pertumbuhan perusahaan. Salah satu pendekatan modern yang kini banyak diadopsi adalah procure to pay, yaitu sistem terpadu yang menggabungkan proses pengadaan hingga ke tahap pembayaran dalam satu alur otomatis.

Dengan mengintegrasikan konsep procure to pay ke dalam sistem procurement management, perusahaan tidak hanya mendapatkan efisiensi dari sisi operasional, tetapi juga transparansi penuh terhadap seluruh siklus pengadaan dan pembayaran.

Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan secara detail pengertian, manfaat, dan elemen yang terkait dengan sistem procurement management dan apa saja fitur utama dari penggunaan sistem ini.

Daftar Isi

Apa Itu Procurement Management?
Manfaat Procurement Management bagi Perusahaan
Elemen dalam Procurement Management
Fitur Utama Procurement Management Berbasis Cloud
Cara Meningkatkan Efisiensi Procurement Management
Bagaimana Tahapan Proses Procurement Management ?
Koneksi Sebagai Solusi Management Procurement Lebih Mudah
Kesimpulan

Apa Itu Procurement Management?

Procurement management adalah proses mengelola pengadaan barang, jasa, atau bahkan sumber daya lain yang diperlukan oleh suatu organisasi.

Sistem procurement ini melibatkan perencanaan, pencarian pemasok, pemilihan vendor, negosiasi kontrak, pelaksanaan pengadaan, pemantauan proses, dan juga penilaian hasil akhir.

Tujuannya adalah memastikan perusahaan mendapatkan barang dan jasa dengan cara yang efisien, ekonomis, dan sesuai dengan kebutuhan serta standar kualitas yang diharapkan.

Manfaat Procurement Management bagi Perusahaan

Procurement management memiliki sejumlah manfaat yang signifikan bagi perusahaan. Beberapa manfaat utamanya meliputi:

Kontrol biaya

Procurement management memungkinkan perusahaan untuk mengontrol biaya pembelian barang dan jasa dengan cara yang efisien.

Dalam pengadaan yang tidak terkelola dengan baik, maka perusahaan mungkin menghadapi risiko membayar lebih mahal daripada yang seharusnya.

Namun, dengan melakukan negosiasi yang baik dengan pemasok dan memilih vendor yang memberikan nilai terbaik, perusahaan dapat mengamankan harga yang lebih menguntungkan, mengurangi biaya produksi atau operasional, dan meningkatkan margin keuntungan.

Efisiensi operasional

Dalam dunia bisnis yang kompetitif, maka kelangkaan bahan atau jasa yang diperlukan dapat memiliki dampak serius pada operasional perusahaan.

Manajemen pengadaan yang baik serta penggunaan aplikasi procurement yang tepat, memastikan pasokan yang tepat waktu dan berkualitas untuk menjaga kelancaran produksi dan juga layanan.

Dengan memiliki rencana pengadaan yang matang, maka perusahaan dapat menghindari situasi yang merugikan seperti kekurangan persediaan atau penundaan dalam pengiriman.

Kualitas yang lebih baik

Sebuah komponen penting dari procurement management adalah pemilihan pemasok yang memiliki rekam jejak kualitas yang baik.

Dengan memilih pemasok yang dapat menyediakan produk atau jasa berkualitas tinggi, maka perusahaan dapat memastikan bahwa produk yang dihasilkan atau layanan yang diberikan memenuhi standar yang diinginkan.

Ini dapat membangun reputasi perusahaan dan juga memenangkan kepercayaan pelanggan.

Inovasi

Dalam mencari pemasok yang kompetitif, perusahaan mungkin menemukan pemasok yang membawa inovasi baru dalam produk atau proses.

Kemampuan pemasok untuk memberikan ide-ide baru atau teknologi canggih dapat memberikan keunggulan kompetitif bagi perusahaan, membedakan produk atau layanan dari pesaing, dan memberikan peluang untuk pertumbuhan dan juga diversifikasi.

Pengurangan risiko

Manajemen pengadaan yang cermat dapat membantu perusahaan mengurangi risiko pasokan yang dapat muncul akibat kelangkaan bahan baku, perubahan harga yang tiba-tiba, atau bahkan masalah lain yang dapat mempengaruhi operasional.

Dengan merencanakan cadangan pemasok atau strategi alternatif, maka perusahaan dapat lebih siap menghadapi situasi tak terduga.

Kepatuhan regulasi

Dalam bisnis yang terus tunduk pada peraturan dan regulasi yang berubah-ubah, manajemen pengadaan membantu perusahaan memastikan bahwa semua transaksi dan proses pengadaan dilakukan sesuai dengan hukum dan juga peraturan yang berlaku.

Ini membantu mencegah sengketa hukum dan dampak negatif lainnya yang dapat timbul akibat pelanggaran regulasi.

Peningkatan hubungan dengan pemasok

Dalam lingkungan bisnis yang saling terkait, hubungan yang kuat dengan pemasok sangat penting.

Dengan membangun kerja sama yang saling menguntungkan, perusahaan dapat membangun kepercayaan dengan pemasok, mendapatkan dukungan lebih baik dalam situasi sulit, dan bahkan berkolaborasi untuk mengembangkan solusi baru.

Efisiensi waktu

Procurement management yang efektif mempercepat proses pengadaan, mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan transaksi, dan meningkatkan respons terhadap permintaan pelanggan.

Dengan memiliki proses yang lebih terstruktur dan otomatisasi yang tepat, perusahaan dapat menghemat waktu yang berharga.

Peningkatan keuntungan

Keseluruhan manfaat yang dihasilkan dari manajemen pengadaan yang baik, seperti pengurangan biaya, peningkatan kualitas, dan optimasi operasional, berkontribusi pada peningkatan keuntungan perusahaan.

Ini memberikan dampak positif pada kesehatan finansial perusahaan dan membuka peluang untuk investasi dan ekspansi lebih lanjut.

Peningkatan pengambilan keputusan

Data yang baik dan sistem pengukuran kinerja yang efektif dalam manajemen pengadaan membantu perusahaan mengambil keputusan yang lebih baik dan lebih terinformasi.

Informasi yang akurat dan real-time memungkinkan manajemen untuk mengevaluasi kinerja pemasok, menganalisis tren, dan membuat keputusan yang lebih strategis.

Elemen dalam Procurement Management

Procurement Management

Elemen-elemen utama dalam procurement management meliputi:

- 1. Perencanaan pengadaan: Ini melibatkan procurement planning untuk mengidentifikasi kebutuhan, merencanakan sumber daya yang diperlukan, menentukan strategi pengadaan, dan mengembangkan rencana tindakan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.
  2. Pencarian pemasok: Mencari dan mengidentifikasi pemasok potensial yang dapat menyediakan barang atau jasa yang diperlukan. Proses ini bisa melibatkan riset pasar, pengumpulan informasi pemasok, dan penilaian kemampuan pemasok.
  3. Pemilihan pemasok: Setelah mengidentifikasi pemasok-pemasok potensial, selanjutnya perusahaan harus memilih pemasok yang paling sesuai dengan kriteria seperti harga, kualitas, reputasi, kapasitas produksi, dan layanan.
  4. Negosiasi kontrak: Tahap ini melibatkan negosiasi antara perusahaan dan pemasok untuk menetapkan syarat-syarat kontrak, termasuk harga, jangka waktu, garansi, dan klausul lain yang relevan.
  5. Pelaksanaan pengadaan: Setelah menyepakati kontrak, pemasok akan memulai proses pengadaan sesuai dengan persyaratan yang telah disepakati. Barang atau jasa dipesan, diproduksi, dan disiapkan untuk pengiriman.
  6. Pengawasan dan pengendalian: Selama proses pengadaan berlangsung, perusahaan memantau aktivitas pemasok untuk memastikan bahwa mereka mematuhi kontrak, memenuhi standar kualitas, dan mengikuti jadwal pengiriman.
  7. Evaluasi pemasok: Setelah pengadaan selesai, perusahaan mengevaluasi kinerja pemasok, termasuk kualitas barang atau jasa yang diberikan, waktu pengiriman, layanan purna jual, dan kepatuhan terhadap kontrak.
  8. Manajemen risiko: Ini melibatkan identifikasi dan pengelolaan risiko yang terkait dengan pasokan, seperti risiko kelangkaan, perubahan harga bahan baku, atau ketidakpatuhan pemasok.
  9. Pengembangan hubungan pemasok: Membangun hubungan yang saling menguntungkan dengan pemasok melalui komunikasi terbuka, kerja sama, dan pembahasan strategi jangka panjang.
  10. Kepatuhan regulasi: Memastikan bahwa proses pengadaan sesuai dengan hukum, peraturan, dan standar yang berlaku.
  11. Pemantauan pasar: Melakukan pemantauan berkelanjutan terhadap tren dan perubahan dalam pasar, termasuk harga bahan baku, teknologi baru, dan inovasi dalam pengadaan.

Dengan mengelola semua elemen ini dengan baik, procurement management membantu perusahaan mendapatkan barang dan jasa dengan efisien, meminimalkan risiko, dan mendukung tujuan keseluruhan perusahaan.

Fitur Utama Procurement Management Berbasis Cloud

Procurement management yang berbasis cloud menyediakan sejumlah fitur yang mengoptimalkan proses pengadaan dan memfasilitasi kolaborasi. Beberapa fitur utamanya meliputi:

- 1. Akses fleksibel: Solusi cloud procurement memungkinkan akses dari mana saja dan kapan saja melalui internet, memungkinkan tim yang terpisah secara geografis untuk bekerja bersama tanpa batasan fisik.
  2. Pemantauan real-time: Dengan data tersedia secara real-time, manajemen dapat memantau status pengadaan, persediaan, dan perkembangan proses dengan lebih akurat dan tepat waktu.
  3. Kolaborasi tim: Platform berbasis cloud memfasilitasi kolaborasi antara anggota tim yang berbeda, memungkinkan mereka untuk berbagi informasi, mengoordinasikan tugas, dan memberikan tanggapan dengan lebih efisien.
  4. Pengelolaan dokumen: Penyimpanan dokumen terpusat memudahkan akses dan berbagi dokumen seperti RFP, kontrak, dan catatan perundingan antara anggota tim dan pemasok.
  5. Automatisasi proses: Banyak platform procurement management cloud menawarkan otomatisasi untuk tugas-tugas seperti pengiriman permintaan penawaran, evaluasi penawaran, serta pembuatan dan pemantauan pesanan.
  6. Pengadaan elektronik (e-Procurement): Solusi cloud sering mendukung pengadaan elektronik lengkap, termasuk pemesanan online, penawaran, dan penilaian pemasok dalam satu platform terintegrasi.
  7. Integrasi mudah: Platform cloud dapat berintegrasi dengan sistem lain yang perusahaan gunakan, seperti sistem akuntansi atau manajemen persediaan, untuk memastikan aliran informasi yang lancar.
  8. Keamanan data: Penyedia layanan cloud umumnya memiliki tindakan keamanan yang kuat, seperti enkripsi data dan perlindungan terhadap ancaman siber.
  9. Pembaruan otomatis: Penyedia layanan cloud akan secara otomatis melakukan pembaruan dan peningkatan, memastikan bahwa platform selalu mendukung teknologi terbaru dan fitur-fitur terbaru.
  10. Skalabilitas: Solusi cloud dapat dengan mudah disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan saat perusahaan tumbuh atau mengalami perubahan.
  11. Biaya yang terkelola: Seringkali, solusi berbasis cloud memungkinkan perusahaan membayar berdasarkan penggunaan atau berlangganan, yang dapat mengurangi biaya investasi awal yang tinggi.

Penggunaan procurement management berbasis cloud membantu perusahaan mengoptimalkan efisiensi, meningkatkan transparansi, dan memfasilitasi kolaborasi dalam seluruh rantai pasok.

Cara Meningkatkan Efisiensi Procurement Management

Meningkatkan efisiensi dalam procurement management dapat membantu perusahaan mengurangi biaya, menghindari kelangkaan bahan atau jasa, dan mengoptimalkan proses pengadaan. Berikut adalah beberapa cara untuk meningkatkan efisiensi dalam manajemen pengadaan:

- 1. Rencanakan dengan cermat: Mulailah dengan merencanakan kebutuhan pengadaan secara menyeluruh. Identifikasi barang atau jasa, jadwal pengadaan, dan persyaratan kualitas. Perencanaan yang baik menghindari keputusan yang terburu-buru.
  2. Standarisasi: Pertimbangkan untuk memilih pemasok yang sama untuk item yang serupa. Ini dapat membantu dalam bernegosiasi, mengurangi kompleksitas, dan meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan pasokan.
  3. Automatisasi proses: Gunakan solusi perangkat lunak yang mendukung otomatisasi dalam proses pengadaan, seperti pembuatan permintaan penawaran, evaluasi penawaran, dan pembuatan pesanan. Ini mengurangi tugas manual yang memakan waktu.
  4. Pengadaan elektronik (e-Procurement): Manfaatkan sistem e-Procurement untuk memfasilitasi pemesanan dan interaksi dengan pemasok secara online. Ini dapat memangkas waktu, mengurangi biaya administrasi, dan meningkatkan akurasi data.
  5. Pemilihan pemasok yang efisien: Pertimbangkan faktor-faktor seperti kualitas, harga, dan reputasi pemasok. Pilih pemasok yang dapat memberikan barang atau jasa dengan efisien.
  6. Negosiasi yang efektif: Kembangkan keterampilan negosiasi untuk memperoleh kondisi kontrak yang lebih baik. Ini dapat mencakup harga yang lebih baik, jangka waktu pembayaran, atau tambahan layanan.
  7. Pengelolaan persediaan yang bijaksana: Hindari persediaan berlebih yang bisa mengikis laba. Tetapkan metode untuk mengukur dan mengelola persediaan dengan cermat.
  8. Transparansi dan komunikasi: Memastikan bahwa komunikasi dengan pemasok dan anggota tim internal berjalan baik. Informasi yang jelas dan tepat waktu dapat menghindari kebingungan dan gangguan dalam proses pengadaan.
  9. Pelatihan dan pengembangan karyawan: Memberikan pelatihan kepada tim pengadaan untuk meningkatkan keterampilan mereka dalam manajemen pengadaan, negosiasi, dan teknologi terkini.
  10. Evaluasi terus-menerus: Selalu tinjau dan evaluasi proses pengadaan secara teratur. Identifikasi area yang memerlukan perbaikan dan buat rencana aksi untuk meningkatkan efisiensi.

Meningkatkan efisiensi procurement management adalah langkah penting dalam mengoptimalkan operasional perusahaan dan mencapai tujuan bisnis dengan cara yang lebih efektif.

Bagaimana Tahapan Proses Procurement Management ?

Tahapan proses procurement management melibatkan serangkaian langkah untuk mengelola perolehan barang atau jasa dengan efisien. Berikut adalah tahapan-tahapan umum dalam proses procurement management:

Perencanaan Pengadaan

- - Identifikasi kebutuhan: Tentukan barang atau jasa yang perusahaan butuhkan.
  - Rencanakan sumber daya: Tentukan anggaran, jumlah, dan waktu yang perusahaan perlukan.
  - Strategi pengadaan: Tentukan apakah barang atau jasa akan dibeli atau diproduksi sendiri, serta strategi lain seperti sourcing global atau lokal.
  - Pemilihan pemasok: Identifikasi pemasok potensial yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Pengembangan RFP (Request for Proposal) atau RFQ (Request for Quotation)

- - Persiapkan dokumen permintaan: Buat dokumen formal yang menguraikan spesifikasi produk atau jasa, persyaratan kontrak, dan juga instruksi kepada pemasok untuk mengajukan penawaran.

Evaluasi penawaran dan pemilihan pemasok

- - Analisis penawaran: Evaluasi penawaran oleh pemasok berdasarkan kriteria seperti harga, kualitas, pengalaman, dan kapasitas produksi.
  - Pemilihan pemasok: Pilih pemasok yang paling sesuai dengan kriteria dan tujuan perusahaan.

Negosiasi kontrak

- - Memulai negosiasi: Mulai proses negosiasi dengan pemasok untuk merumuskan syarat-syarat kontrak yang mengatur harga, waktu pengiriman, kualitas, dan klausul lainnya.
  - Penandatanganan kontrak: Setelah mencapai kesepakatan, tanda tangan kontrak antara perusahaan dan pemasok.

Pelaksanaan pengadaan

- - Pemesanan: Melakukan pemesanan berdasarkan kontrak yang telah dua belah pihak sepakati.
  - Produksi atau penyediaan: Barang atau jasa dipesan, diproduksi, atau disiapkan oleh pemasok.
  - Pemeriksaan dan penerimaan: Periksa kualitas barang atau jasa yang sesuai dengan standar yang telah berlaku.

Pengawasan dan pengendalian

- - Pemantauan: Pantau pelaksanaan pengadaan untuk memastikan bahwa pemasok memenuhi komitmen mereka.
  - Penanganan masalah: Tangani perubahan, masalah, atau risiko yang mungkin muncul selama proses pengadaan.

Penutupan kontrak

- - Konfirmasi pemenuhan: Pastikan bahwa semua telah memenuhi persyaratan kontrak.
  - Penyelesaian pembayaran: Lakukan purchasing sesuai dengan kesepakatan dalam kontrak.

Evaluasi pasca-pengadaan

- - Evaluasi kinerja pemasok: Lakukan evaluasi kinerja pemasok setelah pengadaan selesai untuk memastikan kualitas dan layanan yang sesuai dengan harapan.
  - Pembelajaran: Identifikasi pelajaran dari proses pengadaan untuk meningkatkan proses di masa mendatang.

Tahapan-tahapan ini membentuk kerangka kerja yang komprehensif untuk mengelola perolehan barang atau jasa dengan cara yang efisien, efektif, dan juga sesuai dengan tujuan perusahaan.

Koneksi Sebagai Solusi Management Procurement Lebih Mudah

Koneksi menawarkan berbagai modul yang mencakup berbagai aspek bisnis, termasuk pengadaan atau software procurement. Berikut adalah beberapa cara di mana Koneksi dapat menyederhanakan dan meningkatkan procurement management:

- - Modul procurement: Koneksi memiliki desain modul khusus untuk mengelola proses pengadaan. Modul ini mencakup langkah-langkah dari perencanaan pengadaan hingga penutupan kontrak dan evaluasi pemasok.
  - RFP dan RFQ: Koneksi dapat membuat dokumen RFP (Request for Proposal) atau RFQ (Request for Quotation) dengan mudah. Maka dari itu, Anda dapat mengatur spesifikasi, persyaratan, dan instruksi untuk pemasok yang berbeda.
  - Pencarian pemasok: Koneksi memungkinkan Anda menyimpan informasi pemasok, melakukan pencarian pemasok berdasarkan kriteria tertentu, dan juga memilih pemasok yang sesuai dengan kebutuhan Anda.
  - Evaluasi penawaran: Koneksi bahkan memfasilitasi evaluasi penawaran dari pemasok yang berbeda. Degan demikian, maka Anda dapat membandingkan penawaran berdasarkan kriteria yang telah berlaku.
  - Pengajuan pesanan: Setelah memilih pemasok, Anda dapat dengan mudah mengajukan pesanan pembelian langsung dari dalam platform Koneksi .
  - Pemantauan pengiriman: Koneksi memungkinkan Anda memantau status pengiriman dari pemasok dan memberikan pembaruan secara real-time kepada anggota tim.
  - Integrasi dokumen: Anda dapat mengunggah dan mengelola dokumen terkait pengadaan, seperti kontrak atau catatan negosiasi, langsung di dalam platform.
  - Pelacakan persediaan: Koneksi memiliki integrasi yang kuat dengan modul persediaan, memungkinkan Anda melacak barang dan juga memahami persediaan yang tersedia.
  - Analisis dan pelaporan: Software e-procurement menyediakan alat untuk menganalisis data pengadaan dan membuat laporan terkait kinerja pemasok, biaya, dan lain-lain.
  - Automatisasi: Koneksi memiliki fitur otomatisasi yang dapat mengotomatisasi beberapa tahap dalam proses pengadaan, seperti pembuatan pesanan berdasarkan persediaan yang rendah atau bahkan persetujuan manajemen.
  - Integrasi terpadu: Koneksi menyediakan modul lain yang dapat berintegrasi dengan modul pengadaan, seperti akuntansi, manajemen persediaan, dan penjualan, sehingga membentuk sistem yang terpadu.

Kelebihan Koneksi adalah kemudahan penggunaan dan juga fleksibilitasnya. Namun, sebelum mengadopsi solusi seperti Koneksi , penting untuk memahami kebutuhan bisnis Anda secara mendalam dan memastikan kebutuhan perusahaan Anda.

Kesimpulan

Procurement management memiliki peran yang sangat penting dalam menjaga operasional yang lancar dan juga efisien bagi setiap perusahaan.

Melalui perencanaan yang matang, pencarian pemasok yang tepat, negosiasi yang efektif, dan pemantauan yang cermat, perusahaan dapat mengelola pengadaan barang dan juga jasa dengan baik, mengoptimalkan biaya, meningkatkan kualitas produk atau layanan, serta mengurangi risiko.

Manfaat procurement management mencakup kontrol biaya, efisiensi operasional, peningkatan kualitas, kemungkinan inovasi, pengurangan risiko, kepatuhan regulasi, pengembangan hubungan dengan pemasok, efisiensi waktu, dan juga peningkatan keuntungan.

Dengan fitur-fitur seperti pencarian pemasok, evaluasi penawaran, manajemen kontrak, pelacakan persediaan, dan analisis data, platform procurement seperti Koneksi memberikan alat yang kuat untuk mengelola seluruh rangkaian aktivitas pengadaan dalam satu tempat terpadu.

Solusi berbasis teknologi seperti Koneksi dapat secara signifikan mempermudah dan memperkuat proses procurement management. Untuk mengetahuinya lebih lanjut, Anda dapat mencoba demo gratis software e-procurement Koneksi sekarang!

Keep Reading

Procurement

Kenali Apa Itu Procurement Process: Pengertian, Jenis dan Manfaatnya

By Holy Agustus 11, 2023

Procurement process adalah inti setiap kegiatan bisnis yang melibatkan pengadaan barang atau jasa. Memahami dengan baik apa itu proses pengadaan penting karena mencakup langkah kritis dari perencanaan hingga pembayaran. Salah satu pendekatan modern yang semakin populer dan efektif dalam proses ini adalah penerapan sistem procure to pay.

Dengan mengintegrasikan langkah-langkah dari pengadaan hingga pembayaran dalam satu platform, perusahaan dapat mempercepat siklus pembelian dan meningkatkan kontrol atas pengeluaran.Dengan mengetahui tentang procurement process, Anda dapat mengoptimalkan ketersediaan barang atau jasa. Ingin mengetahui langkah yang ada dalam proses pengadaan? Simak terus artikel berikut!

Daftar isi

Jenis-jenis Procurement Process
Manfaat Penerapan Procurement Process
Langkah-langkah Menjalankan Procurement Process
Software Procurement Koneksi sebagai Solusi untuk Proses Pengadaan Perusahaan Anda
Kesimpulan

Jenis-jenis Procurement Process

Procurement process adalah serangkaian langkah yang perusahaan lakukan untuk mendapatkan barang dan jasa.

Tujuan utama dari sistem procurement ini adalah untuk memastikan bahwa organisasi memperoleh barang atau jasa dengan kualitas yang baik, harga kompetitif, dan dalam waktu yang sesuai.

Untuk itu, penting untuk mengetahui proses pengadaan yang ada untuk perusahaan sesuaikan dengan kebutuhan. Berikut merupakan beberapa jenis procurement process:

Direct procurement

Jenis proses pengadaan ini berfokus pada pembelian barang atau bahan baku yang berguna dalam tahapan produksi.

