Cloud ERP: Pengertian, Perbandingan, dan Manfaatnya

Dalam era digital, bisnis terus berkembang dengan berbagai inovasi teknologi. Salah satu solusi yang semakin populer adalah cloud ERP, sebuah sistem yang memungkinkan perusahaan mengelola operasi bisnis secara efisien. Dengan fleksibilitas tinggi, solusi ini menjadi pilihan banyak perusahaan.

Dibandingkan dengan sistem ERP tradisional, sistem ERP cloud menawarkan keunggulan dalam aksesibilitas dan efisiensi biaya. Perusahaan tidak perlu lagi mengeluarkan investasi besar untuk infrastruktur IT, karena semuanya dikelola melalui cloud. Ini menjadikannya solusi praktis bagi bisnis yang ingin berkembang pesat.

Namun, masih banyak yang bingung mengenai perbedaan antara ERP berbasis cloud, ERP on-premise, dan ERP hybrid. Setiap model memiliki kelebihan dan tantangan tersendiri yang perlu dipahami agar perusahaan dapat memilih solusi yang tepat sesuai dengan kebutuhannya.

Jadi, apa itu cloud ERP, apa perbedaannya dengan sistem ERP lainnya, serta apa manfaat penggunaannya bagi bisnis? Mari kita simak artikel berikut ini untuk memahami aspek-aspek penting dari cloud ERP.

 

Apa itu Cloud ERP?

Cloud ERP adalah sistem perencanaan sumber daya perusahaan yang dioperasikan melalui jaringan berbasis cloud. Dengan menggunakan teknologi ini, perusahaan dapat mengakses data dan mengelola proses bisnis mereka secara real-time dari mana saja dengan koneksi internet. 

Dalam sistem ERP cloud, semua aplikasi dan data disimpan di server penyedia layanan cloud. Hal ini berbeda dari ERP tradisional yang mengharuskan perusahaan memiliki infrastruktur sendiri. Dengan demikian, perusahaan dapat menghemat biaya pemeliharaan dan mendapatkan fleksibilitas yang lebih tinggi.

Software ERP berbasis cloud biasanya disediakan dengan model langganan, yang berarti perusahaan hanya membayar sesuai penggunaan. Ini memudahkan bisnis dari berbagai skala untuk mengakses teknologi canggih tanpa harus berinvestasi besar di awal implementasi. 

Selain itu, cloud ERP memiliki keunggulan dalam pembaruan otomatis, keamanan yang lebih terjamin, serta skalabilitas yang memungkinkan perusahaan menyesuaikan kapasitas sistem sesuai dengan kebutuhan mereka.

Konsep Cloud ERP

Konsep cloud ERP mengacu pada penggunaan teknologi cloud computing untuk mengelola sistem Enterprise Resource Planning (ERP) secara online. Penerapan perangkat lunak ini memungkinkan perusahaan untuk memanfaatkan fleksibilitas, skalabilitas, dan efisiensi yang ditawarkan oleh teknologi cloud untuk mengelola operasi mereka secara lebih efektif. Berikut adalah beberapa konsep utama cloud ERP yang harus Anda simak!

1. Strategi deployment

Strategi deployment dalam konteks cloud ERP merujuk pada cara perusahaan mengimplementasikan dan menyebarkan solusi cloud ERP ke dalam operasi mereka. Kemudian, terdapat 3 strategi yang sering perusahaan gunakan, seperti cloud public, cloud private dan hybrid cloud. Masing-masing diantaranya memiliki peran yang dapat membantu perusahaan untuk memenuhi kebutuhan dan preferensinya. 

Seperti halnya cloud public merupakan solusi ERP berjalan di infrastruktur cloud yang dibagi bersama dengan pengguna lain. Hal ini merupakan pilihan yang populer karena tidak memerlukan investasi besar dalam infrastruktur dan perawatan teknis, serta memberikan fleksibilitas skala dan aksesibilitas yang tinggi. Selanjutnya, cloud private merupakan solusi perusahaan untuk membangun dan mengelola infrastruktur cloud sendiri. 

Sebenarnya strategi jenis ini memberikan kontrol penuh atas data dan keamanan, akan tetapi memerlukan biaya dan upaya yang lebih besar dalam pengelolaan infrastruktur cloud. Selain itu, hybrid cloud adalah solusi yang perusahaan lakukan untuk menggabungkan penggunaan cloud ERP di lingkungan cloud publik dan cloud private. Dengan demikian, hal ini memungkinkan perusahaan untuk menjaga kontrol atas data sensitif, memanfaatkan fleksibilitas dan skalabilitas.

