Manfaat Cloud ERP untuk Efisiensi Operasional Bisnis

Di masa kini, bisnis modern membutuhkan teknologi yang bisa membantu mengelola berbagai aspek bisnis menjadi lebih efisien dan efektif. Teknologi seperti cloud ERP menjadi semakin populer sebagai solusi yang tepat karena bisa membantu mengintegrasikan data dari berbagai departemen melalui satu sistem terpusat.

Selain itu, cloud ERP bisa memberikan fleksibilitas dan aksesibilitas yang tinggi, karena data bisa Anda akses dari mana saja dan kapan saja melalui internet. Dengan menggunakan sistem ini, efisiensi operasional bisnis akan meningkat. Untuk mengetahui lebih lanjut terkait dengan software ini, silahkan simak artikel berikut.

Apa itu Cloud ERP?

Cloud ERP (Enterprise Resource Planning) adalah jenis sistem ERP yang berbasis cloud yang dirancang untuk mengintegrasikan dan mengelola berbagai aspek operasional perusahaan, seperti keuangan, persediaan, produksi, sumber daya manusia, dan lainnya. Cloud ERP memanfaatkan teknologi komputasi awan untuk menyediakan akses terhadap aplikasi ERP secara online melalui internet.

Dalam cloud ERP, semua data yang berada di server cloud dikelola oleh penyedia layanan. Hal ini berarti perusahaan tidak perlu menginstal ERP di server lokal mereka. Sebagai gantinya, perusahaan dapat mengakses aplikasi ERP melalui web browser yang terhubung dengan server cloud. Data perusahaan disimpan secara aman dan tersedia secara real-time sehingga memungkinkan akses yang mudah dan kolaborasi antar pengguna di berbagai lokasi.

Konsep Cloud ERP

Konsep cloud ERP mengacu pada penggunaan teknologi cloud computing untuk mengelola sistem Enterprise Resource Planning (ERP) secara online. Penerapan perangkat lunak ini memungkinkan perusahaan untuk memanfaatkan fleksibilitas, skalabilitas, dan efisiensi yang ditawarkan oleh teknologi cloud untuk mengelola operasi mereka secara lebih efektif. Berikut adalah beberapa konsep utama cloud ERP yang harus Anda simak!

1. Strategi deployment

Strategi deployment dalam konteks cloud ERP merujuk pada cara perusahaan mengimplementasikan dan menyebarkan solusi cloud ERP ke dalam operasi mereka. Kemudian, terdapat 3 strategi yang sering perusahaan gunakan, seperti cloud public, cloud private dan hybrid cloud. Masing-masing diantaranya memiliki peran yang dapat membantu perusahaan untuk memenuhi kebutuhan dan preferensinya. 

Seperti halnya cloud public merupakan solusi ERP berjalan di infrastruktur cloud yang dibagi bersama dengan pengguna lain. Hal ini merupakan pilihan yang populer karena tidak memerlukan investasi besar dalam infrastruktur dan perawatan teknis, serta memberikan fleksibilitas skala dan aksesibilitas yang tinggi. Selanjutnya, cloud private merupakan solusi perusahaan untuk membangun dan mengelola infrastruktur cloud sendiri. 

Sebenarnya strategi jenis ini memberikan kontrol penuh atas data dan keamanan, akan tetapi memerlukan biaya dan upaya yang lebih besar dalam pengelolaan infrastruktur cloud. Selain itu, hybrid cloud adalah solusi yang perusahaan lakukan untuk menggabungkan penggunaan cloud ERP di lingkungan cloud publik dan cloud private. Dengan demikian, hal ini memungkinkan perusahaan untuk menjaga kontrol atas data sensitif, memanfaatkan fleksibilitas dan skalabilitas.

2. Sistem ERP on-premises

Sistem ERP on-premises mengacu pada implementasi sistem Enterprise Resource Planning (ERP) di dalam infrastruktur dan lokasi perusahaan itu sendiri. Dengan kata lain, sistem ini menawarkan kontrol dan penyesuaian yang lebih besar. Akan tetapi, hal tersebut membutuhkan keahlian IT yang cukup, investasi infrastruktur, dan upaya pemeliharaan yang berkelanjutan. Oleh karena itu, perusahaan memerlukan untuk mengevaluasi kebutuhan, anggaran, dan kapabilitas IT mereka dengan hati-hati sebelum memutuskan untuk menggunakan sistem ini.

