Bayangkan sebuah proyek terhambat hanya karena proses pembelian material yang rumit dan tidak efisien. Sistem manual dalam proses procurement sering kali menyebabkan dokumen tercecer, pengajuan menumpuk, dan visibilitas yang minim.
Dengan software procurement, semua proses tersebut menjadi lebih cepat, transparan, dan terpantau secara real-time. Aplikasi purchasing juga mendorong kolaborasi antar divisi seperti keuangan, logistik, dan manajemen.
Meski begitu, banyaknya pilihan software di pasaran sering kali membuat perusahaan kesulitan menentukan solusi yang tepat. Untuk itu, artikel ini merangkum 20 rekomendasi software purchasing terbaik lengkap dengan fitur unggulan dan panduan memilih yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Apa Itu Software Purchasing?
Software purchasing adalah sistem digital, baik berbasis cloud maupun on-premise, yang dirancang untuk mengelola seluruh aktivitas pembelian dalam perusahaan. Dengan sistem ini, seluruh aktivitas pembelian menjadi lebih terstruktur dan efisien.
Fitur utama dari purchasing software meliputi permintaan dan persetujuan pembelian otomatis sesuai workflow perusahaan, manajemen vendor dalam satu dashboard, serta pembuatan dan pelacakan PO secara real-time. Selain itu, software ini dapat terintegrasi secara seamless dengan sistem keuangan dan akuntansi yang ada. Hal ini memastikan setiap transaksi tercatat dengan akurat dan sesuai anggaran.
Dengan mengimplementasikan software purchasing, perusahaan tidak hanya menghemat waktu dan tenaga, tetapi juga mendapatkan visibilitas menyeluruh atas seluruh proses procurement. Pada akhirnya, keputusan bisnis dapat diambil secara lebih cepat dan berbasis data yang real-time.
Apa Peran Penting Software Purchasing dalam Bisnis?
Dalam lingkungan bisnis yang dinamis, pengadaan barang dan jasa menjadi aktivitas strategis yang harus dikelola secara profesional dan terintegrasi. Tanpa sistem yang efektif, risiko pemborosan anggaran, inkonsistensi data yang tinggi dan potensi fraud bisa meningkat drastis.
Berikut merupakan peran software purchasing yang sangat krusial dalam mengoptimalkan proses procurement:
1. Otomatisasi proses yang redundansi
Software purchasing mengotomatisasi alur kerja seperti pengajuan dan approval berjenjang, sehingga mempercepat proses, meminimalkan kesalahan manusia, dan mengurangi risiko kecurangan.
2. Peningkatan transparansi dan akuntabilitas
Dengan sistem yang terdokumentasi digital, setiap proses pembelian dapat ditelusuri dengan jelas, dimana transparansi ini mendorong akuntabilitas setiap pihak yang terlibat dan memudahkan audit internal.
3. Kontrol anggaran yang lebih baik
Aplikasi pembelian biasanya dilengkapi dengan fitur untuk memantau budget secara real-time dimana kontrol ini mencegah pengeluaran berlebih dan membantu manajemen menjaga kestabilan keuangan perusahaan.
4. Efisiensi dalam manajemen vendor dan evaluasi kinerja
Software pembelian memudahkan pengelolaan data vendor, termasuk riwayat kerjasama, performa pengiriman, dan negosiasi harga.
5. Integrasi data dan pelaporan instan
Manajemen dapat mengakses laporan pengadaan secara instan berdasarkan departemen, proyek, atau periode tertentu dimana informasi ini sangat penting untuk pengambilan keputusan strategis dan perencanaan jangka panjang.
Dengan semua manfaat tersebut, semakin banyak perusahaan yang beralih menggunakan software purchase order sebagai bagian dari strategi digitalisasi untuk meningkatkan efisiensi operasional dan mengurangi risiko bisnis. Jika Anda tengah mempertimbangkan solusi ini, pahami skema harga berikut agar sesuai dengan kebutuhan operasional dan anggaran perusahaan Anda!
20 Software Purchasing Terbaik untuk Procurement
Untuk memudahkan Anda memilih solusi terbaik, kami telah mengkurasi software purchasing yang banyak digunakan oleh perusahaan dari berbagai sektor industri. Setiap aplikasi hadir dengan fitur unggulan yang dirancang untuk meningkatkan efisiensi, akurasi, dan transparansi dalam proses procurement.
Pilihan software ini disusun berdasarkan relevansi terhadap kebutuhan bisnis modern, mencakup pengelolaan vendor hingga otomatisasi approval. Dengan demikian, Anda dapat menemukan platform yang paling sesuai dengan alur kerja dan skala perusahaan Anda.
1. Koneksi
Software procurement dari Koneksi memiliki rancangan khusus untuk memenuhi kebutuhan pengadaan modern, aplikasi ini menyederhanakan seluruh alur kerja mulai dari perencanaan anggaran, tender, seleksi vendor, pembuatan purchase request dan PO, hingga proses pembayaran akhir. Semuanya terintegrasi dalam satu platform yang efisien dan transparan.
Dengan kombinasi antara teknologi yang andal dan tampilan yang mudah digunakan, Koneksi.co hadir sebagai mitra strategis dalam mengelola procurement secara lebih akurat, cepat, dan hemat biaya. Solusi ini dirancang untuk tumbuh bersama bisnis Anda mulai dari kebutuhan saat ini hingga ekspansi di masa depan.
