profile picture

Safira
Balasan dalam 1 menit

Safira
Ingin Demo Gratis?

Hubungi kami via WhatsApp, dan sampaikan kebutuhan perusahaan Anda dengan tim ahli kami
628175785528
×
profile picture

Safira

Active Now

Safira

Active Now

Koneksi Blog
Tag

ERP Life Cycle

Browsing
ERP

Mengenal Traditional ERP Life Cycle dan langkah implementasinya

By
Traditional ERP Life Cycle

Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) telah menjadi tulang punggung operasional perusahaan modern, mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis dan departemen ke dalam satu platform yang terpusat. Untuk membantu meningkatkan efisiensi kerja dari sistem ini, penting untuk mengetahui apa itu traditional ERP life cycle. Dengan mengetahui siklus hidup ERP, perusahaan bisa menghadirkan perubahan signifikan dalam merencanakan, mengimplementasikan, dan mengelola sistem mereka.

Selain itu, dengan mengadopsi sistem ERP dan mengikuti siklus hidupnya, perusahaan dapat mengoptimalkan seluruh kegiatan operasional mereka dan mendapatkan wawasan yang lebih baik tentang bisnis. ERP telah menjadi pilihan yang populer dan kuat bagi banyak perusahaan yang ingin mengintegrasikan proses bisnis mereka secara menyeluruh. Untuk mengetahui lebih lanjut terkait life cycle dari sistem ERP, simak terus artikel berikut.

Apa itu Traditional ERP Life Cycle?

Traditional ERP life cycle mengacu pada tahapan berurutan yang terlibat dalam implementasi dan pengelolaan sistem ERP. Siklus Ini sendiri akan meliputi fase seperti pemilihan sistem, perencanaan, desain, pengembangan, pengujian, implementasi, dan pemeliharaan. Dengan adanya siklus ini memungkinkan perusahaan untuk menyederhanakan proses bisnis, mengintegrasikan data antar departemen, meningkatkan efisiensi operasional, dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.

Secara keseluruhan, siklus hidup ERP tradisional menyediakan pendekatan terstruktur untuk mengelola seluruh masa hidup sistem, mulai dari perencanaan dan implementasi hingga pemeliharaan dan pensiun. Hal ini untuk memastikan bahwa organisasi dapat secara efektif memanfaatkan teknologi ERP untuk menyederhanakan operasi mereka dan mencapai tujuan strategis mereka. 

Langkah-langkah Implementasi ERP Life Cycle dalam Perusahaan

Dalam mengimplementasikan sistem ERP, terdapat beberapa langkah yang harus perusahaan lakukan. Tujuan dari mengetahui tahapan ini yaitu supaya sistem yang akan terintegrasi dengan sistem milik perusahaan bisa dilakukan secara lancar. Berikut merupakan beberapa langkah implementasi dari ERP life cycle :

Define a scope and initialization

Pada tahapan awal ini, pihak manajemen harus menentukan dan membuat tujuan jelas dalam rencana implementasi sistem yang ada. Tujuan dari perencanaan ini untuk memberikan pengetahuan yang jelas tentang regulasi bisnis. Selain itu, terdapat aktivitas kritis pada tahap ini, seperti mengevaluasi, meninjau, dan memilih vendor ERP yang sesuai dari beberapa pilihan dalam rencana mereka.

Traditional ERP life cycle analysis and design stage

Setelah membuat seluruh rencana, tahap selanjutnya yaitu manajemen harus menganalisis proses bisnis yang sedang berjalan dan merancang perubahan agar sistem ERP dapat terintegrasi secara efektif. Hal ini meliputi penilaian terhadap kebutuhan fungsional dan teknis, penentuan konfigurasi sistem yang sesuai, dan pengaturan antarmuka pengguna yang memadai. Dengan melakukan analisis dan desain yang cermat, sistem ERP dapat mengoptimalkan operasi bisnis dan memenuhi kebutuhan organisasi secara tepat.

Traditional ERP life cycle acquisition and development stage

Pada tahap ini, organisasi akan mencari vendor ERP yang cocok, meninjau opsi yang tersedia, dan melakukan negosiasi kontrak. Setelah vendor dipilih, pengembangan atau penyesuaian sistem ERP dilakukan agar sesuai dengan kebutuhan dan proses bisnis organisasi. Aktivitas penting di tahap ini meliputi pengaturan infrastruktur teknologi, pengaturan konfigurasi sistem, migrasi data, dan pelatihan pengguna. 

Traditional ERP life cycle implementation stage

Tahap implementasi dalam siklus hidup ERP tradisional melibatkan penerapan sistem ERP yang telah dikembangkan ke dalam lingkungan operasional organisasi. Pada tahap ini, sistem akan terintegrasi secara penuh, termasuk pemindahan data yang diperlukan dan pelatihan pengguna. Selain itu, organisasi juga akan melakukan pengujian dan evaluasi untuk memastikan bahwa sistem bekerja sesuai harapan dan memenuhi kebutuhan bisnis yang telah ditetapkan sebelumnya.