3. ERP hosting

ERP hosting adalah model implementasi sistem Enterprise Resource Planning (ERP) yang perusahaan gunakan untuk menyimpan dan mengelola aplikasi ERP mereka. Pada konsep kali ini, perusahaan tidak mengelola infrastruktur fisik sendiri. Sebaliknya, mereka menggunakan penyedia layanan hosting yang menyediakan infrastruktur server dan ruang penyimpanan data. Maka dari itu, penyedia hosting bertanggung jawab untuk menjaga ketersediaan, keamanan, dan pemeliharaan infrastruktur tersebut.

Dengan adanya layanan yang telah tersedia, perusahaan tidak perlu mengeluarkan banyak biaya, pasalnya sistem ini sering kali melibatkan biaya operasional yang lebih rendah dibandingkan dengan implementasi on-premises. Dengan menggunakan layanan hosting, perusahaan dapat menghindari biaya awal yang tinggi untuk infrastruktur dan pemeliharaan sendiri. Hal ini disebabkan karena perusahaan hanya membayar biaya langganan berdasarkan penggunaan dan kebutuhan aktual.

4. End-to-end security

Konsep kali ini mengacu pada pendekatan yang memprioritaskan keamanan data dan komunikasi dari awal hingga akhir proses. Keamanan end-to-end sangat penting dalam lingkungan digital yang kompleks dan rentan terhadap ancaman keamanan. Dalam mengadopsi teknologi dan layanan baru, perusahaan harus memastikan bahwa keamanan end-to-end telah perusahaan terapkan untuk melindungi data dan privasi pengguna. Dengan demikian, perusahaan dapat membangun kepercayaan dan memberikan perlindungan yang lebih baik terhadap informasi sensitif.

Manfaat Cloud ERP

Software cloud ERP merupakan sistem manajemen bisnis dengan basis cloud yang bertugas untuk mengelola berbagai aspek bisnis. Sistem ini memiliki keunggulan untuk perusahaan gunakan karena bisa diakses melalui perangkat apa saja dengan bantuan internet. Berikut merupakan beberapa manfaat dari software ini:

Meningkatkan efisiensi

Ketika akan mengelola bisnis, yang harus dilakukan secara manual tentu akan sulit dan memakan waktu. Dengan bantuan dari software ini, sistem akan menyediakan akses real-time ke data dan informasi penting seperti inventaris, produksi, manajemen rantai pasok, dan keuangan. Dengan ini, perusahaan akan meminimalisir biaya pengeluaran dan meningkatkan produktivitas dari pekerja yang ada.

Mengurangi biaya

Sistem ERP dengan basis cloud tentu akan membantu mengotomatisasi seluruh proses bisnis. Hal ini yang kemudian akan biaya produksi yang terjadi karena kesalahan manusia dan seluruh proses produksi sudah sistem lakukan dengan efektif. Dengan demikian, pengurangan biaya bisa perusahaan lakukan dengan bantuan sistem yang akan mengoptimalkan pengelolaan bisnis dan  mengurangi biaya infrastruktur.

Dapat diakses dari mana saja

Salah satu keunggulan yang sistem ini miliki yaitu bisa Anda akses dari mana saja. Dengan bantuan internet, perusahaan bisa mengakses data dan informasi penting dari lokasi manapun dan kapan pun. Hal ini tentu berguna terutama bagi perusahaan yang memiliki karyawan yang bekerja jarak jauh maupun diluar kantor. Sistem ini menawarkan fleksibilitas bagi perusahaan dan bisa meningkatkan kinerja pekerja.

Mengurangi risiko keamanan

Data adalah hal yang penting dan krusial dalam suatu perusahaan. Jika data dan dokumen penting sampai bocor, hal ini bisa pihak tertentu salah gunakan. Dengan menggunakan sistem ERP, data akan terjaga dengan aman dan akan sistem backup secara berkala. Selain itu, sistem juga akan membantu meminimalisir risiko data hilang baik akibat error pada hardware, software, kebocoran, dan pembobolan.