Proses ini mencakup pengadaan barang seperti bahan mentah, komponen, atau produk jadi dalam proses produksi atau penjualan.

Direct procurement berperan penting dalam menjaga kualitas produk akhir serta efisiensi operasional, karena barang yang dapat dari proses ini memiliki dampak langsung pada hasil produksi.

Dalam direct procurement, kolaborasi erat dengan pemasok sangatlah krusial, karena kerjasama dapat memastikan ketersediaan barang dengan waktu dan mutu.

Proses ini juga melibatkan aspek pengelolaan risiko, terutama dalam menghadapi fluktuasi harga bahan baku dan perubahan dalam rantai pasokan.

Pentingnya direct procurement terletak dalam kemampuannya memberikan dampak langsung pada operasional dan produk akhir perusahaan, sehingga manajemen akan membawa kontribusi positif terhadap keseluruhan kinerja organisasi.

Indirect procurement

Jenis proses pengadaan ini berkaitan dengan pembelian barang dan jasa tidak langsung untuk operasional perusahaan, namun tidak secara langsung terkait dengan produk atau layanan akhir.

Tujuan dari indirect procurement adalah untuk memastikan kelancaran operasional perusahaan dengan memastikan ketersediaan sumber daya dalam menjalankan kegiatan sehari-hari.

Proses ini biasanya melibatkan persetujuan dan pemilihan vendor berdasarkan kriteria tertentu, serta upaya mengoptimalkan pengeluaran dan efisiensi melalui negosiasi kontrak dan manajemen pengeluaran.

Indirect procurement memiliki peran penting dalam menjaga produktivitas perusahaan. Dengan mengelola pembelian tidak langsung, perusahaan dapat mengontrol anggaran untuk aset dan layanan pendukung.

Penggunaan teknologi dalam proses ini, seperti sistem manajemen pengadaan, dapat membantu meningkatkan transparansi, pelacakan pengeluaran, dan pemilihan vendor.

Selain itu, dengan mengoptimalkan proses indirect procurement, perusahaan dapat fokus pada aktivitas inti bisnisnya, sehingga meningkatkan daya saing.

Goods procurement

Fokus jenis pengadaan ini ada pada pembelian barang fisik berguna sebagai bahan baku, komponen, atau produk jadi dalam kegiatan produksi atau operasional perusahaan.

Proses ini melibatkan pencarian, evaluasi, dan akhirnya pembelian barang untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahaan.

Goods procurement sangat penting dalam menjaga kelancaran rantai pasok dan memastikan ketersediaan bahan, mutu, dan harga yang tepat.

Dalam proses goods procurement, perusahaan akan berinteraksi dengan berbagai pemasok potensial.

Langkah dalam proses ini meliputi identifikasi kebutuhan, pencarian vendor, evaluasi kualifikasi vendor, negosiasi harga, serta pengiriman barang.

Proses ini sering kali melibatkan analisis risiko, pemilihan pemasok handal, dan negosiasi cermat untuk mencapai harga terbaik.

Dengan mengelola proses goods procurement dengan efektif, perusahaan dapat mengoptimalkan biaya, mengurangi risiko pasokan, dan memastikan kelancaran produksi serta operasional keseluruhan.

Service procurement

Proses pengadaan jasa merupakan suatu metode yang perusahaan gunakan untuk mendapatkan layanan dalam menjalankan operasional mereka.

Proses ini melibatkan sejumlah langkah untuk memastikan bahwa jasa yang ada memenuhi standar kualitas dan sesuai dengan kebutuhan.

Tahapan awal dari proses pengadaan jasa adalah identifikasi kebutuhan, yang mana perusahaan mengidentifikasi jenis layanan dan tujuan pengadaan tersebut.

Setelah itu, proses lanjut dengan penyusunan spesifikasi layanan yang mencakup rincian tentang kriteria kualitas, waktu pengerjaan, dan syarat lainnya.

Selanjutnya, organisasi akan meluncurkan permintaan penawaran kepada berbagai penyedia jasa potensial. Penyedia jasa kemudian akan mengajukan penawaran berdasarkan spesifikasi yang ada.

Proses evaluasi penawaran terjadi untuk memilih penyedia jasa sesuai dengan kebutuhan dan kriteria perusahaan.

Setelah penyedia jasa terpilih, kontrak akan perusahaan buat yang mencakup detail mengenai jasa, biaya, tenggat waktu, dan klausul lainnya.

Proses pengadaan jasa juga melibatkan pengawasan untuk memastikan bahwa penyedia jasa memenuhi kewajibannya sesuai dengan kontrak.

Manfaat Penerapan Procurement Process

Dari sini bisa kita lihat proses pengadaan akan membantu perusahaan untuk mendapatkan barang atau jasa yang sesuai. Dengan demikian, proses produksi hingga penjualan perusahaan bisa berjalan dengan optimal.

Tidak hanya itu, masih terdapat berbagai manfaat dari menerapkan proses pengadaan ini. Untuk memaksimalkan efisiensi dan transparansi dalam pengadaan, penggunaan aplikasi procurement dapat menjadi solusi yang tepat. Berikut merupakan beberapa manfaat dari penggunaan procurement process:

Procurement process membantu mengendalikan biaya secara efisien

Dengan mengikuti langkah yang terstruktur dalam proses ini, perusahaan dapat mengidentifikasi kebutuhan, menghindari pembelian impulsif atau tidak terencana.

Melalui tahap evaluasi penyedia dan perbandingan harga, organisasi dapat memilih penawaran yang paling sesuai dengan kebutuhan dan anggaran yang ada.

Selain itu, dengan adanya mekanisme negosiasi dan penawaran terbuka, organisasi memiliki kesempatan untuk mendapatkan harga yang lebih baik dari para penyedia.

Dengan adanya proses pengadaan terstruktur, perusahaan bisa meminimalkan risiko pemborosan yang dapat menghambat keseimbangan keuangan.

Selain itu, proses ini memungkinkan organisasi untuk memperoleh informasi yang komprehensif tentang pasar, membantu pengambilan keputusan yang bijaksana terkait pembelian.

Dengan mengutamakan transparansi dan akuntabilitas dalam proses pengadaan, organisasi dapat menghindari praktik korupsi atau pelanggaran etika dalam pengeluaran.

Procurement process meminimalisir risiko yang ada

Dalam konteks ini, proses pengadaan terencana membantu organisasi mengidentifikasi, mengukur, dan mengelola risiko.

Dengan mengikuti langkah dalam proses pengadaan, seperti pengumpulan informasi pemasok, penilaian dan evaluasi kinerja, perusahaan dapat mengurangi risiko mendapatkan produk atau layanan berkualitas rendah.

Selain itu, proses ini memungkinkan pengenalan alternatif pemasok, cadangan sumber daya, dan rencana darurat.

Selain itu, melalui proses pengadaan yang terstruktur, organisasi dapat mengevaluasi dan mengelola risiko terkait dengan kepatuhan hukum, peraturan, dan etika bisnis.

Dalam lingkup ini, proses ini memastikan bahwa pemasok dan kontraktor yang terpilih telah memenuhi standar kepatuhan.

Audit dan pemantauan berkala terhadap pemasok terjadi untuk meminimalkan risiko terkait pelanggaran hukum atau praktik bisnis yang tidak etis.

Procurement process meningkatkan transparansi bisnis

Dengan adanya langkah yang terdefinisi, termasuk evaluasi berdasarkan kriteria objektif, perusahaan dapat menghindari praktik diskriminatif yang bisa merusak integritas bisnis.

Proses transparan juga menciptakan pemahaman antara berbagai departemen, serta memberikan pandangan yang jelas kepada pemangku kepentingan eksternal yang menghasilkan kepercayaan terhadap praktik bisnis perusahaan.

Melalui pelaksanaan yang konsisten, proses procurement berkontribusi pada citra positif perusahaan serta menjaga keselamatan integritas bisnis dalam lingkungan yang kompleks.

Dalam hal ini, transparansi dalam proses procurement juga memungkinkan adanya audit dan pengawasan yang lebih efektif.

Data dan informasi yang terdokumentasi dengan baik dapat pengguna akses dengan mudah untuk melakukan verifikasi dan pengecekan.

Selain itu, transparansi juga menciptakan peluang untuk perbaikan berkelanjutan dengan menganalisis kinerja pemasok, perbandingan harga, dan efisiensi proses.

Langkah-langkah Menjalankan Procurement Process

Karena proses pengadaan merupakan proses penting dalam memastikan perusahaan mendapatkan produk dan jasa yang tepat, penting untuk kita ketahui langkah dan tahapan yang ada.

Dengan mengetahui tahapan yang ada, perusahaan bisa mengoptimalkan proses pengadaan bisnisnya. Berikut merupakan tahapan yang ada dalam procurement process:

Procurement process tahap identifikasi kebutuhan

Identifikasi kebutuhan merupakan tahapan awal dalam proses pengadaan yang mana perusahaan mengidentifikasi kebutuhan terhadap barang atau jasa tertentu.

Pada tahap ini, tujuan utama adalah merumuskan dengan jelas apa yang perusahaan butuhkan dan mengapa mereka membutuhkan hal tersebut.

Langkah dalam identifikasi kebutuhan melibatkan komunikasi yang kuat antara berbagai departemen yang memiliki kepentingan terkait kebutuhan tersebut.

Proses ini sering melibatkan analisis mendalam tentang tujuan akhir, pengaruhnya terhadap kinerja organisasi, serta solusi terbaik yang memenuhi kebutuhan tersebut.

Dalam mengidentifikasi kebutuhan, penting untuk menghindari ambiguitas atau ketidakjelasan yang dapat menghambat proses pengadaan selanjutnya.

Pada akhir tahap identifikasi kebutuhan, perusahaan biasanya akan memiliki dokumen berisi rincian tentang kebutuhan, seperti spesifikasi teknis, kriteria kualifikasi, dan batasan anggaran.

Melalui tahapan ini dalam procurement planning, perusahaan dapat memastikan risiko kesalahan berkurang dan solusi yang dihasilkan benar-benar sesuai dengan harapan serta kepentingan.

Permintaan pembelian

Selanjutnya pada tahap ini, departemen yang membutuhkan barang atau jasa tersebut mengajukan permintaan kepada bagian pengadaan atau pihak yang berwenang.

Permintaan pembelian ini berisi informasi rinci tentang barang atau jasa seperti spesifikasi produk, kuantitas, tenggat waktu.

Setelah permintaan pembelian perusahaan setujui, langkah selanjutnya dalam proses pengadaan akan berjalan, seperti penilaian penyedia, negosiasi harga, dan pembuatan kontrak.

Pentingnya tahap permintaan pembelian adalah untuk menjaga transparansi pengelolaan sumber daya, menghindari pembelian yang tidak perlu, serta memastikan barang sesuai dengan standar perusahaan.

Tahap ini juga memfasilitasi komunikasi efektif antara departemen dan bagian pengadaan, sehingga dapat mengoptimalkan proses pengadaan secara keseluruhan.

Procurement process tahap evaluasi permintaan

Setelah mendapat permintaan dari pelanggan, selanjutnya akan ada analisis mendalam terhadap spesifikasi produk atau jasa yang dibutuhkan, tujuan dari pengadaan, serta memastikan bahwa permintaan tersebut sesuai dengan rencana strategis dan anggaran yang ada.

Evaluasi permintaan juga melibatkan identifikasi risiko, penentuan tingkat prioritas, dan pengambilan keputusan apakah permintaan tersebut perlu lanjut ke tahap selanjutnya.

Proses ini mungkin melibatkan tim evaluasi terdiri dari berbagai pemangku kepentingan untuk memastikan permintaan yang ada mereka mengerti secara menyeluruh.

Dalam evaluasi permintaan, aspek penting seperti spesifikasi, kelayakan teknis, kompatibilitas dengan kebijakan, serta potensi dampak terhadap operasional akan perusahaan periksa dengan cermat.

Selain itu, evaluasi dapat juga melibatkan komunikasi lebih lanjut dengan pihak yang mengajukan permintaan guna klarifikasi dan penyempurnaan informasi.

Hasil dari tahap evaluasi akan menjadi dasar penentuan langkah selanjutnya, seperti persiapan dokumen pengadaan, pemilihan vendor, atau pengembangan lebih lanjut terhadap permintaan tersebut.

Dengan melakukan evaluasi permintaan secara teliti, organisasi dapat meminimalkan risiko kesalahan dan meningkatkan efisiensi dalam proses pengadaan, serta memastikan bahwa sumber daya dialokasikan dengan tepat untuk memenuhi kebutuhan yang sebenarnya.

Proses permintaan penawaran

Permintaan penawaran awalnya dari penyusunan dokumen permintaan penawaran yang mencakup persyaratan kontrak, tenggat waktu, dan kriteria penilaian. Dokumen ini kemudian perusahaan kirim langsung kepada pemasok yang memenuhi syarat.

Selama periode pemberian penawaran, pemasok seharusnya menyusun proposal mengenai harga, kualitas, jadwal pengiriman, serta solusi yang mereka tawarkan.

Setelah batas waktu pengajuan penawaran berakhir, tim evaluasi akan melakukan analisis menyeluruh terhadap penawaran yang masuk, membandingkan aspek seperti harga dan kualitas.

Hasil evaluasi akan membantu organisasi memilih pemasok terbaik yang paling cocok untuk memenuhi kebutuhan mereka.

Proses permintaan penawaran sangat penting karena membantu menciptakan persaingan sehat di antara pemasok potensial, yang pada gilirannya dapat meningkatkan kualitas produk atau jasa.

Langkah ini juga mendorong transparansi dan akuntabilitas dalam pengadaan, karena proses seleksi pemasok didasarkan pada kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya.

Procurement process tahap evaluasi dan kontrak

Pada tahap evaluasi, tim evaluasi akan melakukan penilaian atas penawaran yang masuk dari para calon penyedia.

Kriteria evaluasi meliputi aspek teknis, komersial, keuangan, serta kepatuhan terhadap persyaratan dan regulasi yang berlaku.

Hasil evaluasi kemudian berguna untuk mengidentifikasi penyedia yang sesuai dengan kebutuhan, dengan mempertimbangkan kualitas, harga, dan kemampuan memenuhi tenggat waktu.

Proses evaluasi harus berjalan secara transparan, mengikuti pedoman sebelumnya, guna memastikan keputusan akhir berdasarkan pertimbangan objektif.

Setelah selesai melalui tahap evaluasi yang cermat, langkah selanjutnya dalam proses pengadaan adalah pembuatan kontrak.

Kontrak ini menguraikan semua persyaratan, kewajiban, jangka waktu, harga, pembayaran, dan hal lain yang berkaitan dengan pengadaan.

Tujuan dari kontrak adalah untuk menjaga keteraturan dan kejelasan dalam pelaksanaan proyek, serta memberikan panduan hukum untuk mengatasi masalah atau sengketa yang mungkin muncul selama pelaksanaan kontrak.

Manajemen pesanan

Pada tahap ini, setelah kontrak atau perjanjian pembelian dibuat, pihak yang bertanggung jawab akan memastikan bahwa pesanan sesuai dengan persyaratan yang ada.

Langkah pertama adalah mengirimkan pesanan resmi kepada pemasok dengan rincian yang jelas mengenai jumlah, harga, serta instruksi lain yang relevan.

Kemudian, tim manajemen pesanan akan melakukan pemantauan cermat terhadap status pesanan, termasuk proses pengiriman, pengemasan, dan pengiriman.

Hal ini penting untuk memastikan bahwa pesanan tiba tepat waktu dan sesuai dengan standar kualitas.

Selain pemantauan status pesanan, manajemen pesanan juga mencakup penanganan perubahan atau perubahan yang mungkin terjadi selama proses pengiriman.

Ini bisa termasuk perubahan jumlah pesanan, perubahan spesifikasi, atau perubahan jadwal pengiriman. Tim manajemen pesanan perlu berkoordinasi dengan pemasok untuk memastikan bahwa setiap perubahan terakomodasi oleh kedua belah pihak.

Jika ada kendala atau permasalahan muncul selama pengiriman, tim manajemen pesanan akan bekerja untuk mengatasi masalah tersebut dengan cepat dan menjaga alur pengiriman tetap lancar.

Procurement process tahap persetujuan faktur

Proses ini bertujuan memastikan barang atau jasa yang diterima sesuai dengan persyaratan sebelumnya, serta untuk memastikan jumlah dan harga yang tertera dalam faktur konsisten dengan perjanjian kontrak yang ada.

Selama tahapan persetujuan faktur, departemen terkait dalam organisasi akan memeriksa faktur secara teliti, membandingkannya dengan dokumen pendukung seperti pesanan pembelian atau kontrak, serta melakukan pengecekan atas kualitas dan kuantitas barang atau jasa yang diterima.

Setelah diverifikasi, faktur ini akan diteruskan ke tingkat manajemen atau otoritas yang memiliki wewenang untuk memberikan persetujuan akhir sebelum proses purchasing dilakukan.

Proses persetujuan faktur yang cermat membantu dalam mencegah kesalahan atau penyelewengan dalam pembayaran kepada pemasok, serta memastikan transparansi dan kepatuhan terhadap prosedur pengadaan yang telah ditetapkan.

Pada tahapan persetujuan faktur, kolaborasi antara berbagai departemen seperti pengadaan, keuangan, dan penerimaan barang sangat penting.

Tim ini bekerja sama untuk memastikan bahwa semua aspek faktur telah diverifikasi dengan cermat sebelum pembayaran dilakukan.

Proses ini juga dapat melibatkan langkah-langkah seperti memeriksa kualitas barang, mengevaluasi apakah barang atau jasa tersebut sesuai dengan harapan, serta memeriksa kelengkapan dokumentasi terkait.

Otoritas yang memberikan persetujuan biasanya berdasarkan pada batasan anggaran dan kebijakan perusahaan.

Persetujuan faktur yang tepat akan memberikan jaminan bahwa pembayaran yang diberikan kepada pemasok telah melewati tahap verifikasi yang memadai, membantu menghindari potensi sengketa atau masalah di kemudian hari, serta memelihara integritas dan transparansi dalam proses pengadaan.

Pencatatan

Dan langkah terakhir terdapat, pencatatan yang melibatkan dokumentasi secara sistematis terkait semua kegiatan yang terjadi selama proses pengadaan.

Pencatatan yang akurat dan terperinci sangat penting untuk menjaga transparansi, akuntabilitas, serta untuk memastikan kepatuhan terhadap regulasi dan kebijakan yang berlaku.

Selama tahap pencatatan, informasi seperti deskripsi barang atau jasa, vendor yang berpartisipasi dan negosiasi harga terkait harus sistem arsipkan dengan cermat.

Pencatatan yang baik memudahkan dalam mengidentifikasi peluang perbaikan dan membuat laporan untuk manajemen dan pengambilan keputusan.

Pencatatan dalam proses pengadaan juga berkontribusi dalam pengendalian risiko. Dengan memiliki catatan yang rinci, pihak terkait dapat lebih mudah melacak perubahan dan keputusan yang ada.

Selain itu, pencatatan yang tepat juga membantu dalam menghindari kesalahan dan potensi penyimpangan yang mungkin terjadi selama proses pengadaan.

Informasi yang terdokumentasi dengan baik dapat menjadi alat yang sangat berharga jika terjadi perselisihan atau perbedaan pendapat di kemudian hari.

Software Procurement Koneksi sebagai Solusi untuk Proses Pengadaan Perusahaan Anda

Dengan mengetahui procurement process flow yang benar, perusahaan bisa mengendalikan kualitas dan keandalan produk dan jasa yang ada.

Untuk mengoptimalkan proses pengadaan yang ada, Anda bisa menggunakan software procurement milik Koneksi.

Dengan menggunakan platform Software Procurement Koneksi, perusahaan dapat memanfaatkan teknologi untuk mengotomatisasi dan menyederhanakan seluruh siklus pengadaan, mulai dari permintaan pembelian hingga pengiriman produk atau layanan.

Tidak hanya itu, sistem procurement ini memiliki fitur seperti blanket management purchase order, vendor/supplier rating analysis, online purchase request approval.

Dengan bantuan fitur ini, perusahaan bisa meningkatkan visibilitas, transparansi, dan akuntabilitas dalam pengelolaan anggaran perusahaan.

Kesimpulan

Bila perusahaan menjalankan dengan baik dan teratur, procurement process dapat membantu meningkatkan kualitas barang atau jasa, serta memastikan kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku.

Untuk membantu mengoptimalkan procurement process yang ada, Anda bisa menggunakan sistem procurement milik Koneksi.

Dengan dukungan fitur seperti online purchase approval dan blanket purchase order management, perusahaan bisa mengelola barang dan memilih vendor dengan kualitas terbaik. Jika Anda tertarik untuk menggunakan sistem procurement ini, Anda dapat mencoba demo gratis nya disini!

Keep Reading

Procurement

Ketahui Manfaat Sistem Procurement bagi Kemajuan Perusahaan

By Holy Agustus 10, 2023

Peran sistem procurement dalam kemajuan perusahaan tidak bisa diabaikan. Dalam dunia bisnis yang semakin kompleks dan kompetitif, manajemen pengadaan yang efisien adalah kunci untuk mengoptimalkan operasional, mengurangi biaya, dan meningkatkan kinerja bisnis secara keseluruhan.

Artikel ini akan menggali lebih dalam tentang pengertian, fitur, manfaat, proses, dan pentingnya fokus pada aktivitas sistem procurement.

Daftar Isi

Pengertian Sistem Procurement
Fitur yang Umum Ditemukan di Sistem Procurement
Manfaat Sistem Procurement Pada Perusahaan
Proses Sistem Procurement
Fokus Dalam Aktivitas Sistem Procurement
Koneksi Sebagai Penyedia Sistem Procurement
Kesimpulan

Pengertian Sistem Procurement

Sistem Procurement adalah rangkaian proses yang perusahaan lakukan untuk mendapatkan barang, jasa, atau bahkan sumber daya yang penting.

Proses procurement ini mencakup langkah mulai dari mengidentifikasi kebutuhan, memilih pemasok, negosiasi harga, pemesanan, pengiriman, hingga purchasing. Tujuannya adalah memastikan pasokan yang tepat waktu, berkualitas, dan juga biaya efisien.

Dalam bisnis yang dinamis, pengadaan memainkan peran penting dalam menjaga operasional yang lancar dan juga mencapai tujuan bisnis.

Fitur yang Umum Ditemukan di Sistem Procurement

Dalam dunia bisnis modern, sistem procurement menjadi kunci untuk mengoptimalkan proses pengadaan barang dan juga jasa. Berikut adalah beberapa fitur yang umumnya ada dalam Procurement System:

Manajemen PR, RFQ, dan PO (Purchase Requisition, Request for Quotation, dan Purchase Order)

Dalam pengadaan yang efektif, koordinasi antara berbagai departemen dan tim sangatlah penting.

Fitur ini memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi yang lancar antara departemen yang membutuhkan barang atau jasa (Purchase Requisition), departemen pengadaan yang merespons permintaan dengan penawaran (Request for Quotation), dan akhirnya departemen yang mengeluarkan pesanan pembelian (Purchase Order).

Sistem ini memastikan bahwa setiap langkah dalam rantai pengadaan tercatat secara sistematis, mengurangi kebingungan dan meningkatkan efisiensi.

Sistem procurement membantu penghitungan biaya pembelian otomatis

Fitur penghitungan biaya pembelian otomatis memainkan peran penting dalam menghindari kesalahan perhitungan yang dapat merugikan perusahaan.

Dengan mengumpulkan data dari permintaan penawaran (RFQ) dan pesanan pembelian (PO), sistem ini secara otomatis menghitung biaya yang terlibat dalam setiap transaksi.

