Outsource Inventory Management : Cara Kerja dan Manfaatnya

 Dalam dunia bisnis, manajemen inventaris atau persediaan merupakan hal yang penting agar dapat menjaga kelancaran operasional dan keberlanjutan perusahaan. Namun, mengelola inventaris dapat menjadi tugas yang kompleks dan memakan banyak waktu. Di sinilah konsep “outsource inventory management” atau manajemen inventaris yang di-outsourcing muncul sebagai solusi yang efektif.

Dengan melakukan outsourcing manajemen inventaris, terdapat banyak manfaat yang bisa perusahaan dapatkan, mulai dari segi operasional, biaya, hingga pengoptimasian persediaan. Simak uraian di bawah ini agar bisa mendapatkan informasi lebih lanjut terkait outsourcing inventory management!

Definisi Outsource Inventory Management

Outsource inventory management adalah praktik bisnis di mana perusahaan menggunakan jasa pihak luar, seperti vendor atau perusahaan layanan logistik, agar dapat mengelola dan mengontrol inventaris mereka. Dalam praktik ini, perusahaan tidak lagi menangani semua aspek pengelolaan inventaris secara internal, melainkan mempercayakan tugas tersebut kepada mitra eksternal yang memiliki keahlian dan pengalaman khusus dalam manajemen inventaris.

Ketika sebuah perusahaan memutuskan untuk meng-outsourcing manajemen inventaris, mereka akan menjalin kontrak dengan vendor atau perusahaan layanan logistik yang ditugaskan untuk mengelola inventaris mereka. Vendor ini biasanya memiliki pengetahuan mendalam tentang teknik dan praktik terbaik dalam mengelola persediaan, serta akses terhadap peralatan dan teknologi terbaru agar dapat mendukung tugas-tugas tersebut.

Bagaimana Cara Kerja Outsource Inventory Management?

Outsource inventory management adalah suatu pendekatan di mana perusahaan mengandalkan pihak luar, seperti vendor atau perusahaan layanan logistik, untuk mengelola inventaris mereka. Dalam praktiknya, perusahaan memberikan tanggung jawab atas pengadaan barang, pemantauan stok, pengiriman, dan manajemen risiko terkait persediaan kepada pihak yang ahli dalam bidang ini. Berikut penjelasan selengkapnya mengenai cara kerja outsource inventory management! 

Membantu pemantauan inventaris

Dalam praktik outsource inventory management, vendor yang ditugaskan memiliki tanggung jawab utama untuk memantau ketersediaan dan pergerakan inventaris perusahaan.Beberapa tanggung jawab vendor dalam pemantauan inventaris ini mencakup pemantauan ketersediaan barang, pelacakan lokasi penyimpanan, pelacakan pergerakan stok, memberi informasi terkait stok secara real-time, hingga memberikan notifikasi ketersediaan. 

Pengadaan dan penerimaan barang

Vendor yang ditugaskan pada praktik outsource inventory management juga memiliki tanggung jawab untuk mengurus pengadaan barang baru dan menerima pengiriman barang dari pemasok. Mereka menjalankan proses ini dengan hati-hati dan memastikan bahwa persediaan diperbarui secara teratur, serta memverifikasi kebenaran barang yang diterima.

Pengiriman dan distribusi

Vendor dalam  praktik outsource inventory management juga memegang tanggung jawab penting dalam pengiriman barang kepada pelanggan atau ke lokasi yang ditentukan. Mereka menjalankan fungsi pengiriman ini dengan baik dan bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan logistik serta memastikan pengiriman tepat waktu. Mereka juga yang merencanakan pengiriman, koordinasi logistik, mengatur pengiriman dan memastikannya terdistribusi tepat waktu.

Manfaat Aplikasi Outsource Inventory Management

Penggunaan vendor untuk mengelola inventaris yang dimiliki memanglah dapat mengurangi beban kerja perusahaan. Sayangnya, menyerahkan pengelolaan hal yang krusial kepada pihak luar juga memiliki risiko yang besar. Oleh karenanya, kini banyak perusahaan yang memilih untuk menggunakan aplikasi inventory management yang dapat memberikan kemudahan dalam pengelolaan inventaris tanpa harus melibatkan pihak eksternal. Beberapa manfaat dari penggunaan aplikasi ini antara lain:  

Outsource inventory management meningkatan efisiensi operasional

Penggunaan aplikasi outsource inventory management dapat membantu meningkatkan efisiensi operasional dengan mengotomatiskan proses-proses terkait inventaris, seperti pemantauan stok, pengadaan barang, dan pengiriman. Hal ini mengurangi kebutuhan akan tugas manual dan mempercepat alur kerja, sehingga menghemat waktu dan sumber daya.

