Sistem HRIS: Pengertian, Fitur, Fungsi, dan Manfaat

Sistem HRIS adalah perangkat lunak yang membantu mengelola sumber daya manusia secara efisien, mulai dari absensi, payroll, hingga rekrutmen dalam satu platform terintegrasi. Banyak perusahaan masih menghadapi tantangan dalam pengelolaan SDM manual seperti data karyawan yang tersebar, proses penggajian rumit, dan absensi yang sulit dipantau. Tanpa dukungan sistem yang terintegrasi, hal ini dapat menghambat efisiensi dan akurasi pengelolaan SDM secara keseluruhan.

Tinggalkan proses manual dan beralih ke solusi otomatis untuk manajemen SDM dengan software HRIS. Artikel ini akan membantu Anda memahami bagaimana HRIS system bisa meningkatkan efisiensi kerja. Jangan tunggu lagi, coba demo gratis sekarang juga!

Apa itu Sistem HRIS?

Sistem HRIS (Human Resource Information System) adalah perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola data dan proses sumber daya manusia dalam perusahaan. HRIS sistem juga mencakup berbagai aspek manajemen SDM seperti data karyawan, informasi gaji, dan tunjangan. Tujuan sistem HR adalah meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional HR, yang kini semakin mudah dicapai dengan bantuan HCM software.

HRIS system menyediakan fitur seperti basis data karyawan, penggajian, manajemen absensi, pelatihan, hingga analisis dan pelaporan. Melalui penggunaan aplikasi HR, sistem ini membantu perusahaan mengelola data secara efisien dan memberikan informasi real-time untuk pengambilan keputusan strategis.

Selain itu, sistem HR mendukung kepatuhan terhadap regulasi dan meminimalkan kesalahan dari proses manual. Human resourc information system memungkinkan otomatisasi tugas administratif serta akses cepat ke informasi karyawan. Hasilnya, manajemen SDM menjadi lebih akurat, efisien, dan strategis.

Fitur Utama Sistem HRIS

Sistem HRIS memiliki beragam fitur utama yang rancangannya berguna untuk membantu perusahaan dalam mengelola sumber daya manusia dengan efisien dan efektif. Beberapa fitur utama dari HRIS system antara lain:

1. Manajemen data karyawan 

Manajemen data karyawan dalam HRIS sistem memungkinkan perusahaan menyimpan informasi karyawan secara terpusat, mulai dari data pribadi hingga riwayat pekerjaan dan keterampilan. Fitur ini mengurangi ketergantungan pada dokumen manual dan memudahkan akses serta pengelolaan data dengan kontrol izin yang tepat.

2. Manajemen penggajian 

Fitur penggajian dalam hris sistem memungkinkan perusahaan mengotomatisasi proses pembayaran karyawan dengan lebih efisien. Sistem payroll HRIS ini mengintegrasikan data karyawan untuk menghitung gaji, pajak, tunjangan, dan potongan secara otomatis sesuai kebijakan perusahaan dan peraturan yang berlaku.

3. Manajemen tunjangan 

Manajemen tunjangan pada sistem HRIS juga mencakup fitur untuk mengelola tunjangan karyawan. Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk mengatur dan mengelola berbagai jenis tunjangan seperti tunjangan kesehatan, tunjangan pensiun, tunjangan transportasi, dan tunjangan lainnya.

4. Manajemen waktu 

Manajemen waktu merupakan fitur penting dalam sistem HRIS yang membantu perusahaan mengelola dan memantau kehadiran serta aktivitas karyawan, termasuk absensi, jam kerja, cuti, dan izin. Dengan fitur ini, perusahaan dapat secara efisien mengelola jadwal, menghitung jam kerja, serta melacak keterlambatan atau ketidakhadiran karyawan.

5. Manajemen pajak 

Manajemen pajak dalam sistem HRIS membantu perusahaan mengelola aspek perpajakan karyawan dengan mengotomatisasi proses perhitungan, pemotongan, dan pelaporan pajak sesuai regulasi yang berlaku. Fitur ini mencakup pemotongan pajak penghasilan seperti PPh 21, serta memperhitungkan tunjangan dan potongan lain secara akurat berdasarkan data gaji dan status perpajakan karyawan.