2. Sistem ERP on-premises

Sistem ERP on-premises mengacu pada implementasi sistem Enterprise Resource Planning (ERP) di dalam infrastruktur dan lokasi perusahaan itu sendiri. Dengan kata lain, sistem ini menawarkan kontrol dan penyesuaian yang lebih besar. Akan tetapi, hal tersebut membutuhkan keahlian IT yang cukup, investasi infrastruktur, dan upaya pemeliharaan yang berkelanjutan. Oleh karena itu, perusahaan memerlukan untuk mengevaluasi kebutuhan, anggaran, dan kapabilitas IT mereka dengan hati-hati sebelum memutuskan untuk menggunakan sistem ini.

3. ERP hosting

ERP hosting adalah model implementasi sistem Enterprise Resource Planning (ERP) yang perusahaan gunakan untuk menyimpan dan mengelola aplikasi ERP mereka. Pada konsep kali ini, perusahaan tidak mengelola infrastruktur fisik sendiri. Sebaliknya, mereka menggunakan penyedia layanan hosting yang menyediakan infrastruktur server dan ruang penyimpanan data. Maka dari itu, penyedia hosting bertanggung jawab untuk menjaga ketersediaan, keamanan, dan pemeliharaan infrastruktur tersebut.

Dengan adanya layanan yang telah tersedia, perusahaan tidak perlu mengeluarkan banyak biaya, pasalnya sistem ini sering kali melibatkan biaya operasional yang lebih rendah dibandingkan dengan implementasi on-premises. Dengan menggunakan layanan hosting, perusahaan dapat menghindari biaya awal yang tinggi untuk infrastruktur dan pemeliharaan sendiri. Hal ini disebabkan karena perusahaan hanya membayar biaya langganan berdasarkan penggunaan dan kebutuhan aktual.

4. End-to-end security

Konsep kali ini mengacu pada pendekatan yang memprioritaskan keamanan data dan komunikasi dari awal hingga akhir proses. Keamanan end-to-end sangat penting dalam lingkungan digital yang kompleks dan rentan terhadap ancaman keamanan. Dalam mengadopsi teknologi dan layanan baru, perusahaan harus memastikan bahwa keamanan end-to-end telah perusahaan terapkan untuk melindungi data dan privasi pengguna. Dengan demikian, perusahaan dapat membangun kepercayaan dan memberikan perlindungan yang lebih baik terhadap informasi sensitif.

Perbedaan ERP Cloud, ERP on-Premise, dan ERP Hybrid

Sebelum membahas perbedaan spesifiknya, penting untuk memahami bahwa setiap model ERP memiliki keunggulan masing-masing. Pemilihan solusi terbaik bergantung pada kebutuhan bisnis, anggaran, serta strategi implementasi ERP yang diterapkan oleh perusahaan.

• ERP Cloud: Sistem ERP yang berbasis cloud dan diakses melalui internet tanpa perlu infrastruktur lokal. Semua data dan aplikasi disimpan di server penyedia layanan, memungkinkan akses fleksibel dari berbagai lokasi. Ini adalah solusi ideal bagi perusahaan yang ingin mengurangi biaya infrastruktur dan meningkatkan skalabilitas.
• ERP On-Premise: Sistem ERP yang diinstal dan dijalankan di server internal perusahaan. Perusahaan memiliki kendali penuh atas data dan sistem, tetapi membutuhkan investasi besar untuk perangkat keras dan pemeliharaan.
• ERP Hybrid: Kombinasi antara ERP cloud dan on-premise, memungkinkan integrasi antara keduanya. Model ini memberikan fleksibilitas bagi perusahaan yang ingin mempertahankan sistem lama sambil memanfaatkan keunggulan cloud.

Aspek	ERP Cloud	ERP On-Premise	ERP Hybrid
Infrastruktur	Dikelola oleh penyedia cloud	Dikelola sendiri oleh perusahaan	Kombinasi keduanya
Biaya	Berbasis langganan (OPEX)	Investasi awal besar (CAPEX)	Campuran OPEX dan CAPEX
Aksesibilitas	Dapat diakses dari mana saja	Hanya bisa diakses di lokasi tertentu	Tergantung pada pengaturan sistem
Skalabilitas	Mudah disesuaikan dengan kebutuhan bisnis	Kurang fleksibel	Relatif fleksibel
Keamanan	Dikelola oleh penyedia layanan dengan standar tinggi	Bergantung pada kebijakan perusahaan	Kombinasi keamanan internal dan cloud

Mengapa Harus Memilih Cloud-Based ERP System?

