Pencatatan penjualan manual sering memakan waktu, rentan salah tulis, dan sulit diperbarui secara cepat. Hal ini mengakibatkan tim sales sulit memberikan informasi stok terkini kepada pelanggan, sehingga pesanan bisa terlambat dikirim atau bahkan salah kirim.
Maka, software sales taking order hadir untuk membantu tenaga penjual mencatat dan mengirim pesanan melalui perangkat digital. Informasi stok real-time dan koordinasi tim lebih efisien, serta mengurangi kesalahan dan mempercepat proses penjualan.
Apa itu Sales Taking Order?
Sales taking order (sales TO) adalah posisi kunci dalam penjualan yang berfokus pada pencatatan dan pengelolaan pesanan pelanggan secara detail. Mereka berinteraksi langsung dengan pelanggan yang sudah siap membeli, sehingga berperan penting dalam menjaga kepuasan dan memastikan akurasi proses pesanan.
Di lapangan, Sales TO bekerja secara mobile, menjangkau pelanggan di toko retail, grosir, semigrosir, dan marketplace mitra. Mereka bertugas mempromosikan produk, mencatat pesanan, dan memastikan pengiriman berjalan lancar meski tak terlibat langsung dalam transaksi fisik. Penggunaan software CRM membantu mencatat interaksi pelanggan, mengelola pesanan, dan memantau pengiriman secara real-time.
Apa Tugas dan Tanggung Jawab Sales Taking Order?
Tugas sales taking order dan fokus utamanya adalah sebagai berikut:
1. Mencatat dan Mengelola Pesanan Pelanggan
Seorang sales TO harus mampu mencatat setiap detail pesanan secara akurat dan memastikan tidak ada kesalahan dalam jumlah, spesifikasi produk, atau layanan yang diminta. Pengelolaan pesanan ini mencakup penggunaan sistem yang tepat serta pengecekan ulang data sebelum diteruskan ke bagian produksi atau pengiriman.
2. Memastikan Kesesuaian Pesanan
Penting bagi sales TO untuk memverifikasi bahwa ketika taking order, setiap pesanan yang diterima benar-benar sesuai dengan apa yang diinginkan oleh pelanggan. Ini meliputi konfirmasi kembali kepada pelanggan mengenai detail pesanan mereka untuk meminimalisir kesalahan atau kekecewaan pelanggan di kemudian hari.
3. Menyelesaikan Transaksi dengan Pelanggan
Menangani transaksi taking order secara cermat mencakup pengaturan jadwal pengiriman, proses pembayaran, serta konfirmasi pesanan kepada pelanggan. Sales TO harus memastikan seluruh proses berjalan lancar demi kenyamanan dan kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan.
4. Pengelolaan Pembayaran dan Pengiriman
Tugas sales TO adalah memastikan seluruh proses taking order hingga pembayaran dan pengiriman tercatat serta berjalan sesuai ketentuan perusahaan. Mereka juga bertanggung jawab mencatat informasi pembayaran dengan akurat dan memastikan pengiriman sesuai jadwal.
5. Membangun Komunikasi yang Baik dengan Pelanggan
Kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif dan profesional dengan pelanggan sangatlah kritis untuk seorang sales TO. Komunikasi yang baik mencakup pemahaman terhadap kebutuhan pelanggan, memberikan respons yang tepat, dan menjaga interaksi tetap positif, yang semuanya berkontribusi pada pengalaman pelanggan yang memuaskan.
Dengan itu, aplikasi Sales Taking Order Koneksi juga menawarkan demo gratis untuk melihat fitur-fitur yang ada. Ayo klik link atau skema harga melalui banner di bawah ini!
Apa Saja Skill yang Dibutuhkan Oleh Sales Taking Order?
Sales taking order adalah aktivitas menerima dan memproses pesanan dari pelanggan secara langsung, sehingga butuh seorang sales TO yang handal dengan beberapa keterampilan kunci yang menjadikan Anda efektif dalam peran tersebut.
1. Keterampilan komunikasi dan persuasif untuk menawarkan produk
Kemampuan untuk berkomunikasi dengan baik dan meyakinkan pelanggan tentang keunggulan produk merupakan aspek penting dalam menjadi seorang sales TO yang sukses. Salesman taking order perlu mampu menjelaskan fitur dan manfaat produk dengan jelas dan menarik, sehingga pelanggan tertarik untuk membelinya.
2. Kemampuan problem-solving dan ketelitian dalam menangani pesanan
Seorang sales TO harus memiliki kemampuan problem-solving yang baik untuk menangani situasi yang kompleks atau masalah yang mungkin timbul dalam proses pesanan. Selain itu, ketelitian dalam proses taking order serperti mencatat pesanan pelanggan dan memastikan bahwa pesanan diproses dengan benar dan tepat waktu juga sangat penting.
