Sales Report: Cara Membuat Laporan Penjualan yang Akurat

Sales report adalah alat yang tak ternilai untuk memahami kinerja bisnis secara menyeluruh. Dengan menganalisis data penjualan secara rutin, perusahaan dapat mengidentifikasi tren penjualan produk yang ada.

Secara keseluruhan, penggunaan laporan penjualan adalah fondasi yang kuat bagi efisiensi bisnis. Ingin mengetahui lebih apa saja sales report yang ada? Simak terus artikel berikut!

Apa itu Sales Report?

Sales Report adalah sebuah dokumen atau rangkuman tertulis yang berisi informasi tentang aktivitas penjualan suatu perusahaan dalam periode waktu tertentu. 

Laporan penjualan biasanya disusun secara rutin, seperti bulanan atau tahunan, dengan tujuan untuk memberikan gambaran menyeluruh tentang kinerja penjualan perusahaan. 

Dokumen ini mencakup berbagai data terkait penjualan, termasuk jumlah produk atau layanan yang terjual, pendapatan dari penjualan tersebut, tren penjualan, dan analisis lain yang relevan.

Dalam Sales Report, informasi yang terkandung tidak hanya sebatas angka-angka, tetapi juga berisi analisis dan penjelasan tentang hasil penjualan dan kinerja bisnis secara keseluruhan. 

Fungsi dari Sales Report

Sales Report memiliki beberapa fungsi penting dalam mendukung efisiensi dan keberhasilan bisnis. Berikut adalah beberapa fungsi utama dari Sales Report:

1. Evaluasi Kinerja Penjualan: Sales Report membantu dalam mengevaluasi kinerja penjualan suatu perusahaan dalam periode waktu tertentu. Data yang tercatat dalam laporan ini memungkinkan manajemen untuk melihat angka penjualan, pendapatan, dan laba, sehingga dapat mengidentifikasi apakah target penjualan tercapai atau tidak.
2. Pemantauan Tren Penjualan: Laporan penjualan memungkinkan perusahaan untuk melacak tren penjualan dari waktu ke waktu. Dengan melihat tren ini, manajemen dapat memahami pola permintaan dan perilaku pelanggan, serta mengidentifikasi periode tertentu yang mungkin mempengaruhi penjualan.
3. Identifikasi Peluang Pertumbuhan: Data yang terdapat dalam Sales Report membantu mengidentifikasi peluang pertumbuhan. Perusahaan dapat melihat produk yang paling pelanggan minati, wilayah yang berpotensi berkembang, atau segmen pasar yang perlu perusahaan targetkan lebih intensif.
4. Penentuan Kebijakan Harga: Laporan penjualan memberikan wawasan tentang harga produk atau layanan. Dengan menganalisis data penjualan dan harga, perusahaan dapat menyesuaikan kebijakan harga untuk meningkatkan daya tarik produk dan mengoptimalkan laba.
5. Perencanaan Inventaris: Sales Report membantu perusahaan dalam merencanakan inventaris dengan baik. Dengan mengetahui pola penjualan, perusahaan dapat menghindari stok berlebihan atau kekurangan stok yang dapat mengganggu layanan pelanggan.
6. Evaluasi Efektivitas Strategi Pemasaran: Laporan penjualan juga membantu dalam mengevaluasi efektivitas strategi pemasaran. Data penjualan dapat membantu menilai apakah kampanye pemasaran berjalan dengan baik dan memberikan dampak positif pada penjualan.
7. Pemantauan Kredit Pelanggan: Dalam beberapa kasus, Sales Report juga dapat membantu memantau kredit pelanggan dan memahami pola pembayaran. Ini membantu perusahaan mengelola risiko kredit dan mengambil tindakan yang tepat jika ada pelanggan yang memiliki pembayaran terlambat.

Cara Pembuatan Sales Report yang Benar

Sales report tentu bisa membantu perusahaan dalam membuat laporan yang bisa melacak pengeluaran perusahaan dan bisnisnya. Laporan ini sendiri terdapat beberapa jenis yang memiliki kegunaan nya masing-masing. 

Melihat pentingnya laporan ini untuk bisnis, penting bagi Anda untuk mengetahui pembuatan laporan penjualan yang benar. Berikut merupakan cara pembuatan sales report yang benar:

Menentukan laporan yang sesuai

Pada tahap ini, tim atau individu yang bertanggung jawab untuk menyusun laporan harus memahami dengan jelas tujuan utama dari laporan. 

Langkah awal yang penting adalah berkomunikasi dengan pihak-pihak terkait, seperti manajemen, tim penjualan, dan departemen lainnya, untuk mengidentifikasi informasi yang relevan.