Menggunakan cloud ERP memberikan berbagai keuntungan bagi bisnis, terutama dalam hal fleksibilitas, efisiensi, dan pengelolaan data yang lebih baik. Berikut adalah beberapa alasan mengapa perusahaan sebaiknya mempertimbangkan sistem ini.

Pertama, cloud-based ERP system memungkinkan akses real-time dari berbagai lokasi. Dengan hanya menggunakan koneksi internet, perusahaan dapat memantau dan mengelola operasional bisnis secara lebih efisien.

Kedua, model sistem ERP cloud menawarkan pengurangan biaya operasional yang signifikan. Karena tidak memerlukan infrastruktur IT yang mahal, bisnis bisa fokus pada pengembangan strategi tanpa terbebani oleh biaya perangkat keras.

Ketiga, cloud ERP juga memberikan tingkat keamanan yang lebih tinggi. Penyedia layanan biasanya memiliki sistem keamanan yang lebih canggih dibandingkan infrastruktur internal perusahaan, termasuk enkripsi data, pencadangan otomatis, dan pemantauan keamanan secara berkelanjutan.

Manfaat Penggunaan ERP Berbasis Cloud untuk Bisnis Anda

Dalam dunia bisnis yang semakin kompetitif, memilih solusi teknologi yang tepat adalah langkah strategis. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari penggunaan ERP berbasis cloud:

1. Dukungan integrasi yang kuat

ERP berbasis cloud dapat dengan mudah diintegrasikan dengan aplikasi bisnis lain, termasuk sistem CRM dan alat analitik. Ini membantu perusahaan mengoptimalkan operasional dan memahami pelanggan dengan lebih baik, mengurangi kesenjangan antara perbedaan CRM dan ERP.

2. Skalabilitas yang fleksibel

Cloud-based ERP system memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan skala penggunaan sesuai dengan kebutuhan. Bisnis yang sedang berkembang dapat dengan mudah menambah atau mengurangi fitur tanpa harus mengganti seluruh sistem.

3. Akses data secara real-time

Salah satu keunggulan utama dari sistem ERP cloud adalah kemampuannya memberikan akses data secara real-time. Ini memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan berbasis data yang akurat.

4. Keamanan data yang lebih baik

Penyedia cloud ERP biasanya memiliki standar keamanan tinggi, termasuk enkripsi data dan sistem pencadangan otomatis. Dengan demikian, risiko kehilangan data akibat bencana atau kesalahan teknis dapat diminimalisir.

5. Efisiensi operasional

Dengan software ERP berbasis cloud, perusahaan dapat mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis dalam satu platform. Ini mengurangi duplikasi kerja, meningkatkan produktivitas, dan memungkinkan pemantauan yang lebih akurat.

Fitur-fitur pada Cloud ERP

Seperti yang kita sudah lihat, sistem ERP memiliki manfaat dan keuntungan yang banyak untuk digunakan dalam mengelola bisnis. Selanjutnya, Anda perlu mengetahui fitur-fitur yang software ini miliki. Berikut merupakan beberapa fitur yang terimplementasi dalam cloud ERP:

Fitur cloud ERP accounting

Keuangan dalam suatu perusahaan tentu harus diolah dengan baik dan teliti. Dengan bantuan fitur ini, perusahaan bisa memperkirakan pengeluaran dan keuntungan dari transaksi jual-beli. Fitur akuntansi bisa Anda gunakan untuk mengotomatisasi kelola arus kas, pembuatan laporan keuangan, rekonsiliasi bank, pembuatan faktur, dan lainnya secara akurat. Untuk itu, seluruh arus keuangan perusahaan bisa Anda atur dengan baik.

Pengadaan barang

Dengan fitur ini, perusahaan bisa mengelola pembelian barang atau jasa dari pemasok dengan lebih baik. Fitur akan membantu memilih produk sesuai kebutuhan dari perusahaan, sehingga pengeluaran biaya bisa perusahaan kontrol. Tidak hanya itu, ketika akan membeli persediaan, hal ini bisa perusahaan lakukan secara online dan otomatis, sehingga tidak membutuhkan waktu yang lama.