Operation stage

Langkah terakhir dalam siklus ini yaitu melibatkan implementasi dan penggunaan sistem ERP secara aktif dalam operasi sehari-hari perusahaan. Pada tahap ini, sistem ERP telah terkonfigurasi sesuai dengan kebutuhan, dan pengguna sudah mendapat pelatihan sehingga bisa menggunakan sistem dengan efektif. Pada tahapan ini, sistem ERP akan tim proyek awasi secara teratur untuk memastikan kinerjanya optimal, dan perusahaan juga dapat melakukan pemeliharaan rutin, pembaruan sesuai kebutuhan.

Tantangan yang Muncul Saat Implementasi Traditional ERP

Setelah mengetahui tahapan atau langkah dalam melakukan implementasi dari sistem ERP, dapat kita lihat hal ini tentu bisa membantu meningkatkan kerja dari sistem tersebut. Meski begitu, dalam melakukan proses implementasi ini, tentu dalam tahapan nya kerap perusahaan ataupun tim temukan tantangan. Berikut merupakan beberapa tantangan yang ada dalam mengimplementasi traditional ERP:

Integrasi data

Proses integrasi data melibatkan mengumpulkan dan menyatukan data dari berbagai sistem yang ada dalam perusahaan menjadi satu. Kesalahan dalam proses integrasi data dapat mengakibatkan hilangnya data, kekacauan dalam sistem, dan kesulitan dalam mendapatkan informasi yang akurat dan tepat waktu. Oleh karena itu, perusahaan harus melakukan analisis menyeluruh, perencanaan cermat, dan pengujian intensif untuk mengatasi tantangan ini.

Biaya

Implementasi sistem ERP dapat melibatkan biaya yang signifikan, seperti biaya perangkat keras, lisensi perangkat lunak, konsultasi, pelatihan, migrasi data, dan pemeliharaan sistem. Selain itu, ada juga biaya yang terkait dengan penyesuaian dan pengkonfigurasian sistem sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Penting bagi perusahaan untuk melakukan evaluasi biaya yang cermat, membuat anggaran yang realistis, dan mengelola pengeluaran dengan hati-hati selama seluruh siklus hidup ERP.

Project planning

Perencanaan proyek yang tepat membutuhkan rancangan yang sudah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Hal ini akan meliputi identifikasi kebutuhan bisnis yang jelas, penentuan tujuan yang realistis, alokasi sumber daya yang memadai, dan penjadwalan yang efisien. Kesalahan dalam perencanaan proyek dapat mengakibatkan keterlambatan, peningkatan biaya, dan ketidaksesuaian dengan kebutuhan perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan harus melakukan analisis risiko menyeluruh, mengadopsi pendekatan proyek terstruktur, dan mengalokasikan tim yang terlatih.

Pengembangan berkelanjutan

Implementasi sistem ERP tidak berakhir hanya ketika sistem sudah terintegrasi. Hal ini akan menjadi proses berkelanjutan, yang mana sistem harus terus perusahaan sesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Maka dari itu, tim proyek harus memiliki kemampuan mengelola sistem dengan baik. Dengan demikian, jika terdapat tindakan pembaruan ketika ada persyaratan baru yang muncul, hal ini akan dengan cepat ditindak lanjuti.

Kesimpulan

Secara keseluruhan, traditional ERP life cycle merupakan pendekatan yang terstruktur untuk mengimplementasikan sistem ERP dalam suatu perusahaan. Siklus hidup ini memiliki tahapan meliputi perencanaan, analisis kebutuhan, desain, pengembangan, implementasi, dan operasi yang membantu implementasi dari sistem ERP. Oleh karena itu, dengan pendekatan yang baik dapat memaksimalkan potensi sistem dan mencapai keberhasilan.

Jika Anda ingin menggunakan sistem ERP dalam membantu mengelola bisnis yang ada, Anda harus menggunakan perangkat terbaik yang ada. Salah satu sistem yang bisa Anda gunakan yaitu Sistem ERP milik Koneksi. Untuk mengetahuinya lebih lanjut, Anda dapat mencoba demo gratis software ERP Koneksi sekarang!

Keep Reading
By
ERP

Langkah-langkah dalam Menerapkan ERP Life Cycle

By
ERP life cycle

Di era yang modern ini, sudah banyak perusahaan yang menggunakan teknologi untuk membantu mempermudah pengelolaan bisnis mereka. Salah satu teknologi yang biasa digunakan adalah sistem ERP, sistem ini bisa membantu mengelola bisnis secara otomatis. Untuk dapat memaksimalkan kerja dari sistem ini, perusahaan perlu untuk mengetahui apa itu ERP life cycle.

