Purchase Request: Definisi dan Contoh

Perusahaan yang tidak memiliki sistem pembelian yang jelas berpotensi menimbulkan sering kali menimbulkan kebingungan, keterlambatan, bahkan pemborosan anggaran. Di sinilah peran Purchase Request (PR) menjadi krusial.

Purchase request ini menjadi langkah awal dalam proses pengadaan, memastikan bahwa setiap permintaan pembelian tercatat, disetujui, dan sesuai kebutuhan perusahaan.

Simak artikel ini sampai akhir untuk mengetahui bagaimana cara kerja purchase request dan bagaimana purchase request dapat memberikan manfaat penting untuk perusahaan Anda.

Pengertian dari Purchase Request

Purchase Request adalah dokumen resmi yang diajukan oleh bagian atau divisi tertentu dalam perusahaan kepada departemen pembelian untuk mengusulkan pembelian barang atau jasa tertentu.

Di Indonesia, dokumen ini biasanya menjadi tahap awal dalam proses pengadaan dan bertujuan untuk memastikan bahwa semua kebutuhan pembelian tercatat, mendapat persetujuan, dan sesuai dengan anggaran yang tersedia.

Dalam praktiknya, purchase request mencakup informasi seperti nama barang/jasa yang dibutuhkan, jumlah, alasan permintaan, departemen peminta, serta tanggal permintaan, informasi ini penting untuk menjaga transparansi, efisiensi, dan kontrol pengeluaran perusahaan.

Fungsi dan Manfaat Purchase Request

Purchase Request memiliki peran strategis dalam sistem pengadaan perusahaan di Indonesia. Dokumen ini bukan hanya berfungsi untuk permintaan internal, tetapi juga sebagai alat pengendalian dan transparansi dalam proses pembelian barang atau jasa.

Berikut adalah fungsi dan manfaat utama dari Purchase Request:

• Mencatat kebutuhan internal perusahaan

Menjadi dokumen resmi yang mencatat permintaan barang/jasa dari tiap departemen. Selain itu juga berfungsi sebagai langkah awal sebelum penerbitan Purchase Order (PO) oleh tim yang mengoperasikan software purchasing.

• Dokumentasi dan arsip pengadaan

Membantu perusahaan menyimpan jejak pengadaan untuk audit atau evaluasi kinerja pengadaan, evaluasi ini dapat digunakan oleh manajemen untuk meninjau dan menyetujui kebutuhan berdasarkan urgensi dan anggaran.

• Mengendalikan pengeluaran

Memastikan pembelian hanya dilakukan untuk kebutuhan yang sudah terverifikasi dan sesuai anggaran, hal ini dapat mengurangi risiko kesalahan pembelian, pemborosan, atau duplikasi pembelian antar divisi.

• Meningkatkan transparansi

Mencegah pembelian tidak sah karena semua permintaan tercatat dan disetujui secara formal. Dengan sistem pembelian yang terstruktur, proses pembelian menjadi lebih cepat dan efisien.

• Mendukung perencanaan stok dan operasional

Membantu bagian logistik atau gudang menyiapkan stok berdasarkan kebutuhan nyata dari setiap divisi sesuai kebutuhan perusahaan sehingga operasional perusahaan dapat berjalan dengan efisien dan maksimal.

Format Purchase Request

Setiap departemen dalam perusahaan perlu menyusun dokumen Purchase Request (PR) dengan format yang terstruktur dan konsisten. Hal ini bertujuan agar permintaan pembelian serta proses pengadaan dapat berlangsung secara efektif dan akurat. Umumnya, dokumen PR mencantumkan informasi penting seperti:

Nomor dokumen purchase request

• Data lengkap pemohon pembelian barang atau jasa
• Nama vendor atau penyedia barang/jasa
• Rincian produk atau layanan yang diminta
• Estimasi harga barang atau jasa yang dibutuhkan
• Jumlah atau kuantitas yang diinginkan

Dokumen PR ini dapat dibuat secara manual dengan tulisan tangan di atas kertas, maupun secara digital menggunakan formulir elektronik. Di bawah ini tersedia contoh format PR yang dapat dijadikan referensi dalam pembuatan dokumen permintaan pembelian.

Perbedaan Purchase Request dengan Purchase Order

Purchase Request (PR) dan Purchase Order (PO) adalah dua dokumen penting dalam proses pengadaan barang atau jasa, namun keduanya memiliki fungsi dan posisi yang berbeda dalam software e-procurement.

Berikut adalah perbedaan antara PR dengan PO:

Setelah mengetahui perbedaan antara PR dengan PO, dapat disimpulkan bahwa PR adalah langkah awal yang menunjukkan kebutuhan internal, sementara PO adalah bentuk persetujuan dan instruksi resmi kepada vendor untuk memasok barang atau jasa. Keduanya saling terkait dan menjadi bagian penting dari sistem pengadaan yang terstruktur dan efisien.

Koneksi sebagai Solusi Bisnis Purchase Request Bisnis

Software Purchase Request Koneksi ERP merupakan sistem Enterprise Resource Planning terintegrasi dapat memberikan kemudahan dan efisiensi dalam proses pembuatan Purchase Request (PR) di perusahaan. Dengan fitur-fitur digital yang terpusat dan otomatis, pembuatan PR tidak lagi memerlukan proses manual yang memakan waktu dan rawan kesalahan.

Koneksi ERP menawarkan demo gratis untuk membantu perusahaan mendapatkan gambaran dalam mengoptimalkan proses permintaan pembelian, meningkatkan transparansi, mempercepat proses persetujuan, dan menjaga akurasi data dalam pengadaan barang atau jasa.

Berikut adalah fitur – fitur dari Koneksi ERP yang dapat membantu pembuatan purchase request perusahaan Anda:

• Blanket purchase order: Blanket purchase order memungkinkan tim pemohon membuat PR berdasarkan kuota yang sudah disepakati, sehingga proses lebih cepat dan tidak perlu menyusun ulang kebutuhan dari awal.
• Management vendor/supplier rating analysis: Sistem dapat memberikan rekomendasi vendor terbaik berdasarkan histori performa mereka, hal ini membantu pemohon menentukan pilihan vendor langsung dari tahap PR, mendukung keputusan pembelian yang lebih cerdas.
• Online purchase request approval: Dengan fitur approval online, setiap PR yang diajukan bisa langsung masuk ke alur persetujuan secara digital, tanpa perlu dicetak atau dikirim manual. Hal ini mempercepat proses dan mengurangi risiko PR tertunda karena keterlambatan tanda tangan atau dokumen hilang.
• Multiple PO, RFQ, & PR management: Menghubungkan PR dengan dokumen lain seperti Request for Quotation (RFQ) dan Purchase Order (PO) sangat berguna ketika satu proyek membutuhkan beberapa permintaan pembelian dari berbagai divisi atau vendor.

Kesimpulan

Purchase Request (PR) merupakan elemen penting dalam sistem pengadaan perusahaan yang berfungsi sebagai langkah awal permintaan pembelian barang atau jasa. Dengan adanya dokumen PR, setiap permintaan dari divisi terkait dapat dicatat, disetujui, dan dikelola secara terstruktur sesuai kebutuhan dan anggaran perusahaan.

Penggunaan sistem yang terintegrasi seperti Software Purchase Request Koneksi ERP semakin mempermudah proses pembuatan dan persetujuan PR secara online, mempercepat alur pengadaan, dan meminimalkan kesalahan.

Coba demo gratisnya sekarang dan rasakan kemudahan dalam membuat purchase request di perusahaan Anda!

FAQ tentang Purchase Request