Tertarik mencoba langsung fitur-fiturnya? Nikmati demo gratis dari Software Procurement Koneksi dan lihat bagaimana solusi ini bisa meningkatkan efisiensi bisnis Anda. Klik banner di bawah untuk info harga dan uji coba gratis!
Berikut fitur unggulan yang Koneksi tawarkan untuk menyederhanakan proses procurement perusahaan Anda:
- Blanket Purchase Order Management: Mendukung pembuatan kontrak jangka panjang dengan vendor untuk pembelian berulang, memastikan harga tetap sesuai kesepakatan dan mengurangi proses administrasi berulang.
- Vendor/Supplier Rating Analysis: Menyediakan analisis kinerja vendor berbasis histori transaksi, membantu perusahaan menilai kualitas layanan dan memilih mitra terbaik secara objektif.
- Online Purchase Request Approval: Memungkinkan proses persetujuan permintaan pembelian dilakukan secara digital dan real-time, memudahkan koordinasi antar cabang tanpa hambatan lokasi.
- Multiple PO, PR, & RFQ Management: Menyatukan proses permintaan dan penawaran dari berbagai vendor dalam satu sistem terintegrasi, mempermudah perbandingan harga dan percepatan pengambilan keputusan.
- Online Portal for Suppliers: Vendor dapat mengakses portal khusus untuk mengelola penawaran, PO, dan status transaksi secara mandiri.
- Landed Cost Calcuation: Hitung total biaya pengadaan termasuk ongkir, pajak, dan bea masuk secara otomatis.
- In-depth Purchase Analysis: Analisis menyeluruh atas histori pembelian untuk mendukung pengambilan keputusan strategis.
| Kelebihan |
Kekurangan |
- Antarmuka yang ramah pengguna
- Kemudahan dalam kustomisasi
- Aksesibilitas mobile
- Terintegrasi dengan sistem CRM-Sales,
- Accounting dan Inventory Management
|
|
2. Odoo
Odoo adalah solusi ERP open-source yang menyediakan modul purchasing terpusat untuk mengelola vendor dan proses pembelian secara efisien, transparan, dan terstruktur. Dilengkapi dengan fitur analisis statistik dan laporan performa pemasok, Odoo membantu perusahaan mengevaluasi vendor secara objektif berdasarkan data historis dan indikator kinerja.
Fitur unggulan pada modul purchasing Odoo antara lain:
- Request for Quotations: Sistem memungkinkan pengguna untuk mengatur produk tertentu agar otomatis mengirim permintaan penawaran (RFQ) ke vendor yang telah ditentukan.
- Manage Orders: Memudahkan pelacakan setiap transaksi pembelian, mulai dari status penawaran, jumlah produk, hingga estimasi pengiriman.
- Manage Invoicing: Pengguna dapat membuat, memodifikasi, atau membatalkan invoice dengan fleksibilitas tinggi.
| Kelebihan |
Kekurangan |
- Open-source dan sangat fleksibel untuk disesuaikan
- Terintegrasi dengan berbagai modul seperti akuntansi, SDM, dan CRM
|
|
3. HashMicro
HashMicro menghadirkan solusi aplikasi purchasing terintegrasi yang secara signifikan membantu perusahaan dalam mengatasi tantangan umum pada proses pengadaan, seperti manajemen dokumen yang rumit, evaluasi vendor, serta pengendalian alur pembayaran. Dengan platform ini, aktivitas procurement dapat berjalan lebih efisien dan terkendali.
Berikut ini adalah fitur unggulan dari software purchasing HashMicro:
- PO, RFQ, & PR Management: Mempermudah konversi permintaan pembelian (PR) menjadi purchase order (PO), serta mengirim permintaan penawaran (RFQ) ke berbagai vendor hanya dalam beberapa klik.
- PR Approval Management: Menyediakan mekanisme persetujuan pengadaan secara digital dari berbagai cabang, departemen, atau level organisasi dengan efisiensi tinggi.
- Online Portal for Suppliers: Vendor dapat mengunggah katalog produk dan berpartisipasi dalam proses tender secara online, memungkinkan perusahaan memilih penawaran terbaik secara transparan.
- Vendor/Supplier Rating: Sistem ini memberikan skor performa vendor berdasarkan berbagai indikator penting seperti ketepatan pengiriman, kualitas produk, dan harga.
- Blanket Order Management: Mengatur pemesanan berulang dengan harga dan jadwal yang telah disepakati untuk mempermudah kontrol anggaran dan volume pembelian.
- Landed Cost Calculation: Menyediakan estimasi biaya menyeluruh dari pembelian barang, mencakup pajak, logistik, asuransi, serta nilai tukar mata uang secara real-time.
| Kelebihan |
Kekurangan |
- Unlimited user
- Mudah diintegrasikan dengan berbagai sistem lain tanpa pihak ketiga
- Sistem dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan spesifik perusahaan
- Tingkat keamanan tinggi dengan sertifikasi ISO
|
- Memiliki fitur yang kompleks, sehingga pengguna baru membutuhkan konsultasi untuk menentukan modul paling sesuai dengan jenis usaha.
|
4. EQUIP
EQUIP adalah salah satu solusi aplikasi purchasing terintegrasi yang dirancang untuk menyederhanakan proses pengelolaan purchase order dan procurement secara keseluruhan. Dengan sistem otomatis, EQUIP membantu mengurangi kesalahan input, mempercepat pembuatan faktur, serta mengelola pembayaran dan penagihan dalam satu platform terhubung.
Beberapa fitur penting yang ditawarkan meliputi:
- Purchase Request (PR) Portal: Sentralisasi permintaan pembelian dari berbagai divisi ke dalam satu dashboard yang transparan dan terstruktur.
