Sales Taking Order: Pengertian, Tugas, dan Skill yang Dibutuhkan

Di dunia bisnis yang penuh dinamika, profesi sales taking order seringkali menjadi garda terdepan dalam memastikan kelancaran proses penjualan sebuah perusahaan. Tapi, tahukah Anda apa sebenarnya yang dimaksud dengan sales taking order dan apa saja yang menjadi ruang lingkup tugasnya? Terlepas dari kesan sederhana yang mungkin terpikirkan, posisi ini memiliki peranan krusial yang jauh lebih kompleks daripada sekedar mengambil pesanan pelanggan.

Sales taking order adalah spesialisasi pekerjaan dalam dunia penjualan yang unik dengan serangkaian tanggung jawab yang berbeda dari tugas sales pada umumnya. Jika Anda merasa tertarik dengan dunia sales dan ingin mengeksplorasi lebih dalam tentang karier ini, mengenal lebih jauh tentang sales taking order bisa menjadi langkah awal yang menarik.

Mari kita selami lebih dalam untuk memahami seluk-beluk dan tantangan dari sales taking order.

Daftar Isi

• Apa itu Sales Taking Order?
• Tugas dan Fokus Sales Taking Order
• Skill yang Dibutuhkan Oleh Sales Taking Order
• Perbedaan Sales Taking Order dan Sales Canvas
• Optimalkan Kinerja Sales Taking Order

Apa itu Sales Taking Order?

Sales taking order (sales TO) adalah posisi kunci dalam lingkup penjualan yang berfokus pada pencatatan dan pengelolaan pesanan pelanggan dengan detail, sebelum meneruskannya ke perusahaan untuk diproses lebih lanjut. Sales TO lebih mengutamakan interaksi langsung dengan pelanggan yang sudah memutuskan untuk membeli. Hal ini menjadikan mereka sangat penting dalam menjaga kepuasan pelanggan dan memastikan proses pesanan berjalan dengan akurat, yang secara langsung mempengaruhi reputasi perusahaan.

Di lapangan, sales TO sering kali beroperasi di luar kantor, menjangkau pelanggan di toko-toko retail, grosir, dan semigrosir yang sudah terdaftar sebagai mitra perusahaan. Tugas utama mereka adalah mempromosikan produk dan mencatat pesanan pelanggan untuk kemudian diteruskan ke perusahaan, memastikan pengantaran barang dilakukan secara efisien. Meskipun tidak langsung terlibat dalam penjualan langsung atau membawa produk, peran mereka dalam memfasilitasi transaksi besar atau untuk barang berukuran besar sangat vital, menjadikan sales TO sebagai elemen penting dalam strategi penjualan dan distribusi perusahaan.

Tugas dan Fokus Sales Taking Order

Sebagai seorang sales taking order, tugas dan fokus utamanya adalah sebagai berikut:

Mencatat dan Mengelola Pesanan Pelanggan

Seorang sales taking order harus mampu mencatat setiap detail pesanan dengan akurasi tinggi, memastikan tidak ada kesalahan dalam jumlah, spesifikasi produk, atau layanan yang diminta. Fokus pada detail sangat diperlukan saat mencatat pesanan pelanggan. Ini mencakup penggunaan sistem atau metode yang tepat untuk memastikan tidak terjadi kekeliruan yang dapat mengakibatkan kerugian bagi baik pelanggan maupun perusahaan. Pengelolaan pesanan ini melibatkan pengecekan ulang data untuk menjamin keakuratan sebelum diteruskan ke bagian produksi atau pengiriman.

Memastikan Kesesuaian Pesanan

Penting bagi sales taking order untuk memverifikasi bahwa setiap pesanan yang diterima benar-benar sesuai dengan apa yang diinginkan oleh pelanggan. Ini meliputi konfirmasi kembali kepada pelanggan mengenai detail pesanan mereka untuk meminimalisir kesalahan atau kekecewaan pelanggan di kemudian hari.

Menyelesaikan Transaksi dengan Pelanggan

Menangani setiap transaksi dengan cermat dan efisien yang mencakup pengaturan jadwal pengiriman, proses pembayaran, hingga memastikan pelanggan menerima bukti pembayaran dan konfirmasi pesanan adalah salah satu tugas penting dari Sales taking order. Seorang sales TO harus memastikan bahwa semua proses ini dilaksanakan dengan lancar, memberikan kenyamanan bagi pelanggan dan meningkatkan kepercayaan mereka terhadap perusahaan.

Pengelolaan Pembayaran dan Pengiriman

Mirip dengan sebelumnya, seorang sales taking order bertanggung jawab untuk memastikan semua aspek terkait pembayaran dan pengiriman tercatat dan dijalankan sesuai dengan ketentuan perusahaan. Hal ini termasuk memastikan bahwa semua informasi terkait dengan pembayaran dari pelanggan dicatat dengan benar dan pesanan dikirim sesuai jadwal yang telah ditetapkan.

