Koneksi procurement Archives

Procurement

Mengenal Apa Itu Procurement Management, Manfaat dan Cara Meningkatkannya

By Mario Agustus 11, 2023

Dalam menghadapi era bisnis yang semakin kompleks dan dinamis, peran sistem procurement management menjadi semakin penting bagi kelangsungan pertumbuhan perusahaan.

Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan secara detail pengertian, manfaat, dan elemen yang terkait dengan sistem procurement management dan apa saja fitur utama dari penggunaan sistem ini.

Daftar Isi

Apa Itu Procurement Management?
Manfaat Procurement Management bagi Perusahaan
Elemen dalam Procurement Management
Fitur Utama Procurement Management Berbasis Cloud
Cara Meningkatkan Efisiensi Procurement Management
Bagaimana Tahapan Proses Procurement Management ?
Koneksi Sebagai Solusi Management Procurement Lebih Mudah
Kesimpulan

Apa Itu Procurement Management?

Procurement management adalah proses mengelola pengadaan barang, jasa, atau bahkan sumber daya lain yang diperlukan oleh suatu organisasi.

Sistem procurement ini melibatkan perencanaan, pencarian pemasok, pemilihan vendor, negosiasi kontrak, pelaksanaan pengadaan, pemantauan proses, dan juga penilaian hasil akhir.

Tujuannya adalah memastikan perusahaan mendapatkan barang dan jasa dengan cara yang efisien, ekonomis, dan sesuai dengan kebutuhan serta standar kualitas yang diharapkan.

Manfaat Procurement Management bagi Perusahaan

Procurement management memiliki sejumlah manfaat yang signifikan bagi perusahaan. Beberapa manfaat utamanya meliputi:

Kontrol biaya

Procurement management memungkinkan perusahaan untuk mengontrol biaya pembelian barang dan jasa dengan cara yang efisien.

Dalam pengadaan yang tidak terkelola dengan baik, maka perusahaan mungkin menghadapi risiko membayar lebih mahal daripada yang seharusnya.

Namun, dengan melakukan negosiasi yang baik dengan pemasok dan memilih vendor yang memberikan nilai terbaik, perusahaan dapat mengamankan harga yang lebih menguntungkan, mengurangi biaya produksi atau operasional, dan meningkatkan margin keuntungan.

Efisiensi operasional

Dalam dunia bisnis yang kompetitif, maka kelangkaan bahan atau jasa yang diperlukan dapat memiliki dampak serius pada operasional perusahaan.

Manajemen pengadaan yang baik memastikan pasokan yang tepat waktu dan berkualitas untuk menjaga kelancaran produksi dan juga layanan.

Dengan memiliki rencana pengadaan yang matang, maka perusahaan dapat menghindari situasi yang merugikan seperti kekurangan persediaan atau penundaan dalam pengiriman.

Kualitas yang lebih baik

Sebuah komponen penting dari procurement management adalah pemilihan pemasok yang memiliki rekam jejak kualitas yang baik.

Dengan memilih pemasok yang dapat menyediakan produk atau jasa berkualitas tinggi, maka perusahaan dapat memastikan bahwa produk yang dihasilkan atau layanan yang diberikan memenuhi standar yang diinginkan.

Ini dapat membangun reputasi perusahaan dan juga memenangkan kepercayaan pelanggan.

Inovasi

Dalam mencari pemasok yang kompetitif, perusahaan mungkin menemukan pemasok yang membawa inovasi baru dalam produk atau proses.

Kemampuan pemasok untuk memberikan ide-ide baru atau teknologi canggih dapat memberikan keunggulan kompetitif bagi perusahaan, membedakan produk atau layanan dari pesaing, dan memberikan peluang untuk pertumbuhan dan juga diversifikasi.

Pengurangan risiko

Manajemen pengadaan yang cermat dapat membantu perusahaan mengurangi risiko pasokan yang dapat muncul akibat kelangkaan bahan baku, perubahan harga yang tiba-tiba, atau bahkan masalah lain yang dapat mempengaruhi operasional.

Dengan merencanakan cadangan pemasok atau strategi alternatif, maka perusahaan dapat lebih siap menghadapi situasi tak terduga.

Kepatuhan regulasi

Dalam bisnis yang terus tunduk pada peraturan dan regulasi yang berubah-ubah, manajemen pengadaan membantu perusahaan memastikan bahwa semua transaksi dan proses pengadaan dilakukan sesuai dengan hukum dan juga peraturan yang berlaku.

Ini membantu mencegah sengketa hukum dan dampak negatif lainnya yang dapat timbul akibat pelanggaran regulasi.

Peningkatan hubungan dengan pemasok

Dalam lingkungan bisnis yang saling terkait, hubungan yang kuat dengan pemasok sangat penting.

Dengan membangun kerja sama yang saling menguntungkan, perusahaan dapat membangun kepercayaan dengan pemasok, mendapatkan dukungan lebih baik dalam situasi sulit, dan bahkan berkolaborasi untuk mengembangkan solusi baru.

Efisiensi waktu

Procurement management yang efektif mempercepat proses pengadaan, mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan transaksi, dan meningkatkan respons terhadap permintaan pelanggan.

Dengan memiliki proses yang lebih terstruktur dan otomatisasi yang tepat, perusahaan dapat menghemat waktu yang berharga.

Peningkatan keuntungan

Keseluruhan manfaat yang dihasilkan dari manajemen pengadaan yang baik, seperti pengurangan biaya, peningkatan kualitas, dan optimasi operasional, berkontribusi pada peningkatan keuntungan perusahaan.

Ini memberikan dampak positif pada kesehatan finansial perusahaan dan membuka peluang untuk investasi dan ekspansi lebih lanjut.