- Perbandingan RFQ: Memfasilitasi perbandingan penawaran harga dari berbagai vendor secara langsung dalam proses tender.
- Vendor Evaluation System: Menyediakan laporan performa vendor secara berkala untuk mendukung proses evaluasi yang lebih objektif.
- Template Professional: Menyediakan format siap pakai untuk menyusun dokumen RFQ, PR, dan PO secara efisien.
- Manajemen Order Blanket: Mengelola kontrak pembelian jangka panjang dari vendor yang sama dengan penjadwalan pembelian otomatis.
- Manajemen Multi-level Approval: Sistem persetujuan berjenjang yang dapat disesuaikan dengan struktur organisasi perusahaan.
| Kelebihan |
Kekurangan |
- Antarmuka mudah digunakan dengan navigasi intuitif
- Mendukung jumlah pengguna tak terbatas tanpa biaya tambahan
- Fitur lengkap untuk integrasi pengadaan dan manajemen stok
- Dukungan teknis 24/7 setelah implementasi
|
|
5. Procurify
Procurify adalah software purchasing berbasis cloud yang memberikan kontrol penuh atas pengeluaran perusahaan melalui fitur permintaan pembelian, pengelolaan anggaran, pelacakan transaksi, dan pelaporan keuangan secara terpusat. Sistem ini fleksibel dan dapat diakses melalui perangkat seluler, serta memungkinkan penetapan tag biaya langsung ke kode akun untuk pengelolaan anggaran yang lebih akurat dan terstruktur.
Fitur unggulan Procurify meliputi:
- Purchase Requests: Menyederhanakan proses permintaan pembelian dengan katalog produk dari vendor yang telah disarankan, sehingga mempermudah tim dalam memilih item yang tepat.
- Purchase Order Management: Memungkinkan pembuatan pesanan berulang dan mengirim PO ke vendor yang relevan secara otomatis melalui email.
- Vendor Management: Menyediakan ruang penyimpanan terpusat untuk seluruh dokumen vendor tanpa batas, sehingga memudahkan dalam proses audit atau peninjauan ulang.
| Kelebihan |
Kekurangan |
- Antarmuka yang intuitif dan user-friendly
- Fitur purchasing lengkap dan fleksibel, cocok untuk berbagai skala bisnis
|
|
6. Microsoft Dynamics 365 Purchasing
Microsoft Dynamics 365 menyediakan solusi aplikasi purchasing terintegrasi untuk mengelola kebutuhan pengadaan perusahaan secara end-to-end. Sistem ini memungkinkan pengguna mengidentifikasi permintaan barang, memproses penerimaan, menyusun dan mencocokkan invoice, hingga menyelesaikan pembayaran kepada pemasok.
Fitur utama dari Microsoft Dynamics 365 meliputi:
- Accelerate Sustainability: Berkolaborasi dengan manajer keberlanjutan untuk mengurangi jejak karbon dan memaksimalkan efisiensi operasional di seluruh rantai pasok.
- Mitigate Risk Through Collaboration: Mendorong kerja sama aktif antara tim supply chain internal, vendor, dan pelanggan dalam satu sistem alur kerja yang terintegrasi.
- Modern User Interface: Antarmuka pengguna yang intuitif dan ramah bagi pengguna non-teknis, memudahkan tim operasional dalam menjalankan tugas pengadaan sehari-hari.
| Kelebihan |
Kekurangan |
- Terintegrasi dengan baik dalam ekosistem Microsoft, seperti Office 365 dan Teams
- Fitur analitik dan laporan secara real-time untuk mendukung pengambilan keputusan berbasis data
|
|
7. Infosys BPM Spend Analytics
Infosys BPM Spend Analytics adalah software purchasing berbasis data yang menganalisis transaksi dan pola pembelanjaan untuk mengidentifikasi perilaku pengeluaran, anomali, serta merumuskan strategi pengadaan yang lebih efektif. Dengan menggabungkan machine learning dan wawasan industri, platform ini memberikan klasifikasi dan rekomendasi yang akurat untuk mendukung efisiensi dan pengambilan keputusan berbasis data.
Fitur unggulan Infosys BPM Spend Analytics:
- Data Ingestion, Cleansing, and De-duplication: Mengumpulkan data dari berbagai sumber melalui konektor yang telah terintegrasi, sekaligus membersihkan duplikasi dan memastikan konsistensi tanpa perlu memodifikasi sistem utama.
- Spend Classification: Menggunakan model pembelajaran mesin serta basis pengetahuan industri untuk mengklasifikasikan data pengeluaran dengan akurasi tinggi.
- Actionable Insights and Opportunity Identification: Menyediakan insight strategis secara real-time melalui dashboard KPI, sekaligus mendeteksi peluang efisiensi dan area pengadaan yang memerlukan peningkatan.
| Kelebihan |
Kekurangan |
- Analisis pengeluaran yang akurat dan menyeluruh berbasis data
- Cocok untuk perusahaan dengan fokus pada optimalisasi pembelian berbasis insight
|
-
Kurang ideal untuk organisasi dengan kebutuhan operasional yang kompleks dan dinamis karena keterbatasan fitur integratif
-
Antarmuka pengguna tergolong teknis.
-
Memerlukan waktu adaptasi yang cukup lama.
|
8. Oracle iProcurement
Oracle iProcurement adalah solusi enterprise untuk manajemen pengadaan yang dirancang bagi perusahaan skala besar dengan kebutuhan kompleks, menawarkan fungsionalitas terintegrasi dalam ekosistem Oracle. Sistem ini memungkinkan pemantauan dan kontrol penuh atas seluruh siklus procurement, dengan akses yang dapat disesuaikan per departemen.