Ini bukan hanya mengurangi risiko kesalahan manusia, tetapi juga memberikan pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana menggunakan anggaran perusahaan.

Manajemen blanket order

Beberapa pengadaan melibatkan barang atau jasa yang dibutuhkan secara berkala dan konsisten.

Fitur manajemen blanket order memungkinkan perusahaan untuk membuat pesanan yang berulang secara otomatis dalam periode yang berlaku.

Hal ini sangat bermanfaat untuk menghindari kerumitan dalam pemesanan berulang dan memastikan pasokan tetap ada tanpa perlu tindakan manual setiap kali.

Online portal untuk supplier

Kerja sama dengan pemasok adalah elemen penting dalam pengadaan yang sukses. Sistem procurement modern menawarkan portal online yang memfasilitasi interaksi antara perusahaan dan pemasok.

Melalui portal ini, pemasok dapat mengirimkan penawaran, melihat pesanan yang ditempatkan, serta memantau status pengiriman.

Selain itu, cloud procurement ini juga memungkinkan perusahaan untuk menjaga komunikasi yang efisien dan transparan dengan pemasok, yang merupakan faktor penting dalam menjaga hubungan bisnis yang baik.

Rating untuk supplier

Kualitas pemasok adalah kunci dalam memastikan bahwa barang atau jasa yang diterima sesuai dengan standar yang diharapkan.

Fitur rating untuk pemasok memungkinkan perusahaan memberikan penilaian dan ulasan terhadap performa pemasok.

Ini tidak hanya memberikan umpan balik konstruktif kepada pemasok, tetapi juga membantu dalam pengambilan keputusan saat memilih pemasok untuk proyek masa depan.

Manajemen persetujuan untuk pembelian

Pada banyak kasus, proses persetujuan diperlukan sebelum suatu pembelian dapat dilakukan. Fitur manajemen persetujuan untuk pembelian memfasilitasi proses ini dengan mengatur alur kerja persetujuan berdasarkan hierarki atau kebijakan perusahaan.

Dengan demikian, setiap pembelian melewati tahap persetujuan yang tepat sesuai dengan aturan perusahaan.

Tender pembelian

Dalam beberapa kasus, pengadaan memerlukan proses kompetitif untuk memilih pemasok terbaik.

Fitur tender pembelian memungkinkan perusahaan untuk mengatur dan mengelola proses tender.

Dari mulai penyusunan persyaratan hingga evaluasi penawaran, sistem ini membantu dalam memastikan bahwa pemasok yang terpilih adalah yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Sistem procurement membuat Otomatisasi pesanan

Tugas-tugas manual dapat menghambat efisiensi. Fitur otomatisasi pesanan mengatasi ini dengan memungkinkan pembuatan pesanan pembelian secara otomatis berdasarkan permintaan yang masuk.

Hal ini tidak hanya mengurangi waktu untuk pengolahan manual, tetapi juga meminimalkan risiko kesalahan dan mengoptimalkan aliran kerja.

Setiap fitur ini, dengan fokus pada efisiensi, transparansi, dan peningkatan pengelolaan pengadaan, membantu perusahaan dalam menghadapi tantangan pengadaan modern.

Manfaat Sistem Procurement Pada Perusahaan

Penggunaan sistem procurement dalam operasional perusahaan memiliki dampak yang signifikan terhadap efisiensi, transparansi, dan keberlanjutan bisnis. Berikut ini adalah sejumlah manfaat implementasi sistem procurement yang efektif:

Sistem procurement meminimalisir tindak kecurangan

Transparansi adalah kunci dalam mencegah tindak kecurangan di dalam proses pengadaan. Sistem procurement memberikan catatan dan dokumentasi yang akurat dari setiap langkah, mulai dari permintaan pembelian hingga pembayaran.

Ini membantu mengidentifikasi potensi tindak kecurangan seperti penggelembungan harga, kolusi, atau penyalahgunaan wewenang.

Keakuratan data juga membuat proses audit lebih mudah dan efisien, sehingga meminimalisir risiko kerugian akibat tindak kecurangan.

Integrasi dengan sistem lain

Salah satu manfaat besar dari sistem procurement adalah kemampuannya untuk terintegrasi dengan sistem lain dalam perusahaan, seperti manajemen persediaan atau akuntansi.

Integrasi ini memungkinkan aliran data yang mulus di antara departemen, menghindari duplikasi informasi, dan meningkatkan akurasi.

Misalnya, informasi mengenai pesanan pembelian dapat langsung terperbarui ke sistem akuntansi, memastikan pengeluaran tercatat secara akurat dan laporan keuangan lebih tepat waktu.

Membantu menghemat pengeluaran dan mengelola anggaran

Sistem procurement memungkinkan perusahaan untuk mengelola anggaran dengan lebih efektif. Dengan pengawasan yang lebih baik terhadap setiap transaksi pengadaan, perusahaan dapat memantau pengeluaran dan mencegah pemborosan.

Selain itu, fitur penghitungan biaya pembelian otomatis membantu dalam merencanakan anggaran dengan lebih akurat.

Dalam jangka panjang, penghematan biaya ini dapat berkontribusi pada peningkatan profitabilitas perusahaan.

Sistem procurement meningkatkan efisiensi proses

Sistem procurement menggantikan tugas manual dengan proses otomatis yang cepat dan efisien.

Proses seperti pembuatan permintaan pembelian, persetujuan, dan pembuatan pesanan dapat diotomatisasi, mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tahap.

Ini tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga mengurangi risiko kesalahan manusia, sehingga memastikan melakukan pengadaan dengan presisi.

Memastikan kualitas barang dan jasa

Menerima kualitas barang dan jasa dari pemasok adalah aspek kritis dalam pengadaan. Melalui sistem procurement, perusahaan dapat memantau kinerja pemasok dengan lebih baik melalui fitur rating dan ulasan.

Informasi ini membantu dalam memilih pemasok yang dapat diandalkan dan berkualitas tinggi.

Dengan pemasok yang konsisten memberikan barang atau jasa berkualitas, perusahaan dapat menjaga kualitas produk atau layanannya kepada pelanggan.

Meningkatkan pengambilan keputusan

Dengan memiliki data yang akurat dan terkini, perusahaan dapat mengambil keputusan yang lebih baik dalam hal pengadaan.

Informasi mengenai tren pembelian, biaya, dan performa pemasok dapat membantu dalam merumuskan strategi pengadaan yang lebih efektif.

Keputusan yang didasarkan pada data cenderung lebih rasional dan tepat sasaran, membantu perusahaan untuk meraih keuntungan yang lebih besar.

Menjaga kepatuhan regulasi

Bisnis modern beroperasi dalam kerangka regulasi yang ketat. Sistem procurement memungkinkan perusahaan untuk menjaga kepatuhan terhadap aturan-aturan yang berlaku dalam proses pengadaan.

Mulai dari transparansi hingga standar kualitas, sistem ini membantu perusahaan menghindari risiko pelanggaran yang dapat berakibat pada sanksi atau reputasi yang rusak.

Dari penghematan biaya hingga peningkatan efisiensi, manfaat-manfaat ini membantu perusahaan memperkuat fondasi operasionalnya, meningkatkan daya saing, dan menciptakan keberlanjutan bisnis jangka panjang.

Proses Sistem Procurement

Proses procurement adalah tahapan yang kompleks dan strategis dalam perjalanan suatu perusahaan untuk memenuhi kebutuhan barang dan jasa yang diperlukan.

Terdiri dari serangkaian langkah yang terstruktur, proses sistem procurement memastikan bahwa pengadaan dilakukan dengan efisien, transparan, dan sesuai dengan tujuan bisnis. Berikut adalah penjelasan lebih mendalam mengenai setiap tahap dalam proses procurement:

Identifikasi kebutuhan

Tahap pertama dalam proses sistem procurement adalah mengidentifikasi kebutuhan. Bagian ini melibatkan departemen-departemen dalam perusahaan untuk menentukan barang atau jasa yang diperlukan.

Identifikasi kebutuhan harus mempertimbangkan tujuan bisnis, anggaran yang tersedia, serta jadwal pengadaan yang diinginkan. Klarifikasi kebutuhan yang tepat menjadi langkah kunci untuk memulai proses pengadaan yang berhasil.

Otorisasi pembelian berdasarkan keputusan manajemen

Sebelum suatu pembelian dapat dilakukan, tahap persetujuan atau otorisasi diperlukan. Keputusan ini berada dalam tanggung jawab manajemen dan departemen yang bersangkutan.

Setiap pembelian harus disetujui berdasarkan pertimbangan anggaran, prioritas bisnis, dan kebijakan perusahaan.

Langkah ini penting untuk menghindari pembelian yang tidak perlu dan memastikan pengeluaran yang sesuai dengan tujuan perusahaan.

Tender kepada supplier dan vendor

Jika perusahaan memerlukan sejumlah besar barang atau jasa tertentu, proses tender mungkin diperlukan.

Pada tahap ini, perusahaan akan mengirimkan permintaan penawaran kepada sejumlah calon pemasok atau vendor. Setiap calon mengharapkan pemasok memberikan penawaran yang mencakup harga, kualitas, dan detail lain yang relevan.

Proses tender memungkinkan perusahaan untuk memilih pemasok terbaik berdasarkan berbagai faktor.

Identifikasi supplier dan vendor

Setelah menerima penawaran dari calon pemasok, langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi pemasok yang paling sesuai dengan kebutuhan dan persyaratan perusahaan.

Evaluasi ini mencakup penilaian kualitas, harga yang ditawarkan, pengalaman, kapasitas produksi, dan faktor lain yang relevan.

Identifikasi pemasok yang andal dan berkualitas menjadi kunci untuk mendapatkan pasokan yang memenuhi standar perusahaan.

Proses negosiasi

Negosiasi harga dan persyaratan adalah langkah yang penting dalam pengadaan. Pada tahap ini, tim pengadaan atau tim yang terlibat dalam proses tersebut berinteraksi dengan pemasok untuk mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan.

Tujuan dari negosiasi adalah untuk memastikan harga yang wajar, jadwal pengiriman yang sesuai, serta syarat-syarat lain yang memenuhi kebutuhan perusahaan.

Pembuatan purchase order

Setelah mencapai kesepakatan dengan pemasok, langkah selanjutnya adalah pembuatan Purchase Order (PO).

PO adalah dokumen resmi yang berisi detail lengkap tentang pesanan barang atau jasa, termasuk jumlah, harga, tanggal pengiriman, dan persyaratan lainnya.

Menggunakan sistem Purchase Order sebagai panduan bagi pemasok dalam memenuhi pesanan.

Pengecekan dan invoice

Ketika barang atau jasa tiba, selanjutnya melakukan tahap penerimaan dan pengecekan. Pada tahap ini, tim penerimaan memeriksa barang atau jasa dengan detail dalam PO.

Jika semuanya sesuai, pemasok mengirimkan faktur atau invoice kepada perusahaan sebagai permintaan pembayaran.

Pengecekan yang cermat memastikan bahwa perusahaan hanya membayar ketika telah menerima barang atau jasa dan sesuai dengan pesanan.

Sistem procurement membantu pembayaran ke supplier

Setelah pengecekan dan persetujuan internal, selanjutnya melakukan pembayaran kepada pemasok sesuai dengan persyaratan yang telah tersepakati.

Proses pembayaran ini melibatkan tim keuangan dan akuntansi perusahaan. Pembayaran yang tepat waktu dan akurat merupakan bagian penting dalam memelihara hubungan baik dengan pemasok.

Fokus Dalam Aktivitas Sistem Procurement

Dalam aktivitas sistem procurement, fokus yang tepat adalah kunci untuk mencapai pengadaan yang sukses dan berkelanjutan. Berikut adalah beberapa fokus utama dalam aktivitas procurement:

Transparansi dan kepatuhan

Transparansi adalah pondasi penting dalam pengadaan yang efektif. Mengutamakan transparansi dalam setiap langkah proses pengadaan membantu menghindari tindakan yang tidak etis atau tindak kecurangan.

Selain itu, menjaga kepatuhan terhadap regulasi dan kebijakan internal adalah kewajiban penting dalam setiap aktivitas pengadaan.

Fokus pada transparansi dan kepatuhan membantu perusahaan menjaga reputasi yang baik dan menghindari risiko hukum.

Sistem procurement memaksimalkan efisiensi dan otomatisasi

Memaksimalkan efisiensi dalam aktivitas sistem procurement dapat menghasilkan pengadaan yang lebih cepat dan lebih murah.

Penggunaan otomatisasi dalam proses seperti pengiriman permintaan penawaran, persetujuan, dan pembuatan pesanan dapat menghemat waktu dan mengurangi risiko kesalahan manusia.

Fokus pada efisiensi membantu perusahaan mengalokasikan sumber daya dengan lebih baik dan menjaga biaya pengadaan tetap terkendali.

Kualitas pemasok

Pemasok yang handal dan berkualitas adalah kunci untuk memastikan pasokan yang konsisten dan berkualitas tinggi.

Memilih pemasok yang memiliki rekam jejak yang baik, kinerja yang teruji, dan komitmen terhadap standar kualitas adalah fokus yang krusial.

Melakukan penilaian terhadap kualitas pemasok dapat melalui pengalaman pribadi, referensi, dan evaluasi kinerja sebelumnya.

Pengelolaan risiko

Setiap proses pengadaan melibatkan risiko tertentu, seperti risiko keterlambatan pengiriman, risiko kualitas, dan juga risiko harga.

Fokus pada pengelolaan risiko membantu perusahaan mengidentifikasi dan juga mengurangi risiko-risiko ini.

Ini melibatkan pemantauan kondisi pasar, diversifikasi pemasok, dan pengembangan rencana kontinuitas bisnis untuk menghadapi situasi darurat.

Sistem procurement membanti penghematan biaya

Penting untuk mengelola pengeluaran dengan efektif dalam setiap transaksi pengadaan.

Fokus pada penghematan biaya melibatkan negosiasi harga yang efektif dengan pemasok, penggunaan teknologi untuk memantau anggaran, dan juga evaluasi alternatif yang lebih ekonomis.

Penghematan biaya tidak hanya berdampak positif pada profitabilitas perusahaan, tetapi juga memberikan fleksibilitas dalam menghadapi perubahan pasar.

Inovasi dalam pengadaan

Teknologi terus berkembang dan perusahaan perlu tetap berinovasi dalam pengadaan.

Fokus pada inovasi melibatkan pemanfaatan teknologi baru, seperti analisis data untuk pengambilan keputusan yang lebih baik, implementasi e-sourcing, atau bahkan integrasi sistem dengan Internet of Things (IoT).

Inovasi membantu perusahaan tetap relevan dalam lingkungan bisnis yang terus berubah.

Kemitraan yang berkelanjutan dengan pemasok

Membangun hubungan yang berkelanjutan dengan pemasok adalah penting dalam jangka panjang.

Fokus pada kemitraan memungkinkan perusahaan mendapatkan akses ke pengetahuan produk, layanan terbaik, dan juga penawaran khusus.

Hubungan yang kuat dengan pemasok juga membantu dalam mengatasi tantangan bersama dan menciptakan lingkungan kerja sama yang saling menguntungkan.

Keunggulan Koneksi sebagai Penyedia Sistem Procurement

Koneksi sebuah platform perangkat lunak terintegrasi, telah meraih perhatian sebagai penyedia solusi end-to-end untuk berbagai aspek bisnis, termasuk pengadaan dalam sistem procurement. Mari kita eksplorasi peran Koneksi sebagai penyedia aplikasi procurement:

Fitur utama Sistem Procurement Koneksi:

Manajemen pemesanan dan pembelian

Koneksi menyediakan modul manajemen pemesanan dan pembelian yang mengotomatisasi seluruh siklus pengadaan, dari permintaan pembelian hingga penerimaan barang.

Pengguna dapat membuat pesanan pembelian, mengirim permintaan penawaran kepada pemasok, dan juga melacak status pesanan dengan mudah.

Fitur ini memungkinkan pengguna untuk memantau setiap langkah dalam proses pengadaan.

Manajemen supplier dan vendor

Dalam sistem procurement Koneksi, pengguna dapat mengelola informasi pemasok dan juga vendor secara terpusat.

Hal ini mempermudah dalam mengidentifikasi pemasok yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Informasi pemasok termasuk data kontak, history pembelian, dan penilaian performa pemasok berdasarkan ulasan dan juga rating.

Manajemen persetujuan dan alur kerja

Pengadaan sering melibatkan proses persetujuan yang kompleks. Koneksi menyediakan procurement management yang berkemampuan untuk mengatur alur kerja persetujuan berdasarkan kebijakan perusahaan.

Ini memastikan bahwa setiap pembelian melewati tahap persetujuan yang sesuai sebelum diotorisasi.

Pembuatan laporan dan analisis

Dalam pengadaan yang efektif, analisis data berperan penting. Koneksi menyediakan alat untuk membuat laporan kustom yang memberikan wawasan tentang pengeluaran, kinerja pemasok, dan juga tren pengadaan.

Hal ini membantu perusahaan dalam mengambil keputusan yang lebih baik dan merencanakan strategi pengadaan yang lebih baik.

Manajemen anggaran dan kontrol biaya

Pengelolaan anggaran dan pengendalian biaya adalah aspek kunci dalam pengadaan.

Modul anggaran di Koneksi memungkinkan perusahaan untuk mengatur anggaran untuk setiap departemen atau bahkan proyek tertentu.

Dengan pemantauan anggaran secara real-time, perusahaan dapat mengelola pengeluaran dengan lebih efektif.

Integrasi dengan modul lainnya

Keunggulan utama Koneksi adalah kemampuannya untuk berintegrasi dengan berbagai modul penting seperti manajemen persediaan, keuangan, dan produksi.

Integrasi ini memungkinkan aliran data yang mulus antara departemen-departemen yang berbeda, meminimalkan duplikasi data dan juga meningkatkan akurasi informasi.

- - Portal pemasok dan kolaborasi

Melalui portal pemasok, Koneksi memungkinkan interaksi antara perusahaan dan juga pemasok.

Pemasok dapat mengakses pesanan, mengirim penawaran, dan berkomunikasi dengan perusahaan melalui portal ini.

Ini membantu dalam menjaga komunikasi yang efisien dan juga transparan dengan pemasok.

Manfaat penggunaan Sistem Procurement Koneksi:

Otomatisasi proses: Koneksi mengotomatisasi sejumlah besar tugas dalam pengadaan, mengurangi risiko kesalahan manusia dan juga meningkatkan efisiensi.

Integrasi data: Kemampuan integrasi sistem procurement Koneksi membantu dalam memastikan bahwa data yang relevan dan akurat tersedia di seluruh departemen perusahaan.

Analisis data: Melalui laporan dan analisis yang mudah, pengguna dapat mendapatkan wawasan mendalam tentang performa pengadaan dan juga mengidentifikasi peluang perbaikan.

Penghematan waktu dan biaya: Dengan proses otomatisasi dan manajemen yang terintegrasi, pengguna dapat menghemat waktu dan biaya untuk tugas-tugas manual.

Pengelolaan risiko: Kemampuan untuk memantau kinerja pemasok dan mengendalikan anggaran membantu dalam mengelola risiko pengadaan dengan lebih baik.

Koneksi sebagai penyedia software procurement memberikan solusi yang komprehensif untuk mengatasi kompleksitas pengadaan modern.

Dengan fokus pada otomatisasi, analisis data, dan integrasi lintas departemen, Koneksi membantu perusahaan mengoptimalkan proses pengadaan, meningkatkan efisiensi, dan juga mencapai tujuan bisnis dengan lebih baik.

Kesimpulan

Procurement adalah rangkaian proses yang perusahaan lakukan untuk mendapatkan barang, jasa, atau bahkan sumber daya yang penting. Tujuannya adalah memastikan pasokan yang tepat waktu, berkualitas, dan juga biaya efisien.

Sistem procurement mencakup langkah mulai dari mengidentifikasi kebutuhan, memilih pemasok, negosiasi harga, pemesanan, pengiriman, hingga pembayaran.

Dengan fitur-fitur yang tersedia, software procurement Koneksi dapat menjadi solusi yang handal untuk kebutuhan pengadaan perusahaan Anda. Untuk mengetahuinya lebih lanjut, Anda dapat mencoba demo gratis software Procurement Koneksi sekarang!

Keep Reading

Procurement

Procurement dan Purchasing, Apa Saja Perbedaannya? – Panduan Lengkap

By Holy Agustus 4, 2023

Mengetahui perbedaan procurement dan purchasing sangat penting bagi perusahaan agar proses pengadaan dan pembelian berjalan dengan baik dan efisien. Salah satu pendekatan modern yang mampu menyatukan kedua proses ini dalam satu sistem terpadu adalah procure to pay.

Pemahaman yang jelas tentang perbedaan procurement dan purchasing akan membantu perusahaan menghindari kesalahan yang dapat mengakibatkan pemborosan waktu, uang, dan sumber daya, serta meningkatkan efisiensi dan kinerja operasional perusahaan secara keseluruhan.

Daftar Isi

Pengertian Perbedaan Procurement dan Purchasing
Apa Saja Perbedaan Procurement dan Purchasing?
Bagimana Proses Berjalannya Procurement dan Purchasing
Bagaimana Procurement dan Purchasing Dapat Bekerja Sama?
Koneksi Sebagai Penyedia Software Procurement
Kesimpulan

Pengertian Perbedaan Procurement dan Purchasing

Dalam operasional perusahaan, terdapat beberapa fungsi yang berperan penting dalam mendukung proses pengadaan barang dan jasa.

Dua fungsi utama yang seringkali bergunan secara bergantian adalah “Procurement” dan “Purchasing.” Meskipun keduanya berkaitan dengan pengadaan, sebenarnya terdapat perbedaan mendasar antara keduanya.

Procurement adalah suatu proses strategis yang mencakup perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, serta pengawasan terhadap seluruh aktivitas yang terkait dengan pengadaan barang dan jasa. Untuk mengoptimalkan proses ini, penggunaan aplikasi procurement dapat membantu perusahaan dalam mengelola pengadaan secara lebih efisien dan transparan.

Tujuan utama dari fungsi sistem procurement adalah untuk memastikan perusahaan mendapatkan barang dan jasa dengan kualitas terbaik, harga yang kompetitif, dan dengan waktu pengiriman yang tepat.

Proses procurement berfokus pada aspek strategis dalam pengelolaan rantai pasok, termasuk penentuan vendor, negosiasi kontrak, dan evaluasi kinerja pemasok.

Sementara itu, Purchasing adalah aspek taktis dari proses pengadaan. Fungsi ini berfokus pada pelaksanaan pembelian barang dan jasa berdasarkan ketentuan yang telah ditetapkan dalam proses procurement.

Purchasing bertugas melakukan pembelian dari pemasok yang telah ditentukan, menegosiasikan harga, mengelola pesanan, serta mengurus administrasi pembelian secara keseluruhan.

Apa Saja Perbedaan Procurement dan Purchasing?

Berikut adalah perbedaan procurement dan purchasing dalam bentuk tabel:

Tabel di atas menggambarkan perbedaan mendasar antara procurement dan purchasing. Procurement berfokus pada aspek strategis dan merencanakan seluruh proses pengadaan dari awal hingga akhir.

Sementara itu, purchasing berperan dalam pelaksanaan harian pengadaan, termasuk berinteraksi langsung dengan pemasok, melakukan negosiasi harga, serta mengurus pengiriman barang dan jasa berdasarkan arahan dari fungsi procurement.