Fitur cloud ERP manajemen rantai pasok

Salah satu fitur dari software ini akan membantu perusahaan mendapatkan visibilitas dan bisa melakukan analisa akurat pada pengelolaan produk yang ada. Tidak hanya itu, dengan fitur ini, perusahaan bisa melakukan analisis akan perubahan dalam pasar dan bisa menyesuaikan produk yang akan dikeluarkan sehingga bisnis yang ada bisa berjalan secara efektif.

Manajemen proyek

Salah satu aspek penting ketika mengelola bisnis yaitu pengelolaan proyek. Fitur ini bisa mengatur aspek seperti jadwal proyek, memantau kemajuan, dan mengoptimalkan sumber daya yang tersedia. Selain itu, fitur akan membantu mengidentifikasi risiko dan mengelola perubahan dalam proyek secara efisien.

Strategi dalam Implementasi Cloud ERP

Sebelum menggunakan sistem ini, Anda perlu ketahui bahwa tidak semua sistem memiliki implementasi yang sama. Oleh karena itu, Anda perlu memahami setiap model software yang ada sehingga Anda dapat mempertimbangkannya sebelum memutuskan untuk menggunakannya. Berikut ini terdapat beberapa model yang harus Anda simak!

1. Multi-Tenant SaaS

Multi-Tenant SaaS (Software as a Service) adalah salah satu model pengiriman perangkat lunak yang dapat digunakan oleh banyak pelanggan secara bersamaan. Walaupun dalam model ini, setiap pelanggan memiliki akses terpisah ke aplikasi yang sama, tetapi data mereka secara terpisah dan aman. Maka dari itu, hal ini berarti meskipun pelanggan menggunakan infrastruktur dan aplikasi yang sama, tetapi mereka tidak dapat mengakses data pelanggan lainnya.

2. Single-Tenant SaaS

Single-Tenant SaaS (Software as a Service) adalah model pengiriman perangkat lunak yang di mana setiap pelanggan (tenant) memiliki instance perangkat lunak yang terpisah secara fisik dan logis. Dalam model ini, setiap pelanggan memiliki lingkungan yang eksklusif untuk menjalankan aplikasi mereka sendiri dengan sumber daya yang tidak dibagi dengan pelanggan lain.

Dalam Single-Tenant SaaS, setiap pelanggan memiliki kontrol penuh atas aplikasi dan data mereka. Mereka dapat melakukan penyesuaian, konfigurasi, dan pemeliharaan sesuai kebutuhan bisnis mereka. Dalam model ini, penyedia layanan bertanggung jawab atas pemeliharaan infrastruktur dan perangkat lunak.

3. Public cloud

Public cloud adalah model komputasi awan yang menyediakan sumber daya IT (seperti komputasi, penyimpanan, dan jaringan) kepada pengguna melalui internet. Dalam model ini, infrastruktur awan yang dikelola oleh penyedia layanan tersedia untuk digunakan oleh banyak pelanggan dari berbagai organisasi yang berbeda.

Public cloud adalah lingkungan bersama di mana sumber daya dan layanan awan bersifat bersama dan dapat digunakan secara publik oleh pengguna. Penyedia layanan awan bertanggung jawab atas pengelolaan dan pemeliharaan infrastruktur, keamanan, dan pembaruan perangkat lunak. Kemudian, beberapa perusahaan yang menggunakan public cloud melakukan berbagi layanan komputasi awan. Salah satu contohnya adalah Amazon Web Services dan Google Cloud.

4. Private cloud

Private cloud adalah model komputasi awan yang menggunakan sumber daya IT yang didedikasikan secara eksklusif untuk satu organisasi atau entitas. Dalam model ini, infrastruktur awan yang dikendalikan oleh organisasi tersebut, baik secara internal atau melalui penyedia layanan khusus.

Private cloud memberikan kontrol dan keamanan yang lebih tinggi dibandingkan dengan public cloud. Infrastruktur awan yang digunakan hanya dapat diakses oleh organisasi atau entitas yang memiliki akses yang sah dan diatur oleh kebijakan keamanan internal mereka. Hal ini memberikan tingkat privasi yang lebih tinggi dan memenuhi persyaratan kepatuhan yang ketat.

5. Cloud hybrid

Cloud hybrid adalah model yang menggabungkan penggunaan cloud public dan private cloud dalam satu solusi yang terintegrasi. Dalam model ini, organisasi menggunakan kombinasi dari infrastruktur awan publik dan privat untuk memenuhi kebutuhan mereka. Dalam cloud hybrid, beberapa bagian dari sistem atau aplikasi dapat ditempatkan di cloud public sementara yang lainnya ditempatkan di private cloud.