Fungsi HRIS bagi Perusahaan

Sistem HRIS (Human Resource Information System) memiliki beragam fungsi penting yang mendukung operasional dan strategi organisasi:

1. Manajemen Data Karyawan & Operasional HR

HRIS memungkinkan pengumpulan, penyimpanan, dan pengolahan data karyawan seperti riwayat pekerjaan, keterampilan, absensi, dan gaji dalam satu basis data terpadu. Hal ini menggantikan proses manual yang rawan kesalahan dan duplikasi.

2. Otomatisasi Payroll, Absensi & Cuti

Proses penggajian, perhitungan pajak, pemotongan, dan pelaporan dapat dilakukan secara otomatis. Selain itu, sistem juga mengelola absensi, jatah cuti, lembur, dan pengajuan izin secara efisien.

3. Employee Self‑Service (ESS)

Fitur ESS memberi akses kepada karyawan untuk memperbarui data pribadi, melihat slip gaji, mengajukan cuti, lembur, dan klaim tanpa harus menghubungi tim HR secara langsung.

4. Manajemen Rekrutmen dan Onboarding

HRIS menyederhanakan proses rekrutmen melalui penyimpanan database pelamar, otomatisasi notifikasi, hingga integrasi modul onboarding yang sistematis dan terdokumentasi.

5. Pengelolaan Kinerja & Pembelajaran

Sistem ini mendukung penilaian kinerja karyawan (performance appraisal), penetapan KPI, pelacakan pelatihan dan sertifikasi, serta analisis kompetensi untuk pengembangan SDM yang lebih terarah.

Tipe-tipe Sistem HRIS

Ada beberapa tipe atau jenis aplikasi HRIS yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk mengelola sumber daya manusia mereka. Berikut adalah beberapa tipe HRIS sistem yang umum digunakan oleh perusahaan:

1. On-premises HRIS

On-premise HRIS adalah tipe aplikasi HRIS yang penginstalan dan pengelolaannya langsung oleh perusahaan di dalam infrastruktur IT mereka. Dalam tipe ini, perusahaan harus mengelola server, perangkat keras, dan perangkat lunak HRIS secara lokal di dalam lingkungan IT mereka sendiri. 

2. Cloud-based HRIS

Sistem HR berbasis cloud mengacu pada sistem perangkat lunak yang mengoperasikannya pada platform komputasi awan. Perancangan HRIS system ini juga berguna untuk mengelola dan mengotomatiskan berbagai fungsi dan proses SDM. 

3. Hybrid HRIS

Hybrid HRIS biasanya terdiri dari kombinasi instalan perangkat lunak secara lokal dan aplikasi berbasis cloud yang bekerja sama untuk merampingkan proses SDM, mengotomatiskan tugas, dan mengelola data SDM. Ini mungkin termasuk modul untuk administrasi personalia, swalayan karyawan, pelacakan waktu dan kehadiran. 

4. Open-source HRIS

Menggunakan HRIS open-source menawarkan beberapa keuntungan bagi perusahaan. HRIS system ini memberikan penghematan biaya karena tidak ada biaya lisensi atau vendor lock-in. Sehingga menjadikannya pilihan yang lebih terjangkau untuk usaha kecil dan menengah. 

5. Mobile HRIS

Menggunakan HRIS mobile menawarkan beberapa keuntungan bagi perusahaan. Human resource information system ini memungkinkan karyawan untuk dengan mudah mengakses dan mengelola tugas terkait SDM mereka, mengurangi beban kerja staf SDM dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan. 

Manfaat Sistem HRIS bagi Bisnis

Pada era digital saat ini, perusahaan diharapkan mampu mengoptimalkan teknologi untuk mempermudah dan meningkatkan efisiensi kerja. Salah satu teknologi yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk mengelola Sumber Daya Manusia (SDM) adalah sistem HR. 

1. Meningkatkan efisiensi

Menggunakan sistem HR dapat membantu perusahaan meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan sumber daya manusia (SDM). Salah satu cara HRIS sistem meningkatkan efisiensi adalah dengan mengotomatisasi tugas-tugas HR manual, seperti perekrutan, pelatihan, dan evaluasi kinerja karyawan.

2. Sistem HRIS meningkatkan akurasi

Dengan proses HR manual, menghindari kesalahan manusia sulit dan dapat berdampak buruk pada perusahaan.  Seperti kesalahan dalam penggajian, kehilangan data karyawan, atau ketidakpatuhan terhadap peraturan dan kebijakan yang berlaku.

