Inventory Tracking: Arti, Manfaat, dan Tips Agar Optimalnya

Inventory tracking system adalah elemen penting dalam dunia usaha modern karena memungkinkan pemantauan dan pengelolaan persediaan secara real-time, sehingga menjaga efisiensi operasional dan daya saing dalam lingkungan bisnis yang kompetitif.

Sistem ini juga mendukung kepatuhan terhadap regulasi pemerintah, seperti yang diatur dalam Peraturan Dirjen Bea dan Cukai Nomor 3/BC/2021, tentang tata cara pendayagunaan sistem informasi persediaan berbasis komputer (IT Inventory) oleh pelaku usaha di Kawasan Ekonomi Khusus (KEK).

Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan secara detail terkait pengertian, jenis-jenis yang terkait dengan inventory tracking dan apa saja manfaat dari penggunaanya untuk perusahaan Anda.

Pengertian Inventory Tracking

Pelacakan inventaris atau inventory tracking adalah proses pemantauan dan pengelolaan persediaan barang atau produk dalam perusahaan. Dalam proses ini, perusahaan secara terus-menerus memantau dan mencatat jumlah persediaan yang masuk dan keluar, serta memonitor stok yang tersisa.

Pelacakan inventaris berfungsi untuk memastikan ketersediaan barang yang tepat pada waktu yang tepat, menghindari kelebihan persediaan, dan mengoptimalkan manajemen persediaan secara keseluruhan.

Apa Saja Manfaat Inventory Tracking Bagi Perusahaan?

Inventory management tracking memiliki sejumlah manfaat penting bagi perusahaan. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari penerapan pelacakan inventaris:

1. Optimalisasi persediaan

Pengelolaan stok yang tepat mencegah kerugian akibat kekurangan maupun kelebihan barang. Dengan aplikasi gudang berbasis real-time, perusahaan lebih mudah memantau persediaan dan mengambil keputusan cepat.

2. Meningkatkan efisiensi operasional

Mengetahui jumlah persediaan yang tepat membantu perusahaan meningkatkan efisiensi operasional serta mengoptimalkan proses produksi, logistik, dan pengiriman. Dukungan asset management software memastikan aset pendukung terkelola baik, sehingga produktivitas meningkat dan waktu tunggu berkurang.

3. Meningkatkan layanan pelanggan

Inventory tracking system yang terintegrasi dengan AI supply chain software membantu perusahaan menyediakan produk yang tepat pada waktu yang tepat. Hal ini meningkatkan kepuasan sekaligus memperkuat hubungan jangka panjang dengan pelanggan.

4. Mengurangi biaya persediaan

Pengelolaan persediaan yang tepat dapat membantu perusahaan mengurangi biaya persediaan secara keseluruhan. Dengan menghindari kelebihan stok dan kerugian akibat barang rusak atau kadaluwarsa, perusahaan dapat mengurangi biaya penyimpanan dan pembuangan barang.

5. Mengidentifikasi pola permintaan

Dengan memantau persediaan secara teratur, perusahaan dapat mengidentifikasi pola permintaan pelanggan. Informasi ini dapat digunakan untuk perencanaan produksi dan pemasaran yang lebih efektif, serta membantu perusahaan dalam mengantisipasi tren pasar dan perubahan permintaan.

6. Meningkatkan akurasi data

Pelacakan inventaris memastikan data persediaan yang akurat dan terkini. Data yang akurat membantu perusahaan dalam mengambil keputusan yang lebih baik dan juga menghindari kesalahan dalam manajemen persediaan.

Berikut tabel rangkuman manfaat utama inventory tracking bagi perusahaan yang dapat membantu meningkatkan efisiensi dan kinerja operasional:

“Dengan data persediaan yang akurat melalui integrasi Inventory Koneksi, perusahaan lebih mudah mengambil keputusan untuk produksi maupun pembelian.”

– Ayu Larasati, Asset Management Specialist

Apa Saja Jenis-jenis Inventory Tracking?

Pelacakan inventaris dapat diimplementasikan dalam berbagai cara, tergantung pada ukuran dan jenis bisnis perusahaan. Berikut adalah beberapa jenis pelacakan inventaris yang umum digunakan:

1. Manual inventory tracking 

Jenis pelacakan inventaris ini melibatkan pencatatan persediaan secara manual menggunakan lembaran Excel, buku catatan, atau metode lainnya.