Peningkatan pengambilan keputusan

Data yang baik dan sistem pengukuran kinerja yang efektif dalam manajemen pengadaan membantu perusahaan mengambil keputusan yang lebih baik dan lebih terinformasi.

Informasi yang akurat dan real-time memungkinkan manajemen untuk mengevaluasi kinerja pemasok, menganalisis tren, dan membuat keputusan yang lebih strategis.

Elemen dalam Procurement Management

Procurement Management

Elemen-elemen utama dalam procurement management meliputi:

- 1. Perencanaan pengadaan: Ini melibatkan mengidentifikasi kebutuhan, merencanakan sumber daya yang diperlukan, menentukan strategi pengadaan, dan mengembangkan rencana tindakan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.
  2. Pencarian pemasok: Mencari dan mengidentifikasi pemasok potensial yang dapat menyediakan barang atau jasa yang diperlukan. Proses ini bisa melibatkan riset pasar, pengumpulan informasi pemasok, dan penilaian kemampuan pemasok.
  3. Pemilihan pemasok: Setelah mengidentifikasi pemasok-pemasok potensial, selanjutnya perusahaan harus memilih pemasok yang paling sesuai dengan kriteria seperti harga, kualitas, reputasi, kapasitas produksi, dan layanan.
  4. Negosiasi kontrak: Tahap ini melibatkan negosiasi antara perusahaan dan pemasok untuk menetapkan syarat-syarat kontrak, termasuk harga, jangka waktu, garansi, dan klausul lain yang relevan.
  5. Pelaksanaan pengadaan: Setelah menyepakati kontrak, pemasok akan memulai proses pengadaan sesuai dengan persyaratan yang telah disepakati. Barang atau jasa dipesan, diproduksi, dan disiapkan untuk pengiriman.
  6. Pengawasan dan pengendalian: Selama proses pengadaan berlangsung, perusahaan memantau aktivitas pemasok untuk memastikan bahwa mereka mematuhi kontrak, memenuhi standar kualitas, dan mengikuti jadwal pengiriman.
  7. Evaluasi pemasok: Setelah pengadaan selesai, perusahaan mengevaluasi kinerja pemasok, termasuk kualitas barang atau jasa yang diberikan, waktu pengiriman, layanan purna jual, dan kepatuhan terhadap kontrak.
  8. Manajemen risiko: Ini melibatkan identifikasi dan pengelolaan risiko yang terkait dengan pasokan, seperti risiko kelangkaan, perubahan harga bahan baku, atau ketidakpatuhan pemasok.
  9. Pengembangan hubungan pemasok: Membangun hubungan yang saling menguntungkan dengan pemasok melalui komunikasi terbuka, kerja sama, dan pembahasan strategi jangka panjang.
  10. Kepatuhan regulasi: Memastikan bahwa proses pengadaan sesuai dengan hukum, peraturan, dan standar yang berlaku.
  11. Pemantauan pasar: Melakukan pemantauan berkelanjutan terhadap tren dan perubahan dalam pasar, termasuk harga bahan baku, teknologi baru, dan inovasi dalam pengadaan.

Dengan mengelola semua elemen ini dengan baik, procurement management membantu perusahaan mendapatkan barang dan jasa dengan efisien, meminimalkan risiko, dan mendukung tujuan keseluruhan perusahaan.

Fitur Utama Procurement Management Berbasis Cloud

Procurement management yang berbasis cloud menyediakan sejumlah fitur yang mengoptimalkan proses pengadaan dan memfasilitasi kolaborasi. Beberapa fitur utamanya meliputi:

- 1. Akses fleksibel: Solusi cloud procurement memungkinkan akses dari mana saja dan kapan saja melalui internet, memungkinkan tim yang terpisah secara geografis untuk bekerja bersama tanpa batasan fisik.
  2. Pemantauan real-time: Dengan data tersedia secara real-time, manajemen dapat memantau status pengadaan, persediaan, dan perkembangan proses dengan lebih akurat dan tepat waktu.
  3. Kolaborasi tim: Platform berbasis cloud memfasilitasi kolaborasi antara anggota tim yang berbeda, memungkinkan mereka untuk berbagi informasi, mengoordinasikan tugas, dan memberikan tanggapan dengan lebih efisien.
  4. Pengelolaan dokumen: Penyimpanan dokumen terpusat memudahkan akses dan berbagi dokumen seperti RFP, kontrak, dan catatan perundingan antara anggota tim dan pemasok.
  5. Automatisasi proses: Banyak platform procurement management cloud menawarkan otomatisasi untuk tugas-tugas seperti pengiriman permintaan penawaran, evaluasi penawaran, serta pembuatan dan pemantauan pesanan.
  6. Pengadaan elektronik (e-Procurement): Solusi cloud sering mendukung pengadaan elektronik lengkap, termasuk pemesanan online, penawaran, dan penilaian pemasok dalam satu platform terintegrasi.
  7. Integrasi mudah: Platform cloud dapat berintegrasi dengan sistem lain yang perusahaan gunakan, seperti sistem akuntansi atau manajemen persediaan, untuk memastikan aliran informasi yang lancar.
  8. Keamanan data: Penyedia layanan cloud umumnya memiliki tindakan keamanan yang kuat, seperti enkripsi data dan perlindungan terhadap ancaman siber.
  9. Pembaruan otomatis: Penyedia layanan cloud akan secara otomatis melakukan pembaruan dan peningkatan, memastikan bahwa platform selalu mendukung teknologi terbaru dan fitur-fitur terbaru.
  10. Skalabilitas: Solusi cloud dapat dengan mudah disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan saat perusahaan tumbuh atau mengalami perubahan.
  11. Biaya yang terkelola: Seringkali, solusi berbasis cloud memungkinkan perusahaan membayar berdasarkan penggunaan atau berlangganan, yang dapat mengurangi biaya investasi awal yang tinggi.