Bagimana Proses Berjalannya Procurement dan Purchasing

Dalam konteks perbedaan procurement dan purchasing, terdapat dua tahapan yang saling terkait dalam manajemen rantai pasokan. Berikut adalah penjelasan mengenai proses berjalannya procurement dan purchasing:

Proses procurement

Identifikasi kebutuhan: Tahap pertama dalam procurement process adalah mengidentifikasi kebutuhan barang atau jasa yang departemen atau bagian dalam organisasi perlukan. Permintaan akan berisi rincian tentang barang atau jasa yang perusahaan butuhkan, jumlah, dan kriteria lain yang relevan.

Evaluasi dan persetujuan permintaan: Mengevaluasi permintaan untuk memastikan kebenaran dan kecukupan informasi. Melakukan proses persetujuan juga akan sesuai dengan hierarki atau aturan organisasi.

Pencarian dan seleksi pemasok: Dalam tahap ini, tim procurement, berdasarkan hasil procurement planning, akan mencari dan menilai pemasok-pemasok potensial yang dapat memenuhi kebutuhan organisasi. Evaluasi terjadi dari pemasok berdasarkan kriteria seperti harga, kualitas, pengalaman, kapasitas produksi, keandalan, dan layanan purna jual.

Negosiasi kontrak: Setelah memilih pemasok, selanjutnya menegosiasikan kontrak untuk menetapkan persyaratan pembelian, termasuk harga, volume, jadwal pengiriman, garansi, kualitas, dan syarat-syarat lain yang relevan.

Pemesanan (Purchase Order): Setelah menandatangani kontrak, akan melakukan pembelian melalui pemesanan (purchase order). Purchase order berisi rincian tentang pembelian barang atau jasa, termasuk jumlah, harga, dan syarat-syarat lainnya.

Penerimaan dan pengelolaan pengiriman: Setelah mengirim barang atau jasa oleh pemasok, pihak yang membutuhkan akan menerima dan memeriksa pesanan untuk memastikan bahwa semuanya sesuai dengan persyaratan yang telah berlaku.

Evaluasi kinerja pemasok: Setelah transaksi selesai, maka akan mengevaluasi kinerja pemasok untuk memastikan bahwa pemasok tersebut memenuhi standar kualitas dan layanan yang berlaku. Informasi ini dapat membantu dalam pengambilan keputusan untuk transaksi berikutnya dengan pemasok yang sama.

Proses purchasing

Identifikasi kebutuhan: Departemen atau bagian dalam organisasi mengidentifikasi kebutuhan barang atau jasa yang harus segera terpenuhi.

Pencarian pemasok: Departemen atau individu yang bertanggung jawab untuk purchasing akan mencari pemasok yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut dengan harga dan waktu yang sesuai.

Negosiasi dan pemesanan: Melakukan proses negosiasi akan untuk menentukan harga dan syarat-syarat pembelian. Setelah itu, maka akan menempatkan pesanan melalui pemesanan (purchase order).

Penerimaan dan pembayaran: Setelah menerima barang atau jasa, maka akan melakukan penerimaan untuk memastikan semuanya sesuai dengan pesanan. Selanjutnya, menjalankan proses pembayaran sesuai dengan persyaratan pembayaran yang telah tersepakati.

Perbedaan procurement dan purchasing memiliki proses yang dapat bervariasi tergantung pada ukuran dan kompleksitas organisasi, membeli jenis barang atau jasa, dan peraturan atau kebijakan yang berlaku.

Penting untuk diingat bahwa kedua proses ini harus berjalan secara efisien dan terintegrasi untuk memastikan pasokan barang dan jasa yang tepat waktu dan berkualitas bagi organisasi.

Bagaimana Hubungan Procurement dan Purchasing Dapat Bekerja Sama?

Procurement dan purchasing adalah dua fungsi yang saling melengkapi dalam proses pengadaan barang dan jasa.

Kerja sama yang baik antara keduanya dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses pengadaan dalam perusahaan. Berikut adalah beberapa cara bagaimana procurement dan purchasing dapat bekerja sama:

Komunikasi terbuka

Terjalinnya komunikasi terbuka antara tim procurement dan purchasing sangat penting. Mereka harus saling memahami tujuan dan kebutuhan perusahaan, serta saling berbagi informasi terkini mengenai pemasok, harga, ketersediaan barang, dan kendala operasional.

Kolaborasi dalam perencanaan

Procurement dan purchasing perlu berkolaborasi dalam merencanakan strategi pengadaan. Procurement akan menetapkan rencana jangka panjang berdasarkan analisis kebutuhan perusahaan, sedangkan purchasing akan memberikan masukan tentang ketersediaan barang/jasa dan kendala-kendala yang mungkin timbul dalam pelaksanaan pengadaan.

Sharing data dan informasi

Procurement dapat memberikan data dan informasi mengenai pemasok yang telah dinilai kinerjanya serta hasil negosiasi kontrak yang telah dicapai.

Sebaliknya, purchasing dapat memberikan data mengenai stok barang, penjualan, dan kebutuhan harian perusahaan yang dapat membantu procurement dalam perencanaan dan evaluasi kinerja pemasok.

Penetapan kriteria pemasok

Procurement dan purchasing perlu bekerja bersama untuk menetapkan kriteria pemilihan pemasok yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Dengan begitu, purchasing akan lebih mudah menemukan pemasok yang memenuhi kriteria yang telah ditetapkan.

Tim pemantau kinerja pemasok

Procurement dan purchasing dapat membentuk tim yang terdiri dari anggota dari kedua fungsi ini untuk memantau kinerja pemasok secara berkala.

Tim ini akan bertanggung jawab dalam melakukan evaluasi kinerja pemasok dan menindaklanjuti jika ada masalah yang perlu diselesaikan.

Penggunaan sistem informasi bersama

Memiliki sistem informasi yang terintegrasi dan dapat diakses oleh kedua fungsi akan mempermudah pertukaran data dan informasi yang dibutuhkan dalam proses pengadaan.

Pelatihan dan pengembangan

Memberikan pelatihan dan pengembangan kepada anggota tim procurement dan purchasing tentang pentingnya kerja sama, serta cara untuk berkomunikasi dan juga bekerja bersama secara efektif.

Penghargaan atas kinerja bersama

Mendorong dan memberikan penghargaan atas kerja sama dan pencapaian bersama antara procurement dan purchasing dapat menjadi dorongan untuk terus meningkatkan kolaborasi di antara keduanya.

Dengan bekerja sama secara efektif, procurement dan purchasing dapat mencapai tujuan perusahaan dalam pengadaan barang dan jasa dengan lebih efisien, mengoptimalkan anggaran, meningkatkan kualitas produk, dan meminimalkan risiko dalam rantai pasok.

Koneksi Sebagai Penyedia Software Procurement

Koneksi menyediakan software procurement berbasis cloud yang terancang khusus untuk membantu perusahaan dalam mengelola dan mengoptimalkan proses pengadaan barang dan bahkan jasa mereka.

Berikut adalah beberapa fitur dan manfaat yang Koneksi tawarkan sebagai penyedia software procurement:

Sistem manajemen pengadaan

Koneksi menyediakan sistem manajemen pengadaan yang lengkap, mulai dari perencanaan, pembelian, hingga evaluasi kinerja pemasok.

Perusahaan dapat dengan mudah membuat rencana pengadaan jangka panjang, melakukan negosiasi kontrak dengan pemasok, serta melakukan pemantauan kinerja pemasok secara real-time.

Pengelolaan pemasok

Platform Koneksi memungkinkan perusahaan untuk mengelola dan memantau daftar pemasok mereka secara efisien. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk lebih selektif dalam memilih pemasok yang sesuai dengan kebutuhan dan kriteria perusahaan.

Penawaran dan lelang

Koneksi menyediakan fitur untuk memfasilitasi proses penawaran dan lelang, yang membantu perusahaan mendapatkan harga terbaik dari pemasok yang berbeda.

Integrasi dengan pemasok

Koneksi memudahkan integrasi dengan sistem pemasok, memungkinkan perusahaan untuk memperoleh informasi secara real-time tentang ketersediaan barang, status pesanan, dan bahkan pemenuhan pengiriman.

Analisis data

Platform Koneksi menyajikan data dan laporan analitik tentang kinerja pengadaan perusahaan, termasuk analisis biaya, waktu pengiriman, dan juga efisiensi proses. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya pengadaan.

Keamanan data

Koneksi mengutamakan keamanan data pelanggan. Data perusahaan yang tersimpan dalam platform ini terlindungi dengan sistem keamanan yang kuat untuk mencegah akses yang tidak sah.

Akses fleksibel

Karena berbasis cloud procurement, platform Koneksi memungkinkan akses yang fleksibel dari berbagai perangkat, seperti komputer, tablet, atau ponsel pintar, sehingga memudahkan pengguna untuk mengakses dan mengelola pengadaan dari mana saja dan kapan saja.

Dengan menggunakan solusi perangkat lunak procurement dari Koneksi, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, transparansi, dan juga kontrol dalam proses pengadaan mereka.

Dengan memiliki platform yang terintegrasi dan mudah berfungsi, perusahaan dapat mengurangi risiko, mengoptimalkan biaya, dan meningkatkan kualitas layanan serta produk melalui kemitraan dengan pemasok yang tepat.

Kesimpulan

Dalam bisnis, pengadaan barang dan jasa memainkan peran penting dalam menjaga kelancaran operasional perusahaan. Keduanya perlu bekerja sama secara erat untuk mencapai tujuan perusahaan dalam pengadaan dengan efisien.

Perbedaan procurement dan purchasing memiliki dua fungsi yang berbeda, namun saling melengkapi dalam proses pengadaan. Procurement berfokus pada strategi dan perencanaan jangka panjang, sementara purchasing lebih fokus pada pelaksanaan harian.

Selain itu, solusi software procurement Koneksi juga dapat menjadi kunci dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses pengadaan, sehingga perusahaan dapat bersaing dengan lebih baik di pasar yang kompetitif.

Apabila Anda tertarik untuk mencoba aplikasi procurement, Anda dapat mencoba demo gratis hanya di sini.

Keep Reading

Accounting

Strategi Pengelolaan Anggaran Perusahaan Secara Efektif

By Holy Agustus 3, 2023

Penggunaan anggaran perusahaan bisa membantu perusahaan mengelola pendapatan, pengeluaran, dan alokasi sumber daya secara terperinci dalam jangka waktu tertentu.

Dengan menggunakan budget ini, perusahaan dapat mengidentifikasi potensi pemborosan dan mengambil tindakan korektif. Ingin mengetahui cara membuat rencana keuangan yang tepat? Simak terus artikel berikut!

Daftar isi

Tujuan dari Pembuatan Anggaran Perusahaan
Tahapan Membuat Anggaran Perusahaan
Jenis-jenis Anggaran Perusahaan
Manfaat dari Anggaran Perusahaan
Permudah Pembuatan Anggaran Perusahaan dengan Software Accounting Koneksi
Kesimpulan

Tujuan dari Pembuatan Anggaran Perusahaan

Anggaran perusahaan adalah rencana keuangan yang kerap perusahaan gunakan. Dengan rencana keuangan ini, perusahaan bisa merencanakan pengeluaran dan penerimaan keuangan secara optimal.

Dengan membuat budget, perusahaan dapat menetapkan target pendapatan dan pengeluaran realistis berdasarkan data historis dan proyeksi bisnis. Hal ini memungkinkan manajemen anggaran mengidentifikasi area bisnis yang bisa meningkatkan pendapatan untuk mencapai sasaran keuangan.

Selain itu, budget berfungsi sebagai alat pengendalian dan pemantauan kinerja yang ada. Dengan membandingkan budget yang ada, perusahaan dapat mengevaluasi apakah kinerja bisnis sesuai dengan rencana atau terdapat ketidaksesuaian yang perlu ditindaklanjuti.

Jika ada perbedaan, manajemen dapat mengidentifikasi penyebabnya dan mengambil tindakan korektif untuk mengoptimalkan kinerja keuangan bisnis.

Tahapan Membuat Anggaran Perusahaan

Karena memiliki banyak manfaat, tidak heran banyak perusahaan menggunakan rencana keuangan. Dengan membuat budget yang tepat perusahaan bisa mengelola keuangan yang ada dengan baik.

Untuk itu, penting bagi suatu bisnis untuk memiliki budget yang terperinci. Berikut merupakan tahapan yang tepat saat membuat anggaran perusahaan:

Melakukan analisa pedoman anggaran

Pada tahap ini, perusahaan perlu melakukan evaluasi menyeluruh terhadap tujuan dan strategi bisnis. Hal ini akan membantu dalam menetapkan sasaran anggaran yang realistis.

Dalam analisa pedoman anggaran, perlu juga dilakukan identifikasi dan pemahaman terhadap sumber daya yang tersedia, termasuk pendapatan, biaya, dan alokasi biaya.

Dengan melakukan analisa ini, perusahaan dapat mengidentifikasi potensi sumber daya yang dapat dioptimalkan serta mengenali area di mana penghematan atau perubahan prioritas diperlukan.

Selain itu, analisa pedoman keuangan juga membantu dalam mengantisipasi perubahan ekonomi dan perubahan pasar yang dapat mempengaruhi proyeksi keuangan.

Kolaborasi yang baik antara berbagai departemen membantu memastikan bahwa budget yang disusun mencerminkan pandangan dan pemahaman yang komprehensif tentang kondisi bisnis.

Melalui analisa pedoman budget yang cermat, perusahaan dapat mengambil keputusan yang cerdas dan berdasarkan data untuk mencapai tujuan bisnis dengan efektif.

Perencanaan kegiatan dan program kerja

Saat melakukan perencanaan, perusahaan harus mengidentifikasi dan merumuskan rencana kegiatan pada periode anggaran perusahaan yang akan datang. Setelah ini, perusahaan harus menganalisis kondisi internal dan eksternal untuk menentukan peluang dan tantangan yang mungkin ada.

Kemudian, perusahaan harus juga mengalokasikan sumber daya secara tepat untuk masing-masing kegiatan dan program kerja. Proses ini melibatkan penetapan rencana keuangan realistis, di mana perusahaan harus memastikan bahwa alokasi biaya tidak berlebihan atau kurang.

Selain itu, perencanaan kegiatan dan program kerja juga harus melibatkan para pemangku kepentingan untuk memastikan keterlibatan dan dukungan dari seluruh tim yang terlibat dalam pelaksanaan rencana tersebut.

Dengan melakukan perencanaan kegiatan dan program kerja menyeluruh, perusahaan dapat memastikan rencana keuangan sesuai dengan tujuan, sehingga dapat mencapai kinerja baik.

Menentukan anggaran

Setelah melakukan perencanaan, kemudian perusahaan harus menetapkan anggaran itu sendiri. Langkah pertama dalam menentukan rencana keuangan yaitu mengidentifikasi dan menetapkan tujuan bisnis yang jelas dan spesifik.

Tujuan yang jelas akan membantu perusahaan merumuskan budget yang relevan. Selanjutnya, manajemen harus melakukan analisis menyeluruh terhadap data keuangan dan kinerja dari periode sebelumnya.

Data historis ini akan menjadi dasar memproyeksikan kinerja keuangan masa depan dan menetapkan rencana yang realistis. Selain itu, dalam tahap menentukan rencana keuangan, penting untuk melibatkan seluruh departemen dan pemangku kepentingan terkait.

Hal ini akan membantu memastikan bahwa semua aspek bisnis dan memperkuat komitmen seluruh tim dalam mencapai target anggaran.

Mengevaluasi anggaran dan pengesahan

Pada tahap ini, tim manajemen perlu melakukan analisis menyeluruh terhadap anggaran yang telah perusahaan susun. Evaluasi berlaku untuk memastikan bahwa anggaran perusahaan tersebut realistis.

Dalam proses evaluasi, tim akan memeriksa apakah semua komponen budget telah mencakup semua aspek bisnis yang relevan, termasuk pemasukan, pengeluaran, dan investasi.

Selain itu, juga akan mereka lihat jika ada potensi kesalahan atau kekurangan dalam anggaran yang perlu diperbaiki.

Mengevaluasi rencana keuangan juga memungkinkan manajemen untuk memeriksa konsistensi dengan strategi serta melakukan penyesuaian jika terdapat perubahan kondisi pasar atau internal.

Implementasi anggaran

Kemudian, setelah melakukan evaluasi, kini perusahaan akan melakukan implementasi rencana keuangan tersebut. Proses implementasi melibatkan seluruh bagian perusahaan untuk memastikan bahwa budget tersebut terintegrasi dalam setiap aspek bisnis.

Tahap implementasi melibatkan komunikasi yang efektif antara manajemen dan tim operasional untuk memahami tujuan anggaran dan menjelaskan tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian.

Selain itu, implementasi rencana tersebut juga mengharuskan adanya pengawasan dan pemantauan secara berkelanjutan yang bisa dilakukan dengan menggunakan software akuntansi.

Manajemen perlu memastikan bahwa anggaran berjalan sesuai rencana dan melakukan tindakan korektif jika terdapat deviasi atau perubahan kondisi bisnis yang signifikan.

Dengan demikian, implementasi baik akan membantu perusahaan dalam mencapai tujuan keuangan dan strategisnya.

Jenis-jenis Anggaran Perusahaan

Rencana keuangan perusahaan terdapat beragam jenis nya. Setiap jenis rencana keuangan ini memiliki tujuan dan fungsi nya masing-masing.

Maka dari itu, penting untuk mengetahui jenis anggaran yang ada supaya bisa menggunakan budget yang sesuai. Berikut merupakan jenis-jenis anggaran:

Anggaran perusahaan modal

Jenis anggaran ini fokus pada perencanaan dan alokasi dana untuk investasi dalam aset jangka panjang, seperti peralatan, bangunan, mesin, dan teknologi.

Tujuan utama anggaran modal adalah untuk mendukung pertumbuhan dan pengembangan perusahaan dengan memastikan dana yang cukup untuk mengakuisisi aset yang mereka butuhkan.

Proses penyusunan rencana ini melibatkan analisis proyeksi pendapatan masa depan, biaya, dan arus kas yang diharapkan untuk menilai kelayakan dan keuntungan potensial dari investasi.

Selain itu, anggaran modal juga membantu manajemen dalam mengidentifikasi proyek strategis yang perlu mereka utamakan dan menyusun rencana pembiayaan optimal, baik melalui sumber internal maupun melalui pendanaan eksternal.

Melalui anggaran modal, perusahaan dapat memastikan bahwa sumber daya yang dimiliki digunakan secara efisien dan efektif dalam menghadapi tantangan persaingan dan memanfaatkan peluang pasar.

Dengan menyusun anggaran modal yang cermat, perusahaan dapat menghindari pemborosan dana dalam investasi yang tidak tepat atau mengabaikan proyek yang potensial.

Anggaran perusahaan operasional

Jenis anggaran ini berfungsi dan fokus pada perencanaan dan pengendalian pengeluaran operasional rutin dalam menjalankan kegiatan sehari-hari.

Anggaran ini mencakup berbagai biaya yang terjadi secara teratur, seperti biaya produksi, biaya administrasi, biaya pemasaran, dan biaya distribusi.

Tujuan utama dari anggaran operasional adalah untuk mengalokasikan sumber daya dengan efisien, mengendalikan pengeluaran agar sesuai dengan rencana bisnis.

Dalam proses penyusunan anggaran operasional, manajemen akan melakukan peramalan berdasarkan data historis dan perkiraan masa depan untuk mengestimasi biaya.

Anggaran ini memainkan peran penting dalam mengukur kinerja operasional dan membantu manajemen untuk mengidentifikasi potensi penyimpangan dari rencana serta mengambil tindakan korektif.

Selain itu, anggaran berperan dalam mendukung proses pengambilan keputusan lebih baik, seperti menentukan harga jual produk atau jasa, menilai efisiensi dan produktivitas operasional, serta mengoptimalkan penggunaan sumber daya yang ada.

Anggaran perusahaan kas

Tujuan utama dari anggaran kas adalah untuk memantau dan mengendalikan arus kas agar tetap berada dalam jalur yang sehat.

Dalam anggaran kas, perusahaan merencanakan semua penerimaan kas yang diharapkan dari penjualan, investasi, atau sumber lainnya.

Selain itu, semua pengeluaran yang direncanakan seperti biaya produksi, pembayaran hutang, gaji, dan operasional lainnya juga diidentifikasi.

Dengan menggunakan anggaran kas, manajemen dapat mengantisipasi dan mengatasi kekurangan kas di masa depan, mengambil keputusan yang tepat tentang investasi atau pendanaan.

Pentingnya anggaran kas terletak pada kemampuannya untuk membantu bisnis menghindari masalah likuiditas dan kebangkrutan.

Dengan memiliki proyeksi penerimaan dan pengeluaran kas, perusahaan dapat mengidentifikasi arus kas mungkin menjadi negatif dan segera mengambil tindakan pencegahan.

Selain itu, budget kas memungkinkan manajemen untuk menetapkan tujuan keuangan yang realistis dan memberikan panduan bagi seluruh organisasi untuk mencapai target tersebut.

Selama periode pelaporan, anggaran kas juga digunakan sebagai alat pemantauan untuk mengevaluasi kinerja keuangan dan memastikan perusahaan beroperasi sesuai dengan rencana keuangan.

Anggaran perusahaan penjualan

Jenis anggaran yang memiliki peran penting dalam perencanaan keuangan dan strategi bisnis.

Anggaran penjualan merinci estimasi pendapatan atau penerimaan perusahaan dari penjualan produk atau jasa dalam periode waktu tertentu, biasanya dalam jangka tahunan atau kuartalan.

Proses penyusunan anggaran penjualan melibatkan analisis data historis penjualan, tren pasar, serta faktor-faktor internal dan eksternal yang dapat mempengaruhi kinerja penjualan perusahaan.

Dalam menyusun anggaran penjualan, perusahaan harus mempertimbangkan berbagai variabel, seperti perkiraan permintaan pasar, target penjualan, dan kompetisi di industri terkait.

Dengan memiliki anggaran penjualan yang akurat, perusahaan dapat mengidentifikasi potensi pendapatan, mengukur kinerja penjualan aktual, serta melakukan evaluasi dan penyesuaian atas rencana bisnisnya.

Selain itu, anggaran penjualan juga berperan sebagai acuan bagian produksi, keuangan, dan pemasaran dalam perencanaan dan pengambilan keputusan untuk mencapai tujuan perusahaan.

Anggaran perusahaan produksi

Anggaran produksi adalah jenis anggaran yang digunakan bisnis untuk merencanakan dan mengatur kegiatan produksi mereka.

Tujuan utama dari anggaran produksi adalah untuk memastikan bahwa perusahaan dapat memproduksi barang atau layanan dalam jumlah yang tepat, waktu yang tepat, dan dengan biaya yang efisien.

Anggaran produksi melibatkan perhitungan dan alokasi sumber daya seperti bahan baku, tenaga kerja, dan peralatan yang diperlukan untuk memenuhi permintaan pasar.

Dalam proses penyusunan anggaran produksi, perusahaan harus mempertimbangkan beberapa faktor, seperti proyeksi penjualan, tingkat persediaan, efisiensi produksi, dan kebijakan persediaan.

Dengan melakukan anggaran produksi cermat, dapat terhindar pemborosan sumber daya dan mengoptimalkan kapasitas produksi, sehingga dapat mencapai tujuan keuangan.

Manfaat dari Anggaran Perusahaan

Dengan menggunakan anggaran ini, perusahaan bisa mengatur dan mengelola kemana anggaran akan mereka distribusikan.

Tidak hanya ini, anggaran memiliki berbagai manfaat bagi bisnis. Untuk itu, penting bagi Anda untuk mengetahui hal ini. Berikut merupakan manfaat dari penggunaan anggaran:

Menganalisa keuntungan

Dengan memiliki anggaran yang terperinci dan terencana, perusahaan dapat melacak penerimaan dan pengeluaran secara sistematis.

