Sistem HRIS: Pengertian, Fitur, Fungsi, dan Manfaat

Sistem HRIS adalah solusi digital yang memudahkan perusahaan dalam mengelola data karyawan, mulai dari absensi hingga penggajian, dengan cara mengintegrasikan seluruh proses SDM dalam satu platform otomatis dan efisien.

Dalam era digital yang semakin maju, pengelolaan sumber daya manusia menjadi salah satu aspek penting bagi keberhasilan suatu perusahaan. Namun, banyak perusahaan yang masih mengandalkan metode manual yang rentan terhadap kesalahan dan inefisiensi. Tanpa adanya sistem HR yang terintegrasi, mengoptimalkan pengelolaan SDM seringkali menemui kendala.

Sistem HRIS hadir sebagai solusi untuk mengatasi berbagai permasalahan tersebut. Sistem HRIS juga memungkinkan perusahaan untuk mengelola berbagai aspek SDM dalam satu platform yang terintegrasi.

Tinggalkan proses manual dan beralih ke solusi otomatis untuk manajemen SDM dengan software HRIS. Artikel ini akan membantu Anda memahami bagaimana HRIS system bisa meningkatkan efisiensi kerja. Jangan tunggu lagi, coba demo gratis sekarang juga!

Apa itu Sistem HRIS?

Sistem HRIS (Human Resource Information System) adalah perangkat lunak yang membantu mengelola data dan proses sumber daya manusia, termasuk data karyawan, gaji, dan tunjangan dalam perusahaan. Tujuan utama sistem HR adalah meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional HR, yang kini makin mudah dengan bantuan HCM software.

HRIS system menyediakan fitur seperti basis data karyawan, penggajian, manajemen absensi, pelatihan, hingga analisis dan pelaporan. Melalui penggunaan aplikasi HR, sistem ini membantu perusahaan mengelola data secara efisien dan memberikan informasi real-time untuk pengambilan keputusan strategis.

Selain itu, sistem HR mendukung kepatuhan terhadap regulasi dan meminimalkan kesalahan dari proses manual. HR information system memungkinkan otomatisasi tugas administratif serta akses cepat ke informasi karyawan. Hasilnya, manajemen SDM menjadi lebih akurat, efisien, dan strategis.

Apa Saja Fitur Utama dalam Sistem HRIS?

Sistem HRIS memiliki beragam fitur utama yang rancangannya berguna untuk membantu perusahaan dalam mengelola sumber daya manusia dengan efisien dan efektif. Beberapa fitur utama dari HRIS system antara lain:

1. Manajemen data karyawan 

Manajemen data karyawan dalam HRIS sistem memungkinkan perusahaan menyimpan informasi karyawan secara terpusat, mulai dari data pribadi hingga riwayat pekerjaan dan keterampilan. Fitur ini mengurangi ketergantungan pada dokumen manual dan memudahkan akses serta pengelolaan data dengan kontrol izin yang tepat.

2. Manajemen penggajian 

Fitur penggajian dalam HRIS sistem memungkinkan perusahaan mengotomatisasi proses pembayaran karyawan dengan lebih efisien. Sistem payroll HRIS ini mengintegrasikan data karyawan untuk menghitung gaji, pajak, tunjangan, dan potongan secara otomatis sesuai kebijakan perusahaan dan peraturan yang berlaku.

3. Manajemen tunjangan 

Manajemen tunjangan pada HR information system juga mencakup fitur untuk mengelola tunjangan karyawan. Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk mengatur dan mengelola berbagai jenis tunjangan seperti tunjangan kesehatan, tunjangan pensiun, tunjangan transportasi, dan tunjangan lainnya.

4. Manajemen waktu 

Manajemen waktu adalah fitur penting dalam HRIS system yang membantu perusahaan memantau kehadiran serta aktivitas karyawan, termasuk penggunaan aplikasi absensi, jam kerja, cuti, dan izin. Dengan fitur ini, perusahaan dapat secara efisien mengelola jadwal, menghitung jam kerja, serta melacak keterlambatan atau ketidakhadiran karyawan.

Untuk meningkatkan akurasi dan efisiensi, HRIS sistem juga dapat diintegrasikan dengan software attendance management sebagai solusi tambahan. Dengan integrasi tersebut, proses pelacakan kehadiran menjadi lebih real-time, terhindar dari manipulasi data, dan mampu mendukung penghitungan gaji berbasis waktu kerja secara lebih tepat.

5. Manajemen pajak 

Manajemen pajak dalam sistem HRIS membantu perusahaan mengelola aspek perpajakan karyawan dengan mengotomatisasi proses perhitungan, pemotongan, dan pelaporan pajak sesuai regulasi yang berlaku. Fitur ini mencakup pemotongan pajak penghasilan seperti PPh 21, serta memperhitungkan tunjangan dan potongan lain secara akurat berdasarkan data gaji dan status perpajakan karyawan.

Mengapa Perusahaan Harus Menggunakan HRIS?

Sistem HRIS (Human Resource Information System) memiliki beragam fungsi penting yang mendukung operasional dan strategi organisasi:

1. Manajemen Data Karyawan & Operasional HR

HR information system memungkinkan pengumpulan, penyimpanan, dan pengolahan data karyawan seperti riwayat pekerjaan, keterampilan, absensi, dan gaji dalam satu basis data terpadu. Hal ini menggantikan proses manual yang rawan kesalahan dan duplikasi.