Penggunaan procurement management berbasis cloud membantu perusahaan mengoptimalkan efisiensi, meningkatkan transparansi, dan memfasilitasi kolaborasi dalam seluruh rantai pasok.

Cara Meningkatkan Efisiensi Procurement Management

Meningkatkan efisiensi dalam procurement management dapat membantu perusahaan mengurangi biaya, menghindari kelangkaan bahan atau jasa, dan mengoptimalkan proses pengadaan. Berikut adalah beberapa cara untuk meningkatkan efisiensi dalam manajemen pengadaan:

- 1. Rencanakan dengan cermat: Mulailah dengan merencanakan kebutuhan pengadaan secara menyeluruh. Identifikasi barang atau jasa, jadwal pengadaan, dan persyaratan kualitas. Perencanaan yang baik menghindari keputusan yang terburu-buru.
  2. Standarisasi: Pertimbangkan untuk memilih pemasok yang sama untuk item yang serupa. Ini dapat membantu dalam bernegosiasi, mengurangi kompleksitas, dan meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan pasokan.
  3. Automatisasi proses: Gunakan solusi perangkat lunak yang mendukung otomatisasi dalam proses pengadaan, seperti pembuatan permintaan penawaran, evaluasi penawaran, dan pembuatan pesanan. Ini mengurangi tugas manual yang memakan waktu.
  4. Pengadaan elektronik (e-Procurement): Manfaatkan sistem e-Procurement untuk memfasilitasi pemesanan dan interaksi dengan pemasok secara online. Ini dapat memangkas waktu, mengurangi biaya administrasi, dan meningkatkan akurasi data.
  5. Pemilihan pemasok yang efisien: Pertimbangkan faktor-faktor seperti kualitas, harga, dan reputasi pemasok. Pilih pemasok yang dapat memberikan barang atau jasa dengan efisien.
  6. Negosiasi yang efektif: Kembangkan keterampilan negosiasi untuk memperoleh kondisi kontrak yang lebih baik. Ini dapat mencakup harga yang lebih baik, jangka waktu pembayaran, atau tambahan layanan.
  7. Pengelolaan persediaan yang bijaksana: Hindari persediaan berlebih yang bisa mengikis laba. Tetapkan metode untuk mengukur dan mengelola persediaan dengan cermat.
  8. Transparansi dan komunikasi: Memastikan bahwa komunikasi dengan pemasok dan anggota tim internal berjalan baik. Informasi yang jelas dan tepat waktu dapat menghindari kebingungan dan gangguan dalam proses pengadaan.
  9. Pelatihan dan pengembangan karyawan: Memberikan pelatihan kepada tim pengadaan untuk meningkatkan keterampilan mereka dalam manajemen pengadaan, negosiasi, dan teknologi terkini.
  10. Evaluasi terus-menerus: Selalu tinjau dan evaluasi proses pengadaan secara teratur. Identifikasi area yang memerlukan perbaikan dan buat rencana aksi untuk meningkatkan efisiensi.

Meningkatkan efisiensi procurement management adalah langkah penting dalam mengoptimalkan operasional perusahaan dan mencapai tujuan bisnis dengan cara yang lebih efektif.

Bagaimana Tahapan Proses Procurement Management ?

Tahapan proses procurement management melibatkan serangkaian langkah untuk mengelola perolehan barang atau jasa dengan efisien. Berikut adalah tahapan-tahapan umum dalam proses procurement management:

Perencanaan Pengadaan

- - Identifikasi kebutuhan: Tentukan barang atau jasa yang perusahaan butuhkan.
  - Rencanakan sumber daya: Tentukan anggaran, jumlah, dan waktu yang perusahaan perlukan.
  - Strategi pengadaan: Tentukan apakah barang atau jasa akan dibeli atau diproduksi sendiri, serta strategi lain seperti sourcing global atau lokal.
  - Pemilihan pemasok: Identifikasi pemasok potensial yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Pengembangan RFP (Request for Proposal) atau RFQ (Request for Quotation)

- - Persiapkan dokumen permintaan: Buat dokumen formal yang menguraikan spesifikasi produk atau jasa, persyaratan kontrak, dan juga instruksi kepada pemasok untuk mengajukan penawaran.

Evaluasi penawaran dan pemilihan pemasok

- - Analisis penawaran: Evaluasi penawaran oleh pemasok berdasarkan kriteria seperti harga, kualitas, pengalaman, dan kapasitas produksi.
  - Pemilihan pemasok: Pilih pemasok yang paling sesuai dengan kriteria dan tujuan perusahaan.

Negosiasi kontrak

- - Memulai negosiasi: Mulai proses negosiasi dengan pemasok untuk merumuskan syarat-syarat kontrak yang mengatur harga, waktu pengiriman, kualitas, dan klausul lainnya.
  - Penandatanganan kontrak: Setelah mencapai kesepakatan, tanda tangan kontrak antara perusahaan dan pemasok.

Pelaksanaan pengadaan

- - Pemesanan: Melakukan pemesanan berdasarkan kontrak yang telah dua belah pihak sepakati.
  - Produksi atau penyediaan: Barang atau jasa dipesan, diproduksi, atau disiapkan oleh pemasok.
  - Pemeriksaan dan penerimaan: Periksa kualitas barang atau jasa yang sesuai dengan standar yang telah berlaku.

Pengawasan dan pengendalian

- - Pemantauan: Pantau pelaksanaan pengadaan untuk memastikan bahwa pemasok memenuhi komitmen mereka.
  - Penanganan masalah: Tangani perubahan, masalah, atau risiko yang mungkin muncul selama proses pengadaan.