Penerapan sistem akuntansi memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasi sumber-sumber pendapatan yang paling menguntungkan dan mengalokasikan sumber daya dengan bijaksana.

Anggaran perusahaan membantu dalam mengidentifikasi tren keuangan jangka panjang dan memprediksi potensi keuntungan masa depan.

Dengan data yang akurat, perusahaan dapat mengambil keputusan bisnis, seperti mengevaluasi efisiensi operasional, menentukan harga produk, dan mengidentifikasi area bisnis yang menguntungkan.

Selain itu, anggaran juga membantu dalam melakukan perbandingan antara kinerja aktual dan perkiraan. Dengan membandingkan anggaran dengan laporan keuangan aktual, perusahaan dapat mengevaluasi kinerja bisnis secara objektif.

Jika ada perbedaan antara anggaran dan kinerja aktual, manajemen dapat dengan cepat mengidentifikasi masalah dan mengambil tindakan korektif untuk mengoptimalkan keuntungan.

Mengevaluasi kinerja karyawan

Anggaran yang jelas bisa membantu perusahaan menetapkan target kinerja untuk setiap departemen dan individu.

Dalam proses ini, setiap karyawan dapat memiliki tujuan yang terarah. Anggaran juga memungkinkan manajemen memonitor pencapaian kinerja secara teratur, sehingga memfasilitasi pemantauan kinerja karyawan dengan efektif.

Selain itu, anggaran juga dapat berfungsi sebagai alat evaluasi. Dengan membandingkan hasil kinerja aktual dengan target dalam anggaran, manajemen dapat menilai apakah karyawan telah mencapai, melebihi, atau bahkan belum mencapai sasaran.

Penilaian ini dapat memberikan wawasan berharga tentang produktivitas karyawan, serta membantu dalam mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan individu.

Hasil evaluasi ini juga berguna sebagai dasar untuk memberikan penghargaan dan insentif kepada karyawan yang berhasil mencapai target kinerja, serta memberikan arahan untuk meningkatkan kinerja karyawan.

Membuat perencanaan pendanaan

Dengan menyusun anggaran yang komprehensif, perusahaan dapat mengidentifikasi sumber dan alokasi dana yang tepat untuk mencapai tujuan bisnisnya.

Proses perencanaan pendanaan membantu bisnis mengantisipasi kebutuhan finansialnya, termasuk investasi dalam proyek baru, ekspansi bisnis, atau peningkatan infrastruktur.

Anggaran yang terperinci juga memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi sumber pendanaan yang paling efisien, apakah melalui ekuitas, pinjaman, atau sumber dana lainnya.

Selain itu, perencanaan pendanaan melalui budget juga membantu pengelolaan kas yang lebih efisien. Dengan memiliki gambaran jelas tentang arus kas masuk dan keluar, perusahaan dapat mengelola likuiditasnya dengan lebih baik.

Ini memungkinkan manajemen untuk mengambil keputusan yang lebih tepat mengenai penggunaan dana dan menghindari pengeluaran yang tidak perlu.

Anggaran juga membantu mengidentifikasi potensi kelebihan kas, yang bisa mereka investasi untuk meningkatkan keuntungan atau membayar hutang lebih awal untuk menghindari biaya bunga tinggi.

Permudah Pembuatan Anggaran Perusahaan dengan Software Accounting Koneksi

Untuk mempermudah dalam membuat suatu anggaran, perusahaan bisa mengoptimalkan pembuatan ini dengan menggunakan software akuntansi.

Salah satu software yang bisa Anda gunakan yaitu Software Akuntansi milik Koneksi. Sistem ini sendiri menyediakan fitur seperti cash flow forecasting, budget management, fast bank reconciliation, dan analytical report.

Dengan fitur-fitur unggulan ini, perusahaan mampu membuat anggaran perusahaan yang sudah sesuai dengan kebutuhan dan tujuan yang mereka inginkan.

Tidak hanya itu, Koneksi memfasilitasi pelaporan keuangan yang akurat dan tepat waktu, sehingga membantu perusahaan mengambil keputusan yang akurat.

Secara keseluruhan, software akuntansi ini akan mempermudah pembuatan budget dengan menyediakan akses mudah dan menghadirkan fleksibilitas untuk menyesuaikan anggaran.

Kesimpulan

Dengan memiliki anggaran perusahaan yang terencana dengan baik, perusahaan dapat mengidentifikasi sumber pendapatan dan pengeluaran secara jelas. Anggaran yang tepat membantu perusahaan mengatasi tantangan finansial yang tak terduga dan memberikan dasar untuk evaluasi kinerja keuangan secara berkala.

Untuk membuat rencana keuangan yang optimal, Anda bisa menggunakan software akuntansi Koneksi. Sistem ini menyediakan fitur unggulan seperti budget management, analytical report, dan cash flow forecasting.

Sebagai penyedia software akuntansi terkemuka, Koneksi menyediakan berbagai fitur dan fungsi yang mendukung pembuatan anggaran perusahaan yang efektif dan efisien. Untuk mengetahuinya lebih lanjut, Anda dapat mencoba demo gratis software akuntansi Koneksi sekarang!

Keep Reading

Accounting

Manfaat Alokasi Biaya bagi Manajemen Financial Perusahaan

By Holy Agustus 3, 2023

Saat ini, melakukan alokasi biaya menjadi sangat penting karena memberikan wawasan yang mendalam tentang bagaimana perusahaan menggunakan sumber daya dan mengelola keuangannya.

Hal ini menjadi kunci untuk mencapai produktivitas yang tinggi, mengoptimalkan kinerja keuangan, dan mempertahankan daya saing pasar yang kompetitif.

Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan secara detail pengertian, metode, dan jenis-jenis yang terkait dengan alokasi biaya dan apa saja manfaat dari penggunaan alokasi yang tepat untuk bisnis

Daftar Isi

Apa itu Alokasi Biaya?
Manfaat Alokasi Biaya
Mengenal Jenis-jenis Alokasi Biaya
Perbedaan Alokasi Biaya Langsung dan Tidak Langsung
Mekanisme Alokasi Biaya
Contoh Tabel Alokasi Biaya Sederhana
Koneksi Sebagai Penyedia Software Akuntansi untuk Mempermudah Alokasi Biaya
Kesimpulan

Apa itu Alokasi Biaya?

Alokasi biaya adalah proses mengatribusikan biaya yang perusahaan habiskan ke berbagai bagian bisnisnya, seperti departemen, proyek, atau produk tertentu.

Tujuannya adalah untuk memahami dan mengukur tingkat penggunaan sumber daya oleh masing-masing bagian bisnis, sehingga perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih cerdas tentang alokasi sumber daya, merencanakan anggaran, dan mengidentifikasi efisiensi operasional. Menggunakan software akuntansi dapat membantu perusahaan dalam melakukan alokasi biaya secara lebih sistematis dan akurat.

Misalnya, sebuah perusahaan manufaktur dapat menggunakan alokasi untuk mengetahui berapa banyak biaya tenaga kerja, bahan baku, dan overhead untuk setiap produk yang terproduksi.

Selain itu, alokasi juga membantu perusahaan dalam mengevaluasi kinerja dan profitabilitas berbagai departemen dan proyek.

Manfaat Alokasi Biaya

Manfaat alokasi bagi kesehatan financial perusahaan sangatlah signifikan. Alokasi merupakan salah satu elemen penting dalam manajemen anggaran yang membantu perusahaan dalam mengelola sumber daya dengan lebih efisien dan membuat keputusan bisnis yang lebih cerdas.

Berikut adalah beberapa manfaat utama dari alokasi biaya:

1. Transparansi pengeluaran

Alokasi membantu perusahaan dalam mengidentifikasi dan memahami secara jelas seberapa besar pengeluaran yang terjadi di setiap departemen atau proyek.

Dengan mengetahui bagaimana biaya teralokasikan, perusahaan dapat menghindari pemborosan dan mengidentifikasi area yang memerlukan pengurangan biaya.

2. Pengambilan keputusan yang lebih akurat

Dengan alokasi yang tepat, perusahaan dapat mengambil keputusan bisnis yang lebih akurat dan berdasarkan data yang valid.

Manajemen dapat mengevaluasi kinerja setiap departemen atau proyek berdasarkan seberapa banyak mengeluarkan biaya dan hasil yang terjadi.

Keputusan bisnis yang berdasarkan data akan mengurangi risiko dan meningkatkan peluang keberhasilan.

3. Evaluasi kinerja dan profitabilitas

Alokasi memungkinkan perusahaan untuk mengevaluasi kinerja dan profitabilitas dari masing-masing departemen atau proyek secara terperinci.

Dengan mengetahui biaya yang terkait dengan setiap bagian bisnis, perusahaan dapat mengidentifikasi unit bisnis yang memberikan kontribusi terbesar terhadap laba dan fokus pada aspek bisnis yang menguntungkan.

4. Pengukuran efisiensi operasional

Dengan alokasi yang akurat, perusahaan dapat mengukur efisiensi operasional dari setiap departemen atau proyek.

Misalnya, dengan menganalisis biaya overhead yang teralokasikan ke berbagai departemen, manajemen dapat mengidentifikasi proses yang tidak efisien dan melakukan perbaikan untuk meningkatkan produktivitas.

5. Perencanaan anggaran yang lebih baik

Alokasi memainkan peran penting dalam perencanaan anggaran perusahaan. Dengan mengetahui berapa banyak menghabiskan biaya untuk setiap bagian bisnis, manajemen dapat menyusun anggaran yang realistis dan dapat mengandalkannya untuk periode ke depan.

6. Penentuan harga produk yang tepat

Alokasi juga berpengaruh dalam menentukan harga produk yang tepat. Dengan mengetahui biaya produksi yang tepat, perusahaan dapat menetapkan harga jual yang kompetitif dan menguntungkan, sehingga tetap menarik bagi konsumen dan memberikan laba yang maksimal.

7. Analisis pengembangan produk dan layanan

Dengan alokasi yang akurat, perusahaan dapat melakukan analisis biaya-benefit terhadap pengembangan produk dan layanan baru.

Dengan mengetahui biaya yang terkait dengan pengembangan produk baru, perusahaan dapat memperkirakan potensi laba dan risiko yang terkait dengan inisiatif tersebut.

8. Evaluasi efektivitas sumber daya

Alokasi memungkinkan perusahaan untuk mengevaluasi sejauh mana sumber daya yang dimiliki digunakan secara efektif.

Perusahaan dapat mengidentifikasi apakah menggunakan aset atau sumber daya tertentu secara maksimal atau tidak, sehingga dapat mengambil langkah-langkah untuk mengoptimalkan penggunaannya.

Dengan alokasi yang tepat, perusahaan dapat meningkatkan transparansi, efisiensi operasional, dan mengambil keputusan bisnis yang lebih cerdas untuk mencapai kesuksesan jangka panjang.

Mengenal Jenis-jenis Alokasi Biaya

Dalam alokasi, ada beberapa jenis yang berbeda berdasarkan sifat biaya yang diatribusikan:

Alokasi langsung (direct costs)

Biaya langsung adalah biaya yang dapat langsung diidentifikasi dan diatribusikan ke suatu proyek, produk, atau departemen tertentu.

Contohnya adalah bahan baku dalam produksi produk tertentu. Alokasi biaya langsung memungkinkan perusahaan untuk dengan tepat menghitung biaya produksi dan laba atas setiap produk atau proyek.

Dengan mengetahui biaya langsung dari setiap produk, perusahaan dapat menilai keuntungan masing-masing produk dan fokus pada produk yang menghasilkan keuntungan tertinggi.

Alokasi tidak langsung (indirect costs)

Biaya tidak langsung adalah biaya yang tidak dapat langsung diidentifikasi dan diatribusikan ke proyek atau departemen tertentu.

Biaya-biaya ini biasanya terkait dengan operasional keseluruhan perusahaan, seperti biaya overhead (contoh: biaya gaji staf administrasi, biaya utilitas, dan biaya pemeliharaan fasilitas).

Alokasi tidak langsung merupakan tantangan, karena perusahaan perlu menentukan metode yang tepat untuk mengatribusikan biaya ini secara adil dan akurat ke setiap unit bisnis.

Salah satu metode yang umum perusahaan gunakan adalah metode Activity-Based Costing (ABC), di mana biaya overhead teralokasikan berdasarkan aktivitas yang setiap departemen lakukan.

Perbedaan Alokasi Biaya Langsung dan Tidak Langsung

Perbedaan utama antara alokasi langsung dan tidak langsung meliputi:

1. Sifat alokasi

Alokasi biaya langsung: Biaya langsung adalah biaya yang dapat diidentifikasi secara langsung dan spesifik dengan suatu produk, proyek, atau departemen tertentu.Biaya ini berkaitan erat dengan produksi atau pengadaan suatu barang atau jasa. Contohnya adalah membeli bahan baku, upah langsung untuk pekerja produksi, dan komponen yang khusus untuk produk tertentu.
Alokasi biaya tidak langsung: Biaya tidak langsung adalah biaya-biaya yang tidak dapat diatribusikan secara langsung ke suatu produk, proyek, atau departemen tertentu.Biaya ini lebih terkait dengan operasional keseluruhan perusahaan dan tidak berkaitan langsung dengan produksi atau pengadaan suatu barang atau jasa. Contohnya adalah biaya overhead seperti gaji staf administrasi, biaya utilitas, dan biaya pemeliharaan fasilitas.

2. Identifikasi dan penghitungan

Alokasi biaya langsung: Mengidentifikasi biaya langsung lebih mudah dan menghitungnya karena terkait langsung dengan produksi atau pengadaan suatu barang atau jasa. Misalnya, biaya bahan baku dapat dihitung berdasarkan jumlah yang dibeli dan harga per unitnya.
Alokasi biaya tidak langsung: Mengindentifikasi biaya tidak langsung lebih sulit untuk dan dialokasikan karena tidak dapat diatribusikan secara langsung ke suatu produk atau proyek tertentu. Misalnya, biaya overhead seperti biaya utilitas sulit diatribusikan secara spesifik ke satu produk, sehingga memerlukan metode alokasi berdasarkan basis aktivitas atau proporsi.

3. Alokasi biaya

Alokasi biaya langsung: Alokasi langsung dilakukan secara langsung dan spesifik ke produk atau proyek terkait. Biaya langsung dapat teralokasikan langsung ke produk berdasarkan jumlah unit yang diproduksi atau jam kerja pekerja pada proyek tertentu.
Alokasi biaya tidak langsung: Alokasi tidak langsung melibatkan metode alokasi yang berdasarkan basis aktivitas atau proporsi yang relevan dengan setiap departemen atau proyek. Misalnya, biaya overhead bisa teratribusikan berdasarkan jam kerja atau jumlah tenaga kerja yang setiap departemen gunakan.

4. Tujuan alokasi biaya

Alokasi biaya langsung: Alokasi langsung bertujuan untuk menghitung biaya produksi suatu produk atau jasa secara akurat dan mengukur profitabilitas setiap unit bisnis.
Alokasi biaya tidak langsung: Alokasi tidak langsung bertujuan untuk mengatribusikan biaya overhead yang tidak terkait langsung dengan produksi atau pengadaan produk tertentu ke berbagai departemen atau proyek secara adil.

5. Pengambilan keputusan

Alokasi langsung: Alokasi langsung membantu manajemen dalam menghitung harga pokok produksi, menetapkan harga jual produk, dan melakukan analisis kinerja terhadap setiap produk atau proyek.
Alokasi tidak langsung: Alokasi tidak langsung membantu manajemen dalam mengevaluasi efisiensi penggunaan sumber daya di setiap departemen atau proyek, serta mengidentifikasi potensi untuk mengurangi biaya overhead.

Dalam pengelolaan keuangan dan pengambilan keputusan bisnis, memahami perbedaan antara alokasi langsung dan tidak langsung sangat penting.

Mekanisme Alokasi Biaya

Mekanisme alokasi tergantung pada jenis alokasi. Beberapa mekanisme alokasi yang umum perusahaan gunakan adalah:

Alokasi berdasarkan volume produksi

Metode ini mengalokasikan biaya overhead berdasarkan volume produksi, seperti memproduksi jumlah unit atau layanan.

Biaya overhead yang keluar berkaitan dengan aktivitas produksi, sehingga semakin banyak menghasilkan produk atau layanan, semakin banyak biaya overhead yang teralokasikan.

Meskipun metode ini sederhana, kelemahannya adalah asumsi bahwa tingkat biaya overhead berbanding lurus dengan volume produksi tidak selalu benar, terutama jika biaya overhead bersifat tetap.

Alokasi berdasarkan biaya langsung

Metode ini mengalokasikan biaya overhead berdasarkan biaya langsung yang terkait dengan produk atau departemen tertentu.

Biaya langsung seperti biaya tenaga kerja langsung atau bahan langsung dianggap sebagai pengukur yang relevan untuk alokasi overhead.

Meskipun mudah mengimplementasikan metode ini, dapat menyebabkan distorsi alokasi jika ada perubahan dalam proporsi biaya langsung dari waktu ke waktu.

Alokasi berdasarkan kapasitas atau aktivitas

Metode ini mengalokasikan biaya overhead berdasarkan kapasitas atau tingkat aktivitas departemen atau produk.

Biaya overhead teralokasikan berdasarkan menggunakan ukuran atau jumlah aktivitas tertentu, seperti jam mesin, jumlah transaksi yang terproses, atau jumlah menerima pesanan.

Metode ini cenderung lebih akurat karena menyesuaikan biaya overhead dengan aktivitas yang sebenarnya terjadi, tetapi memerlukan data yang akurat dan sistem yang baik untuk melacak aktivitas dengan tepat.

Alokasi berdasarkan persentase penjualan

Metode ini mengalokasikan biaya overhead berdasarkan persentase dari total penjualan produk atau layanan.

Biaya overhead dianggap terkait dengan volume penjualan dan dialokasikan secara proporsional.

Metode ini sederhana, tetapi dapat menyebabkan distorsi jika produk atau layanan dengan margin laba yang rendah mendapatkan alokasi overhead yang berlebihan.

Alokasi berdasarkan tenaga kerja langsung

Metode ini mengalokasikan biaya overhead berdasarkan jumlah jam kerja langsung yang setiap departemen atau produk gunakan.

Metode ini berasumsi bahwa biaya overhead berkorelasi langsung dengan tenaga kerja langsung.

Meskipun sederhana, metode ini mungkin tidak akurat jika jumlah jam kerja langsung tidak mencerminkan sepenuhnya konsumsi sumber daya dan aktivitas.

Alokasi berdasarkan luas area

Penggunaan metode ini sering terjadi dalam alokasi overhead untuk fasilitas produksi atau ruang kantor. Biaya overhead teralokasikan berdasarkan luas area yang departemen gunakan.

Metode ini sederhana tetapi kurang akurat jika luas area tidak mencerminkan sepenuhnya penggunaan sumber daya dan aktivitas.

Alokasi berdasarkan jumlah karyawan

Metode ini mengalokasikan biaya overhead berdasarkan jumlah karyawan yang bekerja di setiap departemen atau proyek.

Metode ini cocok untuk perusahaan dengan biaya overhead yang sangat berkaitan dengan tenaga kerja. Namun, metode ini tidak mempertimbangkan perbedaan tingkat produktivitas dan kontribusi karyawan dalam departemen yang berbeda.

Melakukan pemilihan metode alokasi harus dengan hati-hati, dengan mempertimbangkan karakteristik bisnis dan tujuan alokasi. Sebaiknya, perusahaan menggunakan kombinasi beberapa metode atau mencari metode yang paling relevan dengan aktivitas dan sifat biaya overhead yang terjadi.

Contoh Tabel Alokasi Biaya Sederhana

Berikut adalah contoh tabel alokasi sederhana menggunakan metode alokasi berdasarkan persentase pengeluaran untuk dua departemen dalam sebuah perusahaan:

Pada tabel di atas, terdapat enam jenis biaya yang teralokasikan ke Departemen A dan Departemen B.

Menggunakan persentase pengeluaran untuk masing-masing departemen sebagai dasar alokasi biaya.

Setelah proses alokasi selesai, total alokasi untuk kedua departemen akan sama dengan total biaya yang ada.

Harap dicatat bahwa ini hanya contoh sederhana dan dalam situasi nyata, proses alokasi dapat lebih kompleks dan melibatkan lebih banyak departemen atau variabel lainnya. Menggunakan metode alokasi juga dapat berbeda tergantung pada kebijakan dan kebutuhan perusahaan.

Koneksi Sebagai Penyedia Software Akuntansi untuk Mempermudah Alokasi Biaya

Penggunaan software akuntansi modern, terutama yang berbasis cloud, dapat sangat membantu perusahaan dalam proses alokasi.

Software akuntansi dapat secara otomatis menghitung dan melacak alokasi berdasarkan suatu metode tertentu, mengurangi kesalahan manusia dan memerlukan waktu untuk melakukan proses manual.

Selain itu, software akuntansi menyediakan laporan dan analisis yang mendalam mengenai alokasi, membantu perusahaan mengambil keputusan bisnis yang lebih baik.

Dengan kemajuan teknologi, perusahaan dapat menggunakan fitur analisis data untuk menganalisis keterkaitan antara alokasi dengan kinerja keuangan perusahaan, mempermudah proses pengambilan keputusan.

Koneksi merupakan salah satu penyedia sistem informasi akuntansi yang dapat membantu perusahaan dalam mempermudah proses alokasi.

Sebagai penyedia software akuntansi terkemuka, Koneksi menyediakan berbagai fitur dan fungsi yang mendukung manajemen alokasi yang efektif dan efisien. Untuk mengetahuinya lebih lanjut, Anda dapat mencoba demo gratis software akuntansi Koneksi sekarang!

Kesimpulan

Alokasi biaya adalah praktik penting dalam manajemen keuangan perusahaan yang memiliki manfaat penting bagi kesehatan financial perusahaan.

Dengan alokasi yang tepat, perusahaan dapat memahami dan mengukur penggunaan sumber daya secara efektif, merencanakan anggaran yang lebih baik, dan mengidentifikasi efisiensi operasional.

Penerapan sistem akuntansi modern dapat mempermudah proses alokasi dan menyediakan analisis data yang mendalam untuk membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan bisnis yang lebih baik.

Dengan menggunakan software akuntansi dari Koneksi, proses alokasi biaya bersama perusahaan akan menjadi lebih efisien dan efektif.

Dengan fitur otomatisasi yang canggih, Koneksi mengintegrasikan data dari berbagai sumber, seperti pembelian, penjualan, dan biaya operasional, secara real-time.

Hal ini meminimalkan risiko kesalahan manusia dan menyediakan data yang konsisten dan terpercaya.

Keep Reading

Accounting

Manajemen Anggaran: Jenis, Tujuan dan Tips Menyusunnya

By Holy Agustus 2, 2023

Di era bisnis yang sangat kompetitif saat ini, hampir semua perusahaan menyadari pentingnya dan berlomba-lomba untuk menggunakan manajemen anggaran.

Hal ini disebabkan oleh berbagai alasan dan manfaat yang ditawarkan oleh manajemen anggaran dalam meningkatkan efisiensi, keberlanjutan, dan daya saing perusahaan.

Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan secara detail terkait pengertian, proses-proses yang terkait dengan manajemen anggaran dan apa saja manfaat dari penggunaanya untuk perusahaan Anda.

Daftar Isi

Pengertian Manajemen Anggaran
Jenis-jenis Anggaran dalam Manajemen Keuangan Perusahaan
Fungsi dan Tujuan Manajemen Anggaran
Langkah Pengelolaan Manajemen Anggaran
Tips Manajemen Anggaran Perusahaan
Contoh Template Penyusunan Budget Managemen
Manajemen Anggaran Lebih Mudah Dengan Software Akuntansi Koneksi
Kesimpulan

Pengertian Manajemen Anggaran

Manajemen anggaran merupakan suatu proses yang kompleks dan sangat penting dalam pengelolaan keuangan perusahaan atau organisasi.