Hal ini memungkinkan organisasi untuk memanfaatkan keuntungan dari kedua model tersebut. Misalnya, aplikasi yang lebih sensitif atau data yang sangat penting dapat disimpan di private cloud untuk memastikan keamanan dan privasi yang tinggi, sementara aplikasi yang membutuhkan skalabilitas yang lebih fleksibel dapat ditempatkan di cloud public.

Tingkatkan Efisiensi Bisnis Anda dengan Software ERP Koneksi

Koneksi adalah solusi ERP berbasis cloud yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola operasional dengan lebih efisien. Dengan fitur auto-pilot operations, Koneksi memastikan bisnis berjalan lebih simpel, fleksibel, dan efisien.

Dibangun dengan teknologi terbaru, Koneksi menawarkan akses real-time ke data bisnis dalam satu dasbor, memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat. Dengan keamanan tingkat tinggi dan integrasi yang mudah, Koneksi menjadi pilihan tepat bagi bisnis yang ingin mengoptimalkan proses mereka.

Berikut ini adalah manfaat menggunakan Software ERP Koneksi:

1. Alur kerja perusahaan lebih sistematis & efisien

Dengan menggunakan ERP Koneksi, perusahaan dapat mengotomatiskan berbagai pekerjaan rutin sehingga proses bisnis menjadi lebih efisien. Hal ini tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga mengurangi biaya operasional dengan meminimalkan kesalahan manusia dan meningkatkan produktivitas.

2. Kustomisasi sesuai work-flow perusahaan

ERP Koneksi dirancang dengan fleksibilitas tinggi, memungkinkan setiap perusahaan menyesuaikan sistem sesuai dengan kebutuhan bisnis mereka. Dengan fitur kustomisasi ini, perusahaan dapat mengatur alur kerja yang lebih efektif, memastikan bahwa setiap divisi dapat bekerja dengan sistem yang paling sesuai dengan proses internal mereka.

3. Aksesibilitas & transparansi data 

Dengan ERP Koneksi, perusahaan dapat memantau bisnis secara menyeluruh melalui data real-time yang tersedia dalam satu platform terpusat. Transparansi data ini memungkinkan manajemen mengambil keputusan lebih cepat dan akurat berdasarkan informasi yang selalu diperbarui.

4. Optimalkan komunikasi & kolaborasi

ERP Koneksi juga membantu meningkatkan komunikasi dan kolaborasi antar-divisi. Dengan sistem yang terintegrasi, koordinasi antar tim menjadi lebih mudah, mengurangi miskomunikasi, dan memastikan semua bagian perusahaan dapat bekerja selaras untuk mencapai tujuan bersama.

Berikut ini adalah fitur unggulan dari Software ERP Koneksi:

• Easily Accessible on Mobile Apps: Memantau bisnis dari perangkat apa pun.
• Cloud-Based Management System: Menyimpan dan mengelola data seluruh departemen secara online.
• WhatsApp & Email Omni-Channel: Mengirim pesan dan promosi ke banyak prospek dalam satu platform.
• Multi-Level Analytical Data Report: Menganalisis data bisnis secara komprehensif untuk strategi yang lebih baik.

Kesimpulan

Cloud ERP adalah solusi modern dalam pengelolaan bisnis yang memungkinkan akses data secara real-time dan otomatisasi operasional tanpa infrastruktur lokal. Tanpa sistem ini, perusahaan bisa mengalami inefisiensi, biaya operasional tinggi, serta kesulitan dalam skalabilitas dan integrasi data.

Untuk itu, Koneksi menghadirkan software ERP berbasis cloud yang dirancang untuk membantu bisnis mengoptimalkan operasional, serta memastikan transparansi data dalam satu sistem terpusat. Dengan fitur canggih dan fleksibilitas tinggi, solusi ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan berbagai jenis industri.

Tertarik untuk merasakan kemudahan manajemen bisnis yang lebih efisien? Koneksi menawarkan demo gratis bagi Anda yang ingin mencoba langsung sistemnya sebelum mengimplementasikannya. Jangan lewatkan kesempatan ini dan maksimalkan potensi bisnis Anda dengan teknologi ERP terbaik!

FAQ tentang Cloud ERP