Dengan memahami siklus ERP secara keseluruhan, sebuah perusahaan dapat mengimplementasikan sistem ERP dengan lebih efektif sehingga potensi bisnis dapat lebih maksimal. Dengan demikian, pemahaman yang baik tentang ERP life cycle dapat membantu perusahaan untuk mencapai tujuan bisnis jangka panjang dan menghasilkan keuntungan yang lebih besar. Untuk mengetahui lebih lanjut apa itu ERP life cycle, simak terus artikel berikut.

Apa itu ERP Life Cycle?

ERP life cycle adalah tahapan yang terjadi ketika sudah menerapkan sistem ERP. Tahapan ini sendiri meliputi perencanaan, analisis kebutuhan, desain, pengembangan, pengujian, implementasi, dan pemeliharaan. Siklus ini biasa dilakukan secara berkesinambungan dan terintegrasi untuk memastikan sistem ERP berfungsi dengan baik dan dapat memberikan manfaat bagi organisasi dalam jangka panjang.

Untuk memastikan tahapan ini akan berjalan dengan lancar, biasanya manajemen akan melakukan review secara rutin terhadap tahapan pada ERP ini. Dengan bantuan manajemen, mereka kemudian akan melihat jika ERP sudah sesuai dengan standar yang ada. Implementasi ERP ini merupakan langkah yang sangat penting, karena membantu merampingkan operasi usaha dan mengurangi biaya yang tidak perlu.

ERP Life Cycle Phases

 

ERP Life Cycle Phases (https://sis.binus.ac.id/2017/12/18/enterprise-resource-planning-life-cycle/)

 

Berbeda dengan traditional ERP Life Cycle, siklus dari ERP ini memiliki beberapa tahapan yang akan terjadi sebelum perusahaan melakukan implementasi. Dengan mengetahui siklus ini, perusahaan bisa memaksimalkan kerja dari sistem yang ada. Untuk itu, Anda perlu mengetahui apa saja tahapan yang terjadi sebelum menentukan sistem ERP yang akan digunakan. Berikut merupakan fase-fase pada ERP life cycle:

ERP life cycle cope and commitment stage

Langkah pertama yang terjadi pada saat mulai mengimplementasi sistem ERP yaitu untuk mulai melihat seluruh kebutuhan sumber daya dan waktu yang ada. Dengan menentukan kebutuhan perusahaan, sistem ERP bisa disesuaikan dengan kebutuhan dari perusahaan. Selain itu, terdapat beberapa hal yang harus perusahaan tentukan pada tahapan ini meliputi komposisi dan susunan tim implementasi, peranan konsultan eksternal, dan pembuatan laporan dan implementasi ERP.

Analysis and design stage

Pada tahap ini, tim implementasi harus mengevaluasi kekurangan perangkat lunak ERP dalam jangka panjang dan menentukan apakah sistem ERP sudah sesuai dengan proses bisnis yang ada. Setelah melakukan evaluasi, tim harus merancang desain yang mencakup rencana manajemen perubahan, daftar proses perusahaan, antarmuka pengguna, dan laporan yang diperlukan. Selain itu, pada tahap ini, tim juga harus merencanakan konversi data, sistem konversi, dan pelatihan untuk pengguna.

ERP life cycle acquisition and development stage

Setelah memastikan kebutuhan dan design dari software, kemudian perusahaan harus membeli lisensi untuk penggunaan perangkat lunak. Hal ini harus dilakukan karena, seluruh platform yang akan perusahaan gunakan harus terkonfigurasi dengan network, security, software, database, dan real production data. 

Implementation stage

Langkah selanjutnya akan berfokus pada penerapan sistem dan memantau standar sistem yang akan pengguna gunakan. Untuk memastikan sistem yang akan perusahaan gunakan tidak ada error, terdapat empat pendekatan yang akan membantu. Pendekatan tersebut meliputi phased, pilot, parallel, dan big bang. Tahapan implementasi ini dapat dipermudah dengan pengunaan agent pada erp maupun konsultan. Agent ataupun konsultan akan membantu dalam penerapan ERP secara langsung untuk menyesuaikan dengan kebutuhan dan memberikan hasil yang lebih baik.

ERP life cycle operation stage

Tahap terakhir ini, petugas dari tim implementasi memiliki tugas untuk memberikan informasi dan pengetahuan kepada pengguna mengenai cara penggunaan sistem yang sesuai. Selain itu, tim akan menyediakan training terkait dengan penggunaan sistem bagi para pengguna. Pada tahap ini tim bisa mendapatkan feedback dari user jika sistem sudah sesuai dengan kebutuhan dan keinginan dari perusahaan.

