Apa Itu Sistem HRIS? Pengertian, Fitur, dan Manfaat

Tanpa sistem HRIS, pengelolaan dan penyimpanan data karyawan manual akan rawan kesalahan, seperti duplikasi dan kesalahan input data. Akibatnya, perusahaan bisa keliru dalam memberikan hak karyawan dan menghambat proses administratif, sehingga memperlambat proses pengambilan keputusan strategis.

Dengan sistem HRIS yang terintegrasi, perusahaan dapat mengelola sumber daya manusia secara lebih efisien, akurat, dan minim kesalahan. Menurut laporan PwC, 73% perusahaan yang mengadopsi HRIS berhasil meningkatkan produktivitas HR dan mempercepat proses administrasi hingga 40%. Sistem HR tidak hanya mengurangi beban kerja manual, tetapi juga memberikan data real-time untuk mendukung pengambilan keputusan strategis perusahaan.

Tinggalkan proses manual dan beralih ke solusi otomatis untuk manajemen SDM dengan software HRIS. Artikel ini akan membantu Anda memahami bagaimana HRIS system bisa meningkatkan efisiensi kerja.

Apa itu Sistem HRIS?

Sistem HRIS adalah perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola data dan proses SDM, mulai dari informasi karyawan hingga penggajian. Cara kerja Sistem HR adalah dengan mengotomatiskan tugas-tugas HR sehingga efisiensi dan efektivitas operasional perusahaan dapat meningkat.

HRIS system menyediakan fitur seperti basis data karyawan, penggajian, manajemen absensi, pelatihan, hingga analisis dan pelaporan. Melalui penggunaan aplikasi HR, sistem ini membantu perusahaan mengelola data secara efisien dan memberikan informasi real-time untuk pengambilan keputusan strategis.

Selain itu, sistem HR mendukung kepatuhan terhadap regulasi dan meminimalkan kesalahan dari proses manual. HR information system memungkinkan otomatisasi tugas administratif serta akses cepat ke informasi karyawan. Hasilnya, manajemen SDM menjadi lebih akurat, efisien, dan strategis.

Apa Saja Fitur Utama dalam Sistem HRIS?

Fitur utama dalam sistem HRIS adalah berbagai tools yang dirancang untuk mendukung pengelolaan SDM secara menyeluruh. Cara kerjanya dengan menyederhanakan proses HR sehingga lebih efisien dan mudah dijalankan perusahaan.

Beberapa fitur utama dari HRIS system antara lain:

1. Manajemen data karyawan 

HRIS sistem memungkinkan perusahaan menyimpan informasi karyawan secara terpusat, sehingga mengurangi ketergantungan pada dokumen manual dan akses data lebih terkontrol dengan izin yang tepat.

2. Manajemen penggajian 

Sistem payroll HRIS ini mengintegrasikan data karyawan untuk menghitung gaji, pajak, tunjangan, dan potongan secara otomatis sesuai kebijakan perusahaan dan peraturan yang berlaku.

3. Manajemen tunjangan 

HR information system juga mencakup fitur pengelolaan tunjangan karyawan yang membantu perusahaan dalam mengelola berbagai jenis tunjangan seperti tunjangan kesehatan, tunjangan pensiun, dan lainnya.

4. Manajemen waktu 

Manajemen waktu adalah fitur penting dalam HRIS system yang membantu perusahaan memantau kehadiran serta aktivitas karyawan, termasuk penggunaan aplikasi absensi, jam kerja, cuti, dan izin.

5. Manajemen pajak 

Manajemen pajak dalam sistem HRIS membantu dalam mengotomatisasi proses perhitungan, pemotongan, dan pelaporan pajak sesuai regulasi yang berlaku, serta mencakup pemotongan pajak penghasilan (PPh 21).

Mengapa Perusahaan Harus Menggunakan HRIS?

Perusahaan harus menggunakan HRIS karena sistem ini membantu mengelola SDM secara lebih terstruktur, akurat, dan terpusat. Cara kerjanya adalah dengan mengotomatisasi proses HR sehingga waktu lebih efisien dan risiko kesalahan dapat diminimalkan.

Beberapa fungsi dari HRIS system antara lain:

1. Manajemen Data Karyawan & Operasional HR

HR information system memungkinkan pengumpulan, penyimpanan, dan pengolahan data karyawan seperti riwayat pekerjaan, keterampilan, absensi, dan gaji dalam satu basis data terpadu. Hal ini menggantikan proses manual yang rawan kesalahan dan duplikasi.

2. Otomatisasi Payroll, Absensi & Cuti

Sistem HRIS memungkinkan proses penggajian, perpajakan, pemotongan, dan pelaporan dilakukan secara otomatis. HRIS sistem juga mengelola absensi, jatah cuti, lembur, dan pengajuan izin secara efisien.

3. Employee Self‑Service (ESS)

Fitur ESS pada sistem HRIS memberi akses kepada karyawan untuk memperbarui data pribadi, melihat slip gaji, mengajukan cuti, lembur, dan klaim tanpa harus menghubungi tim HR secara langsung.