Meskipun cukup sederhana, metode ini dapat menjadi lebih rumit dan rentan terhadap kesalahan manusia, terutama untuk bisnis dengan persediaan yang besar dan kompleks.

2. Barcode inventory tracking 

Dalam metode ini, setiap barang atau produk diberi label barcode unik. Hal ini memungkinkan proses pencatatan persediaan yang lebih cepat dan akurat. Ketika barang keluar atau masuk, barcode tersebut dipindai menggunakan perangkat barcode scanner yang terhubung ke sistem pelacakan inventaris.

3. RFID inventory tracking

RFID (Radio Frequency Identification) adalah teknologi yang menggunakan gelombang radio untuk mengidentifikasi dan melacak barang. Setiap barang diberi tag RFID yang berisi informasi tentang produk.

Selanjutnya ketika barang bergerak melewati pembaca RFID, informasi tersebut secara otomatis terbaca dan dimasukkan ke dalam sistem RFID inventory management untuk mempermudah pelacakan inventaris.

4. Perangkat lunak inventory tracking

Metode ini melibatkan penggunaan perangkat lunak khusus untuk mengelola persediaan. Oleh sebab itu perangkat lunak pelacakan inventaris dapat mengotomatisasi proses penghitungan stok, memantau persediaan secara real-time, memberikan laporan analisis, dan mengintegrasikan dengan sistem bisnis lainnya.

5. Sistem cloud-based inventory tracking

Sistem pelacakan inventaris berbasis cloud inventory memungkinkan akses data persediaan dari mana saja dan kapan saja melalui koneksi internet. Dengan sistem ini, tim yang terlibat dalam manajemen persediaan dapat berkolaborasi dengan lebih efisien dan juga mengakses data yang terkini secara real-time.

Kenapa Perusahaan Membutuhkan Inventory Tracking?

Pelacakan inventaris sangat penting bagi perusahaan, terutama dalam industri manufaktur dan ritel. Berikut adalah alasan mengapa perusahaan membutuhkan pelacakan inventaris:

1. Menghindari kekurangan stok

Kekurangan stok dapat menyebabkan kehilangan pelanggan, penurunan pendapatan, dan juga reputasi bisnis yang buruk. Maka dari itu pelacakan inventaris membantu perusahaan memantau stok secara akurat sehingga dapat menghindari kekurangan stok yang merugikan.

2. Mencegah kelebihan stok

Persediaan berlebih membuat biaya penyimpanan meningkat dan modal terikat pada barang yang tidak terjual. Dengan pelacakan inventaris, perusahaan bisa menjaga stok tetap proporsional dengan kebutuhan pasar.

3. Meningkatkan efisiensi operasional

Pelacakan inventaris membantu meningkatkan efisiensi operasional dengan mengoptimalkan proses pengiriman, logistik, dan bahkan manajemen persediaan. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengurangi waktu tunggu dan juga meningkatkan produktivitas.

4. Mengurangi biaya

Software inventory membantu mengidentifikasi barang yang bergerak lambat, sehingga perusahaan bisa mengurangi potensi kerugian akibat produk tidak terjual maupun terbuang.

5. Meningkatkan kepuasan pelanggan

Ketersediaan produk yang tepat waktu memastikan pelanggan mendapatkan barang sesuai kebutuhan mereka. Hal ini bukan hanya meningkatkan kepuasan, tetapi juga memperkuat loyalitas pelanggan.

Tantangan dalam Penerapan Inventory Tracking

Meskipun inventory tracking menawarkan banyak manfaat, penerapannya juga dapat menghadapi beberapa tantangan. Beberapa tantangan utama dalam penerapan pelacakan inventaris meliputi:

1. Biaya implementasi

Penerapan sistem pelacakan inventaris membutuhkan investasi awal dalam infrastruktur, perangkat lunak, dan juga pelatihan sumber daya manusia. Biaya implementasi ini dapat menjadi hambatan bagi perusahaan kecil dan menengah yang memiliki anggaran terbatas.