Penerapan sistem akuntansi ini melibatkan perencanaan, pengelolaan, dan juga pengawasan terhadap penggunaan sumber daya keuangan dalam rangka mencapai tujuan bisnis yang telah ditetapkan.

Anggaran adalah suatu dokumen yang menggambarkan perkiraan pendapatan dan pengeluaran dalam jangka waktu tertentu, biasanya dalam satu tahun fiskal.

Manajemen anggaran melibatkan berbagai tahap, termasuk perumusan anggaran, penetapan target keuangan, alokasi dana, dan juga pemantauan pelaksanaannya.

Manajemen anggaran menjadi landasan bagi perusahaan untuk mengendalikan keuangan, melakukan perencanaan yang matang, dan bahkan mengukur kinerja keuangan secara efektif.

Dengan mengikuti proses manajemen anggaran dan menggunakan software akuntansi yang tepat, maka perusahaan dapat menghindari pemborosan sumber daya, memprioritaskan penggunaan dana untuk mencapai tujuan strategis, serta meningkatkan daya saing dan kemampuan beradaptasi di pasar yang selalu berubah.

Jenis-jenis Anggaran dalam Manajemen Keuangan Perusahaan

Anggaran merupakan alat yang penting dalam Manajemen Keuangan perusahaan untuk merencanakan dan juga mengelola penggunaan sumber daya keuangan secara efisien.

Dalam penyusunan anggaran, perusahaan perlu mempertimbangkan berbagai aspek keuangan yang mencakup berbagai bidang operasional perusahaan. Berikut adalah beberapa jenis anggaran yang umum berguna dalam manajemen keuangan perusahaan:

1. Penjualan

Hal ini adalah perkiraan jumlah produk atau jasa yang akan perusahaan jual dalam suatu periode tertentu.

Anggaran ini menjadi landasan bagi perusahaan untuk merencanakan pendapatan dan mengidentifikasi target penjualan yang realistis.

Dalam menyusun Anggaran, maka perusahaan harus mempertimbangkan faktor-faktor seperti permintaan pasar, tren penjualan masa lalu, kondisi ekonomi, dan aktivitas pemasaran.

2. Produksi

Anggaran ini berhubungan erat dengan Anggaran Penjualan. Tujuan dari anggaran ini adalah merencanakan jumlah produk atau jasa yang harus perusahaan produksi untuk memenuhi permintaan pasar yang telah anggaran penjualan tetapkan.

Anggaran produksi mempertimbangkan kapasitas produksi perusahaan, ketersediaan bahan baku, dan juga efisiensi produksi untuk menentukan jumlah produksi yang optimal.

3. Biaya bahan baku

Biaya bahan baku merencanakan pengeluaran untuk membeli bahan baku yang akan bergunakan dalam proses produksi.

Anggaran ini mempertimbangkan jumlah bahan baku berdasarkan anggaran produksi dan juga harga bahan baku yang berlaku di pasar.

Dengan memiliki Anggaran Biaya Bahan Baku yang tepat, maka perusahaan dapat menghindari kekurangan bahan baku dan memastikan ketersediaan stok yang cukup untuk menjalankan produksi.

4. Biaya tenaga kerja langsung

Anggaran Biaya Tenaga Kerja mencakup perkiraan biaya yang diperlukan untuk membayar upah karyawan yang terlibat langsung dalam proses produksi.

Anggaran ini melibatkan estimasi jumlah jam kerja yang dibutuhkan dan tarif upah yang berlaku.

Dengan memperkirakan Anggaran Biaya Tenaga Kerja Langsung, perusahaan dapat mengatur anggaran operasional dan mengelola pengeluaran tenaga kerja dengan lebih efisien.

5. Anggaran overhead pabrik

Dana Overhead Pabrik merencanakan biaya-biaya produksi selain biaya bahan baku dan tenaga kerja langsung, seperti biaya listrik, biaya pemeliharaan mesin, dan biaya overhead pabrik lainnya.

Anggaran ini membantu perusahaan dalam menghitung total biaya produksi secara komprehensif dan mengidentifikasi faktor-faktor yang dapat mempengaruhi efisiensi produksi.

6. Program

Anggaran ini adalah anggaran yang digunakan untuk merencanakan dan mengalokasikan dana untuk program-program atau proyek khusus yang dilakukan oleh perusahaan.

Anggaran program mencakup berbagai jenis program, seperti kampanye pemasaran, penelitian dan pengembangan produk, inovasi teknologi, dan proyek-proyek strategis lainnya.

Dengan menyusun Anggaran Program, perusahaan dapat mengalokasikan sumber daya secara tepat untuk mencapai tujuan-tujuan strategis.

7. Pertanggungjawaban

Anggaran Pertanggungjawaban merupakan anggaran yang diberikan kepada setiap departemen atau unit bisnis dalam perusahaan.

Dana ini memungkinkan manajer dan karyawan untuk memahami tanggung jawab keuangan mereka dan memberikan panduan dalam penggunaan sumber daya.

Anggaran Pertanggungjawaban membantu dalam menciptakan akuntabilitas dan transparansi dalam pengelolaan keuangan di setiap tingkat organisasi.

8. Anggaran kas

Anggaran Kas merencanakan arus kas masuk dan keluar perusahaan dalam periode tertentu.

Dana ini mencakup estimasi penerimaan kas dari penjualan, penerimaan piutang, dan sumber-sumber kas lainnya, serta estimasi pengeluaran kas untuk membayar hutang, biaya operasional, dan investasi lainnya.

Dengan Anggaran Kas yang baik, perusahaan dapat mengelola likuiditas dan memastikan ketersediaan kas yang cukup untuk memenuhi kebutuhan bisnis.

Fungsi dan Tujuan Manajemen Anggaran

Manajemen anggaran memiliki berbagai fungsi dan tujuan yang sangat penting dalam pengelolaan keuangan perusahaan. Berikut adalah beberapa fungsi dan tujuan manajemen anggaran antara lain:

Manajemen anggaran untuk rencanan keuangan

Salah satu fungsi utama manajemen anggaran adalah sebagai alat perencanaan keuangan. Dengan merumuskan anggaran, perusahaan dapat merencanakan dan mengalokasikan sumber daya secara efisien untuk mencapai tujuan bisnis.

Anggaran juga membantu perusahaan untuk memproyeksikan pendapatan dan pengeluaran di masa depan, sehingga memudahkan perusahaan dalam merancang strategi bisnis yang berkelanjutan.

Manajemen anggaran sebagai kontrol keuangan

Manajemen anggaran berfungsi sebagai alat kontrol keuangan yang membantu perusahaan memantau dan mengevaluasi kinerja keuangan secara berkala.

Dengan membandingkan anggaran dengan realisasi, perusahaan dapat mengidentifikasi perbedaan dan mengambil tindakan korektif jika diperlukan.

Pengendalian keuangan yang baik sangat penting untuk memastikan bahwa perusahaan beroperasi sesuai dengan rencana dan mencapai target keuangan yang telah ditetapkan.

Manajemen anggaran untuk pengambilan keputusan

Anggaran juga memiliki peran penting dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan alokasi sumber daya dan prioritas bisnis.

Keputusan keuangan yang didasarkan pada anggaran cenderung lebih rasional dan terukur, sehingga membantu perusahaan untuk mencapai tujuan bisnis dengan lebih efektif.

Dalam situasi terbatasnya sumber daya, manajemen anggaran membantu perusahaan dalam menentukan alokasi dana yang paling efisien untuk mencapai target bisnis.

Motivasi karyawan

Anggaran dapat menjadi alat motivasi bagi karyawan untuk mencapai target dan sasaran keuangan perusahaan.

Dengan memiliki target yang jelas dalam anggaran, karyawan menjadi lebih termotivasi untuk bekerja lebih keras demi mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Selain itu, karyawan yang terlibat dalam penyusunan anggaran dapat merasa lebih berperan dalam mencapai tujuan bisnis, sehingga meningkatkan rasa memiliki dan komitmen terhadap perusahaan.

Pengendalian biaya

Manajemen anggaran membantu perusahaan dalam mengendalikan biaya dan menghindari pemborosan sumber daya.

Dengan mengalokasikan anggaran secara tepat, perusahaan dapat mengurangi risiko kerugian dan meningkatkan efisiensi operasional.

Selain itu, manajemen anggaran juga membantu perusahaan dalam mengidentifikasi potensi pemborosan dan melakukan tindakan korektif untuk mengoptimalkan penggunaan sumber daya.

Manajemen anggaran sebagai evaluasi kinerja

Melalui pemantauan anggaran, perusahaan dapat mengevaluasi kinerja keuangan dan operasionalnya.

Perbedaan antara anggaran dan realisasi dapat memberikan wawasan yang berharga tentang efektivitas strategi bisnis dan pengelolaan keuangan perusahaan.

Dengan melakukan evaluasi kinerja secara teratur, perusahaan dapat mengidentifikasi keberhasilan dan tantangan dalam mencapai tujuan bisnis, serta memperbaiki rencana dan strategi ke depannya.

Langkah Pengelolaan Manajemen Anggaran yang Tepat Bagi Perusahaan

Manajemen anggaran adalah proses yang kompleks dalam pengelolaan keuangan perusahaan. Untuk mencapai tujuan keuangan yang telah ditetapkan, perusahaan perlu mengikuti langkah-langkah pengelolaan manajemen anggaran dengan cermat.

Berikut adalah beberapa langkah penting dalam mengelola manajemen anggaran dengan baik:

Melakukan perancangan anggaran dengan baik

Langkah pertama dalam pengelolaan manajemen anggaran adalah melakukan perancangan anggaran yang baik. Dalam proses ini, perusahaan harus merumuskan anggaran dengan cermat berdasarkan informasi dan data yang akurat.

Perancangan anggaran mencakup estimasi pendapatan dan pengeluaran yang diharapkan dalam periode tertentu, serta alokasi dana untuk berbagai aktivitas dan program bisnis.

Dengan perancangan anggaran yang matang, perusahaan dapat memiliki panduan yang jelas dalam mengelola keuangan dengan efisien.

Melacak anggaran secara berkala

Setelah anggaran disusun, langkah selanjutnya adalah melacak anggaran secara berkala. Pemantauan anggaran dilakukan untuk memastikan bahwa realisasi keuangan perusahaan sesuai dengan rencana.

Selama proses pemantauan, identifikasi perbedaan dan penyimpangan antara anggaran dan realisasi, serta cari tahu penyebabnya.

Pemantauan yang berkala membantu perusahaan dalam mengidentifikasi masalah sejak dini dan mengambil tindakan korektif jika diperlukan.

Mengatur manajemen anggaran

Langkah selanjutnya adalah mengatur anggaran secara efisien. Setelah melacak anggaran, perusahaan perlu melakukan pengaturan dan pergeseran anggaran jika diperlukan.

Misalnya, jika terdapat anggaran yang tidak terpakai atau terdapat kebutuhan mendesak di area lain, maka lakukan realokasi anggaran dengan bijaksana.

Mengatur anggaran memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan penggunaan sumber daya dan mencapai efisiensi operasional yang lebih baik.

Mengendalikan pengeluaran

Pengendalian pengeluaran merupakan langkah kritis dalam pengelolaan manajemen anggaran. Perusahaan perlu memastikan bahwa pengeluaran berada dalam batas yang telah ditetapkan dalam anggaran.

Jika pengeluaran melebihi anggaran, perusahaan harus segera mencari solusi untuk mengurangi pengeluaran atau mencari sumber pendapatan tambahan.

Pengendalian pengeluaran membantu perusahaan dalam menghindari pemborosan dan meningkatkan efisiensi operasional.

Mewaspadai hal yang tak terduga

Dalam manajemen anggaran, perusahaan juga perlu mewaspadai hal yang tak terduga atau perubahan yang tidak terduga yang dapat mempengaruhi keuangan perusahaan.

Misalnya, fluktuasi harga bahan baku, perubahan regulasi, atau perubahan kondisi pasar dapat berdampak pada anggaran.

Oleh karena itu, perusahaan harus memiliki rencana cadangan dan fleksibilitas dalam anggaran untuk menghadapi situasi yang tidak terduga.

Mencari dukungan dari pihak lain

Pengelolaan manajemen anggaran bukanlah tugas yang dapat diemban sendiri oleh satu individu atau departemen.

Dalam mengelola anggaran, perusahaan perlu mencari dukungan dari pihak lain, termasuk manajemen, tim departemen, dan karyawan.

Komunikasi yang efektif dan kolaborasi yang baik dengan seluruh tim membantu dalam menyusun anggaran yang lebih akurat dan mendapatkan dukungan untuk mencapai tujuan keuangan perusahaan.

Tips Manajemen Anggaran Perusahaan

Manajemen anggaran merupakan proses yang penting dalam pengelolaan keuangan perusahaan untuk mencapai tujuan keuangan yang telah ditetapkan.

Dalam menyusun dan mengelola anggaran, perusahaan perlu memperhatikan beberapa tips penting agar manajemen anggaran dapat berjalan dengan lebih efektif dan efisien.

Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu perusahaan dalam manajemen anggaran:

1. Analisis data historis

Salah satu tips penting dalam manajemen anggaran adalah melakukan analisis data historis. Data masa lalu tentang kinerja keuangan dan operasional perusahaan dapat memberikan wawasan yang berharga dalam merumuskan anggaran di masa depan.

Dengan menganalisis data historis, perusahaan dapat mengidentifikasi pola dan tren keuangan, mengidentifikasi perbedaan antara anggaran dan realisasi, serta mengidentifikasi faktor-faktor yang mempengaruhi keuangan perusahaan.

Analisis data historis membantu perusahaan dalam membuat estimasi yang lebih akurat tentang pendapatan dan biaya di masa depan.

2. Libatkan tim terkait

Manajemen anggaran bukanlah tanggung jawab tunggal satu individu, melainkan melibatkan berbagai departemen dan tim dalam perusahaan. Tips kedua adalah melibatkan tim terkait dalam proses penyusunan dan pengelolaan anggaran.

Tim terkait, termasuk manajemen, departemen terkait, dan staf lain yang memiliki pemahaman mendalam tentang kebutuhan dan prioritas bisnis, dapat memberikan kontribusi berharga dalam menyusun anggaran yang lebih akurat dan juga komprehensif.

Kolaborasi antar tim membantu dalam mendapatkan perspektif yang lebih luas dan memastikan bahwa anggaran mencerminkan visi dan strategi bisnis perusahaan.

3. Realistis dan ambisius

Perusahaan perlu menetapkan target keuangan yang realistis namun ambisius. Tips ini memastikan bahwa anggaran dapat mencerminkan tujuan bisnis perusahaan yang sesungguhnya, namun tetap dapat dicapai secara layak.

Anggaran yang terlalu rendah dapat menghambat pertumbuhan perusahaan, sedangkan anggaran yang terlalu tinggi dapat menyebabkan pemborosan.

Oleh karena itu, pilihlah target keuangan yang realistis berdasarkan data dan analisis yang akurat, namun tetap menantang untuk mendorong kemajuan bisnis.

4. Fleksibel

Tips selanjutnya adalah membuat anggaran yang fleksibel. Perubahan yang tidak terduga dapat terjadi dalam lingkungan bisnis, seperti fluktuasi harga bahan baku, perubahan kondisi pasar, atau perubahan regulasi.

Dengan membuat anggaran yang fleksibel, perusahaan dapat dengan mudah beradaptasi terhadap perubahan dan menyesuaikan rencana keuangan dengan cepat.

Fleksibilitas dalam anggaran memungkinkan perusahaan untuk tetap tanggap terhadap perubahan, menghindari situasi yang tidak terduga, dan menjaga stabilitas keuangan.

5. Perbaiki dan evaluasi

Tips terakhir adalah selalu perbaiki dan evaluasi anggaran secara berkala. Anggaran bukanlah dokumen statis, melainkan harus memperharuinya secara teratur sesuai dengan perubahan kondisi bisnis dan kebutuhan perusahaan.

Tinjau dan evaluasi anggaran secara berkala untuk mengidentifikasi perbedaan antara anggaran dan realisasi, dan juga mengambil tindakan korektif.

Evaluasi yang berkala membantu perusahaan dalam mengidentifikasi masalah dan peluang, serta memastikan bahwa anggaran tetap sesuai dengan rencana.

Contoh Template Penyusunan Budget Managemen

Berikut adalah suatu contoh penyusunan Budget Management dalam bentuk tabel. Budget Management ini terdiri dari estimasi biaya, anggaran aktual, dan selisih (variance) antara estimasi dan anggaran aktual.

Misalkan contohnya adalah proyek pembangunan sebuah aplikasi perangkat lunak. Budget Management ini akan mencakup beberapa komponen biaya, seperti gaji tim, biaya perangkat keras, lisensi perangkat lunak, dan lain-lain.

Asumsi di bawah ini berdasarkan skala kecil dan proyek fiktif demi tujuan contoh saja.

Keterangan:

Estimasi biaya: Menganggarkan perkiraan biaya awal untuk masing-masing komponen.

Anggaran aktual: Biaya aktual yang telah dikeluarkan atau dianggarkan ulang selama proyek berjalan.

Selisih (Variance): Perbedaan antara estimasi biaya awal dan anggaran aktual. Jika nilainya negatif, berarti biaya aktual lebih rendah dari perkiraan, sedangkan jika nilainya positif, berarti biaya aktual lebih tinggi dari perkiraan.

Total Biaya: Jumlah total dari semua estimasi biaya awal untuk seluruh komponen.

Budget Management ini bertujuan untuk membantu mengendalikan dan memantau pengeluaran selama proyek berlangsung. Setiap selisih antara estimasi biaya dan anggaran aktual perlu keputusan lebih lanjut untuk menganalisis dan mempertimbangkannya.

Harap diingat bahwa contoh di atas adalah fiktif dan harus disesuaikan dengan skala proyek yang kecil. Dalam praktik nyata, budget management akan lebih kompleks dan terdiri dari lebih banyak komponen biaya serta lebih rinci dalam pemantauan dan juga pelaporan.

Manajemen Anggaran Lebih Mudah Dengan Software Akuntansi Koneksi

Software akuntansi seperti Koneksi memang hadir untuk membantu dalam manajemen anggaran dan proses akuntansi secara lebih efisien.

Koneksi adalah salah satu software yang telah membantu banyak bisnis, baik skala kecil maupun besar, dalam mengelola keuangan mereka dengan lebih baik.

Berikut beberapa cara di mana software akuntansi Koneksi dapat memudahkan manajemen anggaran:

1. Pencatatan transaksi anggaran yang efisien

Software akuntansi Koneksi menyediakan platform yang mudah berguna untuk mencatat semua transaksi keuangan perusahaan.

Dengan adanya sistem yang terstruktur dan terotomatisasi, Anda dapat dengan mudah mencatat berbagai transaksi seperti pemasukan dari penjualan, pengeluaran untuk pembelian, biaya operasional, dan lain-lain.

Pencatatan transaksi keuangan yang efisien akan memudahkan Anda dalam melacak aliran kas perusahaan serta mengurangi potensi kesalahan manusia dalam proses pencatatan.

2. Pengelolaan manajemen anggaran yang tepat

Dengan Koneksi, Anda dapat menyusun anggaran untuk berbagai keperluan bisnis, seperti anggaran operasional, anggaran pemasaran, anggaran investasi, dan lain-lain.

Selain itu, Anda juga dapat melakukan pemantauan dan pelacakan realisasi anggaran secara terperinci.

Ini memungkinkan Anda untuk mengetahui apakah pengeluaran sesuai dengan rencana anggaran yang telah ditetapkan atau apakah ada perluasan anggaran yang diperlukan untuk proyek tertentu.

3. Laporan manajemen anggaran yang komprehensif

Software akuntansi milik Koneksi menyediakan berbagai laporan keuangan yang sangat berguna untuk analisis keuangan perusahaan.

Anda dapat dengan mudah mengakses laporan laba rugi (income statement), neraca (balance sheet), laporan arus kas (cash flow statement), dan laporan keuangan lainnya.

Dengan laporan keuangan yang komprehensif ini, Anda dapat memahami kinerja keuangan perusahaan, mengidentifikasi tren keuangan, dan juga mengambil keputusan yang tepat untuk pertumbuhan bisnis.

4. Integrasi dengan bank dan pajak

Koneksi biasanya dapat terintegrasi dengan sistem perbankan dan perpajakan, memungkinkan Anda untuk melakukan rekonsiliasi bank dengan lebih efisien.

Integrasi ini juga memudahkan dalam melacak pembayaran dari pelanggan dan pembayaran tagihan dari pemasok.

Selain itu, Koneksi juga biasanya memiliki fitur pelaporan pajak yang memudahkan Anda dalam menyusun dan melaporkan pajak perusahaan sesuai dengan aturan dan peraturan yang berlaku.

5. Akses data dari mana saja

Seiring dengan kemajuan teknologi, banyak sistem informasi akuntansi seperti Koneksi dapat diakses secara online melalui berbagai perangkat, termasuk komputer, smartphone, atau tablet.

Hal ini memudahkan Anda untuk mengakses data keuangan perusahaan dari mana saja dan kapan saja selama terhubung dengan internet.

Kemudahan ini juga memungkinkan kolaborasi tim yang lebih baik, terutama dalam hal pengelolaan anggaran dan laporan keuangan.

6. Kolaborasi tim antar divisi menjadi efektif

Koneksi memungkinkan berbagai anggota tim, seperti tim akuntansi, manajemen keuangan, dan departemen lainnya, untuk bekerja bersama dan berkolaborasi dalam mengelola anggaran dan keuangan perusahaan.

Tim dapat saling berbagi informasi, melacak tugas, dan memberikan tanggapan secara real-time, meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam manajemen anggaran dan juga akuntansi.

Kesimpulan

Manajemen anggaran melibatkan berbagai tahap, termasuk perumusan anggaran, penetapan target keuangan, alokasi dana, dan juga pemantauan pelaksanaannya. Manajemen anggaran menjadi landasan bagi perusahaan untuk mengendalikan keuangan, melakukan perencanaan yang matang, dan mengukur kinerja keuangan secara efektif.

Dengan hadirnya software akuntansi, hal ini akan membantu menyusun anggaran, mengintegrasikan data keuangan, dan bahkan menyajikan laporan keuangan yang akurat. Keduanya bekerja bersama untuk meningkatkan efisiensi operasional dan juga mendukung pengambilan keputusan yang lebih tepat.

Penggunaan Koneksi dapat meningkatkan efisiensi pengelolaan keuangan perusahaan. Jangan ragu untuk menghubungi Koneksi dan segera jadwalkan konsultasi gratis bersama tim ahli kami. Kami berkomitmen untuk membantu Anda mencapai tujuan bisnis Anda melalui solusi software akuntansi yang tepat dan juga efektif. Coba demo gratis software akuntansi sekarang!

Keep Reading

Procurement

Ketahui Manfaat Cloud Procurement Bagi Kemajuan Perusahaan Anda

By Holy Agustus 2, 2023

Tantangan persaingan bisnis yang semakin ketat dan perkembangan teknologi informasi telah mendorong perusahaan untuk mencari inovasi dalam meningkatkan efisiensi, fleksibilitas, dan inovasi dalam proses operasional mereka. Salah satu solusi yang kini menjadi favorit adalah menerapkan cloud procurement atau sistem procurement berbasis awan.

Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan secara detail terkait pengertian, proses-proses yang terkait dengan manajemen anggaran dan apa saja manfaat dari penggunaan cloud procurement untuk perusahaan Anda.

