Kenali Delivery Order: Fungsi dan Cara Kerjanya

Pernahkah Anda merasa kerepotan mengatur pengiriman barang ke pelanggan, apalagi saat pesanan makin banyak? Jika ya, berarti Anda butuh sistem delivery order yang lebih tertata. Di era bisnis serba cepat seperti sekarang, kelancaran proses pengiriman bukan lagi sekadar nilai tambah, melainkan keharusan agar pelanggan puas dan bisnis tetap kompetitif.

Delivery order adalah dokumen penting yang membantu Anda mengatur dan mencatat setiap pengiriman barang secara sistematis. Dengan DO, Anda bisa memastikan pesanan sampai ke tangan pelanggan dengan tepat waktu dan sesuai permintaan. 

Kini, banyak bisnis mulai beralih ke sistem procurement untuk mengelola delivery order secara otomatis sehingga dapat mempercepat proses kerja dan meminimalkan kesalahan manusia. Simak artikel ini untuk mengetahui delivery order lebih lanjut.

Apa Itu Delivery Order?

Delivery order (DO) adalah dokumen resmi yang digunakan untuk memberikan instruksi pengiriman barang kepada pelanggan atau pihak ketiga. Dokumen ini berisi informasi penting seperti nama penerima, alamat tujuan, jenis dan jumlah barang, serta tanggal pengiriman. Biasanya, DO dibuat setelah proses penjualan selesai dan sebelum barang dikirim dari gudang.

Fungsi utama DO adalah memastikan proses pengiriman berjalan sesuai rencana dan tidak ada kesalahan barang atau alamat. Dengan adanya dokumen ini, tim logistik bisa bekerja lebih terarah dan efisien. Selain itu, DO juga berguna untuk mencatat riwayat pengiriman sebagai referensi jika terjadi masalah di kemudian hari.

Kini, banyak perusahaan menggunakan software cloud procurement untuk membuat dan mengelola DO secara otomatis. Sistem ini mempercepat alur kerja, meminimalkan kesalahan input data, dan memudahkan pelacakan status pengiriman. Dengan cara ini, bisnis bisa meningkatkan keakuratan pengiriman dan kepuasan pelanggan secara signifikan.

Fungsi Delivery Order

Delivery order tidak hanya mempermudah proses pengiriman, tapi juga berperan penting dalam menjaga kelancaran operasional dan keakuratan data. Dokumen ini membantu berbagai pihak dalam memastikan pengiriman dilakukan sesuai prosedur, serta mendukung pencatatan yang rapi dan profesional. 

Berikut lima fungsi utama delivery order dalam bisnis:

• Validasi Pengiriman: DO memastikan barang dikirim sesuai jenis, jumlah, dan tujuan yang sudah disepakati berdasarkan purchase order.
• Bukti Resmi Pengiriman: Dokumen ini menjadi bukti sah bahwa barang telah keluar dari gudang dan sedang dalam perjalanan.
• Pencegahan Kesalahan: Informasi lengkap pada DO barang membantu mencegah pengiriman ke alamat yang salah atau barang yang tidak sesuai.
• Tracking dan Monitoring: DO barang memudahkan tim mencatat dan melacak status pengiriman hingga barang sampai ke pelanggan.
• Pendukung Administrasi dan Audit: Dokumen ini digunakan untuk pencatatan dan evaluasi, baik untuk kebutuhan internal maupun audit perusahaan

Cara Kerja Delivery Order

Agar pengiriman barang berjalan akurat dan efisien, DO perlu diproses melalui tahapan kerja yang jelas dan terstruktur. Proses delivery ini melibatkan beberapa divisi dan memastikan setiap barang sampai ke pelanggan dengan tepat. 

