Sistem Akuntansi Kas Kecil: Pengertian, Metode, dan Tujuannya

Sistem akuntansi kas kecil atau petty cash merupakan suatu sistem yang dapat membantu meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan dana kas kecil. Dengan adanya sistem yang terstruktur dan terotomatisasi, perusahaan dapat mengelompokkan pengeluaran ke dalam kategori yang sesuai dan menghasilkan laporan yang akurat. Hal ini berfungsi untuk mempercepat proses pencatatan sehingga waktu dan tenaga dapat karyawan gunakan untuk kegiatan yang lebih produktif.

Selain itu, penerapan sistem akuntansi kas kecil juga membantu meningkatkan pengendalian dan akuntabilitas dalam penggunaan dana kas kecil. Dengan adanya sistem yang memungkinkan pencatatan transaksi secara rinci, perusahaan dapat lebih mudah melacak dan memantau setiap pengeluaran. Hal ini disebabkan karena informasi yang tercatat dalam sistem tersebut dapat perusahaan gunakan untuk melakukan analisis pengeluaran dan mengevaluasi kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan. 

Pengertian Sistem Akuntansi Kas Kecil

Sistem akuntansi kas kecil adalah pencatatan transaksi keuangan yang melibatkan dana kas kecil. Dana kas kecil adalah dana yang perusahaan gunakan untuk memenuhi kebutuhan operasional sehari-hari yang nilainya relatif kecil, seperti pengeluaran rutin, biaya kecil, atau penggantian kecil. Dalam sistem akuntansi kas ini, setiap transaksi keuangan yang melibatkan dana kas kecil perusahaan catat secara terperinci, termasuk tanggal, deskripsi, jumlah pengeluaran, dan kategori pengeluaran. 

Oleh karena itu, informasi ini nantinya akan perusahaan gunakan untuk menghasilkan laporan keuangan yang terkait dengan dana kas kecil, seperti laporan pengeluaran kas kecil atau rekapitulasi penggunaan dana tersebut. Dengan menerapkan sistem akuntansi kas kecil, perusahaan dapat memperoleh manfaat seperti pencatatan yang lebih akurat dan teratur, pengendalian yang lebih baik terhadap penggunaan dana kas kecil, serta memudahkan pelacakan dan pelaporan transaksi keuangan terkait.

Tujuan Implementasi Sistem Akuntansi Kas Kecil

Implementasi sistem akuntansi kas kecil memiliki tujuan utama dalam mengelola dan mencatat transaksi keuangan yang melibatkan dana kas kecil dengan lebih efisien dan akurat. Oleh karena itu, berikut ini terdapat beberapa tujuan utama implementasi sistem akuntansi kas kecil, yaitu:

1. Meminimalisir kesalahan pada alokasi pembayaran

Dengan sistem yang terorganisir dan terstruktur, perusahaan dapat secara tepat dan akurat mencatat setiap transaksi pembayaran yang terkait dengan kas kecil. Hal ini membantu mengurangi risiko kesalahan dalam proses alokasi pembayaran, seperti kesalahan dalam mencatat jumlah pembayaran, mencatat pada akun yang salah, atau terjadi kehilangan data pembayaran. Dengan demikian, implementasi sistem akuntansi kas kecil membantu meningkatkan akurasi dan ketepatan dalam proses alokasi pembayaran, yang pada akhirnya berdampak positif pada kinerja keuangan perusahaan.

2. Mempermudah pekerjaan karyawan

Selain meminimalisir kesalahan, tujuan penerapan sistem ini adalah mempermudah pekerjaan karyawan. Dengan adanya sistem yang terintegrasi dan terkomputerisasi, karyawan dapat dengan mudah mengakses dan menggunakan sistem untuk mencatat, melacak, dan mengelola transaksi pembayaran yang terkait dengan kas kecil. Terlebih lagi proses manual yang rumit dan rentan terhadap kesalahan dapat perusahaan atasi dengan menggunakan sistem akuntansi ini yang membuat proses menjadi lebih efisien dan otomatis.

Oleh karena itu, hal ini memungkinkan karyawan untuk lebih fokus pada tugas-tugas inti mereka dan mengurangi beban pekerjaan yang terkait dengan manajemen kas kecil. Dengan demikian, implementasi sistem akuntansi kas kecil memberikan kemudahan dan efisiensi dalam menjalankan tugas-tugas sehari-hari karyawan sehingga mereka dapat lebih produktif dan efektif dalam pekerjaan mereka.