Setelah tujuan dan kebutuhan informasi ditetapkan, langkah berikutnya adalah menentukan metrik dan KPI (Key Performance Indicators) untuk mengukur kinerja penjualan. 

Metrik seperti penjualan bersih, laba kotor, angka konversi, dan rerata nilai transaksi adalah contoh beberapa indikator yang relevan untuk laporan penjualan. 

Selain itu, laporan juga harus mencakup analisis tren dan perbandingan data dari periode sebelumnya. Hal ini akan membantu identifikasi area yang perlu perbaikan dan memudahkan pengambilan keputusan strategis.

Mengetahui target audiens dari laporan penjualan Anda

Sebelum menyusun laporan, penting untuk memahami siapa yang akan menjadi pembaca utama dari laporan tersebut. Audiens bisa terdiri dari manajemen tingkat atas, tim penjualan, dan departemen keuangan. 

Setiap kelompok memiliki kebutuhan informasi yang berbeda, sehingga laporan harus disusun dengan cara yang sesuai agar dapat memberikan nilai tambah dan relevansi yang tinggi. 

Dengan mengetahui target audiens, penyusun laporan dapat menyesuaikan format, bahasa, dan tingkat detail dalam laporan. 

Misalnya, laporan untuk sales management akan lebih fokus pada gambaran besar kinerja penjualan dan perbandingan dengan target yang ada. 

Sementara itu, laporan untuk tim penjualan mungkin lebih mendalam dengan analisis kinerja individu dan daftar pelanggan potensial. 

Memahami target audiens juga membantu dalam menentukan frekuensi dan jangka waktu penyusunan laporan, apakah harian, mingguan, bulanan, atau periode lainnya.

Dengan pendekatan yang tepat, laporan penjualan akan menjadi alat efektif untuk mengkomunikasikan informasi penting dan mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik.

Memutuskan periode sales report

Pada tahap ini, perlu perusahaan tentukan interval waktu atau jangka periode laporan. Pilihan periode haruslah relevan dengan kebutuhan analisis dan tujuan dari laporan tersebut. 

Beberapa perusahaan mungkin memilih untuk menyusun laporan harian untuk memantau performa penjualan secara real-time, sementara yang lain lebih memilih laporan mingguan atau bulanan. 

Selain itu, periode laporan harus perusahaan buat konsisten sehingga memungkinkan untuk melakukan perbandingan dan analisis tren. Faktor seperti siklus bisnis, fluktuasi, dan target perusahaan juga perlu dipertimbangkan dalam menentukan periode laporan.

Setelah itu, langkah selanjutnya adalah memastikan konsistensi dalam pengumpulan dan analisis data selama periode tersebut. Data penjualan yang relevan harus ada secara akurat dan teratur sesuai dengan periode yang ada. 

Pada tahap ini, penting juga untuk mengidentifikasi peristiwa atau faktor eksternal yang mempengaruhi data penjualan yang dapat menyebabkan fluktuasi dalam angka penjualan. 

Dengan menetapkan periode waktu secara cermat dan memastikan integritas data selama periode tersebut, laporan penjualan akan menjadi alat andal dan bernilai tinggi dalam menganalisis kinerja bisnis.

Menyertakan informasi yang sesuai

Penting bagi para pelaku bisnis untuk memilih informasi yang relevan dan terkini guna memberikan gambaran akurat tentang kinerja penjualan. Pertama-tama, mereka harus mencatat dengan cermat data penjualan. 

Selain itu, informasi tentang wilayah penjualan atau tim penjualan yang berkinerja tinggi juga harus dicantumkan. Data mengenai tren penjualan dan perbandingan dengan periode sebelumnya atau target penjualan juga penting untuk memberikan gambaran yang lengkap.

Selain data penjualan, informasi tentang pelanggan juga perlu ada dalam laporan. Ini termasuk data demografis pelanggan, preferensi terhadap produk atau layanan, serta umpan balik dari pelanggan. 

Informasi ini akan membantu perusahaan memahami perilaku konsumen dan membuat strategi pemasaran yang efektif. Selain itu, menyertakan analisis kompetitor juga menjadi bagian penting dalam sales report. 

Dengan memantau kegiatan pesaing, perusahaan dapat menilai posisi mereka di pasar dan mengidentifikasi peluang atau tantangan. 

Membuat visualisasi data

Berbagai jenis grafik, diagram, dan tabel berguna untuk menggambarkan data penjualan dengan cara yang lebih visual. Misalnya, grafik garis berguna untuk mengilustrasikan tren penjualan, sementara diagram batang dapat menyajikan perbandingan penjualan antara produk.

Dengan visualisasi data, informasi kompleks dapat tersampaikan dengan lebih jelas dan ringkas, sehingga memudahkan pembaca laporan untuk menangkap inti data. Selain itu, visualisasi data juga memungkinkan para pengambil keputusan untuk menarik kesimpulan secara cepat dan akurat. 