Penutupan kontrak

- - Konfirmasi pemenuhan: Pastikan bahwa semua telah memenuhi persyaratan kontrak.
  - Penyelesaian pembayaran: Lakukan purchasing sesuai dengan kesepakatan dalam kontrak.

Evaluasi pasca-pengadaan

- - Evaluasi kinerja pemasok: Lakukan evaluasi kinerja pemasok setelah pengadaan selesai untuk memastikan kualitas dan layanan yang sesuai dengan harapan.
  - Pembelajaran: Identifikasi pelajaran dari proses pengadaan untuk meningkatkan proses di masa mendatang.

Tahapan-tahapan ini membentuk kerangka kerja yang komprehensif untuk mengelola perolehan barang atau jasa dengan cara yang efisien, efektif, dan juga sesuai dengan tujuan perusahaan.

Koneksi Sebagai Solusi Management Procurement Lebih Mudah

Koneksi menawarkan berbagai modul yang mencakup berbagai aspek bisnis, termasuk pengadaan atau software procurement. Berikut adalah beberapa cara di mana Koneksi dapat menyederhanakan dan meningkatkan procurement management:

- - Modul procurement: Koneksi memiliki desain modul khusus untuk mengelola proses pengadaan. Modul ini mencakup langkah-langkah dari perencanaan pengadaan hingga penutupan kontrak dan evaluasi pemasok.
  - RFP dan RFQ: Koneksi dapat membuat dokumen RFP (Request for Proposal) atau RFQ (Request for Quotation) dengan mudah. Maka dari itu, Anda dapat mengatur spesifikasi, persyaratan, dan instruksi untuk pemasok yang berbeda.
  - Pencarian pemasok: Koneksi memungkinkan Anda menyimpan informasi pemasok, melakukan pencarian pemasok berdasarkan kriteria tertentu, dan juga memilih pemasok yang sesuai dengan kebutuhan Anda.
  - Evaluasi penawaran: Koneksi bahkan memfasilitasi evaluasi penawaran dari pemasok yang berbeda. Degan demikian, maka Anda dapat membandingkan penawaran berdasarkan kriteria yang telah berlaku.
  - Pengajuan pesanan: Setelah memilih pemasok, Anda dapat dengan mudah mengajukan pesanan pembelian langsung dari dalam platform Koneksi .
  - Pemantauan pengiriman: Koneksi memungkinkan Anda memantau status pengiriman dari pemasok dan memberikan pembaruan secara real-time kepada anggota tim.
  - Integrasi dokumen: Anda dapat mengunggah dan mengelola dokumen terkait pengadaan, seperti kontrak atau catatan negosiasi, langsung di dalam platform.
  - Pelacakan persediaan: Koneksi memiliki integrasi yang kuat dengan modul persediaan, memungkinkan Anda melacak barang dan juga memahami persediaan yang tersedia.
  - Analisis dan pelaporan: Software e-procurement menyediakan alat untuk menganalisis data pengadaan dan membuat laporan terkait kinerja pemasok, biaya, dan lain-lain.
  - Automatisasi: Koneksi memiliki fitur otomatisasi yang dapat mengotomatisasi beberapa tahap dalam proses pengadaan, seperti pembuatan pesanan berdasarkan persediaan yang rendah atau bahkan persetujuan manajemen.
  - Integrasi terpadu: Koneksi menyediakan modul lain yang dapat berintegrasi dengan modul pengadaan, seperti akuntansi, manajemen persediaan, dan penjualan, sehingga membentuk sistem yang terpadu.

Kelebihan Koneksi adalah kemudahan penggunaan dan juga fleksibilitasnya. Namun, sebelum mengadopsi solusi seperti Koneksi , penting untuk memahami kebutuhan bisnis Anda secara mendalam dan memastikan kebutuhan perusahaan Anda.

Kesimpulan

Procurement management memiliki peran yang sangat penting dalam menjaga operasional yang lancar dan juga efisien bagi setiap perusahaan.

Melalui perencanaan yang matang, pencarian pemasok yang tepat, negosiasi yang efektif, dan pemantauan yang cermat, perusahaan dapat mengelola pengadaan barang dan juga jasa dengan baik, mengoptimalkan biaya, meningkatkan kualitas produk atau layanan, serta mengurangi risiko.

Manfaat procurement management mencakup kontrol biaya, efisiensi operasional, peningkatan kualitas, kemungkinan inovasi, pengurangan risiko, kepatuhan regulasi, pengembangan hubungan dengan pemasok, efisiensi waktu, dan juga peningkatan keuntungan.

Dengan fitur-fitur seperti pencarian pemasok, evaluasi penawaran, manajemen kontrak, pelacakan persediaan, dan analisis data, platform procurement seperti Koneksi memberikan alat yang kuat untuk mengelola seluruh rangkaian aktivitas pengadaan dalam satu tempat terpadu.

Solusi berbasis teknologi seperti Koneksi dapat secara signifikan mempermudah dan memperkuat proses procurement management. Untuk mengetahuinya lebih lanjut, Anda dapat mencoba demo gratis software e-procurement Koneksi sekarang!

Keep Reading

Procurement

Ketahui Manfaat Sistem Procurement bagi Kemajuan Perusahaan

By Mario Agustus 10, 2023

Peran sistem procurement dalam kemajuan perusahaan tidak bisa diabaikan. Dalam dunia bisnis yang semakin kompleks dan kompetitif, manajemen pengadaan yang efisien adalah kunci untuk mengoptimalkan operasional, mengurangi biaya, dan meningkatkan kinerja bisnis secara keseluruhan.

Artikel ini akan menggali lebih dalam tentang pengertian, fitur, manfaat, proses, dan pentingnya fokus pada aktivitas sistem procurement.