Membantu optimasi persediaan

Aplikasi outsource inventory management juga dapat membantu mengoptimalkan tingkat persediaan dengan memantau dan mengelola stok secara real-time. Dengan pemantauan yang akurat, perusahaan dapat menghindari kekurangan stok yang dapat mengganggu operasional, serta menghindari kelebihan stok yang dapat mengikat modal.

Peningkatan akurasi dan ketepatan

Data yang dikumpulkan secara otomatis dan akurat pada aplikasi outsource inventory management dapat mengurangi risiko kesalahan manusia dalam mengelola inventaris. Hal ini dapat meminimalisasi adanya kesalahan entri dan perhitungan manual. Dengan demikian, perusahaan dapat meningkatkan ketepatan informasi inventaris dan mengurangi kesalahan pengiriman atau pengadaan barang.

Pelacakan dan visibilitas yang lebih baik

Dengan aplikasi ini, perusahaan bisa mendapatkan visibilitas yang lebih baik terhadap pergerakan dan lokasi barang. Informasi tentang inventaris dapat diakses secara real-time oleh seluruh pihak yang berkepentingan. Hal ini tentunya akan sangat membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih baik dan memfasilitasi koordinasi yang efisien.

Tersedianya analisis dan pelaporan yang mendalam

Adanya fitur analisis dan pelaporan pada aplikasi outsource inventory management, membuat perusahaan dapat menganalisis tren inventaris, melakukan proyeksi permintaan, dan mengidentifikasi pola-pola yang dapat membantu dalam pengambilan keputusan strategis. Laporan yang lengkap dan terperinci juga memungkinkan evaluasi kinerja inventaris secara menyeluruh.

Dapat terintegrasi dengan sistem lain

Dengan memilih aplikasi outsource inventory management yang tepat, Anda dapat mengintegrasikan aplikasi tersebut dengan sistem-sistem lain di perusahaan, seperti sistem akuntansi, sistem manajemen pesanan, atau sistem e-commerce. Integrasi ini memungkinkan aliran informasi yang mulus antara departemen dan meminimalkan kesalahan dalam transfer data.

Rekomendasi Software Outsource Inventory Management

Penggunaan aplikasi outsource inventory management dapat memberikan keuntungan bagi perusahaan. Terutama dalam bidang efisiensi pengelolaan inventaris, serta keamanan tanpa melibatkan pihak eksternal. Untuk itu, penting bagi perusahaan untuk menentukan software yang paling tepat dengan kebutuhannya agar bisa mendapatkan hasil yang maksimal. Beberapa software outsource inventory management yang bisa perusahaan gunakan antara lain:

Koneksi Inventory Management

Koneksi Inventory Management adalah solusi perangkat lunak yang membantu perusahaan dalam mengelola inventaris dengan efisien. Melalui fitur-fitur yang komprehensif, Koneksi memungkinkan perusahaan untuk mengotomatisasi pemantauan persediaan, mengoptimalkan produksi, meningkatkan akurasi penjualan, serta meningkatkan efektivitas pengadaan. Melalui tampilan antarmuka yang user-friendly, perusahaan dapat dengan mudah mengelola dan melacak inventaris mereka dalam satu platform terintegrasi.

Penggunaan perangkat lunak ini juga dapat membantu mengurangi kesalahan manusia, meningkatkan efisiensi operasional, dan mengoptimalkan tingkat persediaan yang tepat. Selain itu, dengan kemampuan analisis data yang canggih, Koneksi memungkinkan perusahaan untuk membuat keputusan berdasarkan informasi inventaris yang akurat dan mengidentifikasi tren permintaan.