Misalnya, melalui grafik penjualan bulanan, manajer dapat dengan mudah mengidentifikasi kinerja terbaik dan terburuk, serta mengidentifikasi pola musiman dalam penjualan. Hal ini memungkinkan mereka merancang strategi efektif untuk meningkatkan kinerja penjualan. 

Dengan demikian, visualisasi data menjadi alat dalam menyajikan informasi penjualan dengan cara yang lebih menarik, mudah dipahami, dan berdampak pada pengambilan keputusan yang lebih baik.

Memeriksa kembali data dan informasi

Para pembuat laporan perlu melakukan verifikasi menyeluruh terhadap semua data yang sudah terkumpul. Mereka harus memeriksa apakah informasi produk telah tercatat tepat dan data pelanggan telah tercatat secara akurat. 

Selain itu, penting juga untuk memastikan bahwa data dalam laporan adalah data terkini dan relevan dengan periode laporan yang ada.

Setelah data diverifikasi, langkah selanjutnya adalah memeriksa kembali format dan tata letak laporan. Para pembuat laporan harus memastikan bahwa visualisasi data seperti grafik dan tabel terlihat jelas dan mudah dimengerti. 

Mereka juga perlu memastikan bahwa laporan mengikuti struktur yang ada dan menyajikan informasi secara sistematis. Selain itu, dalam tahap ini juga perlu pengecekan terhadap ejaan dan tata bahasa laporan untuk memastikan keseluruhan laporan terlihat profesional. 

Dengan melakukan pemeriksaan kembali yang teliti, para pembuat laporan dapat mengidentifikasi dan mengoreksi potensi kesalahan atau ketidaksesuaian data.

 

Jenis-jenis Sales Report

Laporan penjualan bisa membantu perusahaan dalam mengelola dan memantau keuangan dari perusahaan. Dengan bantuan laporan ini, perusahaan bisa melihat keuntungan maupun kerugian yang ada dari penjualan.

Untuk itu penting bagi Anda untuk mengetahui jenis-jenis laporan penjualan yang ada, sehingga bisa menggunakan laporan dengan efektif. Berikut merupakan beberapa jenis-jenis sales report:

Sales funnel report

Pertama, sales funnel report merupakan jenis laporan penjualan yang memberikan gambaran tentang proses pergerakan prospek pelanggan dari tahap awal hingga pembelian. Laporan ini memetakan perjalanan pelanggan dari prospek awal, melalui tahap seperti kesadaran, minat, pertimbangan, dan tindakan, hingga akhirnya menjadi pelanggan. 

Sales funnel report biasanya mencakup metrik dan data kritis, seperti jumlah prospek, tingkat konversi, waktu yang habis, dan pendapatan dari setiap tahap. Melalui analisis, perusahaan dapat mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan dalam proses penjualan. 

Misalnya, jika terdapat prospek yang tertarik tetapi tidak mengambil tindakan lebih lanjut, hal ini mungkin mengindikasikan adanya kebutuhan untuk meningkatkan strategi pemasaran pada tahap tertentu. 

Selain itu, laporan ini membantu tim penjualan dalam memprioritaskan upaya mereka dengan fokus pada tahap yang memiliki potensi konversi yang lebih tinggi. Secara keseluruhan, sales funnel report menjadi alat penting dalam mengoptimalkan strategi penjualan dan meningkatkan efisiensi perusahaan dalam mencapai target penjualan mereka.

Opportunity score report

Untuk selanjutnya, opportunity score report merupakan jenis laporan penjualan berfungsi untuk mengevaluasi dan mengukur peluang penjualan yang ada dalam prospek atau akun pelanggan tertentu. 

Laporan ini biasanya menggabungkan berbagai data dan faktor yang relevan, seperti sejarah pembelian, perilaku pelanggan, dan data demografis. Berdasarkan data ini, sistem memberikan skor atau nilai kepada setiap peluang penjualan untuk mengindikasikan potensinya untuk berhasil.

Dengan bantuan ini, tim penjualan dapat dengan mudah mengidentifikasi prospek atau akun pelanggan yang memiliki skor tinggi, sehingga dapat mengalokasikan sumber daya dan waktu dengan lebih efisien.

Selain itu, opportunity score report juga membantu manajemen dalam mengawasi dan mengukur kinerja tim penjualan serta menilai keberhasilan kampanye pemasaran. 

Dengan informasi yang akurat dan terperinci dari laporan ini, perusahaan dapat mengarahkan upaya mereka pada prospek yang paling menjanjikan dan mencapai tingkat kesuksesan penjualan yang lebih tinggi.