3. Pengetahuan produk yang mendalam untuk memberikan informasi yang akurat kepada pelanggan
Seorang sales TO perlu memiliki pengetahuan yang mendalam tentang produk yang Anda tawarkan agar bisa memberikan informasi yang akurat dan bermanfaat kepada pelanggan. Pelanggan akan mengandalkan sales taking order untuk menjawab pertanyaan mereka dan memberikan saran yang tepat mengenai produk.
4. Kemampuan menggunakan teknologi untuk mencatat dan melacak pesanan
Sales TO perlu terbiasa menggunakan perangkat digital seperti tablet atau sales tracking software untuk mencatat pesanan dan memantau status pengiriman. Kemampuan ini membantu meningkatkan efisiensi kerja dan mengurangi risiko kesalahan input data.
5. Manajemen waktu dan rute kerja yang efektif
Karena bekerja secara mobile, sales TO harus pandai mengatur jadwal kunjungan dan rute kerja agar dapat menjangkau lebih banyak pelanggan dalam waktu yang optimal. Hal ini penting untuk meningkatkan produktivitas dan mencapai target penjualan harian.
Optimalkan Kinerja Sales Taking Order dengan Koneksi
Untuk mencapai kinerja maksimal, penggunaan teknologi, seperti perangkat lunak khusus, menjadi tidak hanya pilihan tetapi kebutuhan. Software CRM sales dari Koneksi misalnya dapat menjadi salah satu solusi untuk membantu kinerja sales taking order Anda. Software Sales Taking Order Koneksi dirancang untuk memenuhi kebutuhan spesifik sales TO dengan mempercepat proses pencatatan, mengurangi risiko kesalahan, dan meningkatkan akurasi dalam setiap transaksi.
Berikut ini merupakan fitur utana software CRM Koneksi:
- End-to-End Marketing Process: Kelola semua proses pemasaran mulai dari leads masuk hingga dealing.
- In Depth CRM & Marketing Reports: Laporan lengkap & akurat mulai dari email marketing, help desk hingga penjualan.
- Online Access on Mobile Apps: Kelola data prospek & pelanggan lebih mudah & cepat di berbagai device
- WhatsApp Channel Management: Pantau dan permudah komunikasi antara tim sales dengan prospek/klien.
Tingkatkan kepuasan pelanggan dan bangun loyalitas yang lebih kuat dengan sistem CRM sales yang otomatis dan efisien. Yuk, coba demo gratis Koneksi CRM sekarang dan rasakan bedanya!
Kesimpulan
Sales Taking Order berperan penting dalam memastikan kelancaran distribusi produk dan pemenuhan pesanan pelanggan, terutama di industri FMCG dan ritel. Dengan memahami tugas sales TO serta keterampilan yang dibutuhkan, salesman taking order dapat bekerja lebih efektif dalam mencatat dan mengelola pesanan.
Untuk meningkatkan efisiensi proses penjualan, penggunaan teknologi seperti software CRM sangat direkomendasikan. CRM membantu tim sales dalam pencatatan pesanan, manajemen pelanggan, serta analisis penjualan secara real-time. Jika Anda ingin mencoba solusi yang dapat mengoptimalkan kinerja tim sales Anda, silakan coba demo gratis dari software CRM sales Koneksi.
FAQ tentang Sales Taking Order
Sales TO adalah proses pencatatan pesanan pelanggan oleh sales di lapangan atau melalui sistem digital. Metode ini membantu memastikan ketersediaan stok dan mempercepat pemrosesan pesanan.
Sales TO hanya mencatat pesanan dari pelanggan yang sudah ada, sedangkan Sales Canvas berfokus pada mencari pelanggan baru. Sales Canvas lebih agresif dalam penawaran produk dibandingkan Sales TO.
Sales TO umum digunakan dalam industri FMCG, distribusi, dan ritel. Metode ini membantu menjaga kelancaran suplai produk ke pelanggan tetap.
Tugas Sales TO meliputi pencatatan pesanan, memastikan stok tersedia, serta membangun hubungan baik dengan pelanggan. Sales juga harus memastikan pesanan diproses dengan cepat dan akurat.
Seorang Sales TO perlu memiliki keterampilan komunikasi yang baik, pemahaman tentang produk, serta kemampuan manajemen waktu. Keahlian dalam menggunakan software CRM juga bisa meningkatkan produktivitas kerja.
Menggunakan software CRM dapat membantu dalam pencatatan pesanan, pengelolaan pelanggan, dan pelacakan data penjualan. Dengan sistem yang terintegrasi, proses kerja menjadi lebih cepat dan akurat.
Comments are closed.