Daftar Isi

Pengertian Sistem Procurement
Fitur yang Umum Ditemukan di Sistem Procurement
Manfaat Sistem Procurement Pada Perusahaan
Proses Sistem Procurement
Fokus Dalam Aktivitas Sistem Procurement
Koneksi Sebagai Penyedia Sistem Procurement
Kesimpulan

Pengertian Sistem Procurement

Sistem Procurement adalah rangkaian proses yang perusahaan lakukan untuk mendapatkan barang, jasa, atau bahkan sumber daya yang penting.

Proses procurement ini mencakup langkah mulai dari mengidentifikasi kebutuhan, memilih pemasok, negosiasi harga, pemesanan, pengiriman, hingga purchasing. Tujuannya adalah memastikan pasokan yang tepat waktu, berkualitas, dan juga biaya efisien.

Dalam bisnis yang dinamis, pengadaan memainkan peran penting dalam menjaga operasional yang lancar dan juga mencapai tujuan bisnis.

Fitur yang Umum Ditemukan di Sistem Procurement

Dalam dunia bisnis modern, sistem procurement menjadi kunci untuk mengoptimalkan proses pengadaan barang dan juga jasa. Berikut adalah beberapa fitur yang umumnya ada dalam Procurement System:

Manajemen PR, RFQ, dan PO (Purchase Requisition, Request for Quotation, dan Purchase Order)

Dalam pengadaan yang efektif, koordinasi antara berbagai departemen dan tim sangatlah penting.

Fitur ini memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi yang lancar antara departemen yang membutuhkan barang atau jasa (Purchase Requisition), departemen pengadaan yang merespons permintaan dengan penawaran (Request for Quotation), dan akhirnya departemen yang mengeluarkan pesanan pembelian (Purchase Order).

Sistem ini memastikan bahwa setiap langkah dalam rantai pengadaan tercatat secara sistematis, mengurangi kebingungan dan meningkatkan efisiensi.

Sistem procurement membantu penghitungan biaya pembelian otomatis

Fitur penghitungan biaya pembelian otomatis memainkan peran penting dalam menghindari kesalahan perhitungan yang dapat merugikan perusahaan.

Dengan mengumpulkan data dari permintaan penawaran (RFQ) dan pesanan pembelian (PO), sistem ini secara otomatis menghitung biaya yang terlibat dalam setiap transaksi.

Ini bukan hanya mengurangi risiko kesalahan manusia, tetapi juga memberikan pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana menggunakan anggaran perusahaan.

Manajemen blanket order

Beberapa pengadaan melibatkan barang atau jasa yang dibutuhkan secara berkala dan konsisten.

Fitur manajemen blanket order memungkinkan perusahaan untuk membuat pesanan yang berulang secara otomatis dalam periode yang berlaku.

Hal ini sangat bermanfaat untuk menghindari kerumitan dalam pemesanan berulang dan memastikan pasokan tetap ada tanpa perlu tindakan manual setiap kali.

Online portal untuk supplier

Kerja sama dengan pemasok adalah elemen penting dalam pengadaan yang sukses. Sistem procurement modern menawarkan portal online yang memfasilitasi interaksi antara perusahaan dan pemasok.

Melalui portal ini, pemasok dapat mengirimkan penawaran, melihat pesanan yang ditempatkan, serta memantau status pengiriman.

Selain itu, cloud procurement ini juga memungkinkan perusahaan untuk menjaga komunikasi yang efisien dan transparan dengan pemasok, yang merupakan faktor penting dalam menjaga hubungan bisnis yang baik.

Rating untuk supplier

Kualitas pemasok adalah kunci dalam memastikan bahwa barang atau jasa yang diterima sesuai dengan standar yang diharapkan.

Fitur rating untuk pemasok memungkinkan perusahaan memberikan penilaian dan ulasan terhadap performa pemasok.

Ini tidak hanya memberikan umpan balik konstruktif kepada pemasok, tetapi juga membantu dalam pengambilan keputusan saat memilih pemasok untuk proyek masa depan.

Manajemen persetujuan untuk pembelian

Pada banyak kasus, proses persetujuan diperlukan sebelum suatu pembelian dapat dilakukan. Fitur manajemen persetujuan untuk pembelian memfasilitasi proses ini dengan mengatur alur kerja persetujuan berdasarkan hierarki atau kebijakan perusahaan.

Dengan demikian, setiap pembelian melewati tahap persetujuan yang tepat sesuai dengan aturan perusahaan.

Tender pembelian

Dalam beberapa kasus, pengadaan memerlukan proses kompetitif untuk memilih pemasok terbaik.

Fitur tender pembelian memungkinkan perusahaan untuk mengatur dan mengelola proses tender.

Dari mulai penyusunan persyaratan hingga evaluasi penawaran, sistem ini membantu dalam memastikan bahwa pemasok yang terpilih adalah yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Sistem procurement membuat Otomatisasi pesanan

Tugas-tugas manual dapat menghambat efisiensi. Fitur otomatisasi pesanan mengatasi ini dengan memungkinkan pembuatan pesanan pembelian secara otomatis berdasarkan permintaan yang masuk.

Hal ini tidak hanya mengurangi waktu untuk pengolahan manual, tetapi juga meminimalkan risiko kesalahan dan mengoptimalkan aliran kerja.

Setiap fitur ini, dengan fokus pada efisiensi, transparansi, dan peningkatan pengelolaan pengadaan, membantu perusahaan dalam menghadapi tantangan pengadaan modern.

Manfaat Sistem Procurement Pada Perusahaan

Penggunaan sistem procurement dalam operasional perusahaan memiliki dampak yang signifikan terhadap efisiensi, transparansi, dan keberlanjutan bisnis. Berikut ini adalah sejumlah manfaat implementasi sistem procurement yang efektif:

Sistem procurement meminimalisir tindak kecurangan

Transparansi adalah kunci dalam mencegah tindak kecurangan di dalam proses pengadaan. Sistem procurement memberikan catatan dan dokumentasi yang akurat dari setiap langkah, mulai dari permintaan pembelian hingga pembayaran.

