Sistem HRIS adalah perangkat lunak yang membantu mengelola sumber daya manusia secara efisien, mulai dari absensi, payroll, hingga rekrutmen, sehingga proses SDM menjadi lebih terstruktur dan terintegrasi dalam satu platform.

Banyak perusahaan masih menghadapi tantangan dalam mengelola sumber daya manusia secara manual, seperti data karyawan yang tersebar, proses penggajian yang rumit, hingga absensi yang sulit dipantau. Tanpa dukungan sistem HR yang terintegrasi, hal ini dapat menghambat efisiensi dan akurasi dalam pengelolaan SDM secara keseluruhan.

Untuk mengatasi tantangan dalam pengelolaan sumber daya manusia, penggunaan software HRIS menjadi solusi praktis dan efisien bagi berbagai skala bisnis. Simak artikel berikut untuk memahami lebih dalam tentang teknologi ini. Ingin melihat langsung bagaimana software ini bekerja di lapangan? Coba demo gratis sekarang juga.

Apa itu Sistem HRIS?

Sistem HRIS (Human Resource Information System) adalah perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola data dan proses sumber daya manusia dalam perusahaan. Software ini mencakup berbagai aspek manajemen SDM seperti data karyawan, informasi gaji, dan tunjangan. Tujuan sistem HR adalah meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional HR.

HRIS system menyediakan fitur seperti basis data karyawan, penggajian, manajemen absensi, pelatihan, hingga analisis dan pelaporan. Melalui penggunaan aplikasi HR, sistem ini membantu perusahaan mengelola data secara efisien dan memberikan informasi real-time untuk pengambilan keputusan strategis.

Selain itu, sistem HR mendukung kepatuhan terhadap regulasi dan meminimalkan kesalahan dari proses manual. Sistem ini memungkinkan otomatisasi tugas administratif serta akses cepat ke informasi karyawan. Hasilnya, manajemen SDM menjadi lebih akurat, efisien, dan strategis.

Fitur Utama Sistem HRIS

Sistem HRIS memiliki beragam fitur utama yang rancangannya berguna untuk membantu perusahaan dalam mengelola sumber daya manusia dengan efisien dan efektif. Beberapa fitur utama dari HRIS system antara lain:

1. Manajemen data karyawan 

Manajemen data karyawan dalam sistem HRIS memungkinkan perusahaan menyimpan informasi karyawan secara terpusat, mulai dari data pribadi hingga riwayat pekerjaan dan keterampilan. Fitur ini mengurangi ketergantungan pada dokumen manual dan memudahkan akses serta pengelolaan data dengan kontrol izin yang tepat.

2. Manajemen penggajian 

Fitur penggajian memungkinkan perusahaan mengotomatisasi proses pembayaran karyawan dengan lebih efisien. Sistem payroll HRIS ini mengintegrasikan data karyawan untuk menghitung gaji, pajak, tunjangan, dan potongan secara otomatis sesuai kebijakan perusahaan dan peraturan yang berlaku.

3. Manajemen tunjangan 

Manajemen tunjangan pada sistem HRIS juga mencakup fitur untuk mengelola tunjangan karyawan. Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk mengatur dan mengelola berbagai jenis tunjangan seperti tunjangan kesehatan, tunjangan pensiun, tunjangan transportasi, dan tunjangan lainnya.

4. Manajemen waktu 

Manajemen waktu merupakan fitur penting dalam sistem HRIS yang membantu perusahaan mengelola dan memantau kehadiran serta aktivitas karyawan, termasuk absensi, jam kerja, cuti, dan izin. Dengan fitur ini, perusahaan dapat secara efisien mengelola jadwal, menghitung jam kerja, serta melacak keterlambatan atau ketidakhadiran karyawan.

5. Manajemen pajak 

Manajemen pajak dalam sistem HRIS membantu perusahaan mengelola aspek perpajakan karyawan dengan mengotomatisasi proses perhitungan, pemotongan, dan pelaporan pajak sesuai regulasi yang berlaku. Fitur ini mencakup pemotongan pajak penghasilan seperti PPh 21, serta memperhitungkan tunjangan dan potongan lain secara akurat berdasarkan data gaji dan status perpajakan karyawan.

6. Manajemen keuangan 

Dalam konteks sistem HRIS, manajemen keuangan mencakup berbagai fitur yang berkaitan dengan pengelolaan keuangan perusahaan terkait sumber daya manusia, seperti pengelolaan anggaran SDM, perencanaan dan pemantauan biaya karyawan, serta analisis biaya dan manfaat. Dengan fitur ini, perusahaan dapat memperoleh visibilitas yang lebih baik terhadap aspek keuangan yang terkait dengan pengelolaan sumber daya manusia.

7. Manajemen penilaian 

Fitur manajemen penilaian dalam sistem HRIS membantu perusahaan menetapkan tujuan kinerja, mengumpulkan umpan balik, dan memberikan penilaian yang objektif kepada karyawan. HRIS system juga memungkinkan pembuatan laporan penilaian untuk mendukung pengambilan keputusan terkait promosi, insentif, dan pengembangan karier.

