Mengenal Traditional ERP Life Cycle dan langkah implementasinya
Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) telah menjadi tulang punggung operasional perusahaan modern, mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis dan departemen ke dalam satu platform yang terpusat. Untuk membantu meningkatkan efisiensi kerja dari sistem ini, penting untuk mengetahui apa itu traditional ERP life cycle. Dengan mengetahui siklus hidup ERP, perusahaan bisa menghadirkan perubahan signifikan dalam merencanakan, mengimplementasikan, dan mengelola sistem mereka.
Selain itu, dengan mengadopsi sistem ERP dan mengikuti siklus hidupnya, perusahaan dapat mengoptimalkan seluruh kegiatan operasional mereka dan mendapatkan wawasan yang lebih baik tentang bisnis. ERP telah menjadi pilihan yang populer dan kuat bagi banyak perusahaan yang ingin mengintegrasikan proses bisnis mereka secara menyeluruh. Untuk mengetahui lebih lanjut terkait life cycle dari sistem ERP, simak terus artikel berikut.
Daftar Isi
Apa itu Traditional ERP Life Cycle?
Traditional ERP life cycle mengacu pada tahapan berurutan yang terlibat dalam implementasi dan pengelolaan sistem ERP. Siklus Ini sendiri akan meliputi fase seperti pemilihan sistem, perencanaan, desain, pengembangan, pengujian, implementasi, dan pemeliharaan. Dengan adanya siklus ini memungkinkan perusahaan untuk menyederhanakan proses bisnis, mengintegrasikan data antar departemen, meningkatkan efisiensi operasional, dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.
Secara keseluruhan, siklus hidup ERP tradisional menyediakan pendekatan terstruktur untuk mengelola seluruh masa hidup sistem, mulai dari perencanaan dan implementasi hingga pemeliharaan dan pensiun. Hal ini untuk memastikan bahwa organisasi dapat secara efektif memanfaatkan teknologi ERP untuk menyederhanakan operasi mereka dan mencapai tujuan strategis mereka.
Langkah-langkah Implementasi ERP Life Cycle dalam Perusahaan
Dalam mengimplementasikan sistem ERP, terdapat beberapa langkah yang harus perusahaan lakukan. Tujuan dari mengetahui tahapan ini yaitu supaya sistem yang akan terintegrasi dengan sistem milik perusahaan bisa dilakukan secara lancar. Berikut merupakan beberapa langkah implementasi dari ERP life cycle :
Define a scope and initialization
Pada tahapan awal ini, pihak manajemen harus menentukan dan membuat tujuan jelas dalam rencana implementasi sistem yang ada. Tujuan dari perencanaan ini untuk memberikan pengetahuan yang jelas tentang regulasi bisnis. Selain itu, terdapat aktivitas kritis pada tahap ini, seperti mengevaluasi, meninjau, dan memilih vendor ERP yang sesuai dari beberapa pilihan dalam rencana mereka.
Traditional ERP life cycle analysis and design stage
Setelah membuat seluruh rencana, tahap selanjutnya yaitu manajemen harus menganalisis proses bisnis yang sedang berjalan dan merancang perubahan agar sistem ERP dapat terintegrasi secara efektif. Hal ini meliputi penilaian terhadap kebutuhan fungsional dan teknis, penentuan konfigurasi sistem yang sesuai, dan pengaturan antarmuka pengguna yang memadai. Dengan melakukan analisis dan desain yang cermat, sistem ERP dapat mengoptimalkan operasi bisnis dan memenuhi kebutuhan organisasi secara tepat.
Traditional ERP life cycle acquisition and development stage
Pada tahap ini, organisasi akan mencari vendor ERP yang cocok, meninjau opsi yang tersedia, dan melakukan negosiasi kontrak. Setelah vendor dipilih, pengembangan atau penyesuaian sistem ERP dilakukan agar sesuai dengan kebutuhan dan proses bisnis organisasi. Aktivitas penting di tahap ini meliputi pengaturan infrastruktur teknologi, pengaturan konfigurasi sistem, migrasi data, dan pelatihan pengguna.
Traditional ERP life cycle implementation stage
Tahap implementasi dalam siklus hidup ERP tradisional melibatkan penerapan sistem ERP yang telah dikembangkan ke dalam lingkungan operasional organisasi. Pada tahap ini, sistem akan terintegrasi secara penuh, termasuk pemindahan data yang diperlukan dan pelatihan pengguna. Selain itu, organisasi juga akan melakukan pengujian dan evaluasi untuk memastikan bahwa sistem bekerja sesuai harapan dan memenuhi kebutuhan bisnis yang telah ditetapkan sebelumnya.