2. Kesiapan sumber daya manusia

Penerapan pelacakan inventaris membutuhkan kesiapan dan pemahaman dari seluruh tim terkait. Pelatihan yang tepat diperlukan untuk memastikan bahwa karyawan dapat menggunakan sistem dengan efektif dan memahami pentingnya pencatatan data persediaan dengan akurat.

3. Kesalahan manusia

Walaupun sistem pelacakan inventaris dapat mengurangi kesalahan manusia, tetap ada risiko kesalahan manusia dalam penggunaan perangkat atau pencatatan data. Kesalahan manusia dapat mempengaruhi akurasi data persediaan dan juga mengganggu efisiensi operasional.

4. Ketidaksesuaian dengan proses bisnis

Implementasi sistem pelacakan inventaris atau aplikasi stok barang dapat mempengaruhi proses bisnis yang sudah ada. Selanjutnya perusahaan perlu memastikan bahwa sistem yang diterapkan dapat diintegrasikan dengan baik dengan sistem bisnis yang ada tanpa menyebabkan gangguan atau bahkan perubahan yang tidak diinginkan.

5. Ketersediaan teknologi

Penerapan pelacakan inventaris memerlukan teknologi seperti barcode scanner, RFID reader, atau juga perangkat lunak khusus. Penggunaan aplikasi scan barcode bisa menjadi solusi yang lebih terjangkau dan fleksibel, terutama bagi perusahaan yang belum siap mengadopsi sistem pelacakan inventaris berbasis perangkat keras secara penuh.

Untuk memastikan penerapan inventory tracking berjalan optimal, perusahaan perlu memilih solusi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran. Anda bisa cek skema harga melalui banner di bawah untuk menemukan solusi yang paling tepat bagi bisnis Anda.

Bagaimana Cara Menerapkan Inventory Tracking agar Lebih Optimal?

Berikut beberapa langkah yang dapat membantu perusahaan memaksimalkan penerapan inventory tracking:

1. Gunakan sistem terintegrasi

Keterhubungan dengan modul penjualan maupun logistik membuat data persediaan lebih konsisten. Setiap divisi dapat bekerja selaras karena informasi tercatat dalam satu sistem.

2. Terapkan pemantauan real-time

Akses langsung terhadap data stok memudahkan perusahaan mengetahui kondisi persediaan kapan saja. Keputusan terkait pembelian dan distribusi pun bisa diambil lebih cepat.

3. Tetapkan standar pencatatan

Proses pencatatan yang seragam menjaga keakuratan data inventaris. Standar yang jelas juga mempermudah tim saat melakukan pelacakan dan evaluasi.

4. Lakukan analisis berkala

Evaluasi persediaan secara rutin membantu menemukan pola permintaan. Hasil analisis dapat digunakan untuk merencanakan produksi dan strategi pemasaran.

5. Tingkatkan kompetensi karyawan

Pelatihan rutin membuat tim lebih memahami sistem yang digunakan. Pemahaman yang baik memastikan penggunaan fitur berjalan maksimal dan minim kesalahan.

Kesimpulan

Inventory tracking adalah proses pemantauan dan pengelolaan persediaan barang atau bahkan produk dalam perusahaan. Penerapan pelacakan inventaris membawa banyak manfaat bagi perusahaan, termasuk optimalisasi persediaan, peningkatan efisiensi operasional, peningkatan layanan pelanggan, dan juga mengurangi biaya persediaan.

Jenis-jenis inventory tracking meliputi manual, barcode, RFID, perangkat lunak, dan juga sistem cloud-based. Memilih vendor yang tepat untuk sistem pelacakan inventaris juga merupakan faktor penting.

Perusahaan perlu mempertimbangkan kemampuan sistem, skalabilitas, keamanan, dukungan teknis, biaya, dan reputasi vendor sebelum mengambil keputusan. Anda akan mendapatkan semua hal tersebut menjadi satu dalam software inventory dari Koneksi.

Koneksi dilengkapi dengan fitur lengkap seperti multi stock store request, unit of measurement, accurate stock dan inventory barcode scanning system. Fitur-fitur ini membantu perusahaan meningkatkan pengelolaan persediaan barang dengan efesien dan juga real time.