Conversion report

Laporan konversi adalah jenis laporan penjualan yang fokus pada mengukur tingkat konversi dari prospek menjadi pelanggan yang sebenarnya. Laporan ini menyajikan data tentang seberapa efektif upaya penjualan mengubah prospek menjadi pembeli yang melakukan pembelian. 

Biasanya, laporan konversi mencakup informasi tentang jumlah prospek yang dihubungi, jumlah prospek yang menunjukkan minat, jumlah prospek yang melakukan pembelian, dan tingkat konversi keseluruhan dalam periode waktu tertentu.

Laporan konversi sangat penting bagi manajemen karena membantu dalam mengukur keberhasilan kampanye penjualan dan mengidentifikasi potensi perbaikan. 

Dengan menganalisis data konversi dari berbagai sumber, perusahaan dapat menilai efektivitas taktik penjualan dan mengarahkan sumber daya ke area yang paling produktif. 

Laporan ini juga memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi hambatan yang mungkin mencegah prospek untuk menjadi pelanggan dan mengambil tindakan korektif yang sesuai. 

Sales call report

Jenis laporan ini berguna untuk mencatat detail interaksi mereka dengan pelanggan atau prospek selama panggilan penjualan. 

Laporan ini berfungsi sebagai catatan penting tentang percakapan atau kebutuhan khusus pelanggan yang mungkin muncul selama panggilan tersebut. Biasanya, laporan panggilan penjualan mencakup informasi seperti waktu panggilan, nama pelanggan, dan ringkasan percakapan.

Laporan panggilan penjualan sangat berharga bagi manajemen karena membantu memahami efektivitas upaya penjualan mereka, mengidentifikasi pola penjualan, dan mengukur tingkat keberhasilan menangani kebutuhan pelanggan. 

Data yang terkumpul dari laporan panggilan penjualan memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan proses penjualan, memberikan pelatihan, serta mengidentifikasi peluang cross-selling atau upselling. 

Dengan analisis yang tepat, laporan panggilan penjualan dapat membantu meningkatkan produktivitas keseluruhan tim penjualan, sehingga mendukung pertumbuhan bisnis perusahaan.

Sales forecast

Dan yang terakhir, terdapat sales forecast. Sales forecast adalah jenis laporan penjualan untuk memprediksi atau memproyeksikan pendapatan penjualan di masa depan. 

Laporan ini berdasarkan analisis data historis penjualan, tren pasar, dan faktor lain yang dapat mempengaruhi permintaan produk atau layanan perusahaan. Sales forecast memiliki peran krusial dalam perencanaan bisnis karena membantu perusahaan untuk mengambil keputusan strategis.

Laporan sales forecast biasanya mencakup proyeksi penjualan untuk periode tertentu. Dalam laporan ini, biasanya ada data penjualan aktual dari periode sebelumnya dan perbandingannya dengan target yang ada. 

Metode yang perusahaan gunakan untuk menghitung sales forecast bisa beragam, termasuk analisis statistik, teknik regresi, dan pendekatan kualitatif berdasarkan wawancara dengan ahli industri atau konsumen.

Gunakan Aplikasi Sales Report Terbaik untuk Bisnis Anda!

Aplikasi Sales Report memungkinkan para pemilik bisnis untuk melacak dan menganalisis data penjualan dari berbagai sumber. Selain itu, aplikasi ini juga menyediakan beragam laporan kustom yang dapat disesuaikan sesuai kebutuhan

Salah satu aplikasi yang bisa Anda gunakan yaitu Software Sales milik Koneksi. Dengan fitur seperti sales order management, perusahaan bisa dengan cepat mengkonversikan order dan membuat invoice secara instan.

Selain itu, dengan bantuan fitur multi price list dan in-depth analytics reporting, perusahaan bisa membuat laporan dengan data yang akurat dan detail.

Dengan Koneksi, perusahaan bisa mengambil keputusan yang tepat, merespons perubahan pasar dengan lebih baik, dan meningkatkan efisiensi operasional bisnis mereka. 

Kesimpulan

Dengan menggunakan sales report, perusahaan bisa memantau kinerja penjualan bisnis mereka. Tidak hanya itu, perusahaan dapat mengidentifikasi tren penjualan, memahami perilaku pelanggan, dan mengevaluasi kinerja tim penjualan. 

Untuk membantu mengoptimalkan laporan penjualan yang ada, Anda bisa menggunakan software sales Koneksi. Sistem ini memiliki fitur seperti sales forecast, in-depth report, dan e-commerce integration yang berguna untuk menyusun laporan penjualan yang akurat.

Coba demo gratis software sales report Koneksi untuk mengoptimalkan penggunaan laporan penjualan sehingga perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional dan mendapatkan keunggulan kompetitif di pasar yang semakin kompetitif.