Fitur unggulan dalam Oracle iProcurement meliputi:
- Supplier Management: Vendor dapat berinteraksi langsung melalui portal terintegrasi untuk mengelola aktivitas serta mencatat histori transaksi mereka.
- Procurement Contracts: Mendukung penyusunan dan pengelolaan kontrak pengadaan dengan dukungan legal secara langsung dalam sistem.
- Purchasing: Menyediakan pengalaman pembelian yang lebih user-friendly untuk karyawan, menyerupai platform belanja online dengan pengendalian biaya dan panduan kebijakan internal.
| Kelebihan |
Kekurangan |
- Platform terintegrasi dengan fitur end-to-end yang sesuai untuk lingkungan bisnis berskala besar.
- Dukungan pelanggan dan dokumentasi teknis yang lengkap.
|
-
Investasi awal dan biaya lisensi cukup tinggi, terutama untuk perusahaan skala menengah ke bawah.
-
Dibutuhkan sumber daya IT internal yang kuat untuk implementasi, pengelolaan, dan pemeliharaan sistem.
|
9. Aplikasi Purchasing RedERP
RedERP menghadirkan solusi purchasing yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengelola pengadaan secara lebih terkendali dan efisien. Aplikasi ini menawarkan serangkaian fitur komprehensif yang memfasilitasi proses pembelian secara sistematis dan terintegrasi dengan kebutuhan operasional bisnis.
Beberapa fitur utama dalam sistem purchasing RedERP meliputi:
- Purchase Order: Memungkinkan pembuatan order pembelian setelah proses permintaan penawaran dikirimkan kepada vendor.
- Request for Quotation (RFQ): Memfasilitasi pengajuan penawaran harga kepada pemasok sebagai bagian dari proses evaluasi kebutuhan produksi.
- Automatic Procurement: Mengotomatiskan pembuatan permintaan pembelian ketika stok barang mencapai ambang minimum atau habis.
| Kelebihan |
Kekurangan |
- Terintegrasi dengan sistem ERP yang kokoh dan memiliki fitur pembelian yang lengkap.
- Antarmuka yang intuitif dan layanan pelanggan yang responsif, membuatnya mudah diimplementasikan.
|
|
10. Total ERP
Total ERP menghadirkan solusi pengadaan yang terintegrasi melalui platform berbasis cloud, memungkinkan perusahaan mengelola seluruh siklus pembelian dengan lebih efisien. Sistem ini dilengkapi dengan fitur otomatis yang mencakup proses penting seperti seleksi vendor, alokasi anggaran, hingga pelunasan pembayaran semuanya dapat dijalankan dalam satu sistem terpadu.
Berikut adalah fitur unggulan dari aplikasi purchasing Total ERP:
- Peringkat Vendor/Supplier: Menyediakan evaluasi berbasis data atas performa mitra pemasok, sehingga risiko pengadaan dari vendor berkinerja buruk dapat diminimalisasi.
- Sistem Persetujuan Terintegrasi: Memfasilitasi pengelolaan permintaan pembelian dari berbagai unit atau cabang dalam satu workflow digital yang tersentralisasi.
- Blanket Order Management: Memungkinkan perusahaan menjalin kontrak pengadaan jangka panjang dengan supplier, menyederhanakan pemesanan berulang dalam periode tertentu.
- Kontrol Penuh Anggaran: Menyediakan visibilitas menyeluruh terhadap penggunaan dana pengadaan, membantu mencegah kelebihan biaya akibat markup atau penyalahgunaan anggaran.
| Kelebihan |
Kekurangan |
- Antarmuka pengguna yang modern dan mudah dipahami.
- Menyediakan solusi ERP menyeluruh dengan integrasi modul purchasing.
- Fitur dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis.
- Kompatibel dengan sistem internal yang sudah ada.
- Dukungan layanan pelanggan yang responsif.
|
|
11. Kissflow
Kissflow merupakan aplikasi purchase order berbasis cloud yang dirancang untuk mengotomatiskan seluruh siklus pengadaan (procure-to-pay), menjadikannya solusi ideal bagi perusahaan yang ingin mengupgrade sistem manual, mengimplementasikan digitalisasi pertama kalinya, atau mengganti platform yang terpisah-pisah.
Fitur utama Kissflow mencakup:
- Otomatisasi Proses Pembelian: Mengeliminasi tugas-tugas manual berulang dalam pengadaan sehingga mempercepat siklus pembelian.
- Manajemen Vendor Terpusat: Menyediakan satu tempat untuk menyimpan data dan riwayat pemasok, mempermudah pengelolaan hubungan bisnis.
- Sistem Persetujuan Berjenjang: Mendukung alur persetujuan yang sesuai dengan struktur organisasi untuk menjamin kontrol dan kepatuhan internal.
- Pelacakan dan Laporan Purchase Order: Menyajikan informasi mendetail tentang status PO, membantu pemantauan pengiriman dan pembayaran secara akurat.