8. Laporan HR

Laporan ini menyajikan informasi seputar manajemen sumber daya manusia untuk membantu eksekutif, pemilik perusahaan, atau tim manajemen dalam pengambilan keputusan strategis. Selain itu, laporan ini mendukung pengelolaan tenaga kerja yang lebih efektif dan efisien dalam organisasi.

Tipe-tipe Sistem HRIS

Ada beberapa tipe atau jenis aplikasi HRIS yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk mengelola sumber daya manusia mereka. Berikut adalah beberapa tipe aplikasi HRIS yang umum digunakan oleh perusahaan:

1. On-premises HRIS

On-premise HRIS adalah tipe aplikasi HRIS yang penginstalan dan pengelolaannya langsung oleh perusahaan di dalam infrastruktur IT mereka. Dalam tipe ini, perusahaan harus mengelola server, perangkat keras, dan perangkat lunak HRIS secara lokal di dalam lingkungan IT mereka sendiri. 

2. Cloud-based HRIS

Sistem HR berbasis cloud mengacu pada sistem perangkat lunak yang mengoperasikannya pada platform komputasi awan. Perancangan HRIS system ini juga berguna untuk mengelola dan mengotomatiskan berbagai fungsi dan proses SDM. 

3. Hybrid HRIS

Hybrid HRIS biasanya terdiri dari kombinasi instalan perangkat lunak secara lokal dan aplikasi berbasis cloud yang bekerja sama untuk merampingkan proses SDM, mengotomatiskan tugas, dan mengelola data SDM. Ini mungkin termasuk modul untuk administrasi personalia, swalayan karyawan, pelacakan waktu dan kehadiran. 

4. Open-source HRIS

Menggunakan HRIS open-source menawarkan beberapa keuntungan bagi perusahaan. HRIS system ini memberikan penghematan biaya karena tidak ada biaya lisensi atau vendor lock-in. Sehingga menjadikannya pilihan yang lebih terjangkau untuk usaha kecil dan menengah. 

5. Mobile HRIS

Menggunakan HRIS mobile menawarkan beberapa keuntungan bagi perusahaan. Human resource information system ini memungkinkan karyawan untuk dengan mudah mengakses dan mengelola tugas terkait SDM mereka, mengurangi beban kerja staf SDM dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan. 

Manfaat Sistem HRIS bagi Bisnis

Pada era digital saat ini, perusahaan diharapkan mampu mengoptimalkan teknologi untuk mempermudah dan meningkatkan efisiensi kerja. Salah satu teknologi yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk mengelola Sumber Daya Manusia (SDM) adalah sistem HR. 

1. Meningkatkan efisiensi

Menggunakan sistem HR dapat membantu perusahaan meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan sumber daya manusia (SDM). Salah satu cara sistem HRIS meningkatkan efisiensi adalah dengan mengotomatisasi tugas-tugas HR manual, seperti perekrutan, pelatihan, dan evaluasi kinerja karyawan.

2. Sistem HRIS meningkatkan akurasi

Dengan proses HR manual, menghindari kesalahan manusia sulit dan dapat berdampak buruk pada perusahaan.  Seperti kesalahan dalam penggajian, kehilangan data karyawan, atau ketidakpatuhan terhadap peraturan dan kebijakan yang berlaku.

3. Sistem HRIS memperbaiki pengambilan keputusan

Utuk proses rekrutmen dan seleksi karyawan, sistem HRIS dapat membantu perusahaan untuk mengumpulkan dan menganalisis data pelamar, seperti kualifikasi, pengalaman, dan referensi. Analisis data ini juga dapat membantu perusahaan dalam menentukan kandidat yang paling cocok untuk posisi yang tersedia. Selain itu juga bisa memastikan bahwa melakukan seleksi secara objektif dan transparan.

4. Sistem HRIS meningkatkan transparansi

HRIS System juga dapat membantu perusahaan dalam mengelola dan memantau kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur yang berlaku. Dengan adanya sistem HR yang terintegrasi, manajemen dapat memantau dan mengaudit kepatuhan karyawan terhadap kebijakan dan prosedur yang berlaku dengan lebih mudah dan akurat.

5. Meningkatkan pengelolaan SDM

Dalam sistem HR, data karyawan seperti data personal, data pekerjaan, data absensi, data kinerja, dan data penggajian mengakses dan mengelolanya secara terpusat dan terintegrasi. Hal ini memudahkan manajemen dalam memonitor kinerja dan produktivitas karyawan.

6. Mengurangi biaya operasional

Dengan menggunakan sistem HRIS, perusahaan dapat mengurangi biaya operasional yang terkait dengan proses administrasi dan pengelolaan sumber daya manusia. Selain itu, penggunaan sistem HRIS juga memberikan manfaat jangka panjang dalam meningkatkan efisiensi, akurasi, dan kecepatan dalam pengelolaan sumber daya manusia. 