3. Menangani masalah pembiayaan perlengkapan

Dalam perusahaan, seringkali terdapat kebutuhan untuk membeli perlengkapan kecil atau melakukan pembayaran atas biaya-biaya kecil yang terkait dengan operasional perusahaan. Dengan menggunakan sistem ini, perusahaan dapat dengan mudah melacak dan mengelola pengeluaran tersebut secara terorganisir. Oleh karena itu, sistem ini memungkinkan perusahaan untuk mengatur dan memisahkan anggaran kas kecil dan kas besar terhadap permasalahan pembiayaan perlengkapan.

Dengan demikian, sistem ini dapat memudahkan pemantauan dan pengawasan terhadap pengeluaran yang bersifat kecil namun penting. Terlebih lagi, dengan adanya sistem akuntansi kas kecil yang efisien, perusahaan dapat meminimalisir risiko kehilangan uang atau pembiayaan yang tidak tercatat dengan baik. Selain itu, sistem ini juga membantu perusahaan dalam mengambil keputusan yang lebih baik terkait dengan alokasi dana dan pembiayaan perlengkapan yang dibutuhkan.

Metode Penerapan Sistem Akuntansi Kas Kecil

Dalam mengatur pengelolaan kas kecil, perusahaan perlu menerapkan metode sistem akuntansi kas kecil. Metode ini merupakan langkah penting yang dapat membantu perusahaan dalam mengatur dan melacak pengeluaran kas kecil dengan lebih efisien. Berikut ini adalah dua jenis metode penerapan sistem akuntansi kas kecil:

1. Metode tetap (imprest fund system) Sistem Akuntansi Kas Kecil

Metode tetap atau yang juga dikenal sebagai imprest fund system merupakan salah satu metode penerapan sistem akuntansi kas kecil yang umum perusahaan gunakan. Dalam metode ini, perusahaan menetapkan dana awal yang tetap untuk kas kecil sehingga dana tersebut akan perusahaan gunakan untuk membiayai pengeluaran sehari-hari yang kecil dan rutin. 

Kemudian, dana tersebut akan perusahaan isi kembali setelah periode tertentu atau jika saldo kas kecil sudah mendekati habis. Maka dari itu, metode ini memberikan kemudahan dalam mengontrol pengeluaran kas kecil dan membantu perusahaan dalam memastikan dana tersebut cukup untuk kebutuhan operasional sehari-hari.

2. Metode berubah-ubah (fluctuating fund system) Sistem Akuntansi Kas Kecil

Metode berubah-ubah atau fluctuating fund system adalah salah satu metode penerapan sistem akuntansi kas kecil yang perusahaan gunakan. Dalam metode ini, perusahaan dapat menetapkan dana awal yang bervariasi untuk kas kecil dan perusahaan sesuaikan dengan kebutuhan dan permintaan pengeluaran. Kemudian, dana tersebut akan mereka isi sesuai dengan kebutuhan dan penggunaan sebelumnya. 

Hal ini disebabkan karena metode ini memberikan fleksibilitas dalam alokasi dana kas kecil sesuai dengan kebutuhan bisnis yang berfluktuasi. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola dana secara efisien dan memastikan tersedianya dana yang cukup untuk pengeluaran sehari-hari.

Karakteristik Sistem Akuntansi Kas Kecil

Sistem akuntansi kas kecil memiliki beberapa karakteristik yang membedakannya dari sistem akuntansi lainnya. Pertama, sistem ini biasanya sederhana dan mudah perusahaan implementasikan sehingga cocok untuk perusahaan dengan skala kecil atau usaha mikro. Kedua, fokus utama sistem ini adalah pada pengelolaan kas kecil yang meliputi penerimaan, pengeluaran, dan rekonsiliasi kas. Ketiga, sistem ini memiliki batasan dana yang telah perusahaan tetapkan sebelumnya untuk pengeluaran kecil sehari-hari.

Oleh karena itu, sistem ini dapat membatasi kemampuan perusahaan untuk melakukan pengeluaran besar tanpa otorisasi. Keempat, sistem ini cenderung lebih fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Terakhir, sistem akuntansi kas kecil juga dapat perusahaan gunakan sebagai alat pengawasan internal. Hal ini dikarenakan sistem ini dapat melakukan pemantauan yang lebih ketat terhadap pengeluaran dan pembiayaan yang karyawan lakukan.