Ini membantu mengidentifikasi potensi tindak kecurangan seperti penggelembungan harga, kolusi, atau penyalahgunaan wewenang.

Keakuratan data juga membuat proses audit lebih mudah dan efisien, sehingga meminimalisir risiko kerugian akibat tindak kecurangan.

Integrasi dengan sistem lain

Salah satu manfaat besar dari sistem procurement adalah kemampuannya untuk terintegrasi dengan sistem lain dalam perusahaan, seperti manajemen persediaan atau akuntansi.

Integrasi ini memungkinkan aliran data yang mulus di antara departemen, menghindari duplikasi informasi, dan meningkatkan akurasi.

Misalnya, informasi mengenai pesanan pembelian dapat langsung terperbarui ke sistem akuntansi, memastikan pengeluaran tercatat secara akurat dan laporan keuangan lebih tepat waktu.

Membantu menghemat pengeluaran dan mengelola anggaran

Sistem procurement memungkinkan perusahaan untuk mengelola anggaran dengan lebih efektif. Dengan pengawasan yang lebih baik terhadap setiap transaksi pengadaan, perusahaan dapat memantau pengeluaran dan mencegah pemborosan.

Selain itu, fitur penghitungan biaya pembelian otomatis membantu dalam merencanakan anggaran dengan lebih akurat.

Dalam jangka panjang, penghematan biaya ini dapat berkontribusi pada peningkatan profitabilitas perusahaan.

Sistem procurement meningkatkan efisiensi proses

Sistem procurement menggantikan tugas manual dengan proses otomatis yang cepat dan efisien.

Proses seperti pembuatan permintaan pembelian, persetujuan, dan pembuatan pesanan dapat diotomatisasi, mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tahap.

Ini tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga mengurangi risiko kesalahan manusia, sehingga memastikan melakukan pengadaan dengan presisi.

Memastikan kualitas barang dan jasa

Menerima kualitas barang dan jasa dari pemasok adalah aspek kritis dalam pengadaan. Melalui sistem procurement, perusahaan dapat memantau kinerja pemasok dengan lebih baik melalui fitur rating dan ulasan.

Informasi ini membantu dalam memilih pemasok yang dapat diandalkan dan berkualitas tinggi.

Dengan pemasok yang konsisten memberikan barang atau jasa berkualitas, perusahaan dapat menjaga kualitas produk atau layanannya kepada pelanggan.

Meningkatkan pengambilan keputusan

Dengan memiliki data yang akurat dan terkini, perusahaan dapat mengambil keputusan yang lebih baik dalam hal pengadaan.

Informasi mengenai tren pembelian, biaya, dan performa pemasok dapat membantu dalam merumuskan strategi pengadaan yang lebih efektif.

Keputusan yang didasarkan pada data cenderung lebih rasional dan tepat sasaran, membantu perusahaan untuk meraih keuntungan yang lebih besar.

Menjaga kepatuhan regulasi

Bisnis modern beroperasi dalam kerangka regulasi yang ketat. Sistem procurement memungkinkan perusahaan untuk menjaga kepatuhan terhadap aturan-aturan yang berlaku dalam proses pengadaan.

Mulai dari transparansi hingga standar kualitas, sistem ini membantu perusahaan menghindari risiko pelanggaran yang dapat berakibat pada sanksi atau reputasi yang rusak.

Dari penghematan biaya hingga peningkatan efisiensi, manfaat-manfaat ini membantu perusahaan memperkuat fondasi operasionalnya, meningkatkan daya saing, dan menciptakan keberlanjutan bisnis jangka panjang.

Proses Sistem Procurement

Proses procurement adalah tahapan yang kompleks dan strategis dalam perjalanan suatu perusahaan untuk memenuhi kebutuhan barang dan jasa yang diperlukan.

Terdiri dari serangkaian langkah yang terstruktur, proses sistem procurement memastikan bahwa pengadaan dilakukan dengan efisien, transparan, dan sesuai dengan tujuan bisnis. Berikut adalah penjelasan lebih mendalam mengenai setiap tahap dalam proses procurement:

Identifikasi kebutuhan

Tahap pertama dalam proses sistem procurement adalah mengidentifikasi kebutuhan. Bagian ini melibatkan departemen-departemen dalam perusahaan untuk menentukan barang atau jasa yang diperlukan.

Identifikasi kebutuhan harus mempertimbangkan tujuan bisnis, anggaran yang tersedia, serta jadwal pengadaan yang diinginkan. Klarifikasi kebutuhan yang tepat menjadi langkah kunci untuk memulai proses pengadaan yang berhasil.

Otorisasi pembelian berdasarkan keputusan manajemen

Sebelum suatu pembelian dapat dilakukan, tahap persetujuan atau otorisasi diperlukan. Keputusan ini berada dalam tanggung jawab manajemen dan departemen yang bersangkutan.

Setiap pembelian harus disetujui berdasarkan pertimbangan anggaran, prioritas bisnis, dan kebijakan perusahaan.

Langkah ini penting untuk menghindari pembelian yang tidak perlu dan memastikan pengeluaran yang sesuai dengan tujuan perusahaan.

Tender kepada supplier dan vendor

Jika perusahaan memerlukan sejumlah besar barang atau jasa tertentu, proses tender mungkin diperlukan.

Pada tahap ini, perusahaan akan mengirimkan permintaan penawaran kepada sejumlah calon pemasok atau vendor. Setiap calon mengharapkan pemasok memberikan penawaran yang mencakup harga, kualitas, dan detail lain yang relevan.