Daftar Isi

Pengertian Cloud Procurement
Apa Saja Manfaat dari Penerapan Cloud Procurement
Apa Saja Fitur-fitur dari Cloud Procurement
Kelebihan dari Menggunakan Cloud Procurement
Kekurangan dari Menggunakan Cloud Procurement
Apa Saja Jenis-jenis Procurement yang Terkait Dengan Cloud
Koneksi Sebagai Penyedia Cloud Procurement
Kesimpulan

Pengertian Cloud Procurement

Cloud procurement atau pengadaan awan adalah sebuah pendekatan dalam manajemen pengadaan yang mengintegrasikan teknologi cloud computing untuk mengotomatisasi dan meningkatkan efisiensi seluruh siklus pengadaan di perusahaan.

Dengan memanfaatkan infrastruktur berbasis awan, sistem procurement ini memungkinkan tim procurement untuk mengelola permintaan, penawaran, evaluasi vendor, pembuatan pesanan, hingga proses pembayaran dengan lebih efisien dan terintegrasi.

Dalam konteks ini, proses pengadaan yang dulunya manual dan terkadang cenderung memakan waktu, kini dapat dilakukan dengan lebih cepat, akurat, dan transparan.

Namun, dalam lingkungan bisnis yang semakin kompleks dan dinamis, pengadaan tradisional sering kali menghadapi tantangan seperti proses manual yang rumit, keterbatasan visibilitas atas inventaris dan harga, hingga kurangnya kolaborasi antar tim.

Cloud procurement menyediakan platform yang dapat seluruh tim akses, hal ini memungkinkan kolaborasi yang lebih efektif, meningkatkan visibilitas, dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.

Apa Saja Manfaat dari Penerapan Cloud Procurement

Penerapan cloud procurement (pengadaan awan) dapat memberikan berbagai manfaat bagi perusahaan atau organisasi dalam mengelola proses pengadaan dan operasi bisnis secara lebih efisien dan efektif. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari penerapan pengadaan awan:

Efisiensi operasional

Dengan cloud procurement, perusahaan dapat mengotomatisasi banyak tugas manual yang terkait dengan pengadaan, seperti pembuatan pesanan, persetujuan, dan pembayaran.

Hal ini mengurangi beban kerja tim procurement dan meningkatkan efisiensi operasional, sehingga sumber daya dapat dialokasikan lebih baik untuk tugas-tugas strategis.

Aksesibilitas dan fleksibilitas

Platform pengadaan awan dapat diakses dari mana saja dengan koneksi internet. Tim procurement dapat dengan mudah berkolaborasi, baik jika mereka berada di lokasi yang sama atau bahkan terdistribusi di berbagai wilayah.

Fleksibilitas ini memungkinkan tim untuk merespons perubahan kondisi pasar atau kebutuhan bisnis dengan lebih cepat, memberikan keunggulan kompetitif.

Peningkatan kolaborasi

Dalam lingkungan cloud procurement, berbagai departemen dalam perusahaan dapat berkolaborasi secara efektif.

Tim procurement dapat berinteraksi langsung dengan tim pemasaran, keuangan, produksi, dan departemen lainnya, sehingga mempercepat alur kerja dan memastikan semua kebutuhan bisnis terpenuhi dengan baik.

Kolaborasi yang lebih baik antara berbagai departemen juga membantu dalam mengidentifikasi peluang baru dan penghematan biaya.

Penghematan biaya

Cloud procurement mengurangi biaya investasi dalam infrastruktur fisik. Perusahaan tidak perlu lagi mengeluarkan dana besar untuk membeli, menginstal, dan memelihara server atau perangkat keras lainnya.

Sebagai gantinya, perusahaan membayar layanan berbasis langganan, yang sering kali lebih efisien secara biaya.

Selain itu, pengadaan awan juga dapat membantu perusahaan mendapatkan harga yang lebih baik dari pemasok, karena adanya transparansi harga dan kemampuan untuk melakukan negosiasi yang lebih efisien.

Cloud procurement meningkatkan keamanan data

Platform pengadaan awan seringkali hadir dengan lapisan keamanan yang tinggi. Penyedia layanan cloud mengamankan data dengan teknologi enkripsi dan backup berkala, sehingga data perusahaan tetap aman dari ancaman kehilangan atau serangan cyber.

Selain itu, penyedia layanan cloud juga mematuhi standar keamanan dan regulasi industri, memberikan rasa percaya diri bagi perusahaan bahwa data mereka ditangani dengan aman dan sesuai dengan aturan yang berlaku.

Integrasi cloud procurement dengan sistem lain

Cloud procurement dapat diintegrasikan dengan sistem lain yang digunakan dalam perusahaan, seperti sistem ERP dan CRM.

Integrasi ini membantu mengalirkan informasi antar-sistem dengan lancar, menghindari duplikasi data, dan meningkatkan efisiensi proses bisnis secara keseluruhan.

Dengan integrasi ini, perusahaan dapat memiliki visibilitas yang lebih baik atas proses bisnis secara keseluruhan, termasuk inventaris, permintaan, pembelian, dan keuangan.

Apa Saja Fitur-fitur dari Cloud Procurement

Fitur-fitur dari pengadaan awan dapat bervariasi tergantung pada penyedia layanan dan yang platform gunakan. Berikut adalah beberapa fitur umum yang sering platform pengadaan awan temukan:

E-procurement

Fitur e-procurement memungkinkan seluruh proses pengadaan, mulai dari permintaan penawaran hingga pembuatan pesanan, dilakukan secara elektronik.

Tim procurement dapat menggunakan platform ini untuk mengelola informasi pemasok, memantau status pesanan, dan melakukan tindakan persetujuan secara online.

E-procurement juga dapat membantu perusahaan untuk mengelola kontrak dengan pemasok, termasuk perpanjangan dan pemutusan kontrak secara otomatis.

E-catalog

Fitur ini menyediakan katalog produk dan layanan dari berbagai pemasok yang terintegrasi dengan platform pengadaan awan.

Tim procurement dapat mencari produk, membandingkan harga, dan mengidentifikasi pemasok yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Selain itu, e-catalog juga membantu perusahaan untuk mengelola daftar pemasok yang telah disetujui, sehingga memastikan bahwa hanya pemasok yang dapat dipercaya dan berkualitas yang digunakan dalam proses pengadaan.

Approval workflow

Fitur ini memungkinkan tim procurement untuk menentukan alur kerja persetujuan yang tepat untuk setiap jenis pengadaan.

Proses persetujuan dapat disesuaikan dengan tingkat otoritas dan aturan bisnis yang berlaku, sehingga mengoptimalkan proses pengambilan keputusan.

Misalnya, permintaan pembelian dengan nilai di bawah batas tertentu dapat diotorisasi oleh atasan langsung, sementara yang di atas batas tersebut memerlukan persetujuan dari level manajemen yang lebih tinggi.

Reporting dan analitik

Fitur ini menyediakan laporan dan analisis mendalam tentang kinerja pengadaan, biaya, kualitas pemasok, dan berbagai metrik penting lainnya.

Laporan ini membantu manajemen dalam mengambil keputusan yang lebih tepat dan strategis.

Dengan data yang akurat dan terpercaya, manajemen dapat mengevaluasi performa pengadaan, mengidentifikasi potensi perbaikan, dan merencanakan strategi pengadaan yang lebih efektif ke depannya.

E-invoicing

Fitur e-invoicing memungkinkan penerbitan dan penerimaan faktur secara elektronik. Hal ini mengurangi waktu dan biaya yang terkait dengan proses pembayaran, serta menghindari kesalahan manusia yang sering terjadi pada proses manual.

Dengan adanya e-invoicing, perusahaan dapat memproses pembayaran dengan lebih cepat dan akurat, yang pada akhirnya meningkatkan hubungan dengan pemasok.

Kelebihan dari Menggunakan Cloud Procurement

Menggunakan pengadaan awan memiliki sejumlah kelebihan yang dapat memberikan dampak positif bagi perusahaan. Berikut adalah beberapa kelebihan utama dari penerapan pengadaan awan:

Skalabilitas cloud procurement

Cloud procurement dapat dengan mudah disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang berubah. Perusahaan dapat menyesuaikan kapasitas dan fitur layanan cloud sesuai dengan perkembangan bisnis, baik itu ekspansi, peningkatan volume transaksi, atau penambahan pengguna.

Kemampuan untuk dengan cepat meningkatkan kapasitas cloud memungkinkan perusahaan untuk menangani pertumbuhan bisnis tanpa mengalami gangguan atau keterbatasan infrastruktur.

Pembaruan otomatis

Penyedia layanan cloud secara otomatis memperbarui platform dan fitur-fiturnya. Perusahaan tidak perlu repot mengurus pembaruan atau upgrade, karena semua penyedia layanan melakukannya , sehingga perusahaan selalu menggunakan versi terbaru dan terbaik.

Dengan pembaruan otomatis ini, perusahaan juga akan mendapatkan manfaat dari perbaikan fitur dan peningkatan keamanan secara berkala.

Pemantauan real-time

Dengan cloud procurement, manajemen dapat memantau seluruh proses pengadaan secara real-time.

Memperoleh informasi dari pemantauan ini memungkinkan manajemen untuk merespons masalah atau peluang dengan cepat, sehingga bisnis dapat bergerak lebih responsif dan adaptif.

Selain itu, pemantauan real-time juga membantu dalam mengidentifikasi potensi masalah atau risiko dalam proses pengadaan, sehingga dapat segera ditangani sebelum berdampak negatif pada perusahaan.

Mendukung strategi pembelian

Pengadaan awan menyediakan berbagai alat yang mendukung strategi pembelian perusahaan, seperti e-negotiation (negosiasi elektronik) dan e-auction (lelang elektronik).

Dengan fitur ini, perusahaan dapat melakukan pembelian secara lebih efisien dan menghasilkan penghematan yang signifikan.

E-negotiation, misalnya, memungkinkan perusahaan untuk melakukan negosiasi harga dengan pemasok secara langsung dan transparan, sehingga memperoleh harga terbaik untuk produk atau layanan yang terbaik.

Pengurangan risiko

Penyedia layanan cloud umumnya menawarkan tingkat keamanan yang tinggi untuk melindungi data pelanggan.

Dengan menggunakan platform cloud yang aman dan terpercaya, perusahaan dapat mengurangi risiko kehilangan data atau kerentanannya terhadap serangan cyber.

Penyedia layanan cloud juga seringkali menyediakan sistem backup dan redundansi data untuk mengatasi kemungkinan kehilangan data yang bencana alam atau kejadian tak terduga lainnya sebabkan.

Kekurangan dari Menggunakan Cloud Procurement

Meskipun cloud procurement memiliki banyak kelebihan, tetapi juga memiliki beberapa kekurangan dan tantangan yang perlu perusahaan timbangkan sebelum mengadopsi layanan ini. Berikut adalah beberapa kekurangan dari menggunakan pengadaan awan:

Ketergantungan pada koneksi internet

Penggunaan pengadaan awan membutuhkan koneksi internet yang stabil. Jika koneksi terputus atau bermasalah, dapat mengganggu akses dan proses pengadaan, yang pada gilirannya dapat berdampak negatif pada operasional perusahaan.

Oleh karena itu, perusahaan perlu memastikan kualitas dan kestabilan koneksi internet agar dapat mengandalkan layanan pengadaan awan dengan optimal.

Kekhawatiran keamanan

Beberapa perusahaan mungkin merasa ragu tentang menyimpan data sensitif mereka di awan, meskipun penyedia cloud biasanya memiliki standar keamanan yang tinggi.

Kekhawatiran tentang kebocoran data atau akses tidak sah tetap menjadi perhatian bagi beberapa perusahaan.

Untuk mengatasi kekhawatiran ini, perusahaan harus memilih penyedia layanan cloud yang terpercaya dan memiliki keamanan yang sesuai standar industri.

Keterbatasan kustomisasi cloud procurement

Beberapa platform cloud procurement mungkin memiliki keterbatasan dalam hal kustomisasi, terutama jika perusahaan memiliki kebutuhan bisnis yang sangat spesifik.

Perusahaan harus menyesuaikan prosesnya dengan fitur yang telah ada di platform cloud yang dipilih.

Dalam beberapa kasus, perusahaan mungkin perlu menggabungkan layanan pengadaan awan dengan solusi lain atau melakukan integrasi kustom untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang unik.

Apa Saja Jenis-jenis Procurement yang Terkait Dengan Cloud Procurement?

Procurement (pengadaan) terkait dengan cloud procurement dapat mencakup beberapa jenis proses dan layanan yang terkait dengan pemanfaatan layanan cloud untuk memenuhi kebutuhan bisnis. Berikut adalah beberapa jenis procurement yang terkait dengan pengadaan awan:

E-procurement

E-procurement adalah melakukan bentuk pengadaan secara elektronik melalui platform cloud. Ini mencakup seluruh siklus pengadaan, mulai dari identifikasi kebutuhan, permintaan penawaran, evaluasi pemasok, hingga pembuatan pesanan dan pembayaran.

Dengan aplikasi procurement, semua melakukan transaksi dan interaksi dengan pemasok melalui sistem elektronik, yang meningkatkan efisiensi dan akurasi proses pengadaan.

E-sourcing

E-sourcing adalah proses identifikasi, pengumpulan, dan evaluasi pemasok secara elektronik. Dalam cloud procurement, melakukan proses e-sourcing melalui fitur-fitur seperti e-catalog dan e-auction, yang membantu perusahaan dalam mencari dan mengevaluasi pemasok dengan lebih efisien.

Melalui e-sourcing, perusahaan dapat mengidentifikasi pemasok yang memiliki kualitas produk atau layanan yang lebih baik, serta menegosiasikan harga yang kompetitif.

E-invoicing

E-invoicing adalah proses penerbitan dan penerimaan faktur secara elektronik. Dalam pengadaan awan, e-invoicing memungkinkan perusahaan untuk mengotomatisasi proses pembayaran dan bahkan mendapatkan visibilitas lebih baik atas status pembayaran.

E-invoicing juga membantu perusahaan mengurangi biaya administrasi yang terkait dengan proses pembayaran, serta menghindari kesalahan dalam penerimaan dan pencatatan faktur.

E-contracting

E-contracting adalah proses pembuatan dan manajemen kontrak secara elektronik. Dalam pengadaan awan, proses ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola dan mengawasi kontrak dengan pemasok secara efisien.

E-contracting memastikan bahwa kontrak dengan pemasok dipatuhi dengan ketat, serta membantu melacak dan memahami syarat dan ketentuan kontrak yang berlaku.

Koneksi Sebagai Penyedia Cloud Procurement

Sebagai penyedia software procurement terkemuka, Koneksi menyediakan solusi inovatif dan terpercaya untuk membantu perusahaan dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengadaan.

Dengan pengalaman bertahun-tahun dalam menyediakan layanan cloud procurement, Koneksi telah membantu berbagai perusahaan dari berbagai industri untuk mengoptimalkan proses pengadaan mereka dan mencapai efisiensi yang lebih tinggi.

Koneksi memiliki fitur-fitur canggih, seperti e-procurement, e-catalog, dan juga e-invoicing, yang hadir untuk memenuhi kebutuhan beragam perusahaan.

Dengan penerapan cloud procurement dari Koneksi, perusahaan Anda dapat merasakan manfaat yang signifikan, seperti efisiensi operasional yang lebih tinggi, penghematan biaya, kolaborasi yang lebih baik, dan juga visibilitas yang lebih baik atas proses pengadaan.

Dengan fleksibilitas yang tinggi, platform pengadaan awan dari Koneksi dapat menjadi solusi yang tepat untuk memajukan bisnis Anda.

Kesimpulan

Cloud procurement adalah solusi modern yang membawa banyak manfaat bagi kemajuan perusahaan Anda. Dengan mengotomatisasi dan meningkatkan efisiensi proses pengadaan, pengadaan awan membantu perusahaan mencapai efisiensi operasional, penghematan biaya, dan juga peningkatan kolaborasi.

Selain itu, fitur-fitur seperti e-procurement membantu perusahaan mengoptimalkan seluruh siklus pengadaan dengan lebih efektif.

Dengan menerapkan teknologi pengadaan awan yang tepat, perusahaan Anda dapat meningkatkan daya saing, menyesuaikan diri dengan perubahan pasar, dan akan meraih kemajuan yang berkelanjutan.

Sebagai penyedia cloud procurement terkemuka, sistem Koneksi siap membantu perusahaan Anda dalam menerapkan teknologi ini untuk mendukung pertumbuhan dan juga kesuksesan jangka panjang.

Jangan ragu untuk demo gratis dan jelajahi bagaimana teknologi cloud dapat membawa kemajuan bagi perusahaan Anda. Dengan dukungan yang tepat, perusahaan Anda dapat mencapai potensi dari cloud procurement dan juga meraih keunggulan di pasar yang kompetitif.

Keep Reading

Inventory

Mengenal Apa Itu Inventory Control, Tugas, dan Manfaatnya untuk Bisnis

By Holy Agustus 2, 2023

Inventory control merupakan proses manajemen bertujuan untuk mengatur stok barang suatu perusahaan. Hal ini bertujuan untuk menjaga tingkat persediaan tepat, agar perusahaan dapat menghadapi permintaan pelanggan dengan efisien.

Secara keseluruhan, inventory control adalah bagian strategi manajemen yang membantu perusahaan mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi. Ingin mengetahui apa saja jenis dan manfaat dari inventory control? Simak terus artikel berikut!

Daftar isi

Apa Saja Tugas dari Inventory Control?
Jenis Metode Inventory Control
Manfaat Inventory Control bagi Perusahaan
Software Inventory Koneksi sebagai Solusi Inventory Control Perusahaan
Kesimpulan

Apa Saja Tugas dari Inventory Control?

Tugas utama dari inventory control adalah menjaga keseimbangan antara pasokan dan permintaan barang. Hal ini dilakukan agar perusahaan dapat memenuhi kebutuhan pelanggan tanpa mengalami kelebihan atau kekurangan stok.

Selain itu, Inventory Control juga bertanggung jawab dalam menyusun kebijakan persediaan yang optimal. Tugas ini melibatkan analisis data historis dan peramalan permintaan untuk menentukan jumlah stok yang ideal untuk dipertahankan.

Dengan adanya kebijakan persediaan yang tepat, perusahaan dapat menghindari terjadinya surplus atau kekurangan stok yang berdampak pada biaya penyimpanan yang tinggi atau kehilangan peluang bisnis.

Selain itu, tugas inventory control juga melibatkan implementasi sistem yang efisien untuk mencatat dan melacak semua transaksi yang terkait dengan persediaan.

Dengan menjalankan tugas inventory control dengan baik, perusahaan dapat mengoptimalkan efisiensi operasional, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan mencapai tujuan keuangan dengan baik melalui manajemen persediaan tepat.

Jenis Metode Inventory Control

Inventory management berfungsi untuk membantu perusahaan dalam mengelola inventaris yang ada. Dengan demikian, persediaan barang dan jasa tidak akan kelebihan maupun kekurangan stok.

Meski memiliki fungsi yang sama, pada saat ini inventory control memiliki berbagai metode. Tiap metode sendiri terdapat tujuan dan fungsi yang berbeda-beda. Untuk itu, penting bagi Anda mengetahui jenis ini. Berikut merupakan beberapa jenis metode inventory control:

Quality control: Metode just in time (JIT)

Untuk metode satu ini, Just-in-Time (JIT) adalah salah satu jenis metode yang berfokus pada meminimalkan stok persediaan yang tidak perlu.

Prinsip utama dari metode ini adalah menyediakan bahan atau produk tepat pada waktu yang tepat, dengan kuantitas yang tepat, dan dengan kualitas yang tepat.

JIT bertujuan untuk mengoptimalkan efisiensi produksi dan mengurangi biaya persediaan, sehingga perusahaan dapat mencapai produksi yang cepat, responsif, dan efisien terhadap permintaan pasar.

Dengan mempertahankan persediaan yang sedikit, perusahaan dapat mengurangi risiko penumpukan stok dan kerusakan, sehingga menghemat ruang gudang dan biaya penyimpanan.

Implementasi JIT melibatkan kolaborasi yang kuat antara pemasok dan penerima barang. Pemasok diminta untuk mengirimkan bahan baku dan komponen yang dibutuhkan tepat pada waktu produksi, menghindari pengiriman besar yang menyebabkan persediaan berlebih.

Selain itu, metode JIT juga membutuhkan sistem produksi yang efisien, proses yang andal, dan kualitas produk yang konsisten. Dalam menghadapi tantangan dan perubahan dalam rantai pasokan, perusahaan harus memiliki rencana cadangan untuk menghindari kekurangan pasokan.

Meskipun JIT menawarkan banyak manfaat dalam efisiensi dan pengelolaan persediaan, penerapannya memerlukan manajemen yang cermat dan koordinasi yang ketat dengan pemasok dan mitra bisnis lainnya.

Quality control: Tracking inventory

Selanjutnya, metode ini berguna untuk membantu perusahaan memantau dan mengelola stok barang secara real-time.

Metode ini melibatkan penggunaan teknologi, seperti sistem komputer dan perangkat lunak terintegrasi, untuk secara akurat mencatat setiap perubahan dalam persediaan barang.

Dengan menggunakan tracking inventory, perusahaan dapat mengidentifikasi jumlah barang dalam gudang, kapan harus memesan ulang, dan kapan menghindari stok berlebihan atau kekurangan.

Metode ini membantu meningkatkan efisiensi dalam rantai pasokan dan mengurangi risiko kerugian akibat stok yang tidak tepat.

Selain itu, tracking inventory juga memungkinkan perusahaan untuk melakukan analisis data yang lebih mendalam terkait dengan persediaan. Dengan data yang terkumpul, perusahaan dapat mengidentifikasi pola permintaan pelanggan, mengukur tingkat omset, dan memahami tren pasar.

Hal ini membantu perusahaan untuk membuat keputusan baik dalam perencanaan produksi, distribusi, dan strategi pemasaran.

Selain itu, tracking inventory juga memungkinkan perusahaan melakukan pemantauan terhadap keamanan dan keandalan persediaan barang, sehingga risiko pencurian dapat teratasi.

Quality control: Reorder point

Metode Reorder Point adalah pendekatan yang memastikan pasokan barang selalu cukup tanpa kehabisan stok.

Prinsip utama dari metode ini adalah dengan menetapkan jumlah minimum stok yang harus dicapai sebelum melakukan pesanan tambahan.

Ketika persediaan mencapai atau turun di bawah titik pesan ulang, maka pesanan baru ditempatkan untuk mengisi stok kembali hingga mencapai tingkat yang aman.

Proses perhitungannya melibatkan faktor-faktor seperti tingkat konsumsi rata-rata, waktu pengiriman pesanan, tingkat permintaan, dan tingkat keamanan persediaan.

Dengan menggunakan metode Reorder Point, perusahaan dapat menghindari risiko kehabisan stok yang dapat mengganggu kelancaran operasional dan kepuasan pelanggan.

Ini juga membantu mengoptimalkan persediaan dan mengurangi biaya penyimpanan yang berlebihan karena pesanan baru ditempatkan hanya ketika memang diperlukan.

Meskipun metode ini efektif, perusahaan harus memastikan perkiraan permintaan yang akurat dan waktu pengiriman yang konsisten agar metode Reorder Point berfungsi secara optimal.

Dengan memahami titik pesan ulang yang tepat, perusahaan dapat memastikan kelancaran operasional, meningkatkan efisiensi, dan memenuhi permintaan pelanggan dengan lebih baik.

Manfaat Inventory Control bagi Perusahaan

Kegunaan utama dari cloud inventory ini yaitu untuk mengelola seluruh persediaan perusahaan. Dengan begitu, perusahaan dapat mengoptimalkan inventaris yang ada.