3. Sistem HRIS memperbaiki pengambilan keputusan

Utuk proses rekrutmen dan seleksi karyawan, sistem HRIS dapat membantu perusahaan untuk mengumpulkan dan menganalisis data pelamar, seperti kualifikasi, pengalaman, dan referensi. Analisis data ini juga dapat membantu perusahaan dalam menentukan kandidat yang paling cocok untuk posisi yang tersedia. Selain itu juga bisa memastikan bahwa melakukan seleksi secara objektif dan transparan.

4. Sistem HRIS meningkatkan transparansi

HRIS System juga dapat membantu perusahaan dalam mengelola dan memantau kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur yang berlaku. Dengan adanya sistem HR yang terintegrasi, manajemen dapat memantau dan mengaudit kepatuhan karyawan terhadap kebijakan dan prosedur yang berlaku dengan lebih mudah dan akurat.

5. Meminimalisir human-error

Penggunaan sistem HRIS, termasuk payroll software, membantu meminimalkan risiko human error yang dapat menyebabkan ketidakakuratan data, pelanggaran regulasi, hingga potensi masalah hukum. Dalam jangka panjang, HRIS system yang efektif meningkatkan akurasi dan efisiensi pengelolaan SDM, memungkinkan perusahaan fokus pada inti bisnis dan kinerja optimal.

Tips Memilih HRIS yang Tepat

Memilih sistem HRIS yang sesuai sangat penting untuk menunjang efisiensi dan produktivitas tim HR. Berikut adalah beberapa tips yang bisa Anda pertimbangkan:

1. Pahami Kebutuhan Perusahaan Anda
   Identifikasi permasalahan utama di divisi HR dan tentukan fitur apa yang paling dibutuhkan, seperti penggajian, absensi, rekrutmen, atau manajemen kinerja.

2. Pastikan Skalabilitas Sistem
   Identifikasi permasalahan utama di divisi HR dan tentukan fitur apa yang paling dibutuhkan, seperti penggajian, absensi, rekrutmen, atau manajemen kinerja. Anda juga bisa mempertimbangkan HCM software yang menawarkan solusi lebih strategis untuk pengelolaan SDM.

3. Periksa Kemudahan Penggunaan (User-Friendly)
   Sistem yang intuitif dan mudah digunakan akan mengurangi waktu pelatihan serta meningkatkan adopsi oleh tim HR dan karyawan.

4. Utamakan Fitur Otomatisasi
   HRIS system yang mampu mengotomatiskan tugas administratif seperti penghitungan cuti dan penggajian akan menghemat waktu dan meminimalkan kesalahan.

5. Pertimbangkan Integrasi dengan Sistem Lain
   Pastikan HRIS system dapat terintegrasi dengan software lain seperti ERP, payroll, atau aplikasi absensi yang sudah digunakan perusahaan.

Efisienkan Sistem HRIS Anda dengan Koneksi

Di era digital yang semakin berkembang, aplikasi HRIS telah menjadi salah satu solusi terbaik untuk mengelola sumber daya manusia di perusahaan. Namun, dengan banyaknya pilihan sistem HRIS yang tersedia di pasaran.

Dengan banyaknya pilihan HRIS di pasaran, memilih yang tepat bisa menjadi tantangan. Jika Anda mencari sistem yang lengkap, mudah digunakan, dan sesuai dengan kebutuhan bisnis di Indonesia, HRIS dari Koneksi adalah solusinya.

Nikmati fitur-fitur unggulan seperti manajemen payroll dan PPh 21, database karyawan terpusat, pemantauan absensi, pengelolaan biaya tunai, proses rekrutmen yang efisien, hingga evaluasi kinerja yang lebih terukur, semuanya dalam satu platform terintegrasi.

Tingkatkan efisiensi HR Anda mulai sekarang bersama Software HRM Koneksi!

Kesimpulan

Dalam era digitalisasi saat ini, banyak perusahaan yang sudah beralih ke sistem pengembangan sumber daya yang berbasis online. Alasan mereka beralih ke aplikasi online memudahkan dalam proses mengatur sumber daya yang ada pada perusahaan. Mulai dari, mengotomatiskan perhitungan pajak dan asuransi, payroll management terakurat, dan terstandarisasi oleh sistem. 

Aplikasi HR Koneksi hadir sebagai solusi praktis untuk menyederhanakan proses HR Anda. Dokumen dan data disimpan dengan aman dalam satu sistem terpusat. Yuk, coba demo gratisnya hari ini!

FAQ tentang Sistem HRIS