- Integrasi dengan Zapier: Memungkinkan konektivitas dengan berbagai aplikasi pihak ketiga untuk memperluas fungsionalitas sistem.
| Kelebihan |
Kekurangan |
- Antarmuka sederhana dan cepat dipahami
- Fleksibilitas tinggi dalam adaptasi workflow
- Laporan real-time yang informatif
- Layanan dukungan pelanggan yang responsif
|
-
Kustomisasi masih terbatas untuk kebutuhan kompleks
-
Pengguna baru mungkin memerlukan waktu penyesuaian (learning curve)
-
Terdapat potensi bug saat fitur baru diluncurkan
-
Ketergantungan tinggi pada platform integrasi eksternal seperti Zapier
|
12. Xero
Xero merupakan platform akuntansi berbasis cloud yang telah berkembang menjadi salah satu penyedia solusi bisnis terkemuka. Fitur purchase order dalam Xero memungkinkan pengguna membuat, mengelola, dan mengirim pesanan pembelian secara digital dan terintegrasi langsung dengan sistem akuntansi Xero, sehingga mempercepat pencatatan transaksi dan pelaporan keuangan.
Fitur unggulan dari Xero mencakup:
- Pembuatan dan Pelacakan Purchase Order: Memfasilitasi pengiriman dan pemantauan pesanan secara online untuk transparansi penuh.
- Integrasi Multi-Aplikasi: Mendukung koneksi dengan berbagai tools bisnis lainnya untuk efisiensi kerja.
- Otomatisasi Pencatatan: Setiap transaksi tercatat otomatis dan langsung sinkron dengan sistem akuntansi.
- Pengguna Tanpa Batas: Tidak ada pembatasan jumlah pengguna dalam satu akun, cocok untuk tim besar.
- Laporan dan Analisis: Menyediakan data visual untuk mendukung pengambilan keputusan yang berbasis informasi.
| Kelebihan |
Kekurangan |
- Antarmuka yang intuitif dan mudah dipahami
- Konektivitas luas dengan aplikasi pihak ketiga
- Dukungan untuk jumlah pengguna yang tidak terbatas
- Sistem keamanan data yang solid dan terenkripsi
|
-
Dukungan teknis via telepon terbatas hanya untuk paket tertentu
-
Fitur lanjutan hanya tersedia pada paket berbayar lebih tinggi
-
Bagi pengguna baru, membutuhkan waktu untuk memahami sistem secara menyeluruh
-
Terbatasnya opsi kustomisasi alur kerja
-
Satu akun hanya dapat digunakan untuk satu entitas bisnis
|
13. Software Purchase Order Sleekr
Sleekr adalah software purchase order berbasis web untuk membantu perusahaan mengotomatisasi proses pengadaan barang secara menyeluruh. Sistem ini memungkinkan pengguna membuat pesanan pembelian secara cepat dari daftar supplier yang tersedia, sehingga mempercepat proses transaksi dan mengurangi risiko kesalahan manual.
Fitur utama dari Sleekr meliputi:
- Manajemen Purchase Order: Membuat dan melakukan pelacakan pesanan pembelian secara sistematis dalam satu dashboard.
- Manajemen Faktur: Mengengelola invoice dan faktur pajak secara terstruktur untuk mendukung rekonsiliasi keuangan.
- Pelacakan Persediaan: Memantau ketersediaan stok secara real-time untuk mendukung proses pengadaan berbasis kebutuhan.
- Analisis dan Pelaporan: Menyediakan laporan pembelian dan pengeluaran yang akurat untuk mendukung pengambilan keputusan.
- Otomatisasi Proses HR: Terintegrasi dengan fitur purchasing dengan manajemen SDM untuk mendukung efisiensi administratif.
| Kelebihan |
Kekurangan |
- Dapat diakses secara fleksibel dari berbagai perangkat
- Antarmuka ramah pengguna
- Mendukung akses multi-user
|
-
Tingkat kustomisasi yang terbatas pada beberapa fitur
-
Proses input data awal bisa cukup kompleks
-
Membutuhkan pembaruan rutin pada template dokumen
-
Harga langganan cenderung lebih tinggi dari aplikasi sejenis
|
14. Aplikasi Purchase Order ProcurePort
ProcurePort adalah solusi digital yang menyederhanakan proses pembelian barang dan jasa secara terstruktur, memungkinkan pengelolaan siklus pengadaan yang akurat dan berbasis data untuk pengambilan keputusan strategis. Selain mengotomatiskan permintaan pembelian, sistem ini juga mencakup manajemen vendor dan kontrak untuk memperkuat pengendalian anggaran dan meningkatkan efisiensi procurement.
Fitur utama dari aplikasi purchase order ProcurePort meliputi:
- e-Sourcing dan e-Procurement: Memfasilitasi proses tender dan pengadaan elektronik secara menyeluruh.
- Manajemen Pemasok: Menyediakan informasi lengkap dan terkini tentang kinerja vendor.
- Manajemen Kontrak: Mengelola siklus hidup kontrak pembelian secara digital dan terdokumentasi.
- Analisis Pengeluaran: Memberikan insight berbasis data untuk optimalisasi biaya pembelian.
- Pelaporan dan Analisis: Menyediakan dashboard dan laporan interaktif untuk pengambilan keputusan berbasis data.
| Kelebihan |
Kekurangan |
- Antarmuka yang intuitif dan mudah ramah pengguna
- Fleksibel dalam mendukung tipe lelang elektronik
- Dukungan layanan pelanggan yang responsif
|
-
Beberapa fitur lanjutan masih terbatas
-
Sistem notifikasi yang belum maksimal
-
Struktur menu yang kompleks bagi pengguna baru
-
Ketergantungan pada update berkala untuk kinerja optimal
|
15. Coupa Purchasing
Coupa Purchasing Software adalah solusi pengadaan berbasis cloud yang memberikan kontrol penuh dan transparansi atas proses pembelian barang dan jasa secara efisien. Dengan fitur otomatisasi end-to-end, dari permintaan pembelian hingga analisis biaya, Coupa menjadi pilihan tepat bagi perusahaan menengah hingga besar yang ingin meningkatkan akuntabilitas dalam procurement.