Proses tender memungkinkan perusahaan untuk memilih pemasok terbaik berdasarkan berbagai faktor.

Identifikasi supplier dan vendor

Setelah menerima penawaran dari calon pemasok, langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi pemasok yang paling sesuai dengan kebutuhan dan persyaratan perusahaan.

Evaluasi ini mencakup penilaian kualitas, harga yang ditawarkan, pengalaman, kapasitas produksi, dan faktor lain yang relevan.

Identifikasi pemasok yang andal dan berkualitas menjadi kunci untuk mendapatkan pasokan yang memenuhi standar perusahaan.

Proses negosiasi

Negosiasi harga dan persyaratan adalah langkah yang penting dalam pengadaan. Pada tahap ini, tim pengadaan atau tim yang terlibat dalam proses tersebut berinteraksi dengan pemasok untuk mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan.

Tujuan dari negosiasi adalah untuk memastikan harga yang wajar, jadwal pengiriman yang sesuai, serta syarat-syarat lain yang memenuhi kebutuhan perusahaan.

Pembuatan purchase order

Setelah mencapai kesepakatan dengan pemasok, langkah selanjutnya adalah pembuatan Purchase Order (PO).

PO adalah dokumen resmi yang berisi detail lengkap tentang pesanan barang atau jasa, termasuk jumlah, harga, tanggal pengiriman, dan persyaratan lainnya.

Menggunakan sistem Purchase Order sebagai panduan bagi pemasok dalam memenuhi pesanan.

Pengecekan dan invoice

Ketika barang atau jasa tiba, selanjutnya melakukan tahap penerimaan dan pengecekan. Pada tahap ini, tim penerimaan memeriksa barang atau jasa dengan detail dalam PO.

Jika semuanya sesuai, pemasok mengirimkan faktur atau invoice kepada perusahaan sebagai permintaan pembayaran.

Pengecekan yang cermat memastikan bahwa perusahaan hanya membayar ketika telah menerima barang atau jasa dan sesuai dengan pesanan.

Sistem procurement membantu pembayaran ke supplier

Setelah pengecekan dan persetujuan internal, selanjutnya melakukan pembayaran kepada pemasok sesuai dengan persyaratan yang telah tersepakati.

Proses pembayaran ini melibatkan tim keuangan dan akuntansi perusahaan. Pembayaran yang tepat waktu dan akurat merupakan bagian penting dalam memelihara hubungan baik dengan pemasok.

Fokus Dalam Aktivitas Sistem Procurement

Dalam aktivitas sistem procurement, fokus yang tepat adalah kunci untuk mencapai pengadaan yang sukses dan berkelanjutan. Berikut adalah beberapa fokus utama dalam aktivitas procurement:

Transparansi dan kepatuhan

Transparansi adalah pondasi penting dalam pengadaan yang efektif. Mengutamakan transparansi dalam setiap langkah proses pengadaan membantu menghindari tindakan yang tidak etis atau tindak kecurangan.

Selain itu, menjaga kepatuhan terhadap regulasi dan kebijakan internal adalah kewajiban penting dalam setiap aktivitas pengadaan.

Fokus pada transparansi dan kepatuhan membantu perusahaan menjaga reputasi yang baik dan menghindari risiko hukum.

Sistem procurement memaksimalkan efisiensi dan otomatisasi

Memaksimalkan efisiensi dalam aktivitas sistem procurement dapat menghasilkan pengadaan yang lebih cepat dan lebih murah.

Penggunaan otomatisasi dalam proses seperti pengiriman permintaan penawaran, persetujuan, dan pembuatan pesanan dapat menghemat waktu dan mengurangi risiko kesalahan manusia.

Fokus pada efisiensi membantu perusahaan mengalokasikan sumber daya dengan lebih baik dan menjaga biaya pengadaan tetap terkendali.

Kualitas pemasok

Pemasok yang handal dan berkualitas adalah kunci untuk memastikan pasokan yang konsisten dan berkualitas tinggi.

Memilih pemasok yang memiliki rekam jejak yang baik, kinerja yang teruji, dan komitmen terhadap standar kualitas adalah fokus yang krusial.

Melakukan penilaian terhadap kualitas pemasok dapat melalui pengalaman pribadi, referensi, dan evaluasi kinerja sebelumnya.

Pengelolaan risiko

Setiap proses pengadaan melibatkan risiko tertentu, seperti risiko keterlambatan pengiriman, risiko kualitas, dan juga risiko harga.

Fokus pada pengelolaan risiko membantu perusahaan mengidentifikasi dan juga mengurangi risiko-risiko ini.

Ini melibatkan pemantauan kondisi pasar, diversifikasi pemasok, dan pengembangan rencana kontinuitas bisnis untuk menghadapi situasi darurat.

Sistem procurement membanti penghematan biaya

Penting untuk mengelola pengeluaran dengan efektif dalam setiap transaksi pengadaan.

Fokus pada penghematan biaya melibatkan negosiasi harga yang efektif dengan pemasok, penggunaan teknologi untuk memantau anggaran, dan juga evaluasi alternatif yang lebih ekonomis.

Penghematan biaya tidak hanya berdampak positif pada profitabilitas perusahaan, tetapi juga memberikan fleksibilitas dalam menghadapi perubahan pasar.

Inovasi dalam pengadaan

Teknologi terus berkembang dan perusahaan perlu tetap berinovasi dalam pengadaan.

Fokus pada inovasi melibatkan pemanfaatan teknologi baru, seperti analisis data untuk pengambilan keputusan yang lebih baik, implementasi e-sourcing, atau bahkan integrasi sistem dengan Internet of Things (IoT).

Inovasi membantu perusahaan tetap relevan dalam lingkungan bisnis yang terus berubah.