HashMicro Inventory Software

HashMicro Inventory Software adalah solusi perangkat lunak yang membantu perusahaan mengelola inventaris secara efektif. Dengan fitur pemantauan persediaan yang akurat, perusahaan dapat melacak stok, mengelola pengadaan, dan memverifikasi barang yang diterima. Perangkat lunak ini juga memungkinkan perencanaan persediaan yang optimal, menghindari kekurangan atau kelebihan stok yang mengganggu operasional.

Perusahaan juga bisa mengintegrasikan aplikasi ini dengan lebih dari 40 modul yang tersedia. Tidak adanya biaya ekstra untuk tambahan pengguna juga membuat aplikasi manajemen inventaris dari HashMicro ini cocok untuk digunakan oleh perusahaan besar atau yang tengah berkembang. Tampilan antarmukanya yang interaktif pada aplikasi ini juga membuat proses pengimplementasian dan adaptasi terhadap penggunaan aplikasi ini menjadi jauh lebih mudah. 

Zoho Inventory

Zoho Inventory adalah solusi perangkat lunak yang membantu perusahaan mengelola inventaris dengan efisien. Fitur-fitur yang ada pada Zoho Inventory ini memungkinkan perusahaan agar dapat dengan mudah melacak persediaan mereka, mengelola pesanan, dan mengoptimalkan proses pengadaan. Melalui fitur pemantauan persediaan real-time, manajemen pesanan, dan analisis data inventaris, perusahaan dapat mengoptimalkan proses operasional dan membuat keputusan yang lebih baik. 

Sayangnya, adanya keterbatasan beberapa fitur yang kompleks dibandingkan dengan solusi inventaris lainnya menjadi salah satu hambatan dalam penggunaan software ini.  Selain itu, tampilan antarmuka pengguna tidayang k selalu intuitif dan membutuhkan waktu untuk mempelajarinya juga menjadi salah satu kendala yang harus Anda hadapi jika ingin menggunakan software ini.

Fishbowl Inventory System

Fishbowl Inventory System menyediakan solusi yang efisien dalam manajemen inventaris perusahaan. Fitur-fitur seperti pemantauan persediaan real-time, pengelolaan pesanan, dan pelacakan aset membantu perusahaan dalam mengoptimalkan proses operasional mereka. Namun, perlu diingat bahwa penggunaan Fishbowl mungkin memerlukan waktu agar dapat mempelajari sistem yang kompleks, dan dukungan pelanggan mungkin tidak selalu responsif.

Koneksi sebagai Solusi Sistem Inventory Management Terbaik

Dari beberapa rekomendasi di atas, salah satu solusi pengelolaan inventaris terbaik yang bisa Anda gunakan adalah Software Koneksi Inventory Management. Dengan fitur-fitur lengkap, seperti pemantauan persediaan real-time, pengelolaan pesanan, dan analisis data inventaris, Koneksi membantu perusahaan mengoptimalkan proses operasional perusahaan. 

Pemantauan persediaan yang akurat pada aplikasi ini juga membuat perusahaan dapat menghindari kekurangan atau kelebihan stok yang mengganggu produksi. Selain itu, adanya integrasi yang baik dengan sistem lain, seperti sistem akuntansi dan sistem penjualan, Koneksi memungkinkan pertukaran data yang mulus dan sinkronisasi informasi, mengurangi waktu dan usaha dalam pemrosesan inventaris. 

Kesimpulan

Outsource inventory management atau pengelolaan inventaris yang di-outsourcing merupakan solusi yang efektif bagi perusahaan agar dapat mengoptimalkan proses inventarisasi. Dengan mempercayakan tugas tersebut kepada vendor atau perusahaan layanan logistik yang mengkhususkan diri dalam manajemen inventaris, perusahaan dapat mengalami berbagai manfaat, seperti efisiensi operasional dan pemantauan persediaan yang akurat. 

Namun, bagi perusahaan yang tidak ingin melibatkan pihak eksternal tetapi tetap ingin melakukan pengelolaan inventaris dengan optimal, mereka dapat menggunakan software pengelolaan inventaris, seperti Koneksi Inventory Management. Dengan menggunakan aplikasi ini, perusahaan dapat melakukan pemantauan dan pengelolaan inventarisnya secara akurat dan mendapatkan laporan mendalam yang dapat berguna bagi keberlangsungan perusahaan. Akselerasi perkembangan bisnis Anda dan bergabung dengan koneksi sekarang!