Fitur unggulan Coupa Purchasing:
- Automated Invoice Processing: Mempercepat proses pencocokan dan pelunasan invoice secara otomatis.
- Spend Analysis: Memberikan wawasan komprehensif terhadap pola pengeluaran untuk meningkatkan efisiensi biaya.
- Supplier Management: Mengelola hubungan dan kinerja vendor melalui dashboard pemantauan yang terstruktur.
- Purchase Requisition and Order Management: Mengoptimalkan alur pengajuan dan persetujuan pembelian secara digital.
- Real-Time Spend Visibility: Memberikan visibilitas langsung terhadap pengeluaran perusahaan secara real-time.
| Kelebihan |
Kekurangan |
- Mendukung manajemen hubungan pemasok yang lebih baik
- Menyediakan analisis mendalam berbasis data
- Terintegrasi dengan sistem ERP lainnya
|
-
Sistem cenderung kompleks untuk pengguna baru
-
Kemampuan kustomisasi terbatas daripada beberapa kompetitor
-
Bergantung pada konektivitas internet
-
Proses pembaruan sistem dan pemeliharaan perlu penjadwalan khusus
|
16. ProcurementExpress
ProcurementExpress adalah aplikasi web berbasis cloud yang mempermudah pembuatan dan manajemen purchase order (PO), serta terintegrasi langsung dengan sistem akuntansi internal untuk mendukung kelancaran pengadaan dan keuangan. Platform ini memungkinkan manajemen merespons permintaan pembelian dari berbagai divisi secara cepat dan efisien melalui sistem terpusat.
Fitur utama ProcurementExpress mencakup:
- Approval Workflows: Alur persetujuan pembelian yang fleksibel sesuai dengan struktur organisasi.
- Budget Tracking: Pemantauan penggunaan anggaran secara real-time untuk menghindari overspending.
- Mobile Access: Kemudahan akses melalui perangkat seluler untuk pengelolaan pembelian kapan pun dan di mana pun.
- Supplier Management: Pengelolaan database vendor untuk membantu evaluasi dan efisiensi kerja sama.
- Purchase Order Management: Pembuatan dan pelacakan PO secara otomatis dalam satu dashboard yang terpusat.
| Kelebihan |
Kekurangan |
- User interface yang sederhana dan ramah pengguna
- Aksesibilitas yang mudah untuk fleksibilitas kerja
- Proses integrasi dengan sistem lain relatif mudah
|
-
Terbatas dalam hal fleksibilitas kustomisasi sistem
-
Beberapa fitur memerlukan pembelajaran awal karena cukup kompleks
-
Ketergantungan penuh pada koneksi internet untuk operasional
|
17. SpendHQ
SpendHQ adalah software procurement berbasis cloud yang memberikan visibilitas menyeluruh terhadap pengeluaran perusahaan melalui sistem terintegrasi. Platform ini menggabungkan fungsi analitik dan manajemen pembelian untuk membantu memantau, mengelola, dan menganalisis data pengeluaran secara efektif. Pengguna dapat melihat tren pembelanjaan, mengelola kontrak, mengatur sourcing, dan melakukan segmentasi kategori dalam satu dashboard yang mendukung keputusan strategis secara cepat dan akurat.Fitur utama SpendHQ meliputi:
- Spend Management: Mengelola dan mengontrol pengeluaran perusahaan berdasarkan data real-time.
- Contract/License Management: Mencatat dan memantau kontrak pembelian dan lisensi secara terstruktur.
- Sourcing Management: Mengatur proses pengadaan dari pemilihan vendor hingga negosiasi harga.
- Visualisasi Data: Menyajikan data pengeluaran dalam tampilan grafis untuk analisis yang lebih intuitif.
- Category Management: Mengelompokkan pengeluaran berdasarkan jenis produk atau layanan untuk efisiensi analisis.
| Kelebihan |
Kekurangan |
- Antarmuka yang intuitif
- Tingkat fleksibilitas kustomisasi yang tinggi
- Proses implementasi tergolong cepat
|
-
Layanan pelanggan kurang responsif
-
Fitur manajemen kontrak masih terbatas
-
Ketergantungan penuh terhadap koneksi internet untuk akses optimal
|
18. Software Purchase Order Beecloud
Beecloud menawarkan sistem pembelian digital yang memungkinkan perusahaan membuat pesanan barang dengan lebih cepat dan efisien. Dengan automasi proses utama, perusahaan dapat mempercepat pengadaan barang tanpa harus terjebak dalam proses administratif yang memakan waktu. Aplikasi ini juga memiliki dukungan berbagai model bisnis, termasuk yang berbasis multi-cabang, serta integrasi dengan platform e-commerce untuk memperlancar distribusi dan sinkronisasi stok.
Fitur utama Beecloud mencakup:
- Otomatisasi Tanda Terima: Memproses penerimaan barang secara otomatis begitu barang sampai, mempercepat validasi dan pelaporan.
- Manajemen Order Pembelian (Purchase Order): Memudahkan pembuatan, pelacakan, dan pengelolaan PO dalam satu sistem yang terpusat.
- Manajemen Faktur: Menyederhanakan pencatatan dan pembayaran invoice dengan sistem digital yang efisien.