Tips Mengelola Kas Kecil yang Baik

Dalam mengelola kas kecil dengan baik, perusahaan membutuhkan disiplin dan pengaturan yang efektif sehingga mereka dapat melakukan pengelolaan keuangan secara tepat. Oleh sebab itu, perusahaan membutuhkan beberapa tips yang dapat membantu perusahaan dalam mengelola kas kecil dengan efisien Berikut ini terdapat 7 tips yang dapat Anda gunakan untuk mengelola kas kecil secara baik:

1. Membuat anggaran

Pertama-tama, perusahaan harus membuat anggaran yang rinci untuk pengeluaran kas kecil sehingga perusahaan telah mengetahui pengeluaran apa saja yang akan perusahaan keluarkan. Kemudian, perusahaan juga harus menetapkan batasan dan prioritas pengeluaran agar dana kas kecil yang telah mereka terapkan tidak akan habis secara sia-sia.

2. Mencatat setiap transaksi

Selanjutnya, tips yang kedua adalah perusahaan harus selalu mencatat setiap penerimaan dan pengeluaran kas kecil secara akurat. Oleh karena itu, perusahaan harus menggunakan metode pencatatan kas kecil yang sesuai, seperti menggunakan buku kas atau software akuntansi yang sederhana.

3. Merencanakan pembayaran

Ketiga adalah perusahaan harus membuat perencanaan pembayaran yang baik. Tips ini akan membantu perusahaan dalam menghindari keterlambatan pembayaran dan denda yang mungkin timbul. Kemudian, perusahaan juga harus membuat jadwal pembayaran yang teratur dan mematuhi aturan tersebut secara disiplin.

4. Menerapkan kontrol internal

Perusahaan harus menerapkan kontrol internal untuk melindungi dana kas kecil dari penyalahgunaan atau kecurangan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab. Seperti misalnya perusahaan harus menetapkan prosedur yang jelas untuk penerimaan dan pengeluaran, termasuk persetujuan dan tanda tangan yang perusahaan perlukan.

5. Merekonsiliasi secara berkala

Perusahaan harus melakukan rekonsiliasi kas kecil secara berkala untuk memastikan bahwa catatan transaksi sesuai dengan saldo yang sebenarnya. Kemudian, perusahaan harus mengidentifikasi dan menelusuri apakah terjadinya perbedaan antara saldo yang perusahaan keluarkan dengan jenis transaksi yang mereka lakukan.

6. Mempertahankan arsip yang lengkap

Kemudian, perusahaan harus menyimpan semua dokumen terkait kas kecil dengan baik. Hal ini termasuk bukti penerimaan, faktur, dan bukti pembayaran. Tidak hanya itu, arsip yang lengkap akan membantu dalam pelacakan dan audit keuangan.

7. Mengevaluasi efektivitas kas kecil

Tips yang terakhir adalah melakukan evaluasi secara berkala terkait efektivitas pengelolaan kas kecil. Setelah itu, perusahaan harus melakukan identifikasi area perbaikan jika terjadinya suatu masalah. Dengan begitu, ketika perusahaan terus meningkatkan sistem dan proses dalam operasionalnya, maka perusahaan dapat mengoptimalkan pengelolaan kas kecil dan meminimalkan risiko kehilangan dana yang tidak jelas.

Kesimpulan

Sistem akuntansi kas kecil merupakan alat yang sangat penting dalam pengelolaan keuangan perusahaan. Dengan mengimplementasikan sistem ini, perusahaan dapat mengelola dana kas kecil dengan lebih efisien, meningkatkan akurasi pencatatan, mengurangi risiko kesalahan, dan memperoleh informasi keuangan yang lebih akurat. Selain itu, sistem ini juga membantu perusahaan dalam melakukan analisis keuangan, membuat keputusan yang tepat, dan mematuhi peraturan perpajakan yang berlaku. Kemudian, dalam era digital yang semakin maju, solusi pengelolaan kas yang efektif semakin penting, khususnya mengelola kas kecil. 

Oleh karena itu, salah satu solusi yang dapat membantu perusahaan adalah menggunakan software akuntansi dari Koneksi. Software ini dapat membantu perusahaan untuk mempercepat dan mengotomatisasi proses pengelolaan transaksi keuangan, termasuk manajemen kas kecil dan menyediakan beberapa fitur yang lengkap, seperti pencatatan transaksi, pembuatan laporan keuangan, pengelolaan anggaran, dan pelacakan pengeluaran, software akuntansi ini dapat mempermudah perusahaan dalam mengelola kas kecil dengan lebih efisien dan akurat.