Implementasi Proses ERP Life Cycle

Implementasi Proses ERP Life Cycle

Untuk mengimplementasi sistem, tentu terdapat langkah atau tahapan nya. Tahapan ini ada untuk memastikan sistem yang akan perusahaan gunakan bisa berjalan dengan lancar dan cepat. Untuk itu, penting bagi Anda untuk mengetahui tahapan dalam proses ini. Berikut merupakan beberapa tahapan dari ERP Life cycle implementation:

Package selection

Dengan berbagai sistem dan fitur yang ada, perusahaan harus memilih sistem dengan fitur yang sesuai. Hal ini terjadi karena setiap bisnis memiliki kebutuhan yang berbeda sehingga akan menggunakan software yang sesuai dan membantu permasalahan perusahaan tersebut. Dengan menggunakan sistem yang sesuai, maka perusahaan bisa mengoptimalkan seluruh kegiatan operasional yang ada dan menghindari terjadinya human error.

Project planning

Tahapan perencanaan biasanya perusahaan lakukan untuk memastikan jalannya projek tersebut akan berjalan secara terstruktur. Dari pemilihan sumber daya hingga pembagian tugas semua harus sudah manajemen rencanakan terlebih dahulu. Dengan melakukan perencanaan, maka pada tahap implementasi perusahaan bisa menghindari terjadinya masalah. 

GAP analysis

Setelah merencanakan seluruh proses, maka langkah selanjutnya harus melakukan analisis GAP. Tujuan dari melakukan proses ini yaitu untuk mengevaluasi sistem organisasi yang sedang berjalan saat ini dengan posisinya di masa depan. Dengan melakukan perbandingan tersebut, kita dapat dengan mudah mengidentifikasi proses utama yang paling penting dari ERP.

Re-engineering

Dalam tahap ini, perusahaan akan melakukan berbagai perubahan berdasarkan dari perencanaan dan analisa gap perusahaan. Dengan menyesuaikan perubahan dengan kebutuhan perusahaan, maka sistem yang ada bisa menyelesaikan permasalahan yang ada dalam perusahaan tersebut. Dengan demikian, tindakan re-engineering dilakukan untuk meningkatkan efisiensi dari sistem yang akan diimplementasi.

Training

Pelatihan biasanya akan perusahaan lakukan ketika sistem baru akan mereka gunakan. Dengan seluruh karyawan yang mengikuti pelatihan seputar pengetahuan dari sistem tersebut dapat meningkatkan efisiensi kerja perusahaan ketika sistem sudah terintegrasi. Dengan demikian, perusahaan bisa mencegah terjadinya ketidaksiapan karyawan, yang bisa memakan waktu dan biaya yang berlebih.

Testing

Setelah mempersiapkan sumber daya manusia dari perusahaan, tahap selanjutnya merupakan tahap percobaan dari sistem tersebut. Hal ini biasa dilakukan untuk melihat apakah sistem bisa terintegrasi dengan baik dan jika ada terjadi malfunction. Jika sistem yang akan perusahaan gunakan dengan baik, maka kemudian bisa lanjut ke tahap berikut nya.

Application

Ketika sudah mempersiapkan baik dari segi sistem hingga sumber daya yang ada, tahap selanjut yang akan terjadi yaitu implementasi. Pada tahap ini merupakan proses implementasi dari sistem ERP yang sebenarnya. Setelah semua data telah terkumpul dan tim sesuaikan, maka baru implementasi akan terintegrasi.

Maintenance

Proses terakhir pada siklus ini yaitu maintenance. Pada saat sistem yang baru sudah terintegrasi, maka karyawan yang bertanggung jawab untuk menjaga sistem harus terus update mengenai kondisi dari sistem ini. Tidak hanya itu, karyawan juga perlu mempelajari cara menjaga agar sistem dapat beroperasi dengan baik setiap saat.

Kesimpulan

Perusahaan harus memahami tahapan dalam siklus hidup ERP, termasuk perencanaan, persiapan, implementasi, pengujian, peluncuran, dan pemeliharaan. Dengan mengetahui tentang ERP life cycle, perusahaan bisa mengoptimalkan penggunaan sistem ERP yang ada. Dengan demikian, sistem bisa beroperasi secara efisien dan perusahaan bisa menghindari terjadinya human error.

Salah satu sistem yang bisa Anda gunakan dalam membantu mengelola bisnis Anda yaitu Software ERP milik Koneksi. Software ini merupakan sistem berbasis cloud yang akan membantu Anda mengontrol bisnis dari mana pun dengan bantuan internet. Tidak hanya itu, sistem ini memiliki fitur kustomisasi yang bisa menyesuaikan sistem dengan kebutuhan dari perusahaan.

Keep Reading
By