Fitur-fitur pada Cloud ERP

Seperti yang kita sudah lihat, sistem ERP memiliki manfaat dan keuntungan yang banyak untuk digunakan dalam mengelola bisnis. Selanjutnya, Anda perlu mengetahui fitur-fitur yang software ini miliki. Berikut merupakan beberapa fitur yang terimplementasi dalam cloud ERP:

Fitur cloud ERP accounting

Keuangan dalam suatu perusahaan tentu harus diolah dengan baik dan teliti. Dengan bantuan fitur ini, perusahaan bisa memperkirakan pengeluaran dan keuntungan dari transaksi jual-beli. Fitur akuntansi bisa Anda gunakan untuk mengotomatisasi kelola arus kas, pembuatan laporan keuangan, rekonsiliasi bank, pembuatan faktur, dan lainnya secara akurat. Untuk itu, seluruh arus keuangan perusahaan bisa Anda atur dengan baik.

Pengadaan barang

Dengan fitur ini, perusahaan bisa mengelola pembelian barang atau jasa dari pemasok dengan lebih baik. Fitur akan membantu memilih produk sesuai kebutuhan dari perusahaan, sehingga pengeluaran biaya bisa perusahaan kontrol. Tidak hanya itu, ketika akan membeli persediaan, hal ini bisa perusahaan lakukan secara online dan otomatis, sehingga tidak membutuhkan waktu yang lama.

Fitur cloud ERP manajemen rantai pasok

Salah satu fitur dari software ini akan membantu perusahaan mendapatkan visibilitas dan bisa melakukan analisa akurat pada pengelolaan produk yang ada. Tidak hanya itu, dengan fitur ini, perusahaan bisa melakukan analisis akan perubahan dalam pasar dan bisa menyesuaikan produk yang akan dikeluarkan sehingga bisnis yang ada bisa berjalan secara efektif.

Manajemen proyek

Salah satu aspek penting ketika mengelola bisnis yaitu pengelolaan proyek. Fitur ini bisa mengatur aspek seperti jadwal proyek, memantau kemajuan, dan mengoptimalkan sumber daya yang tersedia. Selain itu, fitur akan membantu mengidentifikasi risiko dan mengelola perubahan dalam proyek secara efisien.

Strategi dalam Implementasi Cloud ERP

Sebelum menggunakan sistem ini, Anda perlu ketahui bahwa tidak semua sistem memiliki implementasi yang sama. Oleh karena itu, Anda perlu memahami setiap model software yang ada sehingga Anda dapat mempertimbangkannya sebelum memutuskan untuk menggunakannya. Berikut ini terdapat beberapa model yang harus Anda simak!

1. Multi-Tenant SaaS

Multi-Tenant SaaS (Software as a Service) adalah salah satu model pengiriman perangkat lunak yang dapat digunakan oleh banyak pelanggan secara bersamaan. Walaupun dalam model ini, setiap pelanggan memiliki akses terpisah ke aplikasi yang sama, tetapi data mereka secara terpisah dan aman. Maka dari itu, hal ini berarti meskipun pelanggan menggunakan infrastruktur dan aplikasi yang sama, tetapi mereka tidak dapat mengakses data pelanggan lainnya.

2. Single-Tenant SaaS

Single-Tenant SaaS (Software as a Service) adalah model pengiriman perangkat lunak yang di mana setiap pelanggan (tenant) memiliki instance perangkat lunak yang terpisah secara fisik dan logis. Dalam model ini, setiap pelanggan memiliki lingkungan yang eksklusif untuk menjalankan aplikasi mereka sendiri dengan sumber daya yang tidak dibagi dengan pelanggan lain.

Dalam Single-Tenant SaaS, setiap pelanggan memiliki kontrol penuh atas aplikasi dan data mereka. Mereka dapat melakukan penyesuaian, konfigurasi, dan pemeliharaan sesuai kebutuhan bisnis mereka. Dalam model ini, penyedia layanan bertanggung jawab atas pemeliharaan infrastruktur dan perangkat lunak.

3. Public cloud

Public cloud adalah model komputasi awan yang menyediakan sumber daya IT (seperti komputasi, penyimpanan, dan jaringan) kepada pengguna melalui internet. Dalam model ini, infrastruktur awan yang dikelola oleh penyedia layanan tersedia untuk digunakan oleh banyak pelanggan dari berbagai organisasi yang berbeda.

Public cloud adalah lingkungan bersama di mana sumber daya dan layanan awan bersifat bersama dan dapat digunakan secara publik oleh pengguna. Penyedia layanan awan bertanggung jawab atas pengelolaan dan pemeliharaan infrastruktur, keamanan, dan pembaruan perangkat lunak. Kemudian, beberapa perusahaan yang menggunakan public cloud melakukan berbagi layanan komputasi awan. Salah satu contohnya adalah Amazon Web Services dan Google Cloud.