4. Manajemen Rekrutmen dan Onboarding

Human resource information system menyederhanakan proses rekrutmen melalui penyimpanan database pelamar, otomatisasi notifikasi, hingga integrasi modul onboarding yang sistematis dan terdokumentasi.

5. Pengelolaan Kinerja & Pembelajaran

Sistem HRIS mendukung penilaian kinerja karyawan (performance appraisal), penetapan KPI, pelacakan pelatihan dan sertifikasi, serta analisis kompetensi untuk pengembangan SDM yang lebih terarah.

Bagaimana Cara Memilih HRIS yang Tepat untuk Perusahaan Anda?

Cara memilih HR information system yang tepat adalah dengan menyesuaikan fitur dan skalabilitas sistem dengan kebutuhan spesifik perusahaan. Prosesnya dilakukan dengan mengevaluasi vendor, kemudahan integrasi, serta dukungan layanan agar implementasi berjalan optimal.

Beberapa tips memilih HRIS sistem antara lain:

1. Pahami Kebutuhan Perusahaan Anda

Identifikasi permasalahan utama di divisi HR dan tentukan fitur apa yang paling dibutuhkan, seperti penggajian, absensi, rekrutmen, atau manajemen kinerja. Pilih aplikasi HRD yang dapat menjawab kebutuhan spesifik tersebut agar solusi yang digunakan benar-benar relevan.

2. Pastikan Skalabilitas Sistem

Identifikasi permasalahan utama di divisi HR dan tentukan fitur apa yang paling dibutuhkan, seperti penggajian, absensi, rekrutmen, atau manajemen kinerja. Anda juga bisa mempertimbangkan HCM software yang menawarkan solusi lebih strategis untuk pengelolaan SDM.

3. Periksa Kemudahan Penggunaan (User-Friendly)

Sistem HR yang intuitif dan mudah digunakan akan mengurangi waktu pelatihan serta meningkatkan adopsi oleh tim HR dan karyawan.

4. Utamakan Fitur Otomatisasi

HRIS system yang mampu mengotomatiskan tugas administratif seperti penghitungan cuti dan penggajian akan menghemat waktu dan mengurangi kesalahan, serta bisa diintegrasikan dengan software attendance management.

5. Pertimbangkan Integrasi dengan Sistem Lain

Pastikan HRIS system dapat terintegrasi dengan software lain seperti ERP, payroll, atau aplikasi absensi yang sudah digunakan perusahaan.

Efisienkan Sistem HRIS Anda dengan Koneksi

Di era digital yang semakin berkembang, aplikasi HRIS telah menjadi salah satu solusi terbaik untuk mengelola sumber daya manusia di perusahaan. Dengan banyaknya pilihan HRIS sistem di pasaran, memilih yang tepat bisa menjadi tantangan.

Jika Anda mencari sistem HRIS yang lengkap, mudah digunakan, dan sesuai dengan kebutuhan bisnis di Indonesia, HRIS dari Koneksi adalah solusinya.

Berikut fitur-fitur unggulan HRIS dari Koneksi yang dapat berguna bagi perusahaan Anda:

• Manajemen Payroll dan PPh 21: Membantu perusahaan menghitung gaji karyawan secara otomatis, termasuk potongan pajak PPh 21 sesuai regulasi yang berlaku.
• Database Karyawan Terpusat: Semua data karyawan hingga dokumen penting disimpan dalam satu sistem yang mudah diakses dan diperbarui.
• Pemantauan Absensi: Membantu mencatat kehadiran, keterlambatan, izin, dan cuti karyawan secara real-time hingga mendukung penghitungan gaji yang akurat.
• Pengelolaan Biaya Tunai: Memudahkan pencatatan dan pelaporan pengeluaran tunai untuk mempermudah audit keuangan.
• Proses Rekrutmen yang Efisien: Memfasilitasi pencarian, seleksi, hingga onboarding karyawan baru dengan sistem yang terintegrasi.
• Evaluasi Kinerja yang Lebih Terukur: Memantau dan menilai performa karyawan berdasarkan target, KPI, atau penilaian atasan secara sistematis dan objektif.

Tingkatkan efisiensi HR Anda mulai sekarang bersama Software HRM Koneksi!

Kesimpulan

Dalam era digitalisasi saat ini, banyak perusahaan yang sudah beralih ke sistem pengembangan sumber daya yang berbasis online. Alasan mereka beralih ke aplikasi online memudahkan dalam proses mengatur sumber daya yang ada pada perusahaan. Mulai dari, mengotomatiskan perhitungan pajak dan asuransi, payroll management terakurat, dan terstandarisasi oleh sistem. 

Aplikasi HR Koneksi hadir sebagai solusi praktis untuk menyederhanakan proses HR Anda. Dokumen dan data disimpan dengan aman dalam satu sistem terpusat. Yuk, coba demo gratisnya hari ini!

FAQ tentang Sistem HRIS