7. Meminimalisir human-error

Penggunaan sistem HRIS membantu meminimalkan risiko human error yang dapat menyebabkan ketidakakuratan data, pelanggaran regulasi, hingga potensi masalah hukum. Dalam jangka panjang, HRIS system yang efektif meningkatkan akurasi dan efisiensi pengelolaan SDM, memungkinkan perusahaan fokus pada inti bisnis dan kinerja optimal.

8. Mengoptimalkan pengawasan kinerja pegawai

Dengan mengoptimalkan pengawasan kinerja pegawai melalui HRIS system, perusahaan dapat memaksimalkan potensi individu, mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan, serta mengambil tindakan yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja secara keseluruhan. Selain itu, penggunaan sistem HRIS dalam pengawasan kinerja juga dapat memberikan manfaat bagi pegawai dengan memberikan umpan balik yang lebih terarah dan peluang pengembangan yang lebih jelas.

9. Mempermudah manajemen pajak

Penggunaan sistem HR untuk manajemen pajak membantu perusahaan menghemat waktu dan tenaga dengan perhitungan serta pelaporan otomatis. Dengan pencatatan terpusat, risiko kesalahan berkurang dan kepatuhan pajak meningkat, menjadikan proses lebih efisien dan akurat bagi perusahaan dan karyawan.

10. Menyederhanakan analisis kehadiran

Dengan menggunakan sistem HRIS untuk analisis kehadiran, perusahaan dapat menghemat waktu dan upaya yang diperlukan dalam mengumpulkan dan menganalisis data kehadiran secara manual. Sistem HR menyediakan akses mudah ke informasi kehadiran yang terorganisir, sehingga manajemen dapat dengan cepat mengambil keputusan berdasarkan data yang akurat.

Tips Memilih HRIS yang Tepat

Memilih sistem HRIS yang sesuai sangat penting untuk menunjang efisiensi dan produktivitas tim HR. Berikut adalah beberapa tips yang bisa Anda pertimbangkan:

1. Pahami Kebutuhan Perusahaan Anda
   Identifikasi permasalahan utama di divisi HR dan tentukan fitur apa yang paling dibutuhkan, seperti penggajian, absensi, rekrutmen, atau manajemen kinerja.

2. Pastikan Skalabilitas Sistem
   Pilih sistem HR yang bisa berkembang seiring pertumbuhan perusahaan Anda, baik dari sisi jumlah karyawan maupun kompleksitas proses HR.

3. Periksa Kemudahan Penggunaan (User-Friendly)
   Sistem yang intuitif dan mudah digunakan akan mengurangi waktu pelatihan serta meningkatkan adopsi oleh tim HR dan karyawan.

4. Utamakan Fitur Otomatisasi
   HRIS system yang mampu mengotomatiskan tugas administratif seperti penghitungan cuti dan penggajian akan menghemat waktu dan meminimalkan kesalahan.

5. Pertimbangkan Integrasi dengan Sistem Lain
   Pastikan HRIS system dapat terintegrasi dengan software lain seperti ERP, payroll, atau aplikasi absensi yang sudah digunakan perusahaan.

Efisienkan Sistem HRIS Anda dengan Koneksi

Di era digital yang semakin berkembang, aplikasi HRIS telah menjadi salah satu solusi terbaik untuk mengelola sumber daya manusia di perusahaan. Namun, dengan banyaknya pilihan sistem HRIS yang tersedia di pasaran.

Sehingga akan menjadi sulit bagi perusahaan untuk memilih sistem yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka. Salah satu sistem HRIS yang bisa Anda gunakan yaitu sistem HRIS milik Koneksi.

Selain itu, Software HRM milik Koneksi juga lengkap dengan berbagai jenis fitur yang perusahaan Anda butuhkan. Mulai dari manajemen penggajian, pembayaran pajak PPh 21, basis data karyawan, mengelola kehadiran karyawan, manajemen biaya tunai. Serta juga  menyederhanakan proses rekrutmen, dan mengevaluasi kinerja karyawan.

Kesimpulan

Dalam era digitalisasi saat ini, banyak perusahaan yang sudah beralih ke sistem pengembangan sumber daya yang berbasis online. Alasan mereka beralih ke aplikasi online memudahkan dalam proses mengatur sumber daya yang ada pada perusahaan. Mulai dari, mengotomatiskan perhitungan pajak dan asuransi, payroll management terakurat, dan terstandarisasi oleh sistem. 

Aplikasi HR Koneksi merupakan salah satu rekomendasi yang bisa Anda gunakan. Software HRIS ini dapat membantu Anda mengurus segala proses administrasi perusahaan secara cepat dan akurat. Semua dokumen dan data tersimpan dengan aman pada satu cloud sistem yang terintegrasi dengan software lainnya. Cobalah demo gratis Anda sekarang. 

FAQ tentang Sistem HRIS