4. Private cloud

Private cloud adalah model komputasi awan yang menggunakan sumber daya IT yang didedikasikan secara eksklusif untuk satu organisasi atau entitas. Dalam model ini, infrastruktur awan yang dikendalikan oleh organisasi tersebut, baik secara internal atau melalui penyedia layanan khusus.

Private cloud memberikan kontrol dan keamanan yang lebih tinggi dibandingkan dengan public cloud. Infrastruktur awan yang digunakan hanya dapat diakses oleh organisasi atau entitas yang memiliki akses yang sah dan diatur oleh kebijakan keamanan internal mereka. Hal ini memberikan tingkat privasi yang lebih tinggi dan memenuhi persyaratan kepatuhan yang ketat.

5. Cloud hybrid

Cloud hybrid adalah model yang menggabungkan penggunaan cloud public dan private cloud dalam satu solusi yang terintegrasi. Dalam model ini, organisasi menggunakan kombinasi dari infrastruktur awan publik dan privat untuk memenuhi kebutuhan mereka. Dalam cloud hybrid, beberapa bagian dari sistem atau aplikasi dapat ditempatkan di cloud public sementara yang lainnya ditempatkan di private cloud. 

Hal ini memungkinkan organisasi untuk memanfaatkan keuntungan dari kedua model tersebut. Misalnya, aplikasi yang lebih sensitif atau data yang sangat penting dapat disimpan di private cloud untuk memastikan keamanan dan privasi yang tinggi, sementara aplikasi yang membutuhkan skalabilitas yang lebih fleksibel dapat ditempatkan di cloud public.

Kenapa Harus Menggunakan Cloud ERP?

Software cloud ERP bisa perusahaan gunakan karena sistem memiliki berbagai keuntungan yang tidak terdapat dalam sistem ERP tradisional. Dengan menggunakan cloud ERP, perusahaan bisa menghemat biaya pengelolaan infrastruktur dan perangkat lunak yang ada. Selain itu, sistem akan meminimalisir risiko kegagalan sistem dan kehilangan data, karena seluruh informasi dan dokumen akan tersimpan dalam sistem berbasis cloud.

Cloud ERP akan memungkinkan Anda untuk mendapatkan akses data secara otomatis dan sistem akan terus memperbarui sistem nya secara berkala sesuai dengan kebutuhan. Selain itu, dengan memanfaatkan teknologi ini, perusahaan bisa fokus pada operasi inti bisnis, meningkatkan produktivitas, dan menjaga daya saing dalam pasar.

Sistem Cloud ERP Koneksi, Pilihan Terbaik untuk Perusahaan

Cloud ERP merupakan perangkat lunak yang akan memberikan kemudahan ketika perusahaan gunakan untuk mengelola operasional bisnis. Dengan menggunakan sistem ini, perusahaan bisa mengawasi proses produksi, memantau persediaan, membuat laporan keuangan, dan mengelola operasional bisnis secara akurat.

Salah satu cloud ERP Indonesia yang bisa Anda gunakan yaitu Software ERP milik Koneksi. Perangkat yang Koneksi miliki terdapat fitur terpusat, dalam hal ini, kemudian Anda bisa mengawasi seluruh proses bisnis melalui satu dashboard. Tidak hanya itu, software bisa Anda gunakan melalui berbagai perangkat. Oleh karena itu, sistem Koneksi bisa menjadi pilihan terbaik bagi perusahaan yang ingin mempermudah operasi bisnisnya.

Kesimpulan

Cloud ERP merupakan solusi teknologi yang sangat bermanfaat terutama untuk mengoptimalkan operasi bisnis dari perusahaan. Dengan bantuan software ini, perusahaan bisa mengintegrasi proses bisnis ke dalam satu sistem terpusat yang mudah untuk diakses. Oleh karena itu, dengan menggunakan sistem ini bisa meminimalkan resiko kesalahan manusia dan mengurangi biaya operasional.

Setelah melihat peranan dari sistem ini sendiri, tentu jika Anda ingin menggunakan sistem ini Anda harus menggunakan sistem yang terbaik. Salah satu sistem ERP yang bisa Anda gunakan yaitu Software ERP milik Koneksi. Sistem yang koneksi miliki bisa membantu mengelola bisnis, menyediakan informasi real-time, dan bisa menghindari terjadi human error. Apabila Anda tertarik untuk menggunakan sistem ERP Koneksi, segera dapatkan demo gratisnya di sini.