Langkah-langkah dalam Menerapkan ERP Life Cycle

Di era yang modern ini, sudah banyak perusahaan yang menggunakan teknologi untuk membantu mempermudah pengelolaan bisnis mereka. Salah satu teknologi yang biasa digunakan adalah sistem ERP, sistem ini bisa membantu mengelola bisnis secara otomatis. Untuk dapat memaksimalkan kerja dari sistem ini, perusahaan perlu untuk mengetahui apa itu ERP life cycle.

Dengan memahami siklus ERP secara keseluruhan, sebuah perusahaan dapat mengimplementasikan sistem ERP dengan lebih efektif sehingga potensi bisnis dapat lebih maksimal. Dengan demikian, pemahaman yang baik tentang ERP life cycle dapat membantu perusahaan untuk mencapai tujuan bisnis jangka panjang dan menghasilkan keuntungan yang lebih besar. Untuk mengetahui lebih lanjut apa itu ERP life cycle, simak terus artikel berikut.

Apa itu ERP Life Cycle?

ERP life cycle adalah tahapan yang terjadi ketika sudah menerapkan sistem ERP. Tahapan ini sendiri meliputi perencanaan, analisis kebutuhan, desain, pengembangan, pengujian, implementasi, dan pemeliharaan. Siklus ini biasa dilakukan secara berkesinambungan dan terintegrasi untuk memastikan sistem ERP berfungsi dengan baik dan dapat memberikan manfaat bagi organisasi dalam jangka panjang.

Untuk memastikan tahapan ini akan berjalan dengan lancar, biasanya manajemen akan melakukan review secara rutin terhadap tahapan pada ERP ini. Dengan bantuan manajemen, mereka kemudian akan melihat jika ERP sudah sesuai dengan standar yang ada. Implementasi ERP ini merupakan langkah yang sangat penting, karena membantu merampingkan operasi usaha dan mengurangi biaya yang tidak perlu.

ERP Life Cycle Phases

 

 

Berbeda dengan traditional ERP Life Cycle, siklus dari ERP ini memiliki beberapa tahapan yang akan terjadi sebelum perusahaan melakukan implementasi. Dengan mengetahui siklus ini, perusahaan bisa memaksimalkan kerja dari sistem yang ada. Untuk itu, Anda perlu mengetahui apa saja tahapan yang terjadi sebelum menentukan sistem ERP yang akan digunakan. Berikut merupakan fase-fase pada ERP life cycle:

ERP life cycle cope and commitment stage

Langkah pertama yang terjadi pada saat mulai mengimplementasi sistem ERP yaitu untuk mulai melihat seluruh kebutuhan sumber daya dan waktu yang ada. Dengan menentukan kebutuhan perusahaan, sistem ERP bisa disesuaikan dengan kebutuhan dari perusahaan. Selain itu, terdapat beberapa hal yang harus perusahaan tentukan pada tahapan ini meliputi komposisi dan susunan tim implementasi, peranan konsultan eksternal, dan pembuatan laporan dan implementasi ERP.

Analysis and design stage

Pada tahap ini, tim implementasi harus mengevaluasi kekurangan perangkat lunak ERP dalam jangka panjang dan menentukan apakah sistem ERP sudah sesuai dengan proses bisnis yang ada. Setelah melakukan evaluasi, tim harus merancang desain yang mencakup rencana manajemen perubahan, daftar proses perusahaan, antarmuka pengguna, dan laporan yang diperlukan. Selain itu, pada tahap ini, tim juga harus merencanakan konversi data, sistem konversi, dan pelatihan untuk pengguna.

ERP life cycle acquisition and development stage

Setelah memastikan kebutuhan dan design dari software, kemudian perusahaan harus membeli lisensi untuk penggunaan perangkat lunak. Hal ini harus dilakukan karena, seluruh platform yang akan perusahaan gunakan harus terkonfigurasi dengan network, security, software, database, dan real production data. 

Implementation stage

Langkah selanjutnya akan berfokus pada penerapan sistem dan memantau standar sistem yang akan pengguna gunakan. Untuk memastikan sistem yang akan perusahaan gunakan tidak ada error, terdapat empat pendekatan yang akan membantu. Pendekatan tersebut meliputi phased, pilot, parallel, dan big bang. Tahapan implementasi ini dapat dipermudah dengan pengunaan agent pada erp maupun konsultan. Agent ataupun konsultan akan membantu dalam penerapan ERP secara langsung untuk menyesuaikan dengan kebutuhan dan memberikan hasil yang lebih baik.

ERP life cycle operation stage

Tahap terakhir ini, petugas dari tim implementasi memiliki tugas untuk memberikan informasi dan pengetahuan kepada pengguna mengenai cara penggunaan sistem yang sesuai. Selain itu, tim akan menyediakan training terkait dengan penggunaan sistem bagi para pengguna. Pada tahap ini tim bisa mendapatkan feedback dari user jika sistem sudah sesuai dengan kebutuhan dan keinginan dari perusahaan.