Berikut cara kerja delivery order dalam sistem distribusi:

• Pembuatan Dokumen: Tim penjualan membuat DO berdasarkan pesanan yang telah dikonfirmasi pelanggan.
• Verifikasi Gudang: Bagian gudang mengecek ketersediaan stok dan memastikan barang sesuai dengan yang tercantum di dokumen.
• Persiapan Pengiriman: Barang dikemas dan dipersiapkan untuk dikirim sesuai dengan informasi dalam DO.
• Pengiriman Barang: Tim logistik mengantar barang ke alamat tujuan sambil membawa salinan DO barang sebagai panduan.
• Konfirmasi Penerimaan: Penerima menandatangani dokumen DO sebagai bukti bahwa barang telah diterima dalam kondisi sesuai.
• Pencatatan dan Arsip Data: Informasi pengiriman dicatat dalam sistem dan dokumen disimpan untuk referensi, pelacakan, dan evaluasi performa pengiriman di masa mendatang

Tahap-tahap dalam Membuat Delivery Order 

Untuk memastikan pengiriman berjalan sesuai rencana, proses pembuatan DO harus dilakukan secara bertahap dan sistematis. Setiap tahapan berfungsi memastikan data pesanan lengkap, valid, dan siap dijalankan oleh tim operasional. 

Berikut ini langkah-langkah penting dalam membuat delivery order:

• Mengumpulkan Informasi Pesanan: Ambil data lengkap dari sistem atau formulir pemesanan, termasuk alamat tujuan, jumlah barang, dan kontak pelanggan.
• Memastikan Validitas Pengiriman dan Pembayaran: Cek ulang keakuratan alamat serta pastikan pembayaran telah dilakukan atau dikonfirmasi.
• Mengisi Detail Dokumen: Lengkapi DO dengan nomor DO, daftar barang, kuantitas, metode pengiriman, serta catatan tambahan bila diperlukan.
• Melakukan Proses Persetujuan: Kirim dokumen ke pihak terkait seperti manajer atau kepala gudang untuk direview dan disetujui.
• Mendistribusikan Delivery Order: Setelah mendapat persetujuan, kirim dokumen ke tim logistik dan simpan salinannya dalam sistem perusahaan.

Optimalkan Pembuatan Delivery Order dengan Sistem Procurement Koneksi

Mengelola delivery order secara manual sering kali membuat pekerjaan menumpuk dan rentan terjadi kesalahan. Jika Anda ingin proses ini berjalan lebih cepat, rapi, dan efisien, menggunakan bantuan sistem digital adalah langkah cerdas. Salah satu solusi yang bisa Anda andalkan adalah software procurement Koneksi.

Dipercaya 1.750+ klien, software procurement Koneksi dirancang fleksibel dan mudah digunakan oleh berbagai skala bisnis. Tidak hanya mempercepat alur kerja, Koneksi juga meminimalkan risiko kesalahan input dan memastikan pengiriman berjalan tepat waktu. Dapatkan kesempatan demo gratis untuk merasakan manfaatnya secara langsung!

Berikut adalah beberapa fitur utama software procurement Koneksi: 

• Blanket Purchase Order Management: Buat kontrak jangka panjang dengan harga sesuai persetujuan awal.
• Vendor/Supplier Rating Analysis: Peroleh informasi kualitas layanan vendor/supplier secara detail.
• Online Purchase Request Approval: Atur persetujuan/penolakan pengadaan di berbagai cabang secara online.
• Multiple PO, RFQ, & PR Management: Lakukan perbandingan harga ke beberapa vendor sekaligus.

Kesimpulan

Mengelola proses pengiriman barang tidak bisa dianggap sepele. Delivery order memiliki peran penting dalam memastikan barang sampai ke tujuan dengan tepat, lengkap, dan sesuai permintaan. Tanpa sistem yang rapi, risiko kesalahan dan keterlambatan bisa meningkat.

Setiap tahapan dalam pembuatan DO harus berjalan terstruktur, mulai dari validasi pesanan hingga pencatatan akhir. Jika dikelola dengan baik, DO tidak hanya memperlancar distribusi, tapi juga memperkuat kepercayaan pelanggan terhadap bisnis Anda.

Untuk membantu proses tersebut berjalan lebih efisien, Anda bisa menggunakan software procurement Koneksi. Dengan sistem digital yang terintegrasi, Anda dapat membuat, melacak, dan mengelola delivery order dengan lebih cepat dan minim kesalahan. Coba demo gratis sekarang juga.

FAQ tentang Delivery Order