- Laporan & Analisis: Menyediakan laporan keuangan dan pembelian yang terperinci untuk mendukung pengambilan keputusan.
- Sinkronisasi E-Commerce: Mengintegrasikan data pembelian dengan platform online untuk memastikan kesesuaian stok dan pemesanan.
| Kelebihan |
Kekurangan |
- Akses mudah dari berbagai perangkat
- Dukungan untuk operasi multi-cabang
- Analitik bisnis yang kuat
Pengelolaan invoice yang cepat
|
-
Membutuhkan biaya langganan berkala
-
Kinerja sistem bergantung pada stabilitas koneksi internet
-
Integrasi dengan sistem eksternal masih terbatas
-
Pilihan kustomisasi fitur belum fleksibel penuh
|
19. Mekari Jurnal
Mekari Jurnal adalah solusi digital yang tidak hanya menyediakan fitur akuntansi dan pelaporan keuangan, tetapi juga dilengkapi dengan sistem manajemen pengadaan yang terintegrasi. Melalui modul purchasing, pengguna dapat mengelola pembelian barang dan jasa secara efisien dengan antarmuka yang intuitif. Proses pembelian mulai dari approval hingga pelacakan status dapat dipantau secara real-time, lengkap dengan sistem tagging untuk mempermudah penyortiran dan pencarian data transaksi.
Fitur unggulan milik Mekari Jurnal meliputi:
- Approval dan Prioritas: Menyusun hierarki persetujuan pembelian serta menentukan urgensi pengadaan secara sistematis.
- Status dan Tagging Otomatis: Mempermudah pemantauan dan penyaringan dokumen pembelian melalui label dan penanda yang fleksibel.
- Integrasi dengan Sistem Akuntansi dan Invoice: Menghubungkan transaksi pembelian secara otomatis dengan modul keuangan untuk kemudahan pelaporan dan pembukuan.
| Kelebihan |
Kekurangan |
- Sistem user-friendly untuk berbagai level pengguna
- Tersedia berbagai paket yang bisa sesuai dengan skala bisnis
|
|
20. SAP Ariba
SAP Ariba adalah solusi e-procurement untuk perusahaan skala menengah hingga besar yang menginginkan visibilitas dan kontrol penuh atas rantai pengadaan mereka. Integrasinya dengan sistem ERP SAP menjadikan Ariba sebagai solusi menyeluruh untuk pengadaan barang dan jasa dengan dukungan analitik dan alur kerja yang canggih. Dengan ekosistem SAP yang luas, pengguna dapat menghubungkan proses pengadaan secara langsung dengan sistem internal lain, memungkinkan kolaborasi yang lebih efisien antar tim serta interaksi yang lebih baik dengan pemasok.
Fitur-fitur utama milik SAP Ariba meliputi:
- Guided Buying: Membantu proses pembelian dengan panduan cerdas yang memastikan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan dan memberikan rekomendasi berbasis AI.
- Manajemen Katalog: Mendukung pengelolaan katalog oleh pembeli dan pemasok, memastikan kepatuhan kontrak dan memudahkan pelacakan milestone.
- Manajemen Faktur: Menyediakan rekonsiliasi faktur tanpa sentuhan, pemrosesan faktur otomatis, dan manajemen pengecualian bawaan.
- Integrasi ERP dan Pihak Ketiga: Mendukung integrasi dengan berbagai sistem ERP dan penyedia data pihak ketiga melalui kerangka kerja API terbuka, memungkinkan pemeriksaan real-time terhadap pajak, anggaran, dan inventaris.
| Kelebihan |
Kekurangan |
- Menyediakan visibilitas dan kontrol menyeluruh atas pengeluaran, proses pengadaan dan pelaporan
- Pengelolaan katalog vendor yang efisien, memungkinkan percepatan pencapaian ROI.
|
|
Cara Memilih Aplikasi Purchasing yang Tepat untuk Perusahaan
Memilih aplikasi purchasing bukan hanya soal mengadopsi teknologi, tapi juga keputusan strategis yang mempengaruhi efisiensi, transparansi, dan pengendalian biaya dalam jangka panjang. Untuk memastikan sistem yang Anda pilih benar-benar mendukung kebutuhan bisnis.
Berikut lima aspek penting yang harus Anda pertimbangkan dalam memilih software pembelian yang tepat:
1. Memahami kebutuhan internal
Setiap perusahaan memiliki struktur, kebutuhan, dan alur kerja yang berbeda. Maka, langkah pertama adalah mengidentifikasi kebutuhan internal: Apakah perusahaan Anda membutuhkan sistem untuk pengadaan barang saja, atau hingga integrasi akuntansi dan manajemen vendor. Dengan memahaminya, Anda dapat fokus pada solusi yang benar-benar relevan dan tidak over budget.
2. Perhatikan ketersediaan fitur utama
Fitur adalah inti dari sebuah aplikasi purchasing. Pilih software yang tidak hanya lengkap, tetapi juga sesuai alur kerja tim Anda. Fitur krusial yang perlu ada antara lain:
- Otomatisasi permintaan pembelian dan approval
- Pelacakan status PO dan pengiriman
- Integrasi dengan sistem lain (ERP, keuangan, inventory)
- Notifikasi dan approval berbasis mobile
- Laporan pembelian yang komprehensif
Fitur-fitur ini hanya memudahkan tim purchasing, tetapi dapat menghemat waktu, meningkatkan visibilitas, dan membantu manajemen mengambil keputusan berbasis data.