Tidak hanya itu, inventory control memiliki berbagai manfaat lainnya. Berikut merupakan beberapa penjelasan manfaat inventory control bagi perusahaan:

Meningkatkan akurasi perhitungan keluar masuk barang

Dengan adanya sistem inventory control yang efisien, perusahaan dapat mengidentifikasi jumlah stok barang dalam gudang mereka. Hal ini membantu perusahaan mencegah kekurangan stok yang berarti tidak kehabisan barang saat pelanggan membutuhkannya.

Selain itu, perhitungan yang akurat juga membantu perusahaan untuk menghindari kelebihan stok yang berarti menghindari biaya penyimpanan yang tinggi dan risiko barang rusak atau basi.

Dengan data yang terperinci mengenai persediaan, perusahaan juga dapat melakukan perencanaan yang lebih baik untuk pengadaan barang, mengidentifikasi pola penjualan, dan mengoptimalkan proses produksi.

Dengan adanya inventory control yang memastikan perhitungan barang yang akurat, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan. Perhitungan yang tepat memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan alokasi sumber daya, termasuk dana, tenaga kerja, dan ruang penyimpanan.

Selain itu, inventory control yang akurat juga berdampak positif pada tingkat kepuasan pelanggan. Dengan memiliki barang tersedia tepat waktu, perusahaan dapat memberikan layanan baik dan meningkatkan reputasi mereka di mata pelanggan.

Mencegah kehilangan dan kerusakan stok

Dengan adanya sistem inventory control yang teratur dan terukur, perusahaan dapat melakukan pemantauan yang lebih ketat terhadap keluar masuknya barang.

Hal ini membantu mengurangi risiko kehilangan stok karena faktor pencurian atau kecurangan internal. Selain itu, inventory management memungkinkan perusahaan untuk mengetahui kondisi dan usia stok barang, sehingga mereka dapat mengambil langkah pencegahan untuk menghindari kerusakan dan pemborosan.

Dalam konteks produksi atau penyimpanan, inventory control juga membantu perusahaan dalam mengatur rotasi stok secara lebih efisien.

Dengan melakukan rotasi stok yang tepat, barang-barang yang memiliki batas kadaluarsa simpan yang pendek akan terjual lebih awal, sehingga risiko kerusakan atau pemborosan dapat terminimalisir.

Selain itu, sistem inventory control juga dapat memberikan peringatan dini jika ada stok barang yang cenderung berdampak negatif pada kualitas produk atau memerlukan pemeliharaan tertentu.

Meminimalisir biaya penyimpanan

Dengan mengelola persediaan dengan baik, perusahaan dapat menghindari akumulasi stok yang berlebihan, yang dapat menyebabkan biaya penyimpanan yang tinggi.

Dengan memiliki stok yang tepat dan efisien, perusahaan dapat mengurangi biaya yang terkait dengan penyimpanan fisik, seperti biaya gudang, asuransi, keamanan, dan ketersediaan ruang.

Selain itu, pengendalian persediaan yang efektif juga membantu mengurangi risiko kerusakan atau basi pada barang yang ada, sehingga perusahaan tidak perlu menghadapi kerugian akibat barang yang rusak atau kedaluwarsa.

Dalam jangka panjang, manfaat ini juga dapat membantu perusahaan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.

Dengan memiliki stok yang optimal, perusahaan dapat merespon permintaan pelanggan dengan lebih cepat dan menghindari kekurangan persediaan yang menyebabkan hilangnya penjualan.

Optimalisasi pemesanan dan pembelian

Sistem inventory control yang tepat bisa membantu perusahaan dapat memantau persediaan barang secara akurat dan terperinci.

Hal ini memungkinkan perusahaan untuk menentukan kapan dan berapa jumlah optimal yang harus dipesan, sehingga menghindari ketidakteraturan dalam stok barang.

Dengan melakukan pemesanan yang tepat waktu, perusahaan dapat mengurangi biaya terkait dengan penyimpanan barang berlebih, risiko barang kadaluarsa, atau kekurangan stok.

Selain itu, inventory control juga memungkinkan perusahaan untuk melakukan pembelian dengan lebih efisien. Dengan pemantauan yang tepat terhadap inventaris, perusahaan dapat mengidentifikasi tren permintaan pelanggan dan pergerakan pasar.

Dengan pemahaman yang lebih baik tentang pola permintaan, perusahaan dapat membuat keputusan pembelian yang lebih cerdas dan strategis. Ini berarti perusahaan dapat membeli barang dalam jumlah sesuai dan mendapatkan harga yang menguntungkan dari pemasok.

Untuk membantu Anda dalam mengelola inventory dengan lebih efektif, simak rekomendasi aplikasi stok barang yang telah kami siapkan.

Meningkatkan pengawasan atas peredaran barang

Inventory control yang efisien bisa membantu perusahaan secara akurat melacak masuk dan keluarnya barang dari gudang.

Dengan adanya rekaman yang jelas tentang jumlah stok yang ada, perusahaan dapat mencegah terjadinya kehilangan barang atau pencurian.

Pengawasan yang lebih baik juga membantu mengidentifikasi dan mengatasi permasalahan seperti kerusakan atau kadaluwarsa barang sebelumnya.

Selain itu, informasi yang akurat tentang tingkat persediaan juga memungkinkan perusahaan untuk mengatur ulang tingkat produksi, menghindari stok yang berlebih atau kekurangan.

Selain itu, pengawasan atas peredaran barang juga dapat meningkatkan efisiensi proses bisnis. Dengan pengelolaan inventaris tepat, waktu yang habis mencari dan menghitung stok dapat berkurang secara signifikan.

Hal ini memungkinkan karyawan dan manajer untuk lebih fokus pada tugas berorientasi pada pertumbuhan bisnis.

Software Inventory Koneksi sebagai Solusi Inventory Control Perusahaan

Software Inventory merupakan suatu aplikasi yang dimiliki oleh perusahaan untuk mempermudah pengelolaan dan kontrol atas inventaris yang ada. Dengan menggunakan Software Inventory, perusahaan dapat dengan mudah melacak dan mengelola seluruh aset.

Salah satu sistem yang bisa Anda gunakan yaitu Software Inventory milik Koneksi. Sistem ini memiliki fitur seperti lot and serial number tracking, stock request management, dan inventory forecasting.

Dengan bantuan fitur-fitur ini, perusahaan bisa memaksimalkan inventory management yang mereka miliki, sehingga seluruh inventaris bisa terolah dengan optimal.

Aplikasi ini menyediakan fitur yang komprehensif, seperti pencatatan data masuk dan keluar barang, pemantauan tingkat persediaan, serta pembaruan otomatis saat ada perubahan stok.

Dengan Koneksi, perusahaan dapat mengoptimalkan pengelolaan persediaan, menghindari kekurangan atau kelebihan stok, dan meningkatkan efisiensi operasional.

Selain itu, Software ini juga mendukung analisis data untuk membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan strategis terkait inventaris dan merencanakan kebutuhan barang yang akan datang.

Kesimpulan

Mengelola persediaan dengan baik dapat membantu perusahaan mengoptimalkan operasi produksi dan meningkatkan efisiensi keseluruhan. Dengan Inventory Control, perusahaan dapat menghindari terjadinya kekurangan stok atau kelebihan persediaan yang berlebihan.

Salah satu solusi yang dapat membantu perusahaan dalam menerapkan Inventory Control efektif adalah software inventory Koneksi. Sistem ini bisa mengelola persediaan, memonitor level stok secara real-time, mengidentifikasi tren permintaan, dan merencanakan kebutuhan persediaan.

Koneksi menyediakan fitur seperti barcode management, stock request management, dan inventory forecasting yang memungkinkan perusahaan menghindari kekurangan atau kelebihan persediaan. Dengan mengadopsi software ini, perusahaan dapat mengalami peningkatan efisiensi operasional, dan peningkatan profitabilitas.

Anda bisa mencoba Demo gratis sekarang bersama tim ahli kami untuk mendapatkan pengalaman mengelola penjualan dengan mudah dan otomatis.

Keep Reading

Manufaktur

Mengenal Work Order dan Manfaatnya untuk Bisnis Manufaktur

By Holy Agustus 1, 2023

Work order adalah dokumen yang berisi instruksi resmi yang diberikan perusahaan untuk melakukan pekerjaan tertentu. Dokumen ini mencakup detail tentang waktu penyelesaian, sumber daya, dan instruksi khusus lainnya.

Work order membantu meningkatkan efisiensi operasional dengan mengatur pekerjaan dengan jelas dan terorganisir. Ingin mengetahui bagaimana cara mengatur work order yang ada? Simak terus artikel berikut!

Daftar isi

Tujuan Implementasi Work Order
Manfaat Work Order untuk Perusahaan Manufaktur
Elemen dalam Formulir Work Order
- Informasi kerja
- Bagian detail
Dapatkan Kemudahan Pengaturan Work Order dengan Bantuan Sistem Manufaktur Koneksi
Kesimpulan

Tujuan Implementasi Work Order

Dengan adanya work order, perusahaan dapat mengatur dan mengarahkan pekerjaan dengan lebih terstruktur dan jelas.

Para karyawan atau pihak eksternal akan memiliki petunjuk yang spesifik tentang tugas yang harus dilakukan, sumber daya yang diperlukan, dan batas waktu penyelesaian.

Hal ini mengurangi kebingungan dan kesalahan dalam pelaksanaan pekerjaan, serta membantu mengoptimalkan penggunaan sumber daya. Selain meningkatkan efisiensi, implementasi ini juga bertujuan untuk meningkatkan transparansi dan akuntabilitas dalam proses bisnis.

Dengan prosedur ini, semua pihak terlibat memiliki pemahaman yang sama tentang apa yang diharapkan dari pekerjaan tersebut. Dokumen ini juga mencatat langkah-langkah yang ada, sehingga dapat menjadi referensi evaluasi kinerja dan perbaikan proses manufaktur di masa depan.

Selain itu, aturan ini juga membantu dalam mengendalikan biaya, karena mengandung informasi mengenai anggaran dan alokasi sumber daya.

Manfaat Work Order untuk Perusahaan Manufaktur

Work order akan membantu perusahaan mengatur prosedur spesifik untuk kegiatan operasional yang ada. Dengan sistem manufaktur ini, karyawan bisa mengetahui secara tepat apa saja yang harus mereka lakukan.

Tidak hanya itu, prosedur ini sendiri memiliki banyak manfaat dalam penggunaan nya. Berikut merupakan beberapa manfaat ketika perusahaan menggunakan work order:

Pengaturan produksi yang efisien

Work order membantu perusahaan dalam merencanakan dan mengatur produksi dengan lebih terstruktur.

Dokumen ini berisi instruksi yang jelas mengenai jenis produk yang harus perusahaan produksi, jumlah barang produksi, serta urutan langkah produksi yang tepat.

Dengan demikian, hal ini akan mempermudah koordinasi antara berbagai departemen, seperti produksi, gudang, dan pengiriman, sehingga produksi dapat berjalan lancar dan sesuai target.

Selain itu, prosedur yang ada juga membantu dalam mengoptimalkan penggunaan sumber daya perusahaan. Dengan memiliki petunjuk yang terperinci, perusahaan dapat merencanakan kebutuhan bahan baku dan sumber daya lainnya secara akurat.

Hal ini membantu menghindari pemborosan atau kekurangan bahan, sehingga produksi dapat berjalan dengan efisien dan biaya produksi dapat perusahaan minimalisir.

Dengan pengaturan produksi yang efisien, perusahaan manufaktur dapat meningkatkan produktivitas dan kualitas produk, serta menghadirkan layanan yang lebih andal dan responsif terhadap permintaan pasar.

Perencanaan sumber daya yang tepat

Dengan menggunakan work order, perusahaan dapat mengatur dan mengalokasikan sumber daya seperti tenaga kerja, bahan baku, dan peralatan secara efisien.

Informasi yang terdapat dalam dokumen ini bisa membantu manajemen merencanakan dan mengatur langkah produksi dengan terstruktur.

Dengan ini, perusahaan bisa menjaga persediaan yang ada, mengoptimalkan penggunaan tenaga kerja, dan menghindari terjadinya bottleneck dalam proses produksi.

Hal ini berdampak positif pada produktivitas perusahaan, mengurangi biaya produksi, serta meningkatkan kepuasan pelanggan karena konsistensi dan ketepatan waktu dalam pengiriman produk.

Dengan adanya perencanaan sumber daya yang tepat, perusahaan manufaktur dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasionalnya. Proses produksi menjadi lebih terstruktur dan terkoordinasi dengan baik, sehingga meminimalkan risiko kegagalan produksi dan mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya yang dimiliki.

Selain itu, peraturan ini juga memberikan panduan yang jelas bagi para pekerja dalam menyelesaikan tugasnya, sehingga meningkatkan akurasi dan kualitas hasil produksi.

Pengendalian inventaris yang optimal

Ketika ada permintaan produk dari pelanggan, perusahaan dapat segera mengeluarkan work order untuk memulai proses produksi.

Hal ini membantu menghindari produksi berlebihan atau kekurangan stok yang dapat menyebabkan pemborosan atau kehilangan peluang penjualan.

Work order juga memungkinkan perusahaan untuk memantau inventaris secara real-time, memastikan bahwa bahan baku dan komponen tersedia dalam jumlah yang tepat, mengurangi risiko kehabisan stok atau penumpukan barang.

Selain itu, aturan ini juga berperan penting dalam meningkatkan efisiensi produksi. Dengan adanya prosedur-prosedur in, pekerja pabrik dapat memiliki panduan jelas tentang langkah-langkah produksi yang harus diikuti.

Ini membantu mengurangi kesalahan produksi dan memastikan bahwa setiap tahap produksi dilakukan dengan tepat dan sesuai prosedur.

Dengan mengikuti work order, pekerja dapat menghindari kehilangan waktu dan usaha dalam mencari tahu apa yang harus dilakukan berikutnya.

Hasilnya, proses produksi menjadi lebih terstruktur, linier, dan efisien. Dengan pengendalian inventaris yang optimal, perusahaan manufaktur dapat mengurangi biaya operasional, serta memenuhi permintaan produk secara tepat waktu.

Pelacakan produksi secara efisien

Dengan adanya work order, perusahaan dapat mengatur dan melacak setiap tahap produksi secara sistematis, mulai dari pemesanan bahan baku hingga pengiriman produk jadi.

Pelacakan produksi yang efisien ini memungkinkan perusahaan untuk memonitor dan mengelola inventaris bahan baku dengan lebih baik.

Informasi yang terdapat dalam work order membantu tim produksi untuk menghindari kekurangan bahan baku atau overstock, sehingga dapat mengoptimalkan penggunaan stok dan mengurangi biaya operasional.

Kemudian, work order juga memfasilitasi pemantauan waktu produksi setiap pesanan, yang memungkinkan perusahaan untuk menilai kinerja produksi dan mengidentifikasi potensi perbaikan dalam proses produksi.

Dengan demikian, penggunaan work order membantu perusahaan manufaktur meningkatkan efisiensi produksi, mengurangi biaya, dan meningkatkan kepuasan pelanggan melalui penyelesaian pesanan dengan lebih tepat waktu.

Elemen dalam Formulir Work Order

Seperti yang diketahui, work order memiliki banyak manfaat terutama dalam membantu perusahaan melakukan suatu pekerjaan. Dengan adanya instruksi ini, para karyawan bisa mengerjakan tugasnya dengan benar dan efektif.

Untuk membantu terciptanya formulir ini, work order sendiri terdiri dari berbagai elemen. Berikut merupakan beberapa elemen yang terdapat dalam formulir work order:

Informasi kerja

Bagian informasi kerja dalam formulir work order merupakan elemen kunci yang berisi detail penting tentang pekerjaan yang karyawan kerjakan. Biasanya, bagian ini pengirim ini berfungsi untuk memberikan petunjuk kepada pekerja terkait tugas yang mereka kerjakan.

Informasi kerja ini mencakup berbagai aspek yang memandu pelaksanaan pekerjaan, termasuk deskripsi pekerjaan, lokasi tempat pekerjaan, tanggal dan waktu tugas, serta informasi kontak yang relevan.

Bagian pertama dari informasi kerja biasanya berisi deskripsi pekerjaan dengan detail tentang masalah atau proyek yang harus selesai secepatnya.

Deskripsi ini harus jelas dan rinci agar teknisi dapat memahami pekerjaan dengan tepat dan dapat menyusun rencana kerja yang sesuai.

Selanjutnya, bagian informasi kerja mencakup alamat atau lokasi tempat pekerjaan. Hal ini penting karena memastikan teknisi menuju ke lokasi yang benar dan menghindari kesalahan penentuan lokasi. Informasi tanggal dan waktu juga harus jelas untuk mengatur jadwal dan memastikan pekerjaan selesai tepat waktu.

Dengan bagian informasi kerja yang terperinci dan akurat, pekerjaan dapat dijalankan dengan efisien dan tepat, menghindari kebingungan, dan meningkatkan tingkat kepuasan pelanggan.

Bagian detail

Dalam bagian ini, terdapat deskripsi lengkap tentang jenis pekerjaan yang perlu, termasuk spesifikasi teknis, ukuran, atau model yang akan mereka gunakan.

Informasi lain yang ada pada bagian detail adalah lokasi tempat kerja, tanggal dan waktu pelaksanaan, serta estimasi biaya dan sumber daya yang perusahaan gunakan.

Bagian detail juga mencakup instruksi khusus atau peraturan keselamatan yang harus pekerja patuhi selama pelaksanaan tugas.

Dengan menyajikan informasi secara terperinci, bagian detail dalam formulir work order memastikan bahwa pekerjaan berjalan dengan efisiensi dan sesuai permintaan, sehingga mengurangi risiko kesalahan dan memastikan keberhasilan proyek.

Lebih lanjut, bagian detail juga mencatat perkembangan pekerjaan selama proses pelaksanaan. Ini mencakup catatan mengenai tanggal penyelesaian, jumlah jam kerja, dan bahan yang mereka gunakan.

Dengan memiliki catatan yang akurat dalam bagian detail, manajer proyek atau pihak yang berwenang dapat dengan mudah melacak kemajuan pekerjaan dan memastikan bahwa semua langkah sudah sesuai dengan rencana.

Jika ada perubahan atau penyesuaian, bagian detail juga memungkinkan untuk mencatat revisi dan menyediakan dokumen acuan yang lengkap untuk keperluan audit atau evaluasi di masa depan.

Dapatkan Kemudahan Pengaturan Work Order dengan Bantuan Sistem Manufaktur Koneksi

Untuk membantu mempermudah pengaturan work order yang ada, perusahaan bisa menggunakan sistem manufaktur untuk mengelola hal ini. Dengan bantuan sistem ini, perusahaan bisa mengelola data-data perusahaan melalui satu platform terpusat.

Salah satu sistem yang bisa Anda gunakan yaitu Software Manufaktur milik Koneksi. Sistem ini menyediakan platform digital yang memungkinkan pabrik dan departemen terkait untuk terhubung dalam satu jaringan, sehingga mereka dapat saling berkomunikasi secara real-time.

Tidak hanya itu, software manufaktur ini memiliki fitur bill of material (BOM) yang membantu menetapkan jenis persediaan. Selain itu, terdapat fitur manufacture requisition planning yang membantu mengelola perencanaan produksi melalui satu platform.

Dengan demikian, hal ini memungkinkan pengaturan menjadi cepat dan akurat karena berbagai aspek produksi seperti persediaan bahan baku dapat terakses secara instan.

Sistem Manufaktur akan membantu perusahaan meningkatkan produktivitas, mengurangi waktu siklus produksi, dan mengoptimalkan sumber daya secara efektif.

Kesimpulan

Secara keseluruhan, work order telah menjadi landasan untuk mengatur proses produksi secara efisien dan efektif. Dengan menggunakan prosedur yang tepat, perusahaan dapat mengoptimalkan produksi, meningkatkan kualitas produk, dan meningkatkan responsibilitas dalam mengelola sumber daya.

Untuk membantu mengoptimalkan pembuatan work order, Anda bisa menggunakan sistem manufaktur yang ada. Salah satu sistem yang bisa Anda gunakan yaitu Software Manufaktur Koneksi. Dengan sistem ini, Anda dapat mengotomatiskan proses penciptaan, penjadwalan, dan pelacakan.

Selain itu, Koneksi juga memiliki fitur seperti multi-level bill of materials dan requisition planning, perusahaan manufaktur bisa membuat work order secara optimal. Dengan ini, perusahaan memungkinkan pertukaran informasi real-time dan meminimalkan risiko kesalahan manusia.

Keep Reading

Holy

Daftar Isi

Apa Itu Procurement Management?

Manfaat Procurement Management bagi Perusahaan

Kontrol biaya

Efisiensi operasional

Kualitas yang lebih baik

Inovasi

Pengurangan risiko

Kepatuhan regulasi

Peningkatan hubungan dengan pemasok

Efisiensi waktu

Peningkatan keuntungan

Peningkatan pengambilan keputusan

Elemen dalam Procurement Management

Fitur Utama Procurement Management Berbasis Cloud

Cara Meningkatkan Efisiensi Procurement Management

Bagaimana Tahapan Proses Procurement Management ?

Perencanaan Pengadaan

Pengembangan RFP (Request for Proposal) atau RFQ (Request for Quotation)

Evaluasi penawaran dan pemilihan pemasok

Negosiasi kontrak

Pelaksanaan pengadaan

Pengawasan dan pengendalian

Penutupan kontrak

Evaluasi pasca-pengadaan

Koneksi Sebagai Solusi Management Procurement Lebih Mudah

Kesimpulan

Daftar isi

Jenis-jenis Procurement Process

Direct procurement

Indirect procurement

Goods procurement

Service procurement

Manfaat Penerapan Procurement Process

Procurement process membantu mengendalikan biaya secara efisien

Procurement process meminimalisir risiko yang ada

Procurement process meningkatkan transparansi bisnis

Langkah-langkah Menjalankan Procurement Process

Procurement process tahap identifikasi kebutuhan

Permintaan pembelian

Procurement process tahap evaluasi permintaan

Proses permintaan penawaran

Procurement process tahap evaluasi dan kontrak

Manajemen pesanan

Procurement process tahap persetujuan faktur

Pencatatan

Software Procurement Koneksi sebagai Solusi untuk Proses Pengadaan Perusahaan Anda

Kesimpulan

Daftar Isi

Pengertian Sistem Procurement

Fitur yang Umum Ditemukan di Sistem Procurement

Manajemen PR, RFQ, dan PO (Purchase Requisition, Request for Quotation, dan Purchase Order)

Sistem procurement membantu penghitungan biaya pembelian otomatis

Manajemen blanket order

Online portal untuk supplier

Rating untuk supplier

Manajemen persetujuan untuk pembelian

Tender pembelian

Sistem procurement membuat Otomatisasi pesanan

Manfaat Sistem Procurement Pada Perusahaan

Sistem procurement meminimalisir tindak kecurangan

Integrasi dengan sistem lain

Membantu menghemat pengeluaran dan mengelola anggaran

Sistem procurement meningkatkan efisiensi proses

Memastikan kualitas barang dan jasa

Meningkatkan pengambilan keputusan

Menjaga kepatuhan regulasi

Proses Sistem Procurement

Identifikasi kebutuhan

Otorisasi pembelian berdasarkan keputusan manajemen

Tender kepada supplier dan vendor

Identifikasi supplier dan vendor

Proses negosiasi

Pembuatan purchase order

Pengecekan dan invoice

Sistem procurement membantu pembayaran ke supplier

Fokus Dalam Aktivitas Sistem Procurement

Transparansi dan kepatuhan

Sistem procurement memaksimalkan efisiensi dan otomatisasi