2. Otomatisasi Payroll, Absensi & Cuti

Proses penggajian, perhitungan pajak, pemotongan, dan pelaporan dapat dilakukan secara otomatis. Selain itu, HRIS sistem juga mengelola absensi, jatah cuti, lembur, dan pengajuan izin secara efisien.

3. Employee Self‑Service (ESS)

Fitur ESS memberi akses kepada karyawan untuk memperbarui data pribadi, melihat slip gaji, mengajukan cuti, lembur, dan klaim tanpa harus menghubungi tim HR secara langsung.

4. Manajemen Rekrutmen dan Onboarding

Human resource information system menyederhanakan proses rekrutmen melalui penyimpanan database pelamar, otomatisasi notifikasi, hingga integrasi modul onboarding yang sistematis dan terdokumentasi.

5. Pengelolaan Kinerja & Pembelajaran

Sistem HRIS mendukung penilaian kinerja karyawan (performance appraisal), penetapan KPI, pelacakan pelatihan dan sertifikasi, serta analisis kompetensi untuk pengembangan SDM yang lebih terarah.

Bagaimana Cara Memilih HRIS yang Tepat untuk Perusahaan Anda?

Memilih sistem HRIS yang sesuai sangat penting untuk menunjang efisiensi dan produktivitas tim HR. Berikut adalah beberapa tips yang bisa Anda pertimbangkan:

1. Pahami Kebutuhan Perusahaan Anda

Identifikasi permasalahan utama di divisi HR dan tentukan fitur apa yang paling dibutuhkan, seperti penggajian, absensi, rekrutmen, atau manajemen kinerja. Pilih aplikasi HRD yang dapat menjawab kebutuhan spesifik tersebut agar solusi yang digunakan benar-benar relevan.

2. Pastikan Skalabilitas Sistem

Identifikasi permasalahan utama di divisi HR dan tentukan fitur apa yang paling dibutuhkan, seperti penggajian, absensi, rekrutmen, atau manajemen kinerja. Anda juga bisa mempertimbangkan HCM software yang menawarkan solusi lebih strategis untuk pengelolaan SDM.

3. Periksa Kemudahan Penggunaan (User-Friendly)

Sistem HR yang intuitif dan mudah digunakan akan mengurangi waktu pelatihan serta meningkatkan adopsi oleh tim HR dan karyawan.

4. Utamakan Fitur Otomatisasi

HRIS system yang mampu mengotomatiskan tugas administratif seperti penghitungan cuti dan penggajian akan menghemat waktu dan meminimalkan kesalahan.

5. Pertimbangkan Integrasi dengan Sistem Lain

Pastikan HRIS system dapat terintegrasi dengan software lain seperti ERP, payroll, atau aplikasi absensi yang sudah digunakan perusahaan.

Efisienkan Sistem HRIS Anda dengan Koneksi

Di era digital yang semakin berkembang, aplikasi HRIS telah menjadi salah satu solusi terbaik untuk mengelola sumber daya manusia di perusahaan. Dengan banyaknya pilihan HRIS sistem di pasaran, memilih yang tepat bisa menjadi tantangan.

Jika Anda mencari sistem yang lengkap, mudah digunakan, dan sesuai dengan kebutuhan bisnis di Indonesia, HRIS dari Koneksi adalah solusinya.

Berikut fitur-fitur unggulan HRIS dari Koneksi yang dapat berguna bagi perusahaan Anda:

• Manajemen Payroll dan PPh 21: Membantu perusahaan menghitung gaji karyawan secara otomatis, termasuk potongan pajak PPh 21 sesuai regulasi yang berlaku.
• Database Karyawan Terpusat: Semua data karyawan hingga dokumen penting disimpan dalam satu sistem yang mudah diakses dan diperbarui.
• Pemantauan Absensi: Membantu mencatat kehadiran, keterlambatan, izin, dan cuti karyawan secara real-time hingga mendukung penghitungan gaji yang akurat.
• Pengelolaan Biaya Tunai: Memudahkan pencatatan dan pelaporan pengeluaran tunai untuk mempermudah audit keuangan.
• Proses Rekrutmen yang Efisien: Memfasilitasi pencarian, seleksi, hingga onboarding karyawan baru dengan sistem yang terintegrasi.
• Evaluasi Kinerja yang Lebih Terukur: Memantau dan menilai performa karyawan berdasarkan target, KPI, atau penilaian atasan secara sistematis dan objektif.

Tingkatkan efisiensi HR Anda mulai sekarang bersama Software HRM Koneksi!

Kesimpulan

Dalam era digitalisasi saat ini, banyak perusahaan yang sudah beralih ke sistem pengembangan sumber daya yang berbasis online. Alasan mereka beralih ke aplikasi online memudahkan dalam proses mengatur sumber daya yang ada pada perusahaan. Mulai dari, mengotomatiskan perhitungan pajak dan asuransi, payroll management terakurat, dan terstandarisasi oleh sistem. 

Aplikasi HR Koneksi hadir sebagai solusi praktis untuk menyederhanakan proses HR Anda. Dokumen dan data disimpan dengan aman dalam satu sistem terpusat. Yuk, coba demo gratisnya hari ini!

FAQ tentang Sistem HRIS