3. Mengevaluasi kemudahan penggunaan (user interface)
Software dengan fitur lengkap tapi sulit digunakan justru akan menurunkan produktivitas. Pastikan Anda memilih aplikasi dengan antarmuka yang intuitif, ramah pengguna, dan dapat dioperasikan oleh semua level pengguna mulai dari staf operasional hingga pimpinan. UI/UX yang baik dapat mempercepat implementasi dan meningkatkan tingkat adopsi di internal perusahaan.
4. Fleksibilitas dan skalabilitas
Pastikan sistem dapat menyesuaikan skala bisnis Anda di masa depan. Pilih aplikasi purchasing yang bersifat modular dan dapat Anda sesuaikan dengan volume transaksi, jumlah pengguna, serta mendukung ekspansi perusahaan tanpa perlu mengganti sistem baru. Beberapa software juga menyediakan opsi kustomisasi alur approval atau integrasi dengan sistem pihak ketiga.
5. Keamanan data dan dukungan vendor
Keamanan data pembelian dan informasi vendor harus menjadi prioritas. Pilih software yang menawarkan enkripsi data, sistem backup otomatis, serta kontrol akses berbasis role. Selain itu, periksa reputasi vendor apakah mereka menyediakan dukungan teknis, pembaruan rutin, SLA yang jelas, serta dokumentasi dan pelatihan pengguna yang memadai.
Software purchasing yang tepat bukan hanya alat, tapi partner strategis dalam membangun sistem procurement yang lebih efisien, transparan, dan terukur. Dengan mempertimbangkan aspek kebutuhan, fitur, kemudahan, fleksibilitas, dan keamanan, Anda bisa memilih solusi yang tidak hanya tepat untuk saat ini tetapi juga siap menunjang pertumbuhan perusahaan di masa depan.
Kesimpulan
Software purchasing menjadi solusi strategis dalam menjawab tantangan pengadaan yang kompleks di berbagai perusahaan. Dengan sistem digital yang terintegrasi, proses pembelian tak hanya menjadi lebih cepat dan akurat, tetapi juga lebih transparan serta mudah diawasi secara real-time.
Berbagai fitur unggulan seperti manajemen vendor, approval otomatis, integrasi dengan sistem akuntansi, dan pelaporan instan menjadikan software ini vital untuk efisiensi operasional. Perusahaan dapat menghindari pemborosan anggaran, meningkatkan akuntabilitas, hingga membuat keputusan berbasis data.
Seiring kompleksitas pengadaan yang meningkat, banyak perusahaan memilih solusi digital seperti Software Procurement Koneksi untuk menyederhanakan dan mengotomatisasi proses purchasing secara end-to-end. Koneksi memastikan proses purchasing berjalan lebih cepat, transparan, dan terkontrol. Anda dapat langsung merasakan manfaatnya melalui demo gratis yang kami sediakan.
FAQ tentang Software Purchasing
Beriut beberapa aplikasi purchasing terbaik dan populer untuk mengotomatisasi dan mengelola proses pengadaan barang dan jasa antara lain:
- Microsoft Dynamics 365 Procurement: Solusi berbasis cloud dengan fitur manajemen vendor, automasi pembelian, dan analisis pengeluaran.
- HashMicro: Aplikasi procurement Indonesia yang mengintegrasikan budgeting, tendering, hingga pembayaran dalam satu sistem. Memiliki fitur pelacakan KPI untuk evaluasi kinerja tim purchasing
- Total ERP: Software end-to-end yang mengelola transaksi pembelian seperti e-sourcing, e-purchasing, dan e-invoicing.
- Odoo ERP: Mengelola supplier dan purchase order dengan fitur request for quotations dan manajemen invoice.
- EQUIP ERP: Menyediakan fitur lengkap mulai dari pembuatan purchase order, pelacakan pengeluaran, hingga manajemen vendor dengan analisis data real-time
Perangkat lunak pembelian, atau software purchasing, adalah aplikasi teknologi yang berfungsi untuk mengotomatisasi dan menyederhanakan proses pengadaan barang dan jasa dalam suatu perusahaan atau organisasi. Perangkat lunak ini membantu mengelola seluruh tahapan pembelian mulai dari pengajuan permintaan pembelian, persetujuan, pemilihan vendor, penerbitan purchase order (PO), pemantauan pengiriman dan penerimaan barang, hingga proses pembayaran dan pelaporan.
Tugas utama bagian purchasing dalam perusahaan meliputi mengidentifikasi kebutuhan barang atau jasa, melakukan seleksi dan negosiasi dengan vendor, membuat dan mengelola purchase order, memantau pengiriman, memastikan kesesuaian barang yang diterima, serta mengelola dokumen pembelian dan pembayaran kepada pemasok. Dengan bantuan aplikasi purchasing, seluruh proses ini dapat berjalan secara lebih terstruktur, terdokumentasi, dan kemudahan audit, sehingga mendukung efisiensi operasional dan penghematan biaya perusahaan.
Aplikasi kasir adalah sistem digital yang dirancang untuk mencatat transaksi penjualan, mengelola stok, dan menyusun laporan secara otomatis. Tidak seperti mesin kasir konvensional, aplikasi ini lebih fleksibel karena bisa digunakan di berbagai perangkat seperti Android, iOS, maupun desktop tanpa perangkat khusus. Dengan fitur yang intuitif dan terintegrasi dengan 
Berikut adalah beberapa contoh strategi penerapan Social CRM yang dapat membantu bisnis membangun hubungan pelanggan yang lebih kuat:
Mengelola hubungan pelanggan kini lebih mudah dengan 