Operation stage
Langkah terakhir dalam siklus ini yaitu melibatkan implementasi dan penggunaan sistem ERP secara aktif dalam operasi sehari-hari perusahaan. Pada tahap ini, sistem ERP telah terkonfigurasi sesuai dengan kebutuhan, dan pengguna sudah mendapat pelatihan sehingga bisa menggunakan sistem dengan efektif. Pada tahapan ini, sistem ERP akan tim proyek awasi secara teratur untuk memastikan kinerjanya optimal, dan perusahaan juga dapat melakukan pemeliharaan rutin, pembaruan sesuai kebutuhan.
Tantangan yang Muncul Saat Implementasi Traditional ERP
Setelah mengetahui tahapan atau langkah dalam melakukan implementasi dari sistem ERP, dapat kita lihat hal ini tentu bisa membantu meningkatkan kerja dari sistem tersebut. Meski begitu, dalam melakukan proses implementasi ini, tentu dalam tahapan nya kerap perusahaan ataupun tim temukan tantangan. Berikut merupakan beberapa tantangan yang ada dalam mengimplementasi traditional ERP:
Integrasi data
Proses integrasi data melibatkan mengumpulkan dan menyatukan data dari berbagai sistem yang ada dalam perusahaan menjadi satu. Kesalahan dalam proses integrasi data dapat mengakibatkan hilangnya data, kekacauan dalam sistem, dan kesulitan dalam mendapatkan informasi yang akurat dan tepat waktu. Oleh karena itu, perusahaan harus melakukan analisis menyeluruh, perencanaan cermat, dan pengujian intensif untuk mengatasi tantangan ini.
Biaya
Implementasi sistem ERP dapat melibatkan biaya yang signifikan, seperti biaya perangkat keras, lisensi perangkat lunak, konsultasi, pelatihan, migrasi data, dan pemeliharaan sistem. Selain itu, ada juga biaya yang terkait dengan penyesuaian dan pengkonfigurasian sistem sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Penting bagi perusahaan untuk melakukan evaluasi biaya yang cermat, membuat anggaran yang realistis, dan mengelola pengeluaran dengan hati-hati selama seluruh siklus hidup ERP.
Project planning
Perencanaan proyek yang tepat membutuhkan rancangan yang sudah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Hal ini akan meliputi identifikasi kebutuhan bisnis yang jelas, penentuan tujuan yang realistis, alokasi sumber daya yang memadai, dan penjadwalan yang efisien. Kesalahan dalam perencanaan proyek dapat mengakibatkan keterlambatan, peningkatan biaya, dan ketidaksesuaian dengan kebutuhan perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan harus melakukan analisis risiko menyeluruh, mengadopsi pendekatan proyek terstruktur, dan mengalokasikan tim yang terlatih.
Pengembangan berkelanjutan
Implementasi sistem ERP tidak berakhir hanya ketika sistem sudah terintegrasi. Hal ini akan menjadi proses berkelanjutan, yang mana sistem harus terus perusahaan sesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Maka dari itu, tim proyek harus memiliki kemampuan mengelola sistem dengan baik. Dengan demikian, jika terdapat tindakan pembaruan ketika ada persyaratan baru yang muncul, hal ini akan dengan cepat ditindak lanjuti.
Kesimpulan
Secara keseluruhan, traditional ERP life cycle merupakan pendekatan yang terstruktur untuk mengimplementasikan sistem ERP dalam suatu perusahaan. Siklus hidup ini memiliki tahapan meliputi perencanaan, analisis kebutuhan, desain, pengembangan, implementasi, dan operasi yang membantu implementasi dari sistem ERP. Oleh karena itu, dengan pendekatan yang baik dapat memaksimalkan potensi sistem dan mencapai keberhasilan.
Jika Anda ingin menggunakan sistem ERP dalam membantu mengelola bisnis yang ada, Anda harus menggunakan perangkat terbaik yang ada. Salah satu sistem yang bisa Anda gunakan yaitu Sistem ERP milik Koneksi. Untuk mengetahuinya lebih lanjut, Anda dapat mencoba demo gratis software ERP Koneksi sekarang!