Membangun Komunikasi yang Baik dengan Pelanggan

Kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif dan profesional dengan pelanggan sangatlah kritis. Komunikasi yang baik mencakup pemahaman terhadap kebutuhan pelanggan, memberikan respons yang tepat, dan menjaga interaksi tetap positif, yang semuanya berkontribusi pada pengalaman pelanggan yang memuaskan.

Skill yang Dibutuhkan Oleh Sales Taking Order

Untuk menjadi seorang sales taking order yang handal, diperlukan beberapa keterampilan kunci yang menjadikan Anda efektif dalam peran tersebut.

Keterampilan komunikasi dan persuasif untuk menawarkan produk: Kemampuan untuk berkomunikasi dengan baik dan meyakinkan pelanggan tentang keunggulan produk merupakan aspek penting dalam menjadi seorang sales taking order yang sukses. Anda perlu mampu menjelaskan fitur dan manfaat produk dengan jelas dan menarik, sehingga pelanggan tertarik untuk membelinya.

Kemampuan problem-solving dan ketelitian dalam menangani pesanan: Seorang sales TO harus memiliki kemampuan problem-solving yang baik untuk menangani situasi yang kompleks atau masalah yang mungkin timbul dalam proses pesanan. Selain itu, ketelitian dalam mencatat pesanan pelanggan dan memastikan bahwa pesanan diproses dengan benar dan tepat waktu juga sangat penting.

Pengetahuan produk yang mendalam untuk memberikan informasi yang akurat kepada pelanggan: Anda perlu memiliki pengetahuan yang mendalam tentang produk yang Anda tawarkan agar bisa memberikan informasi yang akurat dan bermanfaat kepada pelanggan. Pelanggan akan mengandalkan Anda untuk menjawab pertanyaan mereka dan memberikan saran yang tepat mengenai produk.

Dengan mengembangkan keterampilan komunikasi dan persuasif, kemampuan problem-solving, dan pengetahuan produk yang mendalam, Anda dapat menjadi seorang sales taking order yang sukses dan memberikan layanan yang memuaskan kepada pelanggan.

Perbedaan Sales Taking Order dan Sales Canvas

Sales taking order dan sales canvas merupakan dua peran dalam dunia penjualan yang sering kali dianggap serupa, namun sebenarnya memiliki perbedaan signifikan dalam hal tujuan dan cara kerja. Sales taking order fokus pada penjualan kepada pelanggan lama dengan riwayat pesanan yang tinggi, dimana mereka tidak membawa produk secara langsung tetapi mencatat daftar pesanan pelanggan untuk dikirimkan nanti. Sales TO bertujuan mendapatkan keuntungan maksimal dari penjualan produk, seringkali menawarkan harga yang lebih tinggi dan memberikan opsi pembayaran yang lebih fleksibel seperti uang tunai, kredit, atau pembayaran setelah pengiriman. Mereka umumnya menggunakan motor untuk kunjungan ke pelanggan dan hanya membawa katalog produk, menangani pelanggan yang berada dalam area dengan potensi penjualan tinggi.

Di sisi lain, Sales canvas bertanggung jawab untuk mengenalkan dan menawarkan produk langsung kepada calon pelanggan atau pelanggan baru, biasanya dengan membawa contoh atau stok produk untuk transaksi langsung di tempat. Tugas utama mereka adalah memperluas pasar dengan menjangkau pelanggan yang belum terakses, menggunakan kendaraan seperti motor atau mobil untuk mobilitas tinggi dan menawarkan produk dengan harga yang relatif lebih rendah. Mereka menargetkan pelanggan di retail dan semi grosir, dengan metode pembayaran yang biasanya dilakukan secara tunai saat transaksi.

Jadi, meskipun keduanya bertugas menawarkan produk, sales canvas fokus pada perluasan pasar dengan menawarkan produk baru langsung kepada prospek, sedangkan sales taking order berfokus pada meningkatkan penjualan melalui pelanggan eksisting dengan pendekatan yang lebih terstruktur dan terencana.

Optimalkan Kinerja Sales Taking Order

Dalam peran kunci sales taking order, efektivitas dan efisiensi dalam mengelola pesanan pelanggan menjadi prioritas utama. Pengembangan diri dalam keterampilan dan pengetahuan tentang produk yang dijual juga menjadi suatu hal yang penting dalam sales. Menguasai informasi produk memungkinkan Anda untuk memberikan saran yang tepat dan memuaskan kebutuhan pelanggan.

Untuk mencapai kinerja maksimal, penggunaan teknologi, seperti perangkat lunak khusus, menjadi tidak hanya pilihan tetapi kebutuhan. Software CRM sales dari Koneksi misalnya dapat menjadi salah satu solusi untuk membantu kinerja sales taking order Anda. CRM sales Koneksi dirancang untuk memenuhi kebutuhan spesifik sales taking order dengan mempercepat proses pencatatan, mengurangi risiko kesalahan, dan meningkatkan akurasi dalam setiap transaksi. Dengan sistem yang terautomasi, Anda dapat lebih fokus pada peningkatan pelayanan kepada pelanggan, memberikan mereka pengalaman yang memuaskan dan memperkuat hubungan bisnis. Coba demo gratis software CRM sales Koneksi sekarang!