Kemitraan yang berkelanjutan dengan pemasok

Membangun hubungan yang berkelanjutan dengan pemasok adalah penting dalam jangka panjang.

Fokus pada kemitraan memungkinkan perusahaan mendapatkan akses ke pengetahuan produk, layanan terbaik, dan juga penawaran khusus.

Hubungan yang kuat dengan pemasok juga membantu dalam mengatasi tantangan bersama dan menciptakan lingkungan kerja sama yang saling menguntungkan.

Keunggulan Koneksi sebagai Penyedia Sistem Procurement

Koneksi sebuah platform perangkat lunak terintegrasi, telah meraih perhatian sebagai penyedia solusi end-to-end untuk berbagai aspek bisnis, termasuk pengadaan dalam sistem procurement. Mari kita eksplorasi peran Koneksi sebagai penyedia software e-procurement:

Fitur utama Sistem Procurement Koneksi:

Manajemen pemesanan dan pembelian

Koneksi menyediakan modul manajemen pemesanan dan pembelian yang mengotomatisasi seluruh siklus pengadaan, dari permintaan pembelian hingga penerimaan barang.

Pengguna dapat membuat pesanan pembelian, mengirim permintaan penawaran kepada pemasok, dan juga melacak status pesanan dengan mudah.

Fitur ini memungkinkan pengguna untuk memantau setiap langkah dalam proses pengadaan.

Manajemen supplier dan vendor

Dalam sistem procurement Koneksi, pengguna dapat mengelola informasi pemasok dan juga vendor secara terpusat.

Hal ini mempermudah dalam mengidentifikasi pemasok yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Informasi pemasok termasuk data kontak, history pembelian, dan penilaian performa pemasok berdasarkan ulasan dan juga rating.

Manajemen persetujuan dan alur kerja

Pengadaan sering melibatkan proses persetujuan yang kompleks. Koneksi menyediakan procurement management yang berkemampuan untuk mengatur alur kerja persetujuan berdasarkan kebijakan perusahaan.

Ini memastikan bahwa setiap pembelian melewati tahap persetujuan yang sesuai sebelum diotorisasi.

Pembuatan laporan dan analisis

Dalam pengadaan yang efektif, analisis data berperan penting. Koneksi menyediakan alat untuk membuat laporan kustom yang memberikan wawasan tentang pengeluaran, kinerja pemasok, dan juga tren pengadaan.

Hal ini membantu perusahaan dalam mengambil keputusan yang lebih baik dan merencanakan strategi pengadaan yang lebih baik.

Manajemen anggaran dan kontrol biaya

Pengelolaan anggaran dan pengendalian biaya adalah aspek kunci dalam pengadaan.

Modul anggaran di Koneksi memungkinkan perusahaan untuk mengatur anggaran untuk setiap departemen atau bahkan proyek tertentu.

Dengan pemantauan anggaran secara real-time, perusahaan dapat mengelola pengeluaran dengan lebih efektif.

Integrasi dengan modul lainnya

Keunggulan utama Koneksi adalah kemampuannya untuk berintegrasi dengan berbagai modul penting seperti manajemen persediaan, keuangan, dan produksi.

Integrasi ini memungkinkan aliran data yang mulus antara departemen-departemen yang berbeda, meminimalkan duplikasi data dan juga meningkatkan akurasi informasi.

- - Portal pemasok dan kolaborasi

Melalui portal pemasok, Koneksi memungkinkan interaksi antara perusahaan dan juga pemasok.

Pemasok dapat mengakses pesanan, mengirim penawaran, dan berkomunikasi dengan perusahaan melalui portal ini.

Ini membantu dalam menjaga komunikasi yang efisien dan juga transparan dengan pemasok.

Manfaat penggunaan Sistem Procurement Koneksi:

Otomatisasi proses: Koneksi mengotomatisasi sejumlah besar tugas dalam pengadaan, mengurangi risiko kesalahan manusia dan juga meningkatkan efisiensi.

Integrasi data: Kemampuan integrasi sistem procurement Koneksi membantu dalam memastikan bahwa data yang relevan dan akurat tersedia di seluruh departemen perusahaan.

Analisis data: Melalui laporan dan analisis yang mudah, pengguna dapat mendapatkan wawasan mendalam tentang performa pengadaan dan juga mengidentifikasi peluang perbaikan.

Penghematan waktu dan biaya: Dengan proses otomatisasi dan manajemen yang terintegrasi, pengguna dapat menghemat waktu dan biaya untuk tugas-tugas manual.

Pengelolaan risiko: Kemampuan untuk memantau kinerja pemasok dan mengendalikan anggaran membantu dalam mengelola risiko pengadaan dengan lebih baik.

Koneksi sebagai penyedia software procurement memberikan solusi yang komprehensif untuk mengatasi kompleksitas pengadaan modern.

Dengan fokus pada otomatisasi, analisis data, dan integrasi lintas departemen, Koneksi membantu perusahaan mengoptimalkan proses pengadaan, meningkatkan efisiensi, dan juga mencapai tujuan bisnis dengan lebih baik.

Kesimpulan

Procurement adalah rangkaian proses yang perusahaan lakukan untuk mendapatkan barang, jasa, atau bahkan sumber daya yang penting. Tujuannya adalah memastikan pasokan yang tepat waktu, berkualitas, dan juga biaya efisien.

Sistem procurement mencakup langkah mulai dari mengidentifikasi kebutuhan, memilih pemasok, negosiasi harga, pemesanan, pengiriman, hingga pembayaran.

Dengan fitur-fitur yang tersedia, software procurement Koneksi dapat menjadi solusi yang handal untuk kebutuhan pengadaan perusahaan Anda. Untuk mengetahuinya lebih lanjut, Anda dapat mencoba demo gratis software Procurement Koneksi sekarang!

Keep Reading