Implementasi Proses ERP Life Cycle

Untuk mengimplementasi sistem, tentu terdapat langkah atau tahapan nya. Tahapan ini ada untuk memastikan sistem yang akan perusahaan gunakan bisa berjalan dengan lancar dan cepat. Untuk itu, penting bagi Anda untuk mengetahui tahapan dalam proses ini. Berikut merupakan beberapa tahapan dari ERP Life cycle implementation:

Package selection

Dengan berbagai sistem dan fitur yang ada, perusahaan harus memilih sistem dengan fitur yang sesuai. Hal ini terjadi karena setiap bisnis memiliki kebutuhan yang berbeda sehingga akan menggunakan software yang sesuai dan membantu permasalahan perusahaan tersebut. Dengan menggunakan sistem yang sesuai, maka perusahaan bisa mengoptimalkan seluruh kegiatan operasional yang ada dan menghindari terjadinya human error.

Project planning

Tahapan perencanaan biasanya perusahaan lakukan untuk memastikan jalannya projek tersebut akan berjalan secara terstruktur. Dari pemilihan sumber daya hingga pembagian tugas semua harus sudah manajemen rencanakan terlebih dahulu. Dengan melakukan perencanaan, maka pada tahap implementasi perusahaan bisa menghindari terjadinya masalah. 

GAP analysis

Setelah merencanakan seluruh proses, maka langkah selanjutnya harus melakukan analisis GAP. Tujuan dari melakukan proses ini yaitu untuk mengevaluasi sistem organisasi yang sedang berjalan saat ini dengan posisinya di masa depan. Dengan melakukan perbandingan tersebut, kita dapat dengan mudah mengidentifikasi proses utama yang paling penting dari ERP.

Re-engineering

Dalam tahap ini, perusahaan akan melakukan berbagai perubahan berdasarkan dari perencanaan dan analisa gap perusahaan. Dengan menyesuaikan perubahan dengan kebutuhan perusahaan, maka sistem yang ada bisa menyelesaikan permasalahan yang ada dalam perusahaan tersebut. Dengan demikian, tindakan re-engineering dilakukan untuk meningkatkan efisiensi dari sistem yang akan diimplementasi.

Training

Pelatihan biasanya akan perusahaan lakukan ketika sistem baru akan mereka gunakan. Dengan seluruh karyawan yang mengikuti pelatihan seputar pengetahuan dari sistem tersebut dapat meningkatkan efisiensi kerja perusahaan ketika sistem sudah terintegrasi. Dengan demikian, perusahaan bisa mencegah terjadinya ketidaksiapan karyawan, yang bisa memakan waktu dan biaya yang berlebih.

Testing

Setelah mempersiapkan sumber daya manusia dari perusahaan, tahap selanjutnya merupakan tahap percobaan dari sistem tersebut. Hal ini biasa dilakukan untuk melihat apakah sistem bisa terintegrasi dengan baik dan jika ada terjadi malfunction. Jika sistem yang akan perusahaan gunakan dengan baik, maka kemudian bisa lanjut ke tahap berikut nya.

Application

Ketika sudah mempersiapkan baik dari segi sistem hingga sumber daya yang ada, tahap selanjut yang akan terjadi yaitu implementasi. Pada tahap ini merupakan proses implementasi dari sistem ERP yang sebenarnya. Setelah semua data telah terkumpul dan tim sesuaikan, maka baru implementasi akan terintegrasi.

Maintenance

Proses terakhir pada siklus ini yaitu maintenance. Pada saat sistem yang baru sudah terintegrasi, maka karyawan yang bertanggung jawab untuk menjaga sistem harus terus update mengenai kondisi dari sistem ini. Tidak hanya itu, karyawan juga perlu mempelajari cara menjaga agar sistem dapat beroperasi dengan baik setiap saat.

Kesimpulan

Perusahaan harus memahami tahapan dalam siklus hidup ERP, termasuk perencanaan, persiapan, implementasi, pengujian, peluncuran, dan pemeliharaan. Dengan mengetahui tentang ERP life cycle, perusahaan bisa mengoptimalkan penggunaan sistem ERP yang ada. Dengan demikian, sistem bisa beroperasi secara efisien dan perusahaan bisa menghindari terjadinya human error.

Salah satu sistem yang bisa Anda gunakan dalam membantu mengelola bisnis Anda yaitu Software ERP milik Koneksi. Software ini merupakan sistem berbasis cloud yang akan membantu Anda mengontrol bisnis dari mana pun dengan bantuan internet. Tidak hanya itu, sistem ini memiliki fitur kustomisasi yang bisa menyesuaikan sistem